現代科技在施工企業辦公室管理中的應用

李曉娟

摘要：施工企業要想在當前激烈的市場競爭環境中占據一席之地，既要保證工程建設的質量優勢，又要讓辦公管理跟上時代發展的步伐。辦公室在施工企業中的主要作用是為企業上下級溝通提供平臺，管理文件、檔案和公章，確保各項建設項目的順利開展。因此，如何將現代技術應用到施工企業的辦公室管理中，是本文的重點。

關鍵詞：現代科技;施工企業;辦公室管理;應用

引言

施工企業的辦公管理必須跟上科技不斷發展的時代的發展。為了解放辦公室舊的管理思想，必須應用相應的現代科技管理方法。借助互聯網技術等現代科技手段，把握工作的方方面面，創新管理，使施工企業的辦公管理效率更加高效，推動各項工程更上一層樓。本研究對施工企業辦公管理中采用的現代科技手段進行了探討和分析。

一、施工企業辦公室管理的特征

1.服務性

建設單位屬于綜合服務部門，在施工現場擔任黨政領導的助手，在上傳配送、左右聯系、綜合等方面負有重要的法律責任。 同時，也為建筑工地和基層提供服務。

2.輔助性

及時收集、掌握和反饋當地業務單位、總部、施工現場等多方面的培訓信息。在展開綜合分析后，妥善解決其中尚存的主要關鍵問題，擬定相應的解決方案以供黨政領導參考，讓作出正確的戰略決策。

3.事務性

建筑業務的主要特點是任務多，與建筑業務管理任務有直接聯系的相關管理任務應歸入工作范圍。

4.綜合性

在建設項目中，辦公室可以直接或間接參與并了解幾乎所有與建設運營相關的任務，具有一定的靈活性和適用性。

5.機密性

辦公室應是施工企業黨政領導的助理。此外也負責起草和把守重要的機密信息，對于公司的文電查詢運轉、印信檔案管理、通訊等等工作加以負責，帶有極為高的實時性。

6.政策性

就國家的相關法規，現場各項監督機制的擬定、下發、督辦等等工作，均對于辦公室業務人員有著較高的要求，特別應是在產業政策方法論上。

二、辦公室管理在施工企業管理體系中的作用

1.橋梁紐帶作用

現代施工企業辦公室主要應是連接企業工作人員與各業務部門和廣大公司員工的橋梁。它應是企業展開日常運作的紐帶，也是決策、指揮、協調的部門。首先，辦公室在領導的關鍵決策過程中起著重要的溝通和協調作用，其次，總部必須在決策中處于中心位置，這樣才能充分了解實際情況，制定出更加科學合理的方案。 但是，該計劃的實施需要辦公室工作人員的積極配合和積極指導和準備。

2.參謀助手作用

辦公室管理可以為領導提供更全面、更多樣化的相關信息，研究施工企業的工作，提出關鍵決策意見和有效建議。 因此，辦公室經理必須具備扎實的經驗和技能，以及足夠的洞察力，才能充分發揮員工助理的作用。 你還需要學習如何觀察文字和顏色，這樣你才能完全做到。 了解施工企業的實時動態，對其進行配置，實現資源優化，發現潛在問題。 同時，要為長遠發展提前做好準備，具有一定的遠見和創新能力，能夠充分發揮多學科的職能。

3.綜合協調作用

綜合協調的主要目的是保證建筑企業內部活動的正常有序發展。 他們還需要相互協調配合，減少損失，找到內外融合的契機。施工企業各部門也要有良好的大局意識，正確處理問題，高度重視集體利益，從長遠利益出發，統籌謀劃，合理解決問題。

4.窗口服務作用

在處理文件時，秘書處應認真對待其服務作用，增強對服務的興趣。同時，他們必須具備良好的公關能力，能夠連接內外部，改善內外部關系，處理內外部問題。

三、在施工企業辦公室檔案管理中應用現代科技

在建筑公司的辦公室管理中，檔案管理是一項非常重要的行政工作。 檔案中的檔案資料是單位為滿足其職能活動需要而創造的保存價值的內容，包括合同、科技、文獻資料等。 最新的文件管理技術可以更科學、更合理的方式收集和管理不同類型的文件。 將電子檔案應用于施工企業辦公管理，可以大大減輕辦公管理人員的工作量，無需無休止的打字，無需管理復雜的檔案，更好地收集檔案，通過編輯和調查提高工作效率。

在施工企業的電子檔案管理中，電子檔案的管理可以極大地方便科技人員對檔案的開發和再利用，在一定程度上可以提高施工企業的市場競爭力。 在檔案的使用方面，檔案管理人員可以通過網絡共享檔案，相關人員可以在自己的電腦上訪問檔案資料，進一步節省了時間，提高了辦公管理質量。 在施工企業的辦公管理中，采用電子檔案管理，提供優質的檔案查詢管理服務，是建立施工企業信息中心的主要方式。

四、在施工企業辦公室文件管理中應用現代科技

在施工企業的辦公管理中，傳統的文件管理方式是文件主要以紙張作為文件信息的傳播媒介，文件要由領導簽字并流通，浪費紙張資源和人力資源。不同部門之間在存儲或使用文件時存在許多難以發現的問題，并且也難以完全恢復借用的文件。利用現代技術實施電子文件管理，可以有效解決建筑公司辦公文件管理的各個環節，包括代發、會簽、備案、處置、保管等方面的問題。此外，它可以集中存儲文件，攜帶方便，方便文件創建者創建文件。它還可以快速執行文件搜索，也可以做可以快速部署的事情。憑借這些優勢，可以執行鍵盤寫入、直接從屏幕讀取文件以及通過網絡發送和接收文件。

此外，除了使用最新技術存儲電子版本的文件外，還可以建立電子文件管理系統，確保電子文件的完整性、可用性、可靠性，以及收集、存儲、處理和應用電子文件等等。 流程管理，使管理規范化，長期安全存放，達到文件高效使用的目的。

五、在施工企業辦公室行政管理中應用現代科技

為基層施工企業提供服務是辦公室管理的基礎服務，簡化申請人的申請流程是這項管理任務的主要任務。 將現代技術應用于行政管理，可以通過網站建設為各種應用提供便利條件，可以減少行政部門的人力，降低行政成本。 要實現申請人辦公的高效化，無紙化辦公是有效的方式之一。

企業可以通過網站建立行政管理系統，申請者無需奔赴多個部門辦公支持，實現網上受理和處理具體申請，有效降低企業行政和部門成本。 在建筑公司辦公室的管理過程中，可以引入電話、視頻會議等新媒體管理方式，并應用于公司會議。 這不僅節省了一定的會議和差旅費用，而且提高了會議效率。

六、在施工企業辦公室印章管理中應用現代科技

在施工企業的辦公室管理中，做好印章管理是辦公室經理最基本的職責。

在施工企業的經營管理活動中，印章有權行使職權，是明確公司各項權利義務的證明。印章使用管理是保證印章利益的關鍵，保證企業及其經營管理的安全?？紤]到印章使用的安全性，印章的使用需要嚴格的審批，審批流程較為復雜，需要經過部門負責人、總經理等各級領導的審批。該技術對施工企業印章進行管理，主要基于公司內部網絡或總部運營平臺，申請在線打印，基于審批登記系統實現印制管理。通過這個在線印章申請系統，印章使用人員現在可以在線申請，當審批人在線批準一般職責時，系統會自動生成印章使用登記表，印章管理員可以填寫印章統計信息。隨時對相關印章的使用情況進行企業整體經營情況分析。

結束語

在施工企業辦公管理過程中，為了在激烈的市場競爭中提高企業自身的競爭力，同時確保工程建設的質量優勢，企業辦公管理是與時俱進的。 通過互聯網技術等現代科技手段，對各方面工作進行創新管理，可以進一步提高施工企業的辦公管理效率，使企業各項工程的施工工作更上一層樓。

參考文獻

[1]梁揚鵬飛.現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].大科技，2015，（8）.2-3.

[2]蔣趨.現代企業辦公室管理工作的優化與完善分析[J].辦公室業務，2013，（23）.4-5.

[3]鄭新靜.現代企業辦公室管理工作的優化與完善分析[J].現代國企研究，2015，（16）.80.

[4]王琳.新時期企業辦公室管理實踐思考[J]現代商貿工業，2013，（12）.68-69.

[5]李琳.簡析現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].中國外資（上半月），2012，（5）.257.