數(shù)據(jù)化在檔案管理中的探索與實(shí)踐

摘 要：數(shù)字時(shí)代檔案管理工作發(fā)生了較大的變革，尤其是大數(shù)據(jù)成為社會(huì)發(fā)展主流的今天，檔案管理工作更是與智能化、數(shù)字化等特征緊密聯(lián)系在一起。進(jìn)入數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作在面臨越來(lái)越多機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著諸多挑戰(zhàn)，本文從數(shù)字化、智能化等關(guān)鍵詞出發(fā)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)化模式進(jìn)行思考和分析[1]，探索可以實(shí)現(xiàn)更加高效檔案數(shù)據(jù)化管理模式和路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)化;探索;實(shí)踐

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2021.03.039

本文著錄格式：徐松.數(shù)據(jù)化在檔案管理中的探索與實(shí)踐[J].軟件，2021，42（03）：136-138

Exploration and Application of Digital Data in Archives Management

XU Song

（Qinghai Institute for Endemic Disease Prevention Andcontrol， Xining? Qinghai? 810021）

【Abstract】：Archives management have been happened huge reform in digital times ，especially big digit as the mainstream of social development ，when the archives management are related with the intelligent and digital closely. The archives management are faced with many chances as well as many challenge in? digital times . The model of digital data in archives were thought and analyzed to probe the more effective management and pathway of digital data in archives with application on? the intelligent and digital in this paper.

【Key words】：archives management;exploration;practice;digital

0前言

數(shù)字信息時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)了全新的視角，也帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。對(duì)于企事業(yè)單位而言，針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化管理模式構(gòu)建，能夠更好的幫助企事業(yè)單位發(fā)揮檔案價(jià)值，更好的滿(mǎn)足廣大用戶(hù)的需求。進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，檔案管理部門(mén)及其工作人員應(yīng)積極突破自身屏障，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案管理事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，充分發(fā)揮和利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及人工智能等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行調(diào)整，勇于創(chuàng)新，不斷提高數(shù)字化檔案管理水平。

1檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建過(guò)程中存在的問(wèn)題

總體來(lái)看，檔案數(shù)據(jù)化進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)期，對(duì)檔案的管理模式、服務(wù)方式、質(zhì)量效率等方面提出了新的要求，對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理是先將歸檔范圍內(nèi)的文件材料收齊之后再按照規(guī)定處置[2]，近年來(lái)在企事業(yè)單位轉(zhuǎn)變觀念，在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)化模式方面進(jìn)行了諸多有益的探索，尤其是在信息化數(shù)據(jù)運(yùn)用已成為主流模式的今天，檔案信息資源的查詢(xún)、獲取更加快捷高效。但是在檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建過(guò)程中還存在逐多問(wèn)題。

1.1重視程度不足

在數(shù)字信息時(shí)代，建立電子信息檔案已成為發(fā)展的主流趨勢(shì)，相關(guān)部門(mén)和地區(qū)應(yīng)適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，利用新路徑加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)據(jù)化開(kāi)發(fā)和轉(zhuǎn)化，以期望提升檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案資源的潛在優(yōu)勢(shì)。但是，現(xiàn)實(shí)工作中部分檔案管理部門(mén)和工作人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)化重要性的認(rèn)識(shí)不足，在電子檔案的意識(shí)上還不夠。

缺乏對(duì)電子檔案的重視，在電子檔案管理中還存在著制度不健全、操作不過(guò)關(guān)、轉(zhuǎn)化利用效率低等問(wèn)題。這樣就存在一旦對(duì)大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等應(yīng)用不到位，就會(huì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、遺漏、重復(fù)情況，以致影響信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，究其原因在于檔案管理上層機(jī)構(gòu)對(duì)檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建重視程度不足，認(rèn)識(shí)不到位。

1.2資源投入不足

檔案信息資源具有來(lái)源多元、內(nèi)容豐富、信息散布、數(shù)據(jù)繁雜等特性，對(duì)檔案部門(mén)的檔案信息管理控制能力和開(kāi)發(fā)利用能力提出了很高的要求[3]。因此檔案數(shù)據(jù)化模式的構(gòu)建需要投入大量的人力、物力、財(cái)力等綜合資源。在資金投入上，檔案機(jī)構(gòu)缺少專(zhuān)項(xiàng)發(fā)展資金;在設(shè)備投入上，一些檔案機(jī)構(gòu)缺乏基本的檔案保存、管理設(shè)備，更談不上相關(guān)保障和高效運(yùn)行;在檔案管理技術(shù)上，檔案管理人員缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、攝影識(shí)別技術(shù)等缺乏規(guī)范性與深入性運(yùn)用，更缺乏相應(yīng)的專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)，以致無(wú)法發(fā)揮出信息技術(shù)應(yīng)有的成效;在人才資源投入少，缺乏高技能、復(fù)合型檔案數(shù)據(jù)管理人才的培養(yǎng)，就區(qū)域劃分上也存在人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理、不均衡現(xiàn)象。

1.3制度管理不到位

從現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀分析檔案數(shù)字化管理制度可知，現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理制度還存在著不健全、不完善的問(wèn)題，且缺少必要的標(biāo)準(zhǔn)性、程序性和一致性。對(duì)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)制度建設(shè)調(diào)查情況可知，大多數(shù)在數(shù)字化建設(shè)方面還沒(méi)有建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，即使有部分檔案管理機(jī)構(gòu)指定了內(nèi)部管理制度，但大多數(shù)也只是停留在表面、流于形式，制度的執(zhí)行、落實(shí)、監(jiān)督不夠，監(jiān)督管理手段滯后，導(dǎo)致在實(shí)際工作中部分管理工作人員和存儲(chǔ)、歸檔等操作人員出現(xiàn)流程不規(guī)范、把關(guān)不嚴(yán)格、操作不合理等問(wèn)題，以致在檔案數(shù)字化建設(shè)上常常會(huì)出現(xiàn)失誤。

1.4安全保障不到位

檔案數(shù)字化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)變過(guò)程。實(shí)行數(shù)字化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)的安全性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，檔案管理工作人員在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)應(yīng)充分保障檔案信息的安全性。具體實(shí)踐已證明，檔案數(shù)字化管理過(guò)程中最為常見(jiàn)的問(wèn)題之一是檔案數(shù)據(jù)安全性問(wèn)題，對(duì)該問(wèn)題出現(xiàn)的成因分析可知，一是檔案信息數(shù)據(jù)在大數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)存在信息泄漏、攻擊篡改、人為刪除等風(fēng)險(xiǎn)外，還可能出現(xiàn)逐步失真等問(wèn)題，將會(huì)直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全受到威脅;二是大數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，除數(shù)據(jù)未經(jīng)相關(guān)授權(quán)私自使用和被攻擊破壞風(fēng)險(xiǎn)外，還存在關(guān)聯(lián)分析不到位造成數(shù)據(jù)泄漏風(fēng)險(xiǎn)提高。

1.5信息服務(wù)不到位

在數(shù)字化時(shí)代下，信息化已經(jīng)滲透到了各個(gè)領(lǐng)域，信息化成了各單位生存發(fā)展的必要條件越來(lái)越多的檔案信息資源形式以電子文件形式表現(xiàn)[4]，在進(jìn)行檔案資源收集、錄入、整理、匯總時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)收集不夠及時(shí)、錄入不夠準(zhǔn)確、整理不夠完善等問(wèn)題，從而導(dǎo)致檔案信息更新不到位、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高和結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單等情況。而在對(duì)檔案資料進(jìn)行收錄后，又存在開(kāi)發(fā)深度與廣度不夠的情況，導(dǎo)致在檔案數(shù)據(jù)信息資源轉(zhuǎn)換過(guò)程中無(wú)法形成高質(zhì)量的信息服務(wù)。且當(dāng)前大部分檔案在內(nèi)容形式上，仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，檔案信息數(shù)字化程度較低，電子檔案的實(shí)際運(yùn)用不充分，造成檔案向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)工作不準(zhǔn)、不實(shí)、不穩(wěn)。就目前而言，檔案資源數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢，自動(dòng)化管理程度較低[5]，存在的主要問(wèn)題是內(nèi)容簡(jiǎn)單、模式單調(diào)、途徑狹窄，在信息化、智能化服務(wù)方面還比較滯后，無(wú)法形成高效的信息服務(wù)機(jī)制。

2數(shù)字時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)化模式構(gòu)建的發(fā)展路徑

2.1加大投入，凝聚合力

從提升檔案數(shù)據(jù)化程度出發(fā)，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)遵循“數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”工作思路，在硬件設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)、人才培養(yǎng)上加大投入，探索開(kāi)展符合各單位實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)化管理模式，依托電子化檔案管理系統(tǒng)，努力實(shí)現(xiàn)所有歸檔文件的一體化、數(shù)字化管理和專(zhuān)兼職檔案員的專(zhuān)業(yè)化培養(yǎng)。國(guó)家和省一級(jí)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)下級(jí)檔案機(jī)構(gòu)多在項(xiàng)目資金、技術(shù)開(kāi)展和人才培養(yǎng)等方面給予更多的支持，多渠道、多方式加快檔案數(shù)據(jù)化管理進(jìn)程，共同破解檔案信息化、數(shù)字化程度不高的難題，奮力開(kāi)創(chuàng)檔案信息管理工作新局面。市縣一級(jí)的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)著重加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化管理軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，做實(shí)檔案大數(shù)據(jù)信息化基礎(chǔ)工作，為全省乃至全國(guó)各檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)器之間的高效對(duì)接奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，以便更好的服務(wù)用戶(hù)在線(xiàn)上便捷快速的進(jìn)行相關(guān)信息查詢(xún)、檢索與提取。

2.2完善機(jī)制，確立規(guī)范

檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極制定、完善與實(shí)際相適應(yīng)的檔案管理辦法和規(guī)章制度，為檔案數(shù)據(jù)化管理提供強(qiáng)有力的組織體系保障與制度機(jī)制支持。在搭建組織機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)秉持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、符合實(shí)際的態(tài)度，重點(diǎn)對(duì)制度建設(shè)的科學(xué)性、合理性、可操作性方面進(jìn)行完善，為指導(dǎo)實(shí)際管理工作提供指導(dǎo)性依據(jù)。在完善制度時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)明確檔案數(shù)據(jù)化管理工作的內(nèi)容、流程、范圍以及各級(jí)管理人員的管理職責(zé)。此外，按照檔案數(shù)據(jù)化管理工作的要求，管理人員也要根據(jù)工作實(shí)際需要對(duì)管理制度進(jìn)行及時(shí)、有效、合理的修訂完善和調(diào)整，不斷優(yōu)化工作流程，以提高每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性和可操作性，從而有效提升檔案數(shù)據(jù)化管理工作成效。

2.3培養(yǎng)人才，提升素質(zhì)

基于數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的全新要求，檔案管理人員應(yīng)注重對(duì)自身的技能水平進(jìn)行不斷提升。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)重視開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)化的培訓(xùn)，做到對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的切實(shí)創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，同步推進(jìn)。檔案機(jī)構(gòu)在對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，還應(yīng)注重對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行更新，即增加數(shù)據(jù)化管理內(nèi)容，包括先進(jìn)的信息技術(shù)，即大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等。在進(jìn)行具體的培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)注重培訓(xùn)形式的多樣性，要能夠從組織成規(guī)模的會(huì)議、管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等，幫助管理工作人員增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，充實(shí)管理經(jīng)驗(yàn)體系。在科學(xué)與充分培訓(xùn)的前提下，在更多新技術(shù)的支持下，檔案管理工作人員將逐漸認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)化管理的必要性與現(xiàn)實(shí)性，也更加能夠在管理過(guò)程中根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)對(duì)管理內(nèi)容、管理方式等進(jìn)行調(diào)整，從而能夠充分發(fā)揮出人才在檔案價(jià)值發(fā)揮中的引領(lǐng)作用。

2.4創(chuàng)新手段，升級(jí)發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，管理工作人員應(yīng)注重對(duì)當(dāng)前的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，以保證檔案本身的作用真正被發(fā)揮出來(lái)。在創(chuàng)新檔案服務(wù)模式時(shí)，檔案管理人員應(yīng)首先對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度挖掘，在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，檔案數(shù)據(jù)的自身價(jià)值可以被分類(lèi)，并可以在創(chuàng)新應(yīng)用視角下對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，形成全新的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容服務(wù)體系，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案知識(shí)服務(wù)框架的優(yōu)化。在創(chuàng)新服務(wù)方面，應(yīng)確保具備層級(jí)完善的檔案管理組織結(jié)構(gòu)，政府應(yīng)提倡信息高度公開(kāi)，不斷提高檔案信息對(duì)用戶(hù)的個(gè)性化服務(wù)與用戶(hù)新需求的滿(mǎn)足感。在具體創(chuàng)新時(shí)，則要從信息檢索方式、檔案利用模式以及個(gè)性化信息服務(wù)方式等方面加以改進(jìn)，確保檔案數(shù)據(jù)信息資源供給質(zhì)量，形成覆蓋范圍更廣的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)格局。

3結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前我們已經(jīng)邁入了一個(gè)全新的時(shí)代，數(shù)字時(shí)代的來(lái)臨奠定了檔案數(shù)據(jù)化管理工作的穩(wěn)固根基，在此背景下，檔案管理工作必然朝著智能化和數(shù)字化的方向發(fā)展。作為檔案管理工作人員，要能夠?qū)Ξ?dāng)前國(guó)家的相關(guān)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行全面了解，由此研判檔案管理工作的發(fā)展方向，制定檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃。國(guó)家、政府和基層機(jī)構(gòu)應(yīng)形成合力，并分別意識(shí)到在檔案數(shù)據(jù)化管理工作中自身可能存在的問(wèn)題，具備較強(qiáng)的解決問(wèn)題的意識(shí)，共同商討，在不斷實(shí)踐中豐富經(jīng)驗(yàn)。檔案管理工作人員在進(jìn)行具體的數(shù)據(jù)化管理時(shí)，可以從以下方面出發(fā)，即加大投入、完善制度、培養(yǎng)人才、信息管理與服務(wù)改善這五個(gè)角度，全面推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理工作進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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