大數據背景下施工企業檔案管理信息化建設研究

摘 要：隨著人工智能、5G、云存儲等信息技術的進步和發展，施工企業廣泛應用公文、財務、合同、全經營周期管理等業務系統平臺，在經營和發展過程中所產生的電子檔案成倍增加，導致施工企業檔案管理工作的難度不斷加大。大數據時代的到來，為施工企業檔案信息化管理工作提供了強大的技術支撐，運用大數據技術，構建一個信息量大、資源利用率高、數據處理速度快的檔案信息管理平臺，以推進施工企業檔案管理信息化進程。

關鍵詞：施工企業;大數據;檔案信息化;工作策略

檔案工作是施工企業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，隨著社會發展、科技進步，檔案工作正在經受前所未有的考驗與挑戰。檔案信息化工作如何開展、檔案工作如何滿足企業發展需要，是當前迫切需要解決的問題。本文從檔案管理信息化建設的必要性、弊端、建設思路等方面，對大數據背景下施工企業檔案管理信息化建設進行探析。

一、大數據背景下施工企業檔案管理信息化建設的必要性

檔案信息化，是指在檔案管理過程中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理，在利用方面極大地提升便利性。檔案信息化管理模式圍繞“對檔案實體的保管和利用”，全面轉向檔案信息的數字化存儲，并為潛在的需求提供更高效率的服務，最終使檔案工作進一步朝向規范化、數字化、網絡化、社會化發展。目前，檔案信息化建設在我國社會已經取得了共識，建設過程必須遵從文檔一體化、雙軌并行制、確保網絡安全三項原則。

1.首先，大數據即為巨量資料，或稱為海量數據，是指基于對客觀存在的海量數據進行整體性的統籌梳理，分析出內在的規律后，由企業決策者按照新的模式處理相關事宜，以期形成更強的決策力、洞察力，并使企業的業務經營流程得到全面優化。大數據時代的信息處理特點主要集中在五個方面，分別為大量、高速、多樣、價值密度、真實性。

（1）大量。在信息爆炸年代，任何企業均需圍繞海量數據展開分析。如果數據不足，或是因來源狹窄導致總結出的規律不具備代表性，則企業的戰略規劃必然受限。

（2）高速。信息的傳遞速度必須具備“即時性”，如果錯漏關鍵信息，則企業將會失去發展機遇。

（3）多樣。當前，全球經濟形勢雖然錯綜復雜，但經濟一體化是發展的必然趨勢。在未來，傳統認知中“毫不相關”的事物之間，均可能產生“化學反應”，進而形成的新生事物，很可能帶動一個或數個行業的整體變革。

（4）價值密度。大數據時代的市場環境，在宏觀層面趨于穩定，在微觀層面充滿商機。對于企業決策者來說，正確判斷機遇中的價值密度、有所取舍，方可使利益最大化。

（5）真實性。海量數據時代，信息五花八門，企業若要有所發展、決策者若要有所作為，首要工作在于區分信息的真實性。

綜合而言，施工企業為了應對大數據時代帶來的市場競爭模式變革，必須主動且深入探索大數據的實質。否則，企業便會面臨被市場淘汰的風險。

其次，檔案管理信息化發展是時代賦予施工企業的任務，必須高質量地完成。隨著技術的提升及自我定位的轉變，很多施工企業的經營范圍已經擴大至涵蓋工程投資、建設、施工、咨詢、監理、養護、運營等全產業鏈，具體的業務領域包含公路、橋梁、隧道、鐵路、城市軌道、城市綜合開發、市政、房建、電務、水利等幾乎所有類別。面對如此龐大的業務范圍，如果施工企業的檔案管理工作效率仍舊長期停滯在低下水平，則企業的綜合發展速度必然大受影響。因此，施工企業需圍繞投資方式、業務范圍等進行系統性的信息化檔案管理平臺建設，以期在PPP、BOT、政府付費、股權合作等方面，圍繞相關資料進行深度了解，從而為企業決策提供更加合理的依據。

大數據時代，施工企業必須與時俱進，如果在檔案管理方面處于落后狀態，仍然實行傳統的人力或初級信息化管理模式，在對接合作單位時，很可能產生新的問題。因此，大數據背景下，施工企業檔案管理信息化建設勢在必行，沒有任何轉圜余地。

二、大數據背景下施工企業檔案管理信息化建設過程中存在的問題簡析

目前，絕大多數施工的管理者已經意識到建設檔案信息化管理平臺的重要性，并為此展開規劃。

1.在施工企業中，加強對工程成本的管理，不斷降低成本支出具有十分重要的意義

一般而言，工程成本切實降低表明施工企業的活勞動和物化勞動方面確實做到了“節約”，企業的勞動生產率也會得到相應提升。為了進一步減少開支，部分管理者將視線放在檔案信息化管理建設方面，希望減少后續的資金支持。此種行為的弊端在于：（1）檔案管理信息化建設的價值無法在短期內，通過量化的方式予以呈現，但企業發展過程中一點一滴的變化，均與檔案信息化管理息息相關。比如，圍繞檔案，總結歷史工程中可提升之處，梳理合同條款制定過程中存在風險的內容等，均會使企業的整體運行逐漸規范化。如果降低檔案信息化建設與管理方面的固定支出，短期內施工企業表面上不會出現任何“不良反應”，但隱患早已埋下。（2）檔案信息化管理必須借助電子計算機和互聯網。如果減少資金，導致管理軟件無法及時更新，或是硬件存儲設備等未能定期接受檢查，一旦發生網絡安全或是硬件設備損毀等事件，則施工企業的檔案資料很可能出現不可逆轉的丟失，進而為企業未來的發展蒙上陰影。

2.檔案管理信息化建設過程較為盲目，未遵循三條基本原則

（1）成語“狡兔三窟”的道理同樣適用于檔案管理，即任何文件資料均需有紙質版的原件以及電子檔案。其中，電子檔案需復制多份，分別存儲于施工企業檔案管理部門的硬件存儲設備以及移動存儲設備中，當其中一項設備出現故障時，還可通過另一存儲空間實現調用，避免施工企業的業務運行受到影響。（2）紙質檔案與電子檔案之間的“雙軌并行機制”在實際運用時，往往在一些細節之處發生問題。在大眾的認知中，通過電腦整理并打印文檔的過程具備較高的精確度。但實際上，人們常用的word、wps辦公軟件，均建立在后臺程序代碼穩定運行的基礎上。一旦軟件本身出現故障，很可能在不知不覺間出現不為人所知的問題。比如，通過掃描方式，將紙質檔案錄入為電子檔案時，一些手寫的數字或符號很可能被程序軟件判定為“非目標符號”，進而為后續的檔案管理工作造成干擾。

在大數據背景下，施工企業檔案管理信息化建設的過程中，需保證足額的資金支持，采用科學、合理的方式，提高謹慎程度、切忌盲目。否則，檔案管理信息化必然流于形式，無法真正發揮作用。

三、大數據背景下施工企業檔案管理信息化建設的可行性思路分析

1.施工企業檔案信息化管理平臺體系構建

（1）檔案管理的應用層。即包含電腦、手機在內的智能設備與檔案管理人員的交互界面。施工企業的管理者在與第三方檔案信息化管理軟件企業開展合作時，務必明確提出“UI交互界面便捷、清晰”的要求，既方便日常操作，也便于與其他合作單位實現目標檔案信息的無障礙傳遞。

（2）具體交互功能模塊。一是安全策略模塊。與電子計算機的智能安全識別策略系統相似，對訪問信息化檔案管理系統的來訪人員授予不同的權限，避免檔案安全受到威脅;二是度量（計算）模塊。前文提到，大數據時代，基于海量數據展開分析，找尋潛藏在數據背后的客觀規律，進而為企業的戰略規劃決策提供高質量的參考。因此，度量模塊的功能性在于，對開源的數據信息訪問、下載的次數及類型等進行統計和整理，可在一定程度上分析出當前市場與施工企業業務開展相關的信息，進而發揮出信息化檔案管理平臺的最大價值;三是用戶評價模塊。廣義的檔案信息化管理平臺，必須具備與用戶交互功能。比如，某施工企業與合作單位圍繞數據信息的傳輸、電子檔案的網上對接等開展工作時，如果己方平臺的可操作性能、權限驗證時間等環節未能達到相應標準，導致信息傳輸失敗，或是權限與功能之間不匹配，則來訪人員可在該模塊進行評價，“督促”施工企業盡快整改。上述三個具備具體交互功能的模塊各自具備獨立的參考數據庫，分別儲存不同類型的信息，避免發生混淆、錯亂等問題。

（3）檔案管理數據存儲模塊。具體交互功能的三個模塊與對應的參考數據庫，僅僅實現對信息的收集和分類整理，尚無法完成信息的深度分析。因此，必須借助檔案管理數據存儲模塊，實現相應的功能。第一，安全策略模塊的相關信息會傳遞至深層信任管理模塊，逐漸圍繞檔案的信息化管理形成規范制度;第二，度量（計算）模塊的相關信息會傳遞至多元信息資源數據分析模塊，使檔案信息化管理平臺的安全級別逐漸完善;第三，用戶評價模塊的相關信息會傳遞至行為評估模塊，進而形成更易于用戶及來訪者接受的檔案信息檢索機制;第四，除了上述三個深度功能模塊之外，檔案管理數據存儲模塊還需具備獨立運營模塊，主要進行符合效應分析，目的在于使施工企業的信息化檔案管理機制不斷更新、水平不斷提升。

2.施工企業檔案管理全面信息化的具體做法

第一，很多施工企業認為，“檔案電子化”的理念在于“積極開展原始電子檔案的歸檔和接收”，希望將來自企業內部及大量外部合作單位的電子檔案完全整合，進而將檔案管理工作從“內部”不斷提升至前端，梳理前端控制理念，并將檔案管理工作的重點放在業務的綜合處理和后期檔案統一管理上。基于現代電子檔案信息化管理原則看待上述觀念，該理念具備可行性和統籌性。并且，對檔案的價值和正確運用、管理做出了新的判斷，以及通過信息化檔案管理過程，施工企業開展業務項目的過程更具系統性。首先，“檔案究竟是什么”——檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的、能夠以多種形式呈現的、具有保存價值的原始記錄。其中，“原始記錄性”是檔案的本質屬性。一般而言，原始記錄作為與事件發生時刻最接近的記錄載體，其真實性最高。因此，將原始檔案完成統一的規劃與整理，實質上是在提升施工企業的內部管理水平。其次，施工企業前期圍繞各項業務進行綜合管理，后期統籌整合檔案的模式，與現代企業經營發展過程中，在內控工作方面采用的全面預算管理制度高度吻合。如此一來，施工企業參與的每一個項目、在每一個環節中的具體工作內容，包含與合作單位簽訂的合同、獲得的施工簽證、增值稅發票等可以作為檔案留存的書面憑證，均會得到整體性的妥善處理，從而實現高質量的檔案信息化管理。

第二，與外部合作單位圍繞檔案管理、信息傳遞等開展工作時，如何設置電子檔案傳輸流程、如何確定電子數據交換接口，相關的標準必須根據實際情況而定。一般情況下，各合作單位之間應該具備統一標準，均需根據制訂的數據規范完成電子檔案的交付計劃。比如，在某項大型市政工程開展期間，承建單位普遍采用如下方式，對電子檔案的填寫、提交等進行規范。首先，具備投標意愿的單位，應該在承建單位或政府相應門戶網站中，下載對應的模板。所有填寫內容均應按照相應要求（包含格式要求）進行填寫。其次，按照規定，將電子檔案納入數據光盤、U盤或其他移動存儲設備中，采用面對面形式完成提交。最后，需要注意的是，盡管施工企業自身可能具備信息化檔案管理平臺，原則上可以通過平臺與平臺之間的網絡對接，實現電子檔案的傳遞。但網絡傳輸的弊端之處在于使用第三方軟件，理論上存在“無法控制的安全威脅”，故必須按照承建單位的相關要求，從安全實際出發，完成電子檔案的傳遞。

3.施工企業強化信息化檔案管理系統的安全措施分析

大數據時代的另一項特性在于，海量數據的面向對象并非單一個體，而是所有人。因此，施工企業能夠獲得何種數據信息資源，其競爭對手同樣能夠獲得。基于大數據背景構建信息化檔案管理平臺后，施工企業固然可以在內部控制工作環節實現提升，但與此同時，面向眾多用戶開放的管理平臺也應采取以下幾項安全措施。

（1）獲得不同權限的檔案網絡平臺來訪者，只能獲得包含其當前層級在內及以下的檔案資料。因此，平臺管理者必須時刻注重搜尋“bug”，防止因程序發生錯亂而導致暫時性或長期性權限混亂問題。

（2）圍繞檔案信息的開發、使用需進行內部梳理。比如，在國家有關政策調整前，施工企業的部分檔案屬于“可開放”范疇，但受政策調整的影響以及企業自身的發展需求，某些檔案將會具備“機密性”。因此，管理人員需要及時獲悉此類信息，完成對開放檔案的全面梳理，對一些特殊檔案進行下限處理，避免關鍵信息外泄。

（3）針對一些機密等級極高的檔案，無論采用何種存儲形式，均應實現“隔絕”，即紙質檔案只應存在于企業的核心保險箱中;能夠連接存儲重要檔案移動存儲設備的電腦必須時刻處于可監控狀態。

四、結語

在大數據背景下，施工企業建設檔案信息化管理平臺迫在眉睫。除了提高常規的檔案管理工作效率之外，圍繞信息化檔案管理模式，企業還可提高內部控制管理工作的質量，從而使企業全面進步。但“信息化”面臨的風險在于，開放平臺不可能“萬無一失”，數據存儲、信息傳遞的過程均面臨風險。因此，系統性強化信息化檔案平臺的管理水平，保障信息安全，是施工企業在檔案管理方面需要重點考慮的新課題。

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（作者單位：中交第二公路工程局有限公司）

基金項目：中交第二公路工程局有限公司2020年度管理創新項目：智慧檔案管理課題（項目編號：ZJRGJ-GL-2020-09）。

作者簡介：韓佳麗（1989—），女，漢族，陜西渭南人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。