提升辦公室綜合管理效率的有效策略

閆飛

摘要：對于企業(yè)而言，重視辦公室管理工作、提高辦公室管理效率，能夠促進一個企業(yè)向更良性的方向發(fā)展，對企業(yè)自身定位和未來發(fā)展都具有不可忽視的重要作用。本文立足“提升辦公室綜合管理效率的有效策略”，希望在探究目前辦公室綜合管理存在問題的基礎上，針對相應的策略進行總結(jié)，從而可以實現(xiàn)在形成相應理論體系的同時，可以更好地指導實踐應用的開展。

關鍵詞：綜合管理;管理效率;有效策略

一、引言

辦公室往往是成結(jié)合發(fā)揮綜合職能的地方，能夠綜合協(xié)調(diào)各部門運轉(zhuǎn)監(jiān)督指導各員工工作等。隨這社會發(fā)展的步伐不斷變快，辦公室也需要從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)變到更為現(xiàn)代化的管理方式。用科學的方式和靈活的思維開展辦公室管理工作，快速適應當下的商業(yè)環(huán)境，也能夠確保企業(yè)各項工作正常運轉(zhuǎn)。

二、當前辦公室綜合管理中存在問題分析

（一）信息傳遞效率低

目前狀況下，信息傳遞是作為辦公室綜合管理中重要的一個環(huán)節(jié)而存在的，不同方式、不同過程的信息傳輸會導致信息的準確性和效率性也有所差異。在筆者所在的公司辦公室，管理系統(tǒng)主要通過OA溝通，其次是通過內(nèi)部郵件往來，最后是電話聯(lián)系。不同方式的溝通信息傳遞效率必然是不同的，為了提高整體的傳遞率和信息準確度，辦公室成員需要掌握多系統(tǒng)的溝通方式。并且時時關注公司的動態(tài)和信息傳遞動向，通過較強的學習能力和專業(yè)的知識及時掌握辦公室綜合管理過程中的有效信息傳遞，同時與上下級保持良好的溝通。

（二）專業(yè)人士匱乏

企業(yè)會結(jié)合自身的工作特點和辦公室成員的具體情況來分配各自的服務內(nèi)容，所以在進行工作內(nèi)容安排和工作量調(diào)整方面是辦公室管理中的重要一環(huán)。但是目前各起也專業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高的管理型人才整體比較稀缺，主要是由企業(yè)高管擔任。對于這部分人員而言，他們既要做好自己的本職工作，又要進行辦公室人員工作管理。對他們而言，工作難度和管理難度不言而喻。

（三）辦公室考核制度的構(gòu)建不夠完善

在辦公室管理中，完善的考核制度有助于幫助管理者了解每個員工的能力。但是在現(xiàn)行的評價制度中，評估流程評價內(nèi)容等都存在一定的漏洞，而這些不合理的地方導致辦公室考核制度沒有辦法發(fā)揮其重要作用。雖然在努力進行辦公室管理改革，但是在對員工評價制度缺乏反饋。部分辦公室通過出勤率來當做對員工工作的評價和考核，但是這種方式忽略了員工自身的工作能力和工作質(zhì)量，難以激發(fā)員工的內(nèi)在積極性，這種不成熟不完善的考核評價制度，沒辦法體現(xiàn)員工的工作價值和業(yè)務性能。公司也容易錯過優(yōu)秀的員工。

三、針對當前辦公室綜合管理效率問題的提升策略總結(jié)

（一）全面改革，建立高效的管理機制

企業(yè)為了切實提高辦公室綜合管理的效率，需要建立高效的管理機制，科學系統(tǒng)的對于日常業(yè)務進行規(guī)定。對行為規(guī)范和考核制度，業(yè)務內(nèi)容都制定一定的標準和流程。第一，會議系統(tǒng)合理化。開會是為了交流和解決問題，同時對近期的業(yè)務進行總結(jié)反饋，對未來制定一定的計劃。但是目前部分企業(yè)開會時間長、內(nèi)容冗雜、主題不明確。故而應該通過人性化科學化的會議安排，合理設置會議時長，明確會議主題。盡可能的總結(jié)和反饋近期內(nèi)容，對未來做出一定的規(guī)劃，解決員工和企業(yè)所面臨的困難。第二，設置快捷簡便的交流渠道。辦公室管理系統(tǒng)是否有效的一個重要標志，就是信息傳遞的速度和準確性。傳統(tǒng)的辦公室管理制度中，上下級和同級之間的信息傳遞效率的傳遞準確性的往往需要較長的時間來進行溝通。決策層和實施層之間存在一定的阻隔，沒有辦法有效傳遞信息。而為了改變這一現(xiàn)狀，比如在辦公室之內(nèi)，就可以通過短信等方式來進行文檔方面通知，這樣能夠讓員工及時了解公司決策，貫徹領導的方針進行工作開展，也能確保信息有效傳遞。

（二）積極調(diào)整，倡導員工提升思想修養(yǎng)

辦公室管理需要調(diào)動員工的積極性，同時要提升員工的思想修養(yǎng)和綜合素質(zhì)，這樣能夠讓他們更好地履行工作內(nèi)容、承擔工作職責。而企業(yè)要通過多元化的手段和對話的方式，穩(wěn)步提升員工的綜合素質(zhì)和道德修養(yǎng)，讓其意識到這樣做的重要作用和對工作的長遠幫助。在教育和培訓的時候，有意識的提升自己的修養(yǎng)和道德水平。為了切實提高辦公室管理工作，員工們也要交所學到的培訓付諸于實踐，通過自身的寫作能力和溝通能力與同事之間建立良好的交流，用進取的精神不斷解決工作中面臨的困難。并且大膽創(chuàng)新，積極開動腦筋，簡化工作流程，高效完成工作。

（三）以人為本，完善辦公室的考核制度

在辦公室管理中，管理員一定要以人為本，以員工為本，人性化進行管理。在設置管理制度和管理工作中科學合理的安排員工的工作內(nèi)容，并且對他們進行合理的獎勵和懲罰。而在設立這些機制和標準的時候，一定要切實考慮到員工的利益，人性化的進行管理和設置。針對工作能力強表現(xiàn)突出的員工加以適當?shù)莫剟詈脱a償，針對工作能力的表現(xiàn)差的員工也要進行一定的懲罰制度，但是必須在合理化的范圍之內(nèi)。所以，企業(yè)和管理人員一定要結(jié)合員工的實際情況來進行人性化的辦公室制度管理。

結(jié)語

綜上所述，如果想要在短時間內(nèi)有效提升辦公室綜合管理的效率，可以從建立高效的管理機制、倡導員工提升思想修養(yǎng)、實現(xiàn)人性化管理等三方面來進行。在具體的應用和實踐當中，則應當要切實考慮到員工的利益和企業(yè)的實際情況，根據(jù)實際情況進行具體分析，這樣才能真正提升辦公室的工作效率和信息傳遞的準確性。本文首先解釋和闡述了現(xiàn)今辦公室綜合管理中存在的漏洞和不足，并且結(jié)合筆者自身的經(jīng)驗和相關資料提出有效的解決辦法，希望可以為企業(yè)提升辦公室綜合管理起到一定的幫助。

參考文獻

[1]萬紅英.提升辦公室檔案管理工作效率的途徑分析[J].冶金管理，2021（05）：197-198.

[2]張靜.信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2020（S2）：38.

[3]張錫坤.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析[J].辦公室業(yè)務，2020（18）：119-120.