數字化校園背景下高校檔案管理模式研究

李彩虹

摘 要：隨著社會的發展和人們管理思想的進步，校園建設逐漸向數字化方向發展，在數字化校園環境的大背景下，高校的檔案管理成為一項重點改進創新的內容，受到高校領導與社會相關部門的廣泛關注。本文通過對傳統高校檔案管理模式與數字化校園背景下高校檔案管理模式的特點進行分析，結合如今高校檔案管理現狀的不足，提出具有針對性的高校檔案管理方式創新，以期推動高校檔案管理工作的進步與發展，從而促進高校各方面工作的進一步完善，引導學生高效率的學習與工作。

關鍵詞：數字化校園;高校檔案管理;模式研究

高校作為引導學生進行學習與工作的主要場所，承擔多項具有綜合性的復雜工作安排，做好檔案管理工作是高校進行其他各項工作的前提與基礎。高校檔案管理工作主要是指通過對高校日常管理中發生的具有重大意義的事件及含有重要價值的信息進行科學分類與記錄的過程，對高校的針對性管理具有不可忽視的作用。隨著社會信息化管理概念的推進和無紙化工作模式的大規模流行，高校檔案管理工作也開始逐漸進行新時代下的模式創新與發展，由于高校檔案管理工作的傳統理念較為深刻，導致目前高校的檔案管理工作方式存在較大的落后與不足，高校及社會相關部門急需對其進行改革與創新，樹立新的管理理念，建立良好的高校檔案管理體系，從而不斷發展高校信息化管理事業，帶動高校日常管理的高效率發展。

一、高校傳統檔案管理模式與數字化管理模式區別分析

高校檔案管理工作主要是對包括教學工作和服務工作在內的多種高校建設與發展內容進行記錄與整理，從而形成具有記錄與保存價值的文檔資料，便于今后工作的統一查閱與借鑒，為高校的后續管理提供便利。

1.統一管理

在具有一定規模的高校檔案管理工作中，通常采用集中管理的模式，以專門的檔案管理工作室對高校檔案進行統一的整合與記錄，從而進行獨立的集中管理。通過對高校檔案進行統一、集中管理能夠有效地避免高校管理資源的浪費，以更高效率進行管理工作，同時由專門的管理部門對高校檔案進行管理，能夠以專業的人才帶動高校管理工作的發展，確保管理工作的科學有效性，避免管理工作中的失誤。但由于高校檔案管理工作中統一管理模式對管理人員的依賴程度較高，因此高校必須保證工作人員的專業素質較高，同時也要求高校要具有配套的檔案管理設施，否則容易在檔案管理工作中出現檔案信息泄露、損毀等問題，造成管理工作的重大失誤，這就要求高校必須對檔案管理工作提出更高的要求與標準，進行管理工作的嚴格把控。在傳統檔案管理工作的過程中，由于高校大多部門僅將其作為存儲工作，忽略了對管理內容的借鑒與引用，導致高校檔案的利用程度較低，不能充分發揮檔案管理工作的巨大作用。

2. 分別管理

在高校傳統檔案工作中，分別管理也是一種主要的檔案管理方式，主要根據檔案管理內容的不同性質進行管理部門的劃分，從而具體到相關的高校部門和院系對管理工作進行針對性的自行保存與安排。這種分別管理的高校檔案管理模式能夠以相對獨立的方式進行信息的整理與保存，從而使后續的資源查閱與檔案歸檔相對方便，簡化了管理流程。但是由于目前部分高校缺乏專業的檔案管理人才，同時高校沒有設立專門的檔案管理部門和崗位，導致高校的檔案管理工作缺乏合理的制度進行規范化管理，造成了檔案管理工作的混亂，降低了檔案管理工作效率。

二、高校檔案管理工作的開展現狀

1. 高校檔案管理意識落后

隨著社會的發展和數字化技術的進步，高校檔案管理工作與社會科學技術產生了更為密切的聯系，信息化管理逐漸成為高校檔案管理工作的發展方向，進行高校管理工作的創新與發展成為當前高校管理的重點建設內容，但由于高校傳統管理理念的影響，目前部分高校的管理人員在進行管理工作的過程中仍然以傳統的管理思想為主，沒有進行數字化校園背景下的管理理念創新，造成了高校檔案管理工作仍停留在基本的信息記錄、檔案裝訂及保管等一系列工作上，不利于高校檔案內容對高校多項工作的指導。部分具有數字化管理意識的高校在進行檔案管理工作的過程中，仍然存在管理意識的不足，沒有將檔案管理工作作為重點的建設內容，從而引起了高校檔案管理工作中信息不齊、內容繁雜等一系列問題，對高校的高水平發展造成了阻礙。

2.高校檔案管理工作缺乏科學合理的制度支持

通過調查發現，目前的部分高校在進行檔案管理的過程中沒有建立專門的相關制度，由于制度缺乏造成的管理工作不足主要體現在以下方面。首先，由于高校沒有根據自身的管理特點和工作具體要求進行工作要求和規則的制訂，從而導致部分高校在進行檔案管理的過程中存在工作紊亂的現象。高校在進行資料的收集、整理、記錄與整合的過程中過度借鑒其他高校的工作管理制度，導致管理工作與自身的發展情況不貼合，不利于高校在檔案管理的過程中發現自身建設工作中存在的不足。同時，由于高校沒有進行管理制度的更新與完善，導致其檔案管理體系和方式沒有與社會先進思想進行同步發展，造成了管理工作的落后，難以適應社會對高校管理的新型要求，不利于高校根據社會要求進行工作信息和學生資料的提供。此外，目前有部分高校開始重視檔案管理工作中制度體系的制訂，但由于制度體系的建設程度尚未成熟，再加之高校沒有根據制度體系提供足夠的重視，導致已有的管理制度不能充分發揮自身的指導優勢。

3.高校檔案管理方式傳統單一

由于高校管理工作中傳統理念的影響，導致目前的大多數高校在進行檔案管理工作的過程中仍以傳統的工作方式為主，主要體現在紙質化處理方式為主要的高校檔案管理手段，其中包括部分管理工作仍采用人工采集、記錄以及整理的方式，這種傳統的工作方式使檔案的管理效率較為落后，而且極易在人工處理的過程中出現工作失誤，對整個檔案管理工作造成重大影響。此外，雖然部分高校已經開始推廣信息化檔案管理方式，但由于傳統工作理念和工作方式的深刻影響，導致大多數的工作人員在進行檔案管理工作時仍依賴傳統的工作模式，對信息化的工作管理模式較為陌生，不能在檔案管理工作中熟練有效的采用信息化管理方式，難以提高自身的檔案管理能力，造成了高校檔案的信息化處理發展進程較低。同時，由于高校管理方式的落后導致其檔案安全建設與社會網絡信息化處理存在滯后性，不能充分建設高校檔案管理安全體系，容易在高校管理過程中出現一系列的信息安全問題，阻礙了高校相關工作的進一步發展與進步。