企業檔案管理信息化建設的問題及創新路徑探尋

劉衛紅

【關鍵詞】企業檔案管理;信息化建設;創新路徑

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）07-0177-03

0 引言

在企業內部的檔案管理環節中，信息化建設是當前企業的關鍵工作，依托現有的網絡技術和通信技術，可以建立一套系統且完備的檔案管理體系，從而為企業更好地開展檔案工作服務，提升檔案的保密性和安全性，降低工作人員的工作壓力，實現更加高效的管理。從某種程度上來說，檔案信息化建設可以為企業核心競爭力的提升提供源源不斷的信息支持。

1 檔案管理信息化建設的特點

1.1 數字化

信息化檔案管理工作模式與傳統人工管理模式相比，其最主要的特點就是能夠將紙質的檔案信息轉化為數字化信息，這樣不僅有利于工作人員的查閱，而且方便工作人員開展檔案管理。這種數字化的檔案管理形式，主要是在數據庫的基礎上開展的，而數據庫則是相關單位借助信息技術建立起來的，它能夠對各種檔案信息進行有效的整理和科學的分類，使得檔案信息的存儲更加規范，避免檔案管理過程出現混亂，提高了檔案管理工作的效率 [1]。

1.2 智能化

信息化檔案管理工作具有明顯的數字化特征，因此信息化的檔案管理具有智能化的搜索及篩選功能，與傳統檔案管理工作中人工查找與檢索方式相比，智能化的搜索及篩選功能會讓檔案查找與搜索工作變得更加便利。例如，工作人員若想查找某份檔案資料，只要在檔案管理數據庫中輸入關鍵詞，就能夠快速找出相應的檔案資料或者與其相關的檔案資料，為檔案管理人員節省了不少的時間與精力，使其能夠更好地兼顧其他檔案管理工作環節。

1.3 實現資源共享

應用信息技術能夠幫助工作人員更好地開展檔案管理工作，并且檔案信息資源也能在企業內部實現共享。相關工作人員通過網絡共享的數據庫實現檔案共享，可以隨時隨地調閱檔案。并且，借助信息化技術的檢索功能，能夠進一步提升檔案信息的查詢速度，只要輸入關鍵詞就可以對相關信息進行快速檢索，使檔案信息的查閱速度及數據庫信息的提取速度得到了很大程度的提高，進而提升存儲及運用檔案信息的科學性和高效性。此外，借助信息技術可以使檔案信息的傳輸速度得到很大程度的提升，對信息傳送流程進行簡化，最大限度地提升檔案使用效率，解決以往檔案管理中效率較低的問題 [2]。

1.4 提高信息安全性和利用率

企業傳統的檔案管理方式存在管理方式單一、空間不足及容易受時間因素影響的問題。隨著我國社會的不斷進步，這種檔案管理方式已經不能滿足現階段企業的檔案管理需求，很難進一步提升檔案信息的利用率 [3]。因此，企業應當對檔案管理信息化工作予以足夠重視，積極進行檔案管理信息化建設，使檔案管理工作滿足當前社會多元化的需求。以信息技術為依托，讓檔案管理的收集、處理及存儲工作更加安全和高效，還可以對檔案信息實施加密處理，進而使檔案信息管理工作的安全性和利用率得到進一步提升。

2 企業檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 技術投入缺乏，管理人員緊缺

當前，企業開展檔案信息化建設的過程中，由于技術投入有限，導致信息化建設工作水平不高，并且在構建數字化體系內容上缺少核心技術，導致信息化建設效率得不到有效提高。此外，在管理人員方面，現有的管理人員不足，專業性的管理人員比較少。以上問題的存在在一定程度上導致檔案信息化建設工作的開展受到阻礙。

2.2 信息化水平較低

檔案信息化管理的過程中需要科學準則的指導，然而在傳統的企業檔案管理過程中，大部分的重要文檔在電腦當中的存放較為混亂，缺乏科學的分類管理，導致企業在檢索相關信息時花費了大量的時間，工作效率極低。檔案管理信息化水平低會造成企業資源的浪費，為企業帶來一定的損失。信息化水平較低的問題與企業的管理制度不完善有著密切的關系 [4]。

2.3 檔案管理人員業務能力參差不齊

隨著我國科技水平的不斷提升，信息技術也取得了很大的進步，企業對信息化建設工作也越來越重視，從事檔案管理的員工也逐漸增多。因此，企業必須建立一支專業的管理隊伍開展檔案管理工作。但是，目前很多企業的檔案管理人員專業能力不強，業務水平參差不齊，無法高效地開展管理工作。同時，有些企業的檔案管理人員是兼職的狀態，人員變動頻繁，進行工作對接的過程中經常出現信息遺漏的問題，大大降低了檔案管理工作的效率。

2.4 重視程度不夠

現階段，企業在進行檔案管理信息化建設時，相關領導還沒有認識到該項工作的重要性，這就對檔案管理信息化建設工作形成很大的阻礙。有一些企業雖然建立了信息化檔案管理平臺，但是沒有重視對平臺的更新與維護，對平臺運行的穩定性造成了很大的影響 [5]。

2.5 檔案管理信息化的配套設施不夠完善

我國企業開展檔案管理工作的過程中，普遍存在檔案管理部門人員流動性大的問題，而且檔案管理部門的配套設施不完善，導致很對檔案材料的收集和整理不夠全面，而且有部分企業的管理層對這項工作不夠重視，落實程度不夠，導致檔案管理工作的效率不高 [6]。

3 企業檔案管理信息化建設的創新路徑

3.1 樹立正確的建設理念，充分認識檔案信息化建設的重要性

現階段，對于企業的領導來說，想要使其了解檔案信息化建設的重要性，必須從兩個方面著手：首先要對企業的領導進行專業培訓，企業領導必須充分了解企業信息化建設內容，雖然不要求具備很高的專業性，但是應該要有所了解，只有這樣，才能推動企業檔案信息化建設進程，才能夠對員工進行更好的管理。其次要讓企業領導認識到檔案信息化建設緩慢對企業的危害性，讓其時刻保持較高的警惕性，督促檔案信息化建設工作的開展，進而提高企業的檔案管理水平。

3.2 增強基礎設施建設

現階段，隨著我國科技水平的不斷提升，信息化技術的發展為社會的不同行業帶來了很大的便利，同時進一步推動了企業的發展與進步，特別是在管理中應用信息化技術，能夠提升企業的工作效率。因此，企業應當重視檔案信息化管理的基礎設施建設，提升建設力度，同時要注意做好后續的系統維護工作。在開展信息化建設的過程中，要注重基礎設計，選擇先進的硬件和軟件，更新落后的管理設備和管理軟件，通過對基礎設施的積極改進使檔案管理工作滿足社會發展需求，最大限度地發揮檔案信息化的作用。此外，企業應當加大資金投入，不斷對檔案數據庫進行完善，增強數據信息的安全性，通過完善的硬件和軟件設施不斷優化管理系統[7]。

3.3 加強文書處理和歸檔的數字化管理

文書管理作為基礎性工作，其效率與檔案管理工作成效有著緊密聯系，企業現階段已經普遍應用計算機進行文件登記工作。要想進一步提升工作效率，就需要對傳輸文件結合批辦次序在局域網當中進行傳閱，同時對催辦時間進行預設。如果文件無法按照預定時間規劃，催辦程序就會向承辦人發送提醒信息。在完成文件處理以后，系統還會自動安排預歸檔，確保文件材料準確且完整歸檔。

3.4 注重檔案管理團隊建設

對于檔案管理團隊的建設工作來說，首先需要對工作人員進行專業培訓，主要包括信息技術、網絡技術、計算機技術及企業軟件等方面的培訓，以此提高工作人員的綜合素質。同時，要提高檔案管理人員的工作責任心和安全意識。其次要積極引進檔案管理信息化方面的專業人才，要求他們不僅掌握足夠的檔案管理知識，還要熟悉信息化技術，同時對相關法律法規也要有較全面的認知。通過以上措施，不斷完善企業檔案管理人員結構，切實提升企業檔案管理信息化建設水平。

3.5 構建科學的檔案管理體系

信息技術對檔案信息化建設工作有著十分重要的作用，能為其提供有力的技術支撐。因此，企業應該對信息化技術予以重視，對檔案建設與管理工作進行創新，結合自身實際情況建立健全檔案管理制度，規劃好檔案的歸檔時間與保存時間，進而使資料得到更好的保存。在對檔案資料進行整理與保管的過程中，應該對相關工作流程進行規范，將管理責任落實到個人。同時，應該對檔案工作方式進行創新，構建科學的檔案管理體系，使企業檔案資料可以得到充分利用，通過信息化技術使檔案資源得到進一步整合，進而提高企業管理效率。

3.6 健全檔案管理信息系統

結合企業檔案信息化管理實際情況，需要構建統一的檔案信息化管理系統，并在前期把采集到的檔案數據信息錄入系統當中。該系統在設計方面，應當將數據采集加工、信息查詢、系統維護、系統幫助及用戶權限分配等子模塊進行組合，同時通過互聯網技術實現檔案管理系統和企業不同部門之間的互聯，以此達到檔案信息自動化管理的目的。在這當中，數據采集加工模塊包括不同業務部門的數據信息，而信息查詢應當結合不同用戶的權限配置予以其相應的查詢范圍。系統維護主要是讓檔案后臺管理人員應用的，可以幫助他們結合系統后期運行時出現的問題進行更新與維護。

3.7 保障檔案數據的安全性

在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，由于大部分工作是在網絡中進行的，所以保證檔案數據的安全性是非常重要的。企業需要采取相應的安全措施，相關工作人員也需要時刻保持警惕性，通過數據備份及身份認證等方式防止黑客與病毒對信息系統的侵害。企業應當建立健全檔案網絡信息安全制度并予以落實，提升檔案管理信息化建設的質量和效率。此外，企業需要確保硬件設施的運行安全，要定期對服務器和網絡運行狀態進行檢查，還要完善數據備份工作，防止受外界因素影響造成數據丟失。企業需要重視網絡安全問題，通過在網絡平臺設置報警系統、及時處理網絡安全問題及提高防火墻技術水平等方式提升檔案管理工作的安全性。系統的技術人員要設置用戶使用權限，避免用戶超越權限操作，落實身份認證工作。

3.8 構建數字化檔案信息數據庫

在檔案信息化管理過程中，要想讓檔案管理工作人員在海量的信息數據迅速、便捷地查找到想要的檔案，就一定要對數字化檔案信息數據庫進行科學化的設計和建設：①檔案工作人員應當借助計算機技術和互聯網技術把紙質檔案轉變為數字化檔案。②結合相應的規范對信息化處理的檔案信息、資料進行調整與優化，建立數字化檔案目錄數據庫，讓檔案信息變得更加清晰，讓工作人員能夠明確查找方向，進而能夠快速、便捷地查找資料，同時可以緩解辦公系統內存不夠的問題。③根據檔案管理信息化的內容實施科學的檔案分類管理，將檔案劃分成不同類別，建立具備一定開放性的檔案信息數據庫，以此達到檔案共享的目的，讓不同部門之間的檔案實現互通共享，進而讓檔案的應用價值得到提升。比如，工作人員在進行數字化檔案信息數據庫的建設過程中，通過電子設備對紙質檔案進行掃描，同時把所有的檔案錄入數據庫，然后根據檔案類型進行科學的分類，工作人員在查找資料的過程中只要輸入關鍵詞就能夠立即獲取相關內容。

4 結語

綜上所述，企業檔案能夠對企業的管理決策、資金周轉、技術改進、人員管理等工作進行真實且全面的記錄，這對于企業來說是非常關鍵的。檔案管理信息化建設能夠使檔案管理工作的模式、流程得到較大程度的優化。現階段，隨著信息技術和互聯網技術的不斷發展，企業檔案管理信息化建設的水平對企業的發展具有重大的影響，檔案管理信息化工作已經成為未來企業檔案管理的主要發展方向。

參 考 文 獻

[1]劉娟，萬諾諾.新時期企業檔案信息化建設思考[J].辦公室業務，2019（24）：109.

[2]王志平.新形勢下企業檔案管理信息化建設研究[J].產業與科技論壇，2019，18（23）：260-261.

[3]李智玲，耿麗麗.企業檔案信息化建設的機遇與挑戰關鍵研究[J].財富時代，2019（11）：179-180.

[4]趙林華.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內外，2020（2）：16-17.

[5]李薇.探微新時期檔案信息化建設與檔案管理思考[J].辦公室業務，2020（1）：60-61.

[6]胡林波.新時期事業單位檔案管理的創新思路探究[J].科學咨詢（教育科研），2018（9）：3.

[7]戴麗紅.大數據技術在事業單位檔案管理中的應用研究[J].中國管理信息化，2018，21（18）：180-181.