依托校園大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)后勤管理智能化

劉小軍

隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，師生人數(shù)不斷增加，教學(xué)設(shè)備數(shù)量不斷增多，這無疑給學(xué)校日常的后勤管理工作帶來了新的要求和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的后勤管理模式已經(jīng)無法滿足新形勢下的學(xué)校后勤管理需求。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校的后勤工作從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化、信息化、可視化管理轉(zhuǎn)變，依托校園大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)后勤管理智能化。

● 校園大數(shù)據(jù)讓后勤服務(wù)工作更高效

在日常的后勤服務(wù)中，很多工作都需要人與人之間的面對(duì)面交流和溝通，這樣的信息溝通方式導(dǎo)致很多后勤服務(wù)工作效率低下。依托釘釘智慧校園平臺(tái)，學(xué)校全面改革后勤管理服務(wù)理念和工作流程，提出“多讓數(shù)據(jù)跑路，少讓師生跑路”，全面提升后勤服務(wù)工作效率。通過對(duì)學(xué)校后勤管理中的各類業(yè)務(wù)流程進(jìn)行排查，最終全部實(shí)現(xiàn)了信息化管理。

例如，在學(xué)校的后勤管理中最常見的就是會(huì)議室預(yù)約，在預(yù)約過程中往往會(huì)出現(xiàn)時(shí)間沖突、后勤服務(wù)不到位等情況。而基于釘釘中的“智能會(huì)議室”，對(duì)學(xué)校現(xiàn)有的會(huì)議室進(jìn)行了統(tǒng)一登記，對(duì)每間會(huì)議室里有哪些設(shè)備進(jìn)行了說明，要求教師在使用前統(tǒng)一通過“智能會(huì)議室”進(jìn)行預(yù)約申報(bào)，系統(tǒng)會(huì)第一時(shí)間推送預(yù)約信息給相關(guān)后勤部門，每一間會(huì)議室的使用情況教師都可以查閱。整個(gè)過程全部由平臺(tái)自動(dòng)協(xié)調(diào)，做到預(yù)約不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，實(shí)現(xiàn)無紙化、統(tǒng)籌化、自動(dòng)化管理，極大地提高了后勤工作的效率和會(huì)議室的使用效能。

● 校園大數(shù)據(jù)讓后勤服務(wù)工作更優(yōu)質(zhì)

學(xué)校在智慧校園建設(shè)中搭建了很多業(yè)務(wù)模塊，如“設(shè)備報(bào)修”“失物招領(lǐng)”“食堂配餐”“班級(jí)財(cái)產(chǎn)”“物品領(lǐng)用”等，里面收集了大量的后勤管理數(shù)據(jù)。為了讓這些積累的數(shù)據(jù)在學(xué)校管理和決策中發(fā)揮應(yīng)有的作用，學(xué)校利用釘釘氚云搭建了相關(guān)報(bào)表模塊，對(duì)各種業(yè)務(wù)模塊中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理、篩選、分析，讓數(shù)據(jù)說話，為管理服務(wù)。

1.應(yīng)用預(yù)警數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)后勤管理精準(zhǔn)化

大數(shù)據(jù)具有一定的預(yù)警性，在后勤管理中可以通過對(duì)某種數(shù)據(jù)設(shè)置一定的預(yù)警值，根據(jù)學(xué)校后勤管理的需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和判斷，分析這些數(shù)據(jù)是否在合理的范圍之內(nèi)。一旦有數(shù)據(jù)超過了預(yù)設(shè)的警戒值，按照事先的設(shè)置，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)、及時(shí)地給相關(guān)的人員發(fā)送預(yù)警提示信息，提醒相關(guān)人員對(duì)具體的情況進(jìn)行預(yù)判和處理，及時(shí)解決即將發(fā)生的問題。

例如，通過對(duì)“物品領(lǐng)用”模塊數(shù)據(jù)中的領(lǐng)用量和庫存量的警戒值的設(shè)定，可以實(shí)時(shí)快速地了解物品的使用和庫存情況，方便及時(shí)對(duì)學(xué)校物品進(jìn)行采購，同時(shí)在下次的物品采購預(yù)算中對(duì)各個(gè)物品的采購量加以優(yōu)化和調(diào)節(jié)。通過對(duì)各類預(yù)警數(shù)據(jù)的整理和分析，推動(dòng)了學(xué)校后勤管理從以往的經(jīng)驗(yàn)型、粗放型轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄苄停瑢?shí)現(xiàn)了后勤精準(zhǔn)化管理。

2.應(yīng)用過程性數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)后勤管理個(gè)性化

大數(shù)據(jù)技術(shù)中的預(yù)警數(shù)據(jù)立足于宏觀角度上的分析和判斷，而其中的差異數(shù)據(jù)則是微觀上的分析和判斷。由于學(xué)校班級(jí)數(shù)量較多，班主任之間的個(gè)性化差異較大，差異數(shù)據(jù)的使用能夠依據(jù)不同班級(jí)個(gè)體間的數(shù)據(jù)辨別其問題和特征，并將所有的數(shù)據(jù)及時(shí)整理和分析，進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校后勤管理的精準(zhǔn)性，充分體現(xiàn)了后勤管理的個(gè)性化需求。

例如，后勤工作人員通過對(duì)班級(jí)財(cái)產(chǎn)考核、設(shè)備維修、班級(jí)晨檢、班級(jí)物品領(lǐng)用等生成的差異化數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而掌握各班級(jí)之間的設(shè)備使用情況和班主任管理能力差異，幫助學(xué)校針對(duì)性地制訂班級(jí)管理方案，進(jìn)而提高每個(gè)班級(jí)的設(shè)備使用率，幫助各班主任提升班級(jí)管理能力，實(shí)現(xiàn)班級(jí)管理的中“因材施教”。

3.應(yīng)用共享數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)后勤管理的協(xié)同性

學(xué)校的后勤管理必然是以全體師生為服務(wù)主體，學(xué)校后勤管理平臺(tái)的搭建也是以全體師生為中心，系統(tǒng)生成的大量數(shù)據(jù)通過一定的權(quán)限設(shè)置，可以積極應(yīng)用于學(xué)校各業(yè)務(wù)形態(tài)，使得各項(xiàng)數(shù)據(jù)能夠?yàn)椴煌挠脩艉筒块T共享。通過對(duì)學(xué)校各類數(shù)據(jù)資源的整合，可以全面提升學(xué)校管理的科學(xué)化、智能化。

例如，后勤管理中的班級(jí)晨檢、飲水機(jī)消毒、班級(jí)安全檢查等數(shù)據(jù)可以共享給德育部門，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的整理和分析，能了解班級(jí)師生的日常行為，進(jìn)而設(shè)計(jì)和開展有針對(duì)性的德育活動(dòng)。而“外出培訓(xùn)”和“師生榮譽(yù)”等數(shù)據(jù)，可以反過來共享給后勤管理部門，后勤管理部門可以對(duì)師生外出培訓(xùn)的次數(shù)、層次和費(fèi)用進(jìn)行整理和分析，為下一年的財(cái)務(wù)預(yù)算提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

● 校園大數(shù)據(jù)讓后勤管理人員更專業(yè)

學(xué)校后勤管理人員大多來自普通教師，他們往往缺乏專業(yè)的后勤管理知識(shí)。為此，學(xué)校通過各種培訓(xùn)活動(dòng)不斷提高后勤管理人員的專業(yè)化水平。尤其是對(duì)后勤人員的“數(shù)據(jù)意識(shí)”的培養(yǎng)，讓后勤管理人員能夠看懂各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并學(xué)會(huì)進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)分析，通過讓數(shù)據(jù)說話，主動(dòng)改進(jìn)工作方式，提高后勤服務(wù)水平。

后勤管理智能化不是簡簡單單地把業(yè)務(wù)流程數(shù)字化，而是充分利用各類業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)，借助信息技術(shù)，精準(zhǔn)地規(guī)劃、建設(shè)和應(yīng)用，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理提供精準(zhǔn)優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)。在今后的智慧校園建設(shè)中，后勤管理部門需不斷提高各業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)的質(zhì)量，從數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析流程出發(fā)，制訂詳細(xì)的數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、分析制度。也可以聘請(qǐng)專業(yè)的數(shù)據(jù)公司從數(shù)據(jù)范圍、數(shù)據(jù)屬性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及屬性等方面，制訂一套充分考慮大數(shù)據(jù)特點(diǎn)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

大數(shù)據(jù)穿透了整個(gè)社會(huì)和校園，打通了學(xué)校各部門之間、師生之間、家校之間的信息壁壘，信息孤島現(xiàn)象大幅消減，數(shù)據(jù)共享成為可能。我們將不斷完善后勤管理的智能化，不斷提高后勤管理的水平和管理效率，不斷提升后勤管理的服務(wù)質(zhì)量和聲譽(yù)，為師生提供更好的更人性化的后勤服務(wù)。