大數據環境下建設項目電子檔案“來源可靠”的保障措施

郝麗欣 楊中慶

（1.山西省高速公路綜合行政執法總隊，山西 太原 030001；2.福建華閩通達信息技術有限公司，福建 福州 350001）

大數據、區塊鏈、人工智能等新技術的快速發展及應用，為電子文件管理從數字化向數據化轉型提供了技術條件和法律環境，推動了各行各業檔案信息化、智能化發展的普及與縱深發展。電子文件管理是檔案信息化進程中的核心工作，在建設項目電子文件管理實踐中存在種種缺陷。如何保障建設項目電子檔案“來源可靠”，保證項目電子檔案的憑證效力，是建設項目電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力的重要保障。

一、系統安全可靠

安全可靠的系統環境是決定建設項目電子文件質量的關鍵因素。根據國際上通用的劃分標準，電子文件生命周期主要是三種類型的系統，分別是業務系統、電子文件管理系統和電子文件長期保存系統。項目電子文件管理系統與業務系統的交互方式宜采用嵌入模式，嵌入式是指把電子文件管理功能嵌入到已有的業務系統中，在業務系統內開發完善的電子文件管理功能，使得電子文件管理功能作為業務系統最底層的管理功能。按照經典的文件生命周期理論，可以將電子文件管理環節分為電子文件生成、電子文件歸檔及移交。結合電子文件的管理環節，對保證電子檔案“來源可靠”中的“系統安全可靠”提出具體要求。

（一）電子文件形成

1.生成內容固化的電子文件

項目電子文件作為業務過程的數據載體，電子文件數據主要來源于質量數據庫、進度數據庫、費用數據庫及安全數據庫中，這些數據庫可以通過統一的工程結構主數據，實現數據的集中管理和關聯。數據庫系統中的數據通常是頻繁更新且可以重復利用的。在同一工程劃分節點下，系統應通過內置的標準工程用表、填表規范及引用規則，實現從海量的數據中自動抽取所需要的數據，形成電子文件；為避免電子文件內容、結構及其背景在流轉的過程中造成信息缺失，文件格式由流式文件轉換為版式文件，生成內容固化的電子文件。

2.元數據及封裝包形成

系統應按照國家檔案局對文件類元數據管理的要求，在電子文件生成的過程中自動獲取文件數據特征、業務背景信息及簽名信息，作為電子文件形成的背景信息，記錄在電子文件元數據中。這些元數據包括文件創建的背景信息（項目名稱、項目簡稱、工程概算、合同段、單位工程、分部工程、分項工程、工程部位等）、文件創建的時間、文件流轉過程和電子簽名等與背景相關的元數據信息。

元數據與電子文件的關聯關系是維護電子文件管理的關鍵與核心。文件管理國際標準ISO15489指出“文件與元數據的關系可以是嵌入式、封裝、關聯式”，其中最常用的方式是封裝。依據我國已出臺的封裝標準《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T 48-2009），結合已制定的工程建設元數據方案，并結合項目文件的實際特點，添加組合文件、聚合文件的封裝要求。

3.數字簽名

文件業務系統應具備數字簽名模塊。系統用戶角色與私鑰賬號綁定，使用數字證書登錄系統，進入系統時讀取證書并輸入密碼。用戶在文件業務系統辦理文件流轉、報審流程中，通過用戶私鑰進行數字簽名，對表單數據進行完成過程電子簽章的操作，保障形成項目電子文件的組織或者是個人的身份真實有效。

（二）電子文件歸檔及移交

建設項目電子檔案系統應建立面向各個業務系統共同使用的統一數據庫接口和主數據編碼體系。保障質量系統、進度系統、費用系統及安全系統能夠共享及利用電子文件數據，電子檔案管理系統對各個業務系統產生的電子文件進行收集、組卷、歸檔，并可以通過線上、線下移交電子檔案的方式實現建設項目電子檔案快速移交。

二、文件數據溯源

項目電子檔案的數據溯源可以通過元數據中的數據特征及背景信息實現。利用元數據中記載的數據特征信息、業務背景信息，可以追蹤到電子文件數據來自哪份文件、哪張表格，表格中哪幾條數據，進而可以直觀地體現文件數據的來源。

電子文件通過其元數據信息可獲取產生電子文件的背景信息，通過背景信息中可以獲得產生該文件的工程結構部位，在同一工程結構部位之下，追蹤到數據引用的相關文件，進而能夠追溯到文件數據的來源。如圖1所示，同一節點下，質量檢驗報告單中的有關頂面高程數據可以追溯到生成該數據的水準測量記錄表，水準測量記錄表中記錄的是原始數據，繼而可明確質量檢驗報告單中的數據來源，完成對質量檢驗報告單中數據的追溯。

圖1 數據溯源

三、責任者追蹤

通過元數據中的電子簽名信息，實現對文件形成責任者的追蹤。如圖2所示，通過查詢元數據信息中的電子簽名信息，可以追蹤電子簽名的簽名時間、簽名人、簽名結果、證書、簽名算法等信息。通過電子簽名信息，保證了形成電子檔案的組織和個人身份的真實有效，避免了責任不明的現象。

圖2 數字簽名元數據信息

四、結語

大數據的應用及新《檔案法》的修訂為建設項目電子文件管理提供了新的技術支撐和法律環境。建設項目檔案信息化發展的初期往往定位于檔案數字化的發展。隨著大數據等關鍵技術及實踐的成熟與發展，電子文件數字化發展逐漸向數據化的方向發展，并將建立起基于內容真實、準確的電子文件底層大數據平臺。本文在新《檔案法》提出的“來源可靠”條件下，探討了項目電子檔案“來源可靠”的具體要求，在此基礎上提出可操作的文件管理系統要求、文件數據溯源及責任者追蹤的方式。因此，在大數據環境下保障項目電子檔案的“來源可靠”這一要求具有重要的意義。