大數據時代下檔案管理信息化建設路徑研究

摘要：檔案管理信息化建設在當今大數據時代下很有必要。檔案管理信息化建設存在數據結構不規范、信息不完整、管理機制不健全，缺乏平臺、信息化管理水平不高、人才缺乏、安全系數低、信息得不到保障等瓶頸。因此檔案管理信息化建設必須從建立檔案信息化系統、規范檔案管理機制、建設檔案信息化管理平臺、強化檔案管理人員信息化技能培訓、提高檔案管理防護技術等路徑，促進檔案管理信息化建設的發展。

關鍵詞：大數據;檔案管理;信息化建設

隨著信息技術的飛速發展，我們已經進入了數字信息時代，對信息儲存管理提出了新的要求。許多部門的檔案管理工作都已經開始在利用數字信息技術和設備進行，從過去傳統的檔案人工管理工作模式轉變為先進的信息化檔案管理工作模式。大數據時代的信息化提高了檔案管理工作效率，但同時，大數據時代下對檔案管理部門也提出了更多挑戰。

一、檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理信息化是指在檔案管理中綜合應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處理，將原有以檔案實體保存為主的模式轉變為以檔案主體通過信息化的管理模式。檔案管理信息化建設在大數據時代下很有必要。

（一）是提高檔案管理工作效率的需要。信息化檔案管理可以實現檔案信息的分類和提取，檔案管理的信息化建設有助于提高管理效率。

（二）是降低管理成本的需要。與傳統的檔案信息管理相比，信息化檔案管理更便于存儲和修改，可以充分利用網絡進行管理的快速傳輸，提高檔案管理利用率，降低管理成本。

（三）是節省管理時間的需要。檔案管理信息化建設可以通過在計算機中輸入關鍵信息，快速查詢所需信息。與傳統的紙質管理相比，信息化管理可以節省信息查詢時間，提高管理水平[1]。

二、檔案管理信息化建設的瓶頸

（一）檔案數據結構不規范、數據信息不完整

不同的文件數據格式不同，檔案管理人員在組織和歸檔文件數據時需要投入大量時間和精力統一文件數據格式，從而降低了檔案管理的速度。而如果將不同格式的材料直接歸檔，很容易造成文件損壞和丟失，造成不可逆轉的損失。因此，要盡快推廣文件管理信息技術，就必須解決數據結構不規范的問題。

很多檔案是從紙質材料轉換而來的，因此會產生大量的不完整信息。文件管理器在輸入時省略更多信息，導致文件信息不完整。相關部門對這些問題不太重視。過去的檔案管理工作中，檔案沒有根據事實記錄，或者同一份文件由多個部門分別保存。在整合和建立電子檔案時，文件的大量重復和遺漏會導致檔案信息不準確。

（二）檔案管理機制不健全、缺乏檔案信息化管理平臺

在檔案管理工作中，責任分工往往不明確，缺乏良好有效的檔案管理措施。根據有關調查，我國目前大多數檔案管理單位沒有一個完整的檔案管理系統。因此，在檔案運輸或組織管理變革過程中，往往會出現信息重復情況。這種情況不僅會對人力資源造成浪費，也會在一定程度上造成檔案信息資源的浪費。由于缺乏檔案管理系統，一些單位在檔案管理工作中只是簡單地堆放和存儲檔案，在需要使用時移交。

檔案管理平臺需要具備人機交互、遠程監控、云端儲存、下載和上傳等功能。目前，檔案管理信息化建設主要依靠互聯網的實施，但許多企業的檔案管理部門仍處于探索和學習階段，內部信息化管理平臺的建設不夠全面，在一定程度上制約了檔案管理的發展進程[2]。

（三）檔案信息化管理水平不高、信息技術人才缺乏

目前，有些單位檔案管理仍采用傳統的管理方式。檔案管理人員知識結構老化，未能跟上時代步伐，及時建立信息化檔案數據庫，導致檔案管理水平低。老檔案管理者熟悉紙質檔案的管理，但他們不了解電子檔案的形成、信息的存儲、傳輸、檢索和利用。而年輕的檔案管理者只了解電子計算機技術或數據通信技術，他們對檔案管理的基本業務知之甚少。這制約了檔案信息管理的發展。

檔案信息技術人才匱乏，檔案管理人員的綜合素質有待提高，檔案部門缺乏既具備檔案管理專業知識又能熟練運用信息技術的人員，檔案人員的工資待遇相對較低，導致檔案管理人員普遍年齡大，檔案部門人員缺乏工作積極性、辦事效率低下，同時，新進專業技術人員較少，阻礙了檔案信息化建設。

（四）檔案信息安全系數低、信息得不到保障

目前，檔案信息儲存的安全系數相對較低。我國的數據安全保護主要依靠技術升級和安裝復雜的密碼和防火墻。然而，從技術角度看，有些問題只能被動地解決，長期的數據安全無法得到保證。就數據庫系統本身的預防能力而言，在瞬息萬變的信息環境下，數據庫保護未能跟上時代的步伐。

檔案管理信息化給檔案管理人員的工作帶來了極大的方便，但檔案管理人員沒有認識到檔案信息化安全問題的重要性，也沒有加入檔案數據存檔和收集安全措施的建設。信息得不到保障，對檔案信息化建設不利[3]。

三、大數據時代下檔案管理信息化建設路徑

（一）建立檔案信息化系統、數據資源的收集與處理

建立檔案信息化系統，檔案信息建設需要一個強大而全面的檔案數據庫，以保證檔案信息的全文信息、圖像信息、數據統計等功能的建立，滿足檔案原始檢索的需要，實現信息資源的共享。

在大數據時代，由于信息技術的普及，意味著檔案信息資源的生成速度比過去快得多。這意味著檔案管理必須注意及時收集和處理各種檔案信息數據資源。以往的檔案管理系統完成這項工作無疑會導致工作的滯后。這突出了以大數據為代表的信息技術的獨特優勢，可以幫助檔案管理機構實現檔案信息化。動態監測和收集數據資源，使檔案管理能夠有序進行[4]。

（二）規范檔案管理機制、建設信息化管理平臺

規范檔案管理機制。在大數據時代，檔案管理部門應建立規范的信息化檔案管理機制。在檔案信息化建設中，應將檔案管理系統納入單位管理信息系統，建立一個完整的系統，實現資源交互共享。要加強檔案管理業務的流程和技術規范。檔案管理涉及的信息量很大，在大數據時代，電子檔案正在迅速發展。要不斷完善檔案管理業務的程序和規范、不斷完善電子檔案的工作步驟、重視信息管理設備的創新。要保障檔案管理信息化建設的預算資金，配置完善的信息系統，形成規范的檔案信息化機制。充分利用信息技術的便利性，實現單位檔案管理信息的優化。

同時根據檔案管理的實際需要設計和構建信息化平臺。檔案管理信息化是實現檔案管理信息化的重要手段之一。利用該平臺，檔案管理部門可以實現對檔案和信息的實時監控，并在信息平臺上進行一系列檔案管理工作，同時開發檔案數據共享平臺，實現部分檔案數據與同行業的共享，簡化檔案管理工作，實現一站式辦公，和當下正在快速發展的電子化辦公結合起來，建立一個高效、安全、便捷的檔案信息管理平臺，幫助檔案管理者不再需要耗費大量精力來識別檔案，最大限度地發揮有效檔案的價值[1]。

（三）強化檔案管理人員信息化技能培訓、引進檔案管理人才

大數據時代對檔案管理提出了更高的要求。文件的登記、輔助歸檔、檢索、信息網絡傳輸和安全使用都是通過計算機上完成的。這就要求必須具備較強的信息素養和綜合素質。檔案管理人員是檔案管理信息化建設的重要成員，為了提高檔案管理人員的信息化技能，有必要對檔案管理成員進行培訓。同時，檔案管理人員需要更新過時的管理觀念，不斷學習和掌握信息化技能，運用信息化技術實現對檔案信息的高效管理。在提高管理者責任感的同時，讓管理者在工作中自覺履行自己的職責，使檔案管理信息化建設得以真正落實[1]。

檔案管理信息化建設要打造一支高素質的人才隊伍。對在職檔案管理人員，要培養其對電子檔案的規范管理能力，提高其計算機操作和網絡安全防護技能，并對其進行專業的信息培訓。檔案管理需要招聘信息水平高的專業管理人才。切實打造高素質復合型人才隊伍[4]。

（四）強化硬件防護技術、采用雙密鑰碼加密

在大數據時代，文件管理面臨著許多新的情況，特別是以互聯網為載體的硬件保護系統，很容易受到網絡安全問題的影響，尤其是很多相關部門存儲使用的保密性文件，這類文件對于檔案存儲的要求是非常高的。因此，有必要加強電子文件和電子檔案的安全管理，制定安全措施，統一檔案管理標準。完善數據備份系統，嚴格按照保密文件要求，對涉密數據文件進行單獨存儲、備份、管理。在大數據時代，電子檔案極易受到環境影響，可能導致文件損壞、丟失、病毒等。因此，應定期檢查、復制和多次備份，以防止數據丟失。對于電子文件的檢測和復制，必須建立相應的跟蹤記錄，避免人為的誤操作。

同時采用加密技術。檔案文件有一定的保密性，在大多數情況下它們是不公開的。在大數據時代，網絡安全必須得到重視。在文件管理過程中，為了保證文件資源的機密性和安全性，需要采用加密技術。例如，在文件管理過程中，為了使文件更加安全，可以使用雙密鑰碼對網絡中的每一個對應者進行加密，一個是公開加密密鑰，另一個是嚴格保密的秘密密鑰。發送方使用接收方的公鑰發送消息，而接收方只使用它知道要解密的解密密鑰。這不僅保證了檔案信息的使用和收集，而且加強了使用和收集過程中的保密性。任何人都可以使用公鑰發送文件，但需要使用解密密鑰才能獲得文件，這對電子文件在傳輸中有很好的保護作用[4]。

四、結論

綜上所述，大數據時代對檔案管理提出了新的挑戰。檔案管理信息化建設是非常必要的，有效提高檔案管理的效率。因此，應利用大數據時代給檔案管理帶來的便利，通過改變傳統的檔案管理工作模式，為檔案管理信息化建設提供條件。通過檔案管理信息化建設，為公眾提供更優質、高效的檔案信息服務。

參考文獻：

[1]孫樹清.事業單位檔案管理信息化建設有效策略分析[J].中國新通，2020，22（11）：105

[2]席敏.信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優化措施[J].中小企業管理與科技，2021，（06）：5-6

[3]汪分曾.大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].河北企業，2020，（09）：35-36

[4]陳智新.大數據時代檔案管理的信息化路徑研究[J].大眾文藝，2020（13），233-234

作者簡介：

付旺凱：女，漢族，湖南婁底人，1993年5月出生，助理管員。研究方向：檔案信息管理。