提高某單位圖書室電子資源搜索效率的方法探析

周緋菲

（交通運輸部管理干部學院黨校教研部 北京 101601）

1 引言

在萬物互聯(lián)的背景下，本身就已經(jīng)達到海量的信息和資源呈幾何態(tài)勢增長，人們從各種渠道獲取信息和資源的速度變得愈來愈快。但是恰恰由于信息和資源的獲取速度過快、數(shù)量巨大，人們獲取到的信息和資源非常繁雜，需要花費大量的時間和精力對其進行甄別、篩選。如果人們能夠提高自身的信息素養(yǎng)，應用好信息技術，那么搜索效率將會大大提高。電子資源一直是人們獲取信息，進行學習的最重要手段[1]。推動圖書館信息資源建設和服務（包括數(shù)字化資源建設與服務）發(fā)展對基層和全國整體公共文化服務能力的提升具有重要意義[2]。對于圖書室而言，工作是體現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化服務的表現(xiàn)，是滿足讀者提高搜索效率和質(zhì)量的保障。

某單位的業(yè)務特點是業(yè)務范疇以培訓為主，行政培訓與市場培訓并存；培訓時間以短期班（10 d以內(nèi)）為主，也包括中期班（1個月左右）和長期班（2～3個月左右）；培訓對象多層次，學員既有局級、處級等中高層領導干部，又有基層干部和基層工作人員；培訓內(nèi)容多樣化，既有面向黨政方向的培訓，又有面向本系統(tǒng)各專業(yè)方向的培訓；受訓學員的流動性較大，對服務質(zhì)量要求相對較高。某單位的圖書室面向全校開放，其資源主要包括紙質(zhì)資源與電子資源。紙質(zhì)資源由于具有滯后性，難以滿足大家的搜索要求，因此現(xiàn)在讀者更加青睞實時性、使用性較強的電子資源。

2 現(xiàn)存問題及原因

因為該單位現(xiàn)階段只有圖書室沒有圖書館（沒有完全采用信息化技術手段進行管理），而且圖書室面向全校的教職工、學員開放，所以進行搜索、借閱的讀者不少，筆者發(fā)現(xiàn)目前其在電子資源搜索效率方面存在一定的問題。

2.1 現(xiàn)存問題

2.1.1 圖書室現(xiàn)存館藏電子資源的搜索效率低

現(xiàn)在圖書室一共有大約2 000多條電子資源記錄，一般情況下每半年就會將當時新進的電子資源以一個Excel工作簿文件的形式進行存儲，少數(shù)情況下（疫情期間）每一年將當時新進的電子資源以一個Excel工作簿文件的形式進行存儲。每個Excel工作簿文件都可能包含針對不同培訓班次且不同教師的重復講題或不同講題的重復教師。圖書室館藏電子資源搜索的現(xiàn)存問題如下：（1）查詢只能以Excel工作簿文件為單位，在Excel環(huán)境中進行單個查詢；（2）查詢以講題、教師姓名的精確查詢?yōu)橹鳎：樵優(yōu)檩o；（3）視頻文件（如：光盤）由于出版時間、多次播放等因素有損耗情況，有些視頻文件播放至1.5～2 h左右就會崩潰，影響培訓教學。

2.1.2 讀者在圖書室上網(wǎng)搜索電子資源效率不高

讀者一般都是搜索百度、知乎、中國知網(wǎng)等網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，對于其他的數(shù)據(jù)庫（如維普等）知之甚少。如今的網(wǎng)絡上并不缺乏信息和資源，但是網(wǎng)絡上的信息和資源量大而繁雜，讀者需要花費時間和精力篩選。對于沒有掌握電子資源搜索技巧的讀者而言，他們的上網(wǎng)搜索效率并不高。

2.2 原因

上文問題1是由于現(xiàn)存圖書室館藏電子資源信息化程度不夠的原因?qū)е拢粏栴}2是由于讀者的信息素養(yǎng)能力不夠，對于電子資源的搜索能力不足，對互聯(lián)網(wǎng)上的電子資源數(shù)據(jù)庫了解較少，而且使用種類單一的原因?qū)е隆?/p>

3 解決方法

在信息化時代，需要采用信息化的技術手段以及提升讀者的信息素養(yǎng)等方法，來提高圖書室電子資源的搜索效率。

3.1 現(xiàn)存圖書室館藏電子資源搜索效率不高問題的解決方法

因為該單位培訓業(yè)務內(nèi)容多樣化且現(xiàn)階段該單位沒有增加軟件投入的考慮，而且圖書室館藏電子資源只需要在單機上進行搜索即可，所以需要通過采用信息化的技術手段，快速查找到盡量多的電子資源以備不時之需。筆者分別嘗試了使用Excel函數(shù)、編程兩大類方式共4種查詢方法進行搜索。在Excel函數(shù)這類查詢方式中，筆者先后采用了vlookup函數(shù)、index+match函數(shù)、index+small+if+row函數(shù)這3種不同的查詢方法進行搜索。通過研究實踐，筆者有如下的體會：（1）vlookup函數(shù)的優(yōu)點是支持跨工作表、跨工作簿查詢，結果見圖1，正向查詢效率高，缺點是反向查詢非常麻煩，而且不支持一對多查詢；（2）index+match函數(shù)的優(yōu)點是支持反向查詢，缺點是不支持一對多查詢，而且跨工作表、跨工作簿查詢并不適合；（3）index+small+if+row函數(shù)的優(yōu)點是支持跨工作表、跨工作簿查詢，缺點是每當進行跨工作表、跨工作簿查詢（即使是公式下拉、復制）時也會經(jīng)常彈出打開文件的窗口，結果見圖2，而且查詢時電腦運行速度非常慢、反向查詢并不方便且效率低下；（4）編程實現(xiàn)搜索（用編程語言+數(shù)據(jù)庫查詢）是目前為止筆者推薦的最佳方案。Excel擅長數(shù)據(jù)計算但不擅長數(shù)據(jù)管理，而數(shù)據(jù)庫擅長數(shù)據(jù)管理但不擅長數(shù)據(jù)計算，將二者結合取長補短。考慮到計算機的性能、軟件使用年限以及開發(fā)的時間成本等因素，筆者采用了現(xiàn)階段性價比最合理的編程語言和數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)，結果見圖3。

圖1 使用vlookup函數(shù)的結果

圖2 使用INDEX+small+if+row函數(shù)的結果

圖3 用編程語言訪問數(shù)據(jù)庫的結果

3.2 讀者在圖書室上網(wǎng)搜索電子資源效率不高問題的解決方法

因為該單位的培訓對象層次多且學員流動性大，需要對讀者進行信息素養(yǎng)方面相關課程的培訓。信息素養(yǎng)是指信息意識力、信息思考力、信息技能、學術素養(yǎng)、媒體素養(yǎng)等，是利用信息工具和信息解決實際問題的能力。信息素養(yǎng)的核心要素是信息資源的識別、檢測、規(guī)劃、搜集，強調(diào)掌握和應用信息技術與網(wǎng)絡知識確定、組織、理解、評估、創(chuàng)造信息，以滿足學習、工作、生活等各方面的需要。讀者使用電子資源主要是為了方便查閱海量信息資源、了解本專業(yè)領域發(fā)展、撰寫論文和報告等，多數(shù)是由于任務驅(qū)動的需要而查閱電子資源，并未真正認識到電子資源的優(yōu)勢，也并沒有將搜索到的信息真正應用到自己的工作生活中。因此，讀者的搜索思維和搜索邏輯需要培訓，以便遇到具體問題時能夠高效解決問題。筆者認為需要向讀者進行搜索心法、搜索邏輯、搜索技巧等方面信息素養(yǎng)的培訓，具體內(nèi)容包括：（1）采用搜索心法準確描述搜索目標以便尋找更垂直的搜索渠道，掌握搜索心法的核心技巧（找什么、哪里找、怎么找）；（2）掌握思路拆解搜索邏輯，找出核心問題、核心思路；（3）掌握搜索技巧與搜索指令；（4）掌握專業(yè)資源類網(wǎng)站的搜索；（5）鞏固加強搜索渠道。通過信息素養(yǎng)相關課程的培訓，可以使讀者形成高級信息搜索的完整8步——分析問題、選擇合適的搜索工具、提取檢索詞、構造檢索式、進行檢索、篩選檢索結果、調(diào)整檢索策略、反思總結。通過培訓可以使讀者更好地發(fā)揚刨根問底的精神，磨練出持之以恒、找到最終答案的毅力。信息素養(yǎng)的培訓可以以面授或講座的形式開展，也可以開展信息素養(yǎng)知識單元化的線上培訓、場景化培訓，將授課內(nèi)容以微課、慕課等融媒體形式對讀者開放，甚至采取信息素養(yǎng)教師團隊包干指導制或?qū)W員驅(qū)動式等多元、多樣的培訓模式來提升讀者的信息素養(yǎng)知識[3]。

需要提高圖書館員的專業(yè)綜合技能，培養(yǎng)數(shù)字素養(yǎng)高的專業(yè)館員，應對數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。館員需要能夠有效利用計算機技術提高工作效率、質(zhì)量，根據(jù)讀者需求有針對性地培養(yǎng)館員的數(shù)字技能、教育能力、創(chuàng)新業(yè)務能力等。通過提升館員多方面的能力，讓其能夠應對數(shù)字時代帶來的多重挑戰(zhàn)，為圖書室未來的發(fā)展打基礎。

加強基礎設施的軟、硬件建設，實現(xiàn)對電子資源的信息化管理，需要采取信息化的方式，減少閱讀者和查詢者在進行閱讀、查詢時自身所受到的限制。

4 結語

某單位的圖書室現(xiàn)階段在電子資源搜索效率方面存在一定的問題，提高圖書室電子資源搜索效率的方法主要是加強信息化建設、加強信息管理水平，提升讀者的信息素養(yǎng)，提高圖書館員的專業(yè)綜合技能，加強圖書室的硬件建設（維護好電腦、提高電腦配置、提高網(wǎng)速）等。通過這些舉措，可以提高電子資源的搜索效率，以適應讀者對電子資源的需求，使得圖書室能夠更好地為培訓、科研、教學服務。