淺談高校檔案電子化管理建設存在的問題和解決方法

陳萬雷 劉地 容溶

摘要：當前，我國已經進入信息化和數據化的新時代，信息技術在社會生活的各個領域都有著高速的發展，實現高校檔案的信息化已成為高校檔案管理工作的重點內容。與傳統的檔案管理相比，高校檔案的電子化可以更好地迎合信息化時代發展的信息需要，實現高校檔案的電子化對于高校信息管理來說，就有著深遠的意義和影響。本文主要從高校檔案管理的現狀出發，對實行電子化信息化檔案建設有關方面進行分析和探討，提出檔案電子化存在的問題，并給出相關的意見和建議。

關鍵詞：高校檔案;電子化管理;問題與解決方法

前言

高校檔案對于高校的發展和建設來說具有非凡的意義，對高校未來的發展起著不可替代的作用，與傳統的檔案管理方式相比較，檔案的電子化可以提高檔案管理的效率，改善檔案存放時間過長而出現不準確和損壞的缺點，有利于高效的信息化建設，將傳統的紙質檔案進行電子化管理，不僅僅是迎合了現代化信息建設的需求，而且還利于構建資源共享的社會，方便了人們對于檔案的查閱，可以保證檔案的完整性。因此，完善高校檔案電子化的管理工作勢在必行。

一、對檔案電子化管理進行簡要的介紹

將紙質檔案進行電子化管理，主要是運用現代信息技術的方法來改善傳統檔案管理工作的缺陷。根據檔案原有的情況進行整改，對年代久遠的檔案進行錄入并建立相應的電子檔案。大幅度的改善了檔案管理工作中量大且效率低的缺點，可以更好地為人們提供服務，滿足現在社會對于檔案信息的需求。

高校檔案的電子化建設主要由三部分組成。①采用數據庫技術和掃描技術對年代久遠的紙質檔案進行現代化的處理。②運用相關的網絡技術對檔案進行相應的保存和宣傳，在保證保存和宣傳兩部分工作圓滿進行的情況之下，建設數字化的檔案館，完善檔案的信息組織網絡。將新型的數字檔案館與傳統的檔案館相互結合，這樣不僅可以提高完成檔案工作的效率使檔案信息實現優化管理，還能避免傳統紙質檔案造成的資源浪費。

二、電子化檔案信息管理的重要意義

紙質檔案在查閱的過程中需要進行反復的翻閱，不僅耗費了時間和精力，而且效率低下，電子檔案對傳統紙質檔案的取代，不僅可以節約紙質資源，而且大幅度的改善了紙質檔案在翻閱的過程中造成檔案損傷的缺陷，大大的提高了查閱檔案的效率。同時，檔案的電子化管理可以使檔案更便于儲存，避免由于一些客觀因素而造成檔案的丟失。

檔案的電子化管理可以幫助高校整合各類信息，確保檔案信息的準確性。同時，也能實現各個高校之間資源共享。為學生檔案的查詢提供了更加便捷的服務。高校檔案的電子化還可以方便學校對學生的各個數據進行及時的考核工作，幫助高校能夠更輕松快捷的查找相關的檔案信息，改善了傳統查找到了繁瑣的缺點。

三、高校檔案電子化管理潛在的問題和相關的解決辦法

3.1對潛在的問題進行分析

傳統的檔案管理存在的時間較長、查閱過程繁瑣的缺點。大部分的檔案管理人員盡管都已經熟悉了檔案管理的各個流程，但是查閱時間損耗依舊很大。現代應用高效的新型電子化檔案管理，可能需要部分的管理人員對新型的技術及時了解。了解是在檔案管理的過程中出現一系列問題，否則，在進行電子化管理檔案的過程中對于相關的問題不能及時的解決，導致問題的積累，這不利于檔案管理的有序進行，同時，在歸檔的過程中對傳統的檔案進行電子化的處理不夠認真會影響檔案的電子化進程，可能因為個人的疏忽發生錯誤，導致在查閱的過程中出現了一系列問題。

在進行電子檔案管理的過程中，需要投入大量的資金來維持設備的溫度運行，我們一般要進行檔案掃描來實現計算機輸入，并且掃描得到的圖像需要達到較高的像素，所以在建立數字檔案館時，我們需要采用先進的服務器設備，這一過程就需要大量資金的支持，如果所供應的資金不足，會導致不能夠獲得良好的檔案管理設備，從而降低了電子檔案管理的效率。除此之外，還需要投入資金維護檔案錄入之后的工作，并且及時更新陳舊的設備。

3.2針對問題的解決處理措施

我們可以對相關的檔案管理人員進行培訓工作，讓他們熟悉到了電子化的各個流程，同時，讓他們對檔案電子化的各個工序能夠進行熟練的掌握和操作。

各大高校應該重視對檔案電子信息化的管理，在進行電子檔案管理的過程中，可以申請各項資金來支持，為加強檔案信息化管理的建設，在購進電子設備之時要重視設備的品質和質量，避免因為設備出現問題而導致檔案丟失的現象發生。同時，高校也要注意相關專業人員的培養，高度重視電子檔案的管理工作，對電子檔案的后期維護也要投入相應的資金，確保設備的穩健運行，保證電子檔案可以實現長久的儲存。

此外，為了保證檔案管理工作的穩定運行，我們還可以聘用一些專業的計算機方面的人才，對電子檔案進行專業的管理，同時還可以對高校學生進行計算機知識點培養，搭建相應的數據庫平臺對檔案進行高效管理。同時高校也要重視電子檔案管理人員崗位的設置，給予相應的福利，對電子檔案管理工作做的各個環節都要投入應有的資金，確保不會出現資金短缺問題而導致檔案丟失。只有保證電子檔案的存儲以及錄入過程順利進行，才能夠從根本上實現高校檔案的電子化管理工作，實現檔案的穩定存儲。

結束語

檔案不僅僅記錄著高校的歷史，還承載著高校發展的文化事業。對于高校的建設來說具有著非凡的意義，采用信息技術對高校的檔案進行創新化管理，加強高校檔案電子化管理的技術應用，不只是是一個長期的過程，同時還需要投入大量的資金并且進行人才的培育。高校應對檔案電子化管理應該給予全力的支持，積極配合各個部門的具體要求，完成電子化管理的各個工作。除此之外，還要注重與時俱進，緊跟時代的腳步，不斷創新電子化檔案管理的各項技術，使電子檔案管理工作能夠更加完善，并且不斷健全高校電子檔案管理的制度，對高校的未來發展也具有著深遠的影響。

參考文獻

[1]孫勇. 淺談高校檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J]. 科技經濟導刊， 2018， v.26;No.645（19）：226.

[2]樊潔莉. "淺談檔案電子化管理存在的問題和解決辦法." 蘭臺內外 12（2018）：61+81.

[3]劉楊， 王鶴. 淺談高校學生檔案管理面臨的新問題和解決方法[J]. 東方企業文化， 2012（13）：281.

南寧師范大學 廣西南寧 530001