淺談糧食和物資儲備系統電子檔案管理現狀及改進措施

文/張丹丹

（作者單位：國家糧食和物資儲備局辦公室）

近年來，國家政務信息化進程不斷加快，各機關政務信息化成效顯著。電子檔案作為檔案信息化的重要組成部分，是管檔治檔能力的首要體現，是機關辦公效率的重要影響因素，因而電子檔案管理也被推上了快車道。

筆者通過對糧食和物資儲備系統各機關、單位電子檔案管理現狀進行調查研究，綜合分析電子檔案管理方面存在的問題，結合問題對癥下藥，提出解決措施及建議。

糧食和物資儲備系統電子檔案管理情況

隨著無紙化辦公的大力推進，各單位線上辦文進度顯著加快。但有的線上辦文，因客觀原因被中斷，使得公文由線上轉為線下繼續運轉，導致線上流程不能形成閉合鏈條，無法形成完整的電子文件，最終也就不能形成電子檔案。

此外，糧食和物資儲備系統利用辦公內網工作而產生的電子郵件，政府網站中的網頁信息、公務郵箱以及政務微博、微信客戶端等產生的電子文件尚未進行規范整理、歸檔。

1.電子檔案來源少。一是有的單位電子公文流程不完整，不能形成閉合口，受其完整性影響，不能形成電子檔案；二是電子檔案種類較少，收集不齊全，目前多數單位室存電子檔案只有部分會議活動產生的錄音、錄像、照片等音像檔案；三是公務郵箱產生的郵件、政府網站的網頁信息、微博、微信等社交媒體產生的電子文件未進行歸檔。

2.電子檔案整理有待規范。各單位能夠參照檔案主管部門制定的電子檔案管理制度中的相關要求進行簡單整理、歸檔，但各單位還沒有制定專門的電子檔案管理制度，對電子檔案的“收、管、存、用”尚未提出具體要求，致使電子文件存儲格式不一，嚴重影響電子檔案管理水平。

3.電子檔案保存環境有待改善。一是電子檔案存儲設備不達標。有的單位原有光盤柜老舊，安全性能減弱；有的單位沒有光盤柜等音像檔案裝具，僅使用五節保密柜進行保存。二是電子檔案未進行異地異質備份。如發生突發事件危及電子檔案安全，電子檔案極有可能被完全損壞，極大威脅電子檔案安全。三是檔案庫房管理水平待提高。因辦公用房緊張等因素，各類檔案只能存放在同一庫房內，無法進行分類管理；另外，庫房內溫濕度測量等配套設施設備不健全，無法掌握電子檔案保存的適宜溫濕度，不利于電子檔案的安全保管。

4.電子檔案管理系統建設進程需加快推進。目前只有國家局等少數單位建設了電子檔案管理系統，運行情況較好，但電子檔案管理系統只具備紙質檔案數字化數據的管理功能，尚未暢通電子公文歸檔渠道，與電子公文系統的有效銜接還需進一步加強。

加強糧食和物資儲備系統電子檔案管理的幾點措施

1.制定電子檔案管理制度，確保收集齊全完整、整理規范有序。按照《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件要求，結合自身工作實際，制定電子檔案分類方案，確保各類電子檔案應交盡交、應收盡收；制定電子檔案管理制度，對電子檔案的收集、整理、保管、利用提出具體要求，切實保障電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。

2.改善電子檔案保管環境，確保存儲安全可靠。按照《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13 號）要求，配備符合要求的光盤柜、監控設備、防火防盜設備、溫濕度測量設備等設備，有條件的單位還可以配備電子檔案獨立用房，切實改善電子檔案存儲環境；做好電子檔案異地異質備份，確保電子檔案安全。

3.完善電子檔案管理系統功能，確保利用高效便捷。一是已建設電子檔案管理系統的單位，應繼續完善電子檔案管理系統的各項功能，便利電子文件歸檔，便于線上利用電子檔案；同時應持續做好紙質檔案數字化數據的掛接，確保電子檔案管理系統運行流暢，數據更新及時，做到電子檔案管理系統利用的高效便捷。二是未建設電子檔案系統的單位，應爭取一切資源，加快建設進度，確保電子公文及時歸檔；同時還需加快紙質檔案數字化進程以及相關數據掛接到電子檔案管理系統的進度。

4.加快電子公文全流程辦理進程，確保電子公文歸檔無縫銜接。應繼續加快推動辦公自動化進程，各單位文檔部門應結合工作實際，建立健全電子公文管理制度，提出保障措施，切實加快電子公文歸檔。

5.加強人才隊伍建設，確保電子檔案管理水平穩步提升。國家局方面，建立完備的“專職+兼職”檔案工作體系，配備具有較高理論知識水平和較強實踐能力的工作人員負責檔案工作，通過參加國家檔案局組織的電子檔案管理培訓、檔案協作組的業務交流等形式，不斷提高檔案人員業務素養。垂直管理局方面，應建立“專職+兼職”檔案工作體系，對基層處負有檔案監督、指導和檢查職責的單位還應建立“專職+專職”的檔案工作體系，按照垂直管理機構檔案管理體制，積極參加地方檔案局和國家局組織的檔案業務培訓，多渠道學習交流，切實提升糧食和物資儲備系統電子檔案管理水平。