辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作研究

滕永霞

摘要：目前，隨著經濟的快速發展，而辦公室所管理的文檔涉及到企業的各類信息，包括資產經營狀況，運作基礎情況以及其他細節性問題，有許多公文中所指向的信息都關系著企業內部的重要秘密，也是記錄企業階段性發展狀況的基礎性文件，在企業的日常運行中占有很大的比重。若是企業在市場經營的過程中，沒有對辦公室的文件加以嚴格管理，就有可能造成重大秘密的泄露，進而給企業的生產經營造成嚴重的損害，甚至會讓公司退出市場競爭。因此公文管理和保密工作的開展，是企業經營管理中極其的工作。

關鍵詞：辦公室文檔管理;公文管理;保密工作

引言

現代辦公室工作中，文檔是其基礎性的組成部分，涉及到各種文檔、文獻、報表、記錄等資料，是辦公室在工作與管理過程中產生的、能夠起到信息記錄、傳遞與保存等功能的文本資料。隨著我國社會相關制度的不斷完善，以及辦公室管理與工作水平的不斷提升，以往的文檔管理工作弊端也逐漸浮現出來。

1做好辦公室保密工作的意義

保密工作是各單位各部門辦公室文秘工作的重要內容，也是辦公室的重要管理職能之一。特別是涉及檔案、干部任免、穩定等重要工作內容更是尤為重要，要確保秘密不被泄露。辦公室作為領導的綜合辦事機構，處在非常關鍵的位置，是重要的涉密部門。辦公室承擔具體的保密日常工作，既要對本單位領導和上級保密主管部門負責，又要承擔對下屬單位和各職能部門保密工作負具體的管理和指導之責。工作中的保密工作包括國家秘密文件、商業秘密文件、黨委討論的不宜公開的秘密事件，以及領導的私事和其他不宜公開的事件。

2辦公室文檔管理存在的問題

當前辦公室文檔管理存在的問題主要體現在兩個方面：一是辦公室人員的公文保密意識不強。在大多數情況下，辦公室公文管理與保密問題的出現主要是由于辦公室文檔管理人員缺少文檔管理的保密意識，導致對辦公室文檔管理和保密工作的重要性缺乏正確的認知，從而也就認識不到辦公文檔丟失或者泄密給辦公室帶來的損失和危害，所以，缺乏公文保密意識是非常不利于公文保密工作有效開展的。除此之外，辦公室也存在許多的人情問題，在人情的影響下，許多辦公資料的查閱、記錄等工作未按照正常的工作流程開展，加上在上級領導的要求下，文檔管理人員不登記就向上級領導提供公文信息，這就導致了公文的安全性威脅進一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各個環節之間是相互關聯的，公文管理工作是一項具有系統性和整體性的工作，為了確保公文管理工作的規范性和標準性，就需要建立有效的規章制度規范以指導公文管理工作的正常開展，從而保障公文的安全與完整。目前很多辦公室存在制度缺位的問題，而現代化的公文管理工作對于管理與保密制度的依賴性比較強，同時加上對現有制度的貫徹落實不到位，許多辦公室依舊沿用陳舊刻板的傳統文件管理制度，無法滿足辦公自動化建設的需要，這就導致了公文管理與保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，實際的辦公效率低下，影響正常的辦公室工作開展，不利于企業的發展。

3提高辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作的方法

3.1強化制度建設

要想建立起統一且有效的公文保密工作制度，就必須要抓住公文信息管理的重點與核心內容，即公文的歸檔和公文的查閱。首先，就公文的歸檔而言，由于公文信息的收集和整理是為了日后企業的運行與發展，因此企業對這一階段加以統籌化的約束，能夠有效提升信息整合的質量，同時也能夠避免信息的遺漏和缺失。在實際歸檔的過程中，相關主體要嚴格按照信息的種類，信息收集的來源，信息歸檔的時間，信息所指向的公文等級以及信息的數量等等要素加以科學劃分，并按照嚴格的程序進行保存。同時就類型相似且關聯性較強的信息保存而言，應當將它們保存在同一文檔柜中，這樣就能夠根據事件發生的具體情況隨時進行調取，避免過度的時間浪費，同時也能夠減輕人力負擔。其次，就公文的查閱和調取而言，其重點在于公文查閱范圍的限制以及資格的設定。企業應當建立好公文的查閱制度，要以公文的存檔為基礎，對公文的查閱進行跟蹤和記錄，特別是就查閱主體而言，要對其進行信息登記，包括查閱類型，查閱時間，查閱數量等等。同時也應當貫徹落實公文檢查的安全制度一旦公文的查閱遭到了泄露，就應當根據登記的信息對相應的責任人進行懲罰和問責，以此來加強對工作人員的約束和限制，提高其保密意識和精神。與此同時，企業也應當加強對公文查閱制度的監督應當確保這一制度能夠有效落實，保證內部的工作人員都能夠嚴格按照制度中的要求來執行任務，避免出現登記缺失和登記錯誤的現象。

3.2加強培訓力度，構建專業公文管理工作隊伍

公文管理與保密工作在素質與能力方面都對于工作人員提出了很高的要求，對此，辦公室需要通過做好以下兩方面工作，有效完成公文管理與保密專業工作隊伍構建：一方面，辦公室應重視面向現有工作人員展開公文管理與保密主題培訓工作，邀請公文管理與保密工作領域的專家和具有豐富經驗的公文管理與保密工作者為辦公室工作人員展開全方位的培訓，以此增進他們對于公文管理與保密工作的理解與認知，幫助他們掌握公文管理與保密工作的科學開展方法，從而有效增強他們的綜合素質與實踐能力;另一方面，辦公室應改變從其他工作崗位調任人員參與公文管理與保密工作的做法，重視對人才招聘流程進行優化，從辦公室工作崗位及公文管理與保密工作實踐需求出發展開人才招聘工作，力求引入兼具相關專業背景和較強實踐與學習能力的復合型人才，以此為辦公室工作隊伍注入全新活力，有效推動公文管理與保密工作水平的提升。

3.3提高辦公室工作人員保密意識

通常來說，辦公室保密工作出現問題很大程度是因為工作人員的個人疏忽造成的，換句話說，辦公室保密水平和辦公室保密工作者工作能力密切相關。對此想要提高辦公室保密工作水平，第一要不斷提高辦公室保密工作的宣傳力度，將辦公室保密工作和依法治國等要求結合起來，把保密意識植根在辦公人員腦海當中，強化辦公室保密意識，以此為基礎深入開展辦公室保密工作只是競賽，以此營造保密學習風氣，實現辦公室保密工作的全員參與。

結語

在辦公室中，對于公文管理的公文管理與保密工作，首先應當建立健全相關制度，從制度的層面對工作方式與管理方法加以規范與約束，繼而從思想層面提高文檔管理人員及辦公室工作人員的公文保密意識。從技術角度來說，在辦公自動化的環境下，辦公室也需要做好電子文檔的保密管理工作，提高文檔管理人員的技術應用水平。

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