檔案管理現代化過程中存在的問題和改進對策

摘 要：隨著時代的發展，檔案管理現代化已經是一種必然的趨勢，它是推進我國各項事業現代化建設的重要內容之一，對社會的進一步發展意義非凡。當前，在科學技術的推動下，我國檔案管理現代化進程取得了很大的建設成果，但也存在著許多突出的問題，具體表現在現代化管理意識不強、現代人才缺乏、技術不到位等方面，我們必須充分認識到這些問題的危害性并積極采取必要的改進措施，才能為我國檔案管理的現代化建設創造良好的發展環境，最終實現檔案管理的現代化進程。

關鍵詞：檔案管理現代化；問題；對策

所謂的檔案管理現代化，就是在信息技術的前提下，通過先進的技術、手段和方法來對檔案進行管理的一項工作，它具有很強的專業性。在信息化高度繁榮的當今社會，積極開展檔案管理現代化建設工作，是走在時代發展前沿和順應社會經濟發展大背景的必經之路，也是新時期檔案事業創新發展的必然要求，必須在發現短板的基礎上積極以現代化理念和科學技術為依據，有針對性地對檔案管理進行創新調整，使之具備更強的現代化特質，更好地展現檔案事業的新風貌，進而為社會各項事業的創新發展服務。

1 檔案管理現代化過程中存在的問題分析

1.1檔案管理現代化觀念落后

現階段，社會上對“檔案”一詞的概念相當模糊，也沒有充分認識到它的重要作用，導致檔案意識異常薄弱，檔案管理現代化的觀念也非常落后，相關人員在檔案管理的工作中仍然采取傳統的方式，工作效率和工作質量都得不到很好的保證。

1.2檔案現代化管理人才缺乏

人才是檔案管理現代化的基礎條件之一，推進檔案管理現代化進程，離不開先進的技術人才，即離不開他們對新技術、新設備的使用、更新和維護，從檔案事業當前的發展現狀來看，普遍存在著人才缺乏的問題，許多單位、企業的檔案管理人員嚴重缺乏現代化管理的相關知識與技術，對現代化設備也沒有形成一個系統的認知和操作技能，導致檔案管理現代化的建設受到阻礙[1]。

1.3資金不足、設備和技術不先進

在檔案管理現代化意識不強的影響下，檔案事業的發展陷入了資金不足的困境，現代化設備得不到保證，新進的技術也得不到引進，導致檔案行業低迷發展，很難吸引到高級人才，甚至出現人才流失嚴重的現象，危害到檔案管理現代化的進一步發展。

1.4檔案標準化、規范化有待加強

在檔案管理現代化建設過程中，檔案的標準化和規劃化是一切基礎工作的重要前提。當前，許多機關事業單位和企業的案卷質量跟不上，也沒有先進完整的檢索工具作為保障，在檔案的立卷、編目、檢索等方面沒有形成一個統一的標準，也沒有一套完整的操作程序和監管制度，導致檔案管理現代化的工作受到影響。

2 推進檔案管理現代化建設進程的具體措施

2.1轉變傳統觀念，增強現代化管理意識

在推進檔案管理現代化，促進檔案事業健康快速發展的進程中，首先要根據當前國內外的發展大背景適時更新相關的思想觀念，轉變管理方式，調整發展模式，特別要注重在依靠科技進步和科學管理理念上狠下功夫，使檔案管理現代化跟上時代的腳步[2]。具體來說，要形成一套與時代相順應的檔案管理觀念，加快調整檔案事業的發展方向，改變傳統對檔案管理與利用不協調、檔案收集不主動、管理方式封閉保守的做法，加強檔案服務方式的主動性和積極性，努力提高檔案服務的效率和質量，注重開放性建設，是檔案管理現代化建設工作能夠滿足知識經濟時代的要求，能夠順應社會創新發展的需要。

2.2積極引進先進人才，加強對人才的培養

檔案管理現代化是一項需要不斷更新和完善的事業，在這一建設過程中，首先要具備相應的人才體系，才能為檔案管理的現代化發展創造良好的人才基礎。也就是說，要著力于提高檔案工作人員的素質水平和業務技能，積極引進先進的人才，努力培養他們良好的思想品質和知識結構，強化他們的操作技能，加快建立一支專業知識深厚、科技技術過硬、綜合能力優秀的現代化信息運用人才和管理人才隊伍，以更好地適應知識經濟時代背景下檔案管理現代化建設的需求，展現出先進人才在檔案管理現代化中的重要作用。

2.3創新硬件設施建設，促進裝備和技術的先進性

針對檔案管理現代化建設中存在的基礎設施落后、資金缺乏、設備和技術不到位等問題，我們要堅持以信息化背景為依托，加快建立一個檔案信息資源共享的有力平臺，創新檔案管理硬件設施的建設，積極引進先進的設備和技術，加大資金投入，全面提高檔案管理的現代化特性[3]。具體來說，要根據實際的需要及時更新檔案管理現代化建設過程中需要的辦公設備，例如計算機、掃描儀、刻錄機等，同時要充分認識到現代科技的巨大能量并加以高效利用，積極開發實用性強、先進性突出的檔案管理軟件，搭建一個檔案信息數字化處理和運用體系，為檔案管理的現代化提供助力。

2.4重視檔案工作的標準化，加強規范化發展

檔案工作的標準化和規范化是推進檔案管理現代化建設的關鍵步驟，在檔案管理現代化進程中，一方面，要重視檔案工作的標準化建設，它是現代化管理的基礎，要形成一個良好的工作秩序，同時要擁有一套完整科學的檔案管理準則，充分汲取行業內一致的科學的觀念和認知，及時做好工作總結，并對檔案管理的進一步發展制定行之有效的計劃方案，做到有備無患，提高工作效率。另一方面，要加強檔案管理工作的規劃化，也就是說，在檔案管理現代化的建設過程中，要加強對檔案管理工作的監管，積極創新管理觀念和方式，既要有良好的管理制度保障，同時要能夠將這些管理措施真正落實到實處，努力提高檔案工作的有序性和科學性，最終實現檔案工作良好的運行秩序，為檔案理論的研究和發展營造良好的氛圍，最終提高檔案管理事業的經濟效益和社會效益。

3、結語

檔案管理現代化是一個需要逐漸推進的過程，在社會信息化發展的帶動下，各機關單位和企業要按照具體的實際情況，積極創新檔案管理理念和方式，有計劃、有步驟地開展檔案管理現代化建設工作，在資金、技術、理念、設備、人才等方面采取相應的措施，堅持與時俱進，及時進行工作的調整與創新，牢牢把握住高科技技術和信息技術革命帶來的發展機遇，努力推進檔案管理現代化的建設步伐，促進檔案事業的進一步繁榮發展。

參考文獻

[1]李林，曲金玲.淺析檔案管理現代化[J].湖北經濟學院學報，2015，2（6）：126-127.

[2]張曉光.新時期檔案管理現代化的創新與發展[J].黑龍江科技信息，2013，12（6）：142-143.

[3]全東虎.有關檔案管理現代化的思考[J].辦公室業務，2014，22（8）：59-60.

作者簡介

黃冬寒，廣西欽州，欽州市城市建設投資發展有限公司，本科，研究方向：檔案管理