高校經費報銷管理問題與對策探究

陳妍如 北京大學財務部

引言

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》中指出高校應按照科研活動規律和財政預算管理要求，完善管理政策，優化管理流程，改進管理方式，適應科研活動實際需要。進一步簡政放權、放管結合、優化服務，加強事中事后監管，嚴肅查處違法違紀問題[1]。

目前，根據高校自身發展情況，高校經費報銷模式主要有兩種：會計派駐模式和會計集中模式。經費報銷管理是高校實施科研教學的基礎，整個報銷過程涉及二級學院、財務部門、經費主管部門等主體，合法合規且高效流暢的經費報銷是高校實現科技成果轉化的重要保障。目前高校經費報銷中依然存在虛列開支等違規現象，教學科研老師時常反映經費報銷過程存在“跑路多、報銷難”等難題，經費報銷全過程的統籌、銜接直接影響教學科研人員的成果轉化，如何實現經費報銷的高效管理是擺在高校結構治理和業務發展的一個重要難點。

一、高校經費報銷管理存在的問題

（一）財務制度建設不健全、落實不到位

財務制度建設是高校經費管理的基礎性保障，制度體系構建不完整，制度條款落實不到位，與實際科研教學活動脫節脫軌，是財務制度建設不健全的主要表現。制度體系不完整表現為缺乏自上而下的層級制度建設，僅僅停留在對學校制度的簡單重復。制度條款落實不到位主要體現在學院管理者和經費負責人對財務制度認識片面，缺乏全局意識，未結合科研教學工作的內在規律與各類經費的執行要求，理解吃透財務制度。

（二）經費報銷與預算管理脫節

由于高校的經費管理部門的信息系統與財務部門的信息系統相互獨立，財務人員在報銷時無法實現財務系統與項目經費預算使用的精準對接，報銷和預算脫節，財務人員缺乏對預算的有效控制。

（三）對經費支出審核不嚴，缺失有效控制

按照規定，費用的產生應該基于合理合規的科研教學業務，經費管理必須專款專用。然而部分經辦人或者經費負責人缺乏風險意識，甚至明知故犯，為了套取資金而進行虛擬經濟業務，同時二級主管單位審批程序不嚴格。財務人員因不了解科研活動規律和進程，缺乏相關專業知識，對業務的敏感度不強，對報銷工作合規性和風險性容易把握不準。

（四）以信息化為支撐的管理手段有待提高

由于財務報銷系統僅僅局限于錄入憑單、審核憑單、出納等基本的業務范圍，財務人員在使用財務報銷系統時無法獲知預算的執行等情況，脫離預算管理。財務報銷系統的設置與財務報銷制度的匹配性不高，財務報銷系統稽核能力差。

（五）“一站式”服務體系不健全，沒有形成全面、立體的服務鏈

高校經費報銷內容形式多樣，業務分散，類型復雜，平臺的使用達不到師生的要求。報銷人員反映報銷手續繁、程序多、時間長、難度大等問題，沒有實現“一站式”服務[2]。另外，在完成報銷過程中所需原始審批憑據，需由相關職能部門、掛靠單位及直屬單位審批，部門之間的信息不對稱、數據的滯后，系統的脫節，經常造成經辦人“多邊跑”“多邊辦”的局面。

二、經費報銷管理體系的構建

經費報銷管理應形成以制度為依托，以預算、審核、信息化為核心體系，最終實現較好的財務服務完整鏈條，其中，預算體系和審核體系主要是為了保證經費使用的合理性、合法性、合規性、高效性等，信息化體系作為催化劑，不斷提高報銷管理的效率，擴大使用范圍，形成“質”的飛躍，進一步提高財務服務（如圖1所示）。

圖1 經費報銷管理體系

（一）經費報銷管理制度體系的構建

（1）高校應結合實際情況，從制度層面全面完善經費制度建設，學校需不斷修訂完善各種管理制度，全面優化高校各種經費報銷管理[3]。建立權責清晰、要求明確、流程規范的經費報銷管理制度體系，從而有效地保障經費使用的合規合法性，真正實現“管得好”。高校應以財政部、教育部等發布的制度及規定為依據，按照國家、學校、學院三個層面，對制度進行進一步的細化、分類，從而建立與自身科研教學業務相匹配的制度體系。

（2）創新財務制度宣傳模式，確保信息對稱。經費報銷制度從制定到宣傳需從確定核心對象和信息傳遞渠道兩方面著手，形成信息網，加大實施效應。高校財務制度最直接的使用對象是科研、教育相關人員，可他們往往由于科研教學的任務繁重，將財務報銷工作交給科研秘書輔助負責。因此高校應定期對科研秘書進行培訓，多角度地宣傳財務報銷政策，對于科研秘書提出的問題、政策重點內容進行講解和答疑，做好事前工作，建立科研秘書群，定期溝通交流。

（二）經費報銷管理的預算體系的構建

在黨中央過“緊日子”新形勢下，面對新冠肺炎疫情的沖擊，高校財務部門應順應形勢，緊密圍繞學校建設中國特色世界一流大學的發展方向，推動預算管理的改革。以“量入為出、收支平衡”為總原則，對于收入預算和支出預算，要實現穩運行，防范風險，規范預算工作流程，加大預算統籌管理。進一步完善全面預算管理系統，實現校級預算申報審核、批復、指標下達與財務系統對接。實現二次下撥經費，實時查詢，在“統一領導，分級管理”的財務管理體系下，從學院、各部門和各層級單位形成自下而上的預算管理體系，加強預算編制人員和執行人員的溝通，提高預算執行率。

（三）經費報銷管理的審核體系的構建

經費報銷管理的審核體系首先要確定體系的主體，明確各主體的權限與責任。經費報銷需通過經費負責人、主管二級單位（簡稱“學院”）、經費主管單位及財務部審核人員等多個環節審核。各主體責任人應加強對經費使用的真實性、合理性及合規性的審核，有效控制預算執行中潛在風險，發現報銷中的問題后及時提醒報銷人，督促其整改，以降低報銷中存在的“腐敗”風險。對于財務部審核人員，要提高專業知識水平和對報銷的敏感度，報銷過程中，精準地找到漏洞和風險點，有效地進行內部風險防控，保證資金使用安全。

（四）經費報銷管理的信息化體系的構建

1.將預算指標控制嵌入財務報銷系統

高校經費種類繁多，因此每類經費預算指標的存有差異性，在填列網上報銷系統時，不同經費的報銷板塊所包含的指標種類和上下限額都是不同的，當經辦人所填列的業務事項沒有預算指標或者超出預算額度，系統將會自動禁止其操作，通過這種規范性的設置可以使經費負責人及時了解項目預算執行情況，掌握預算完成進度，財務人員可以通過系統對預算的管理控制，進一步加強經費預算的管理。

2.將財務制度嵌入財務報銷系統

高校可以通過技術手段，設置填寫模式、標準、數量等形式，將財務制度有效嵌入財務報銷系統，并在網上報銷系統中預設報銷標準、關鍵字控制、科目額度、補助標準及審批權限等，使報銷單據轉化成會計憑證的信息利用效率更高。通過填報人填寫的信息，判斷或限制報銷內容的合理性和合規性。網報內容按照業務大類劃分，每種業務按照相應制度的要求設置信息的填列。以國內差旅費為例，根據相關差旅費管理辦法的要求，對于差旅費的網報填列，主要需要通過填列人員身份、級別、出差天數、事由、地點、出差行程等信息來滿足制度的對應標準。通過網報系統使報銷人對制度有了一定的了解，財務人員可實現實時審核、減少計算，避免信息不對稱、制度理解不同產生的分歧。

3.利用“互聯網+”，拓展財務報銷系統與校內外關聯系統對接

財務報銷系統中設置對內的接口，將設備系統、學生收費系統、科研管理系統等相關系統有效對接，實現信息的互通，消除“信息孤島”。報銷人可以不用拿審批表到處審批，財務人員在網上報銷過程查閱相關業務部門審批結果，有效提高報銷管理水平。財務人員可以借助專業知識，將業務的信息整合分析，構建一個全面、有效、精簡的數據環境，提高高校財務管理水平。

（五）經費報銷管理的服務體系的構建

1.對財務現有的業務及平臺進行整合、升級，使服務立體化

以流程優化、重構、再造為切入點，推動“功能優化”加快發展，為廣大師生提供便捷、高效的財務服務，實現線上、線下的對接和融合發展，讓師生輕松便捷完成報銷。服務立體化主要包括業務整合和系統平臺升級兩方面：

業務整合是指將現有的業務進行分類整理，實現全流程網上辦理。經費“報銷”主要包含日常業務、薪酬勞務、專項業務、學費入賬、票據業務等。其中專項業務包括差旅費（國內和國外）、會議、培訓、外匯業務等，學費入賬包括收費平臺收入查詢及認領、學歷教育學費入賬和非學歷教育學費入賬等。票據業務包括往來票據、增值稅發票的預借和開具等。

系統平臺升級是指對現有系統平臺進行不斷升級，平臺的設置和升級是各類業務發展的助推力，主要包括學生收費平臺、票據平臺、校園其他繳費平臺等。通過平臺的不斷改進升級，可以更好實現提高學宿費業務辦理效率、非稅電子票據入賬一體化等多維度服務。

2.對現有業務流程細分、歸類，使服務高效持續化

通過搭建“財務信息服務”平臺，促進各項服務深度融合。積極探索“一站式”服務體系，對復雜化、重復化的管理多做“減法”，對規范化、專業化的服務多做“加法”，簡化流程，優化財務服務質量。通過優化辦事流程，可以做到實時報銷、實時開票、實時入賬，實現無縫對接，以兩級審核機制模式下的報銷對接模式作為服務的有效依托，保證效果的持續化。

3.實現與高校職能部門的有效對接，使服務全面化

高校各學院不僅是教學科研人員的依托，也是經費“報銷”執行主體。財務人員深入到科研團隊和教師團隊，建立財務與學院的直接溝通渠道，提升財務服務工作水平。圍繞師生報銷過程存在的困難，為科研人員提供規范、專業的財務服務，把科研人員從煩瑣的報銷事務中解放出來。

結語

高校財務工作中，經費報銷是財務部門的工作重點和難點，經費報銷管理是提高財務服務水平、促進高校自身快速發展的重要手段。本文分別從制度、預算、審核、信息化和服務五個維度，建立相應的管理體系，將經費報銷涉及的各職能部門、學院納入管理體系，實現全方位的經費管理，以經費報銷為主線，引用實例，探究行之有效的報銷管理手段，確保報銷管理體系的正常運轉。