信息時代電子檔案管理淺析

周言

摘要：電子檔案是時代發展、科技進步的結果，是指通過計算機磁盤或其他數字設備為載體，大量存儲的人員或事件信息。電子檔案相較于紙質檔案的優點在于，其能在存儲大量信息的情況下，更簡便的找到目標信息，更具備紙質檔案所不能及的圖片甚至影像資料。因為其使用簡單、儲存量大、信息保存時限長等原因成為了現代企業單位最常用的檔案保存方式，但其管理模式和管理辦法依然存在不足，本文就信息時代電子檔案的管理進行分析，希望對相關企業單位在電子檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：信息時代;電子檔案;管理

電子檔案是現代人對科學技術的辦公化應用，在科技極度發達的時代，人們為了更高效的完成工作任務，將計算機與數字信息結合，誕生了方便存儲信息的電子檔案。電子檔案極大程度改善了紙質檔案的弊端，即易臟污、易損壞、易腐朽以及易褪色等問題，這些問題導致了紙質檔案極難保持，而且不具備時效性，并且當紙質檔案過多，其巨大的筆記量也為其存儲和查詢使用帶來了困難。因此，電子檔案是人們優化辦公程序的體現，也是時代的必然結果。

一、電子檔案的優缺點

（一）電子檔案的存儲量和便利性

檔案，顧名思義，是對一個人或一件事的始末信息記載，其特點在于信息量大、種類繁多，因此，想要存儲檔案和使用檔案在傳統的紙質檔案模式中較為困難。電子檔案解決了之一難題，例如：現有的家用計算機其硬盤容量為1TB，單張D9刻錄盤容量為8.5GB，U盤的容量最大也為1TB。假設一張A4紙可記錄1000字，每字符2BIT，記錄一張A4紙的內容相當于2KB，在這個假設基礎上，可以計算單張D9刻錄盤能記錄的內容相當于450萬張A4紙的字節信息！龐大的數據存儲量是傳統的紙質檔案所不能比較的巨大優勢，而且在使用檔案時，紙質檔案需要記錄檔案目錄才能在450萬張A4紙中找到目標信息，電子檔案僅僅需要輸入“關鍵字”就能自動檢索，找到目標，其便利性也是紙質檔案望塵莫及的[1]。

（二）電子檔案不可直讀

電子檔案有巨大的優勢，也有較為鮮明的缺點，即為其不可直讀的特性。電子檔案一般存儲在光盤、計算機硬盤、u盤或其他信息載體中，這些載體的特性決定了人們在使用這些信息時必須借助外力讀取其信息[2]。因此，若停電或計算機設備電量不足時即不可讀取其內部信息，為人們在的工作埋下了潛在問題。

（三）電子檔案的安全性

電子檔案受其特性影響，必須在數字信息設備上讀取，因此，計算機設備的安全與否決定了電子檔案中的信息安全與否。如果存儲電子檔案的計算機設備因人為操作感染惡意程序或他人設備惡意供給，設備內存儲的檔案信息的安全難以得到保證。

二、提升電子檔案管理的辦法

（一）建立嚴格的管理制度

提升電子檔案管理效率的根本辦法在于建立科學有效的管理制度：

1.除檔案管理員外，任何人員不能操作電子檔案存儲設備，電子檔案因為其特殊性，其形成并存儲進設備后，其他人員的“外規操作”極易造成檔案的泄露，對檔案信息安全造成嚴重威脅，因此，必須杜絕除檔案管理員外的人員接觸電子檔案存儲設備。

2.制定嚴格的錄入和查看記錄，檔案管理員要減少在電子設備上的電子文件傳輸和接收，在存儲檔案的設備上接收檔案以外的文件，會給惡意程序感染存儲設備的機會。并且檔案管理員即使將檔案設置為“只讀模式”，也無法防止“有心人”以打字錄入、手寫抄錄、拍照等方式記錄檔案[3]。因此，必須制定嚴格的檔案存入和查看管理規定，每次錄入都應以手打錄入為主，杜絕設備感染惡意程序的可能，并且每次的檔案查看都要有記錄，為日后的查詢工作提高可追溯性。

3.對較為特殊的檔案給予“特殊照顧”，在信息化時代的背景下，信息是單位的立身之本。因此，針對電子檔案的安全問題必須進行安全等級劃分，檔案管理員要根據不同的檔案內容進行不同等級的安全保護，周期性檢查訪問記錄，防止惡意程序在不知情的情況下查看檔案信息[4]。同時，劃分安全等級更便于電子檔案管理工作，能夠有效的實現對電子檔案安全的把控，在安全的基礎上提高電子檔案的利用率，提升電子檔案的安全性。

（二）提高自身操作能力

當前，科學技術經過長久發展，已經進入了科技飛躍進步階段，計算機技術及其性能日新月異。檔案管理軟件以及檔案加密軟件技術也在逐步更新，為了更好的完成檔案管理工作，檔案管理員必須強化自身能力，積極參加相關培訓，學習最新的檔案管理操作知識[5]。檔案管理員自身能力是電子檔案管理效率和安全的第一道保障，同時也是最后一道保障，只有檔案管理員具備了一定的操作能力，才能保障工作任務的順利完成，為單位其他部門的工作提供有利保障。

（三）控制電子檔案的準確性

電子檔案是電子文件的辦公化形似，在計算機中對其進行更改十分簡單，并且復制一份電子檔案，也僅需要“復制—粘貼”兩個步驟即可完成，過分的簡單操作對電子檔案的極大的影響了電子檔案的真實性和原始性。雖然檔案管理員都會對電子檔案進行加密處理，但對了解計算機知識的人而言，解密僅僅時間的問題，簡單的修改檔案，會與原檔案形成極大的出入。因此，檔案管理員在錄入電子檔案時有必要加錄一份備份檔案，以保證電子檔案的準確性。

結束語：

在信息極度膨脹的今天，電子檔案的管理工作是一個單位的立身之本，檔案的準確性關乎于每個收錄人員的個人隱私，因此，需要檔案管理人員高度重視。檔案管理員應積極學習新興的檔案管理相關技術和文件加密技術，為單位電子檔案安全提供保障，在計算機硬件和軟件兩方面著手，重視在技術方面的學習，并建立科學的管理工作規范，進一步強化電子檔案的管理工作。

參考文獻：

[1]張韜. 淺析信息時代下電子檔案管理在企業中的應用[J]. 百科論壇電子雜志，2020（7）：291.

[2]胡鳳燕. 基于信息化時代淺析傳統檔案與新生電子檔案的管理利用[J]. 蘭臺內外，2021（10）：34-36.

[3]蘭序亮. 淺析大數據時代醫院人事檔案電子信息化管理[J]. 卷宗，2020，10（16）：103.

[4]曹麗紅. 淺析信息化時代傳統檔案與電子檔案管理[J]. 黑龍江科學，2017，8（3）：90-91.

[5]張淑萍. 淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J]. 辦公室業務，2021（2）：75-76.

吉林省公主嶺市衛生監督所 136100