事業單位人事檔案管理信息化建設及發展研究

摘 要：檔案管理工作中，各級黨委、政府的組織人事部門管理的人事檔案相對比較規范，信息化程序也比較高。具體工作中，事業單位人事檔案管理也屬于非常重要的一項工作內容，每個事業單位都保管著所有工人、聘干或者是自聘人員的人事檔案及專業技術檔案，一些級別比較高的事業單位都有自己的人事檔案管理權。所以，充分重視事業單位人事檔案管理工作效率的提升，借助現代化技術優勢，通過信息化建設發展不斷創新事業單位人事檔案管理工作開展的方式方法，積極革新管理的理念，與時俱進，促進事業單位人事檔案管理工作有效性的全面提升，充分推動事業單位人事檔案管理更加科學規范的發展。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;信息化

黨的十九屆五中全會提出：加強數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能水平?，F代社會互聯網以及信息化技術的不斷應用普及，事業單位人事檔案管理必須緊跟時代發展的步伐，積極融合大數據、信息技術，充分加強事業單位人事檔案信息化管理建設，有效提升信息數據的采集能力，積極落實高效的信息整理和分析工作，保障人事檔案信息的安全存儲以及合理應用，為事業單位在進行重大管理決策方面提供科學精準的有效信息，充分發揮事業單位人事檔案管理工作的有效性。

一、事業單位人事檔案管理信息化概述

隨著互聯網、信息技術的快速發展應用，事業單位人事檔案管理也迎來了全新的發展挑戰與機遇，應用信息化技術有助于更加科學規范的開展事業單位人事檔案管理工作，信息化技術的充分普及應用充分促進人事檔案管理工作效率的全面改善和提升?；诖髷祿?、互聯網技術的應用普及，事業單位在開展人事檔案管理工作過程中，可以更加快速高效的收集整理人事檔案資料信息，并且計算機技術可以快速實現對于信息的檢索與查詢，相比于傳統的人工檔案管理模式，有效提升了信息查詢檢索的效率，為工作人員減輕了大量的工作負擔，有助于提升事業單位人事檔案信息保管的精準度與可靠性，提升事業單位人事檔案管理工作的綜合效率。積極推動事業單位人事檔案管理的信息化建設和發展，能夠充分展示出事業單位自身發展運營的實際狀況。能夠充分展示出事業單位人員流動的情況，經營發展的規模變化，自身潛在資本的發展變化情況等等，事業單位獲取這些精準信息之后有助于促進其做好進一步的人事管理戰略發展規劃，積極促進人事培訓以及人才選拔晉升與績效管理考評等各項工作有序開展，充分促進事業單位提前做好內部人力資源的管理儲備，加強事業單位自身人力資源管理工作的有效性。

事業單位人事檔案管理工作是根據國家相關法律規范積極履行其自身的社會服務管理職責，有著非常重要的社會價值。從某種角度來看對于整合社會人力資源也有非常重要的積極作用?；趪覒鹇园l展的宏觀角度而言，人才發展戰略的全面落實有助于促進一個國家的快速穩定發展，而事業單位人事檔案管理工作本質上就是積極整合社會人力資源的重要過程，有助于各個單位能夠更加快速高效地推進自身的人力資源管理，加強人力資源整合的有效性提升，有助于促進單位事業的發展進步，因此，必須高度重視事業單位人事檔案管理信息化建設與發展，充分提升其管理效率，發揮其積極作用和價值。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

1.缺乏創新的人事檔案管理理念和思維

當下我國事業單位人事檔案管理工作組織開展過程中，其依然沿用傳統的管理理念和模式，沒有及時進行創新優化，沒有及時利用當前非常先進的信息化思想以及大數據理念等，同時不夠重視現代信息化、互聯網技術發展的優勢，在檔案管理工作中沒有充分利用其重大優勢，對于人事檔案管理流程和環節缺乏優化與創新，使得事業單位人事檔案管理工作整體流程標準比較僵化，不利于其向動態數據化方向轉變。傳統模式下的事業單位人事檔案管理非常老舊滯后，不能夠滿足大數據時代發展的基本要求，因此當前我國事業單位人事檔案管理工作普遍存在管理技術傳統、低效，服務質量整體水平較差的現實問題，這些都嚴重阻礙了事業單位人事檔案管理的進一步完善和創新發展。

2.存在人檔分離現象

目前，有的事業單位在進行人事檔案管理時，依然通過紙質檔案資料進行收集歸檔，這樣傳統化的紙質檔案很難高效完成信息的及時更新，并且收集整理歸檔整個過程非常復雜，管理效率非常低下，還會造成人檔分離情況的發生，使得事業單位在進行人事檔案管理過程中很難高效完成信息資料的更新，不利于提升改善人事檔案管理的工作效率。

3.檔案管理配套設施不完善

事業單位人事檔案管理工作組織實施過程中沒有建設完善健全的配套設施，基礎設施的不完善使得檔案信息無法實現及時有效的更新，同時在信息交流互通時也容易存在障礙導致傳遞效率不高，這些也使其難以充分保障檔案資料的充分完整與安全。而且，缺乏足夠完備的檔案管理配套基礎設施，使得事業單位人事檔案資料管理面臨著非常大的潛在安全風險，很多不法分子會通過檔案管理系統中的漏洞和薄弱環節進行一些非法操作，如通過植入木馬等病毒侵擾，造成數據發生泄漏等不安全問題，難以有效保障事業單位人事檔案資料管理的安全性與保密性。

4.檔案管理人員素質有待提升

事業單位人事檔案管理工作也需要專門的工作人員具體操作實施，然而當下很多事業單位在人事檔案管理方面配置的工作人員綜合能力和素養水平并不高，很多員工受到傳統檔案管理理念的限制和影響，缺乏對于新事物的接受能力，對于現代化的信息技術與大數據技術認知不足，而且并未真正參與過具體的專業技術實操的訓練和學習，使得事業單位人事檔案管理信息化建設發展進程難以有效推進，工作實施過程中容易發生失誤和疏漏，不能有效保障事業單位在進行重大決策時需要精準可靠的數據信息依據的實際需求。人事檔案管理工作表面上看起來非常容易，然而實際操作過程中其實是需要具備非常強的專業理論方法來實現檔案管理的科學規范性的，專業方法和技巧有助于促進檔案管理模式的有效完善與完整。然而這個行業的工作環境、待遇整體水平并不高，因此大部分專業出身的人員主觀上并不傾向于選擇事業單位人事檔案管理工作，也因此事業單位為了充分滿足該崗位的人員需求，會選擇通過內部派遣調用的方式配置一些經驗相對豐富的老職工負責這項工作，或者有的事業單位通過招聘一些具備類似從業經歷的人員負責該工作，這樣組建起來的檔案管理隊伍缺乏足夠的專業性，因此也在很大程度上嚴重阻礙了人事檔案信息化建設發展的重要進程。

5.各地的事業單位人事檔案管理存在一定差距

我國由于各個地區以及城市存在顯著的地域性差異，因此事業單位人事檔案管理工作的開展落實也存在著相當顯著的差異性特點，有時候還會發生人事檔案意外丟失的情況。地域之間進行人事檔案管理的系統平臺并未實現有效的互通共享，也使得檔案在進行傳遞交流的時候容易造成損壞和丟失。人工手動錄入整理人事檔案信息的傳統模式也在很大程度上阻礙了事業單位人事檔案管理信息化發展的有序推進。

6.人事檔案利用率低

目前我國在人事檔案的具體使用方面比較被動，人事檔案資料由于其具備極強的保密性，大部分事業單位都忽視了對于人事檔案資源的合理開發與應用，檔案通常只是保管于特定的單位和機構，一般在真正需要的時候人們才會進行相關信息的查閱檢索，而長時間的積累使得檔案信息越來越多，逐漸失去其原本的應用價值，傳統儲存檔案資料的方式，使得檔案管理的綜合效率非常低下，也導致事業單位人事檔案管理信息化建設發展的整體效率比較低。

三、事業單位人事檔案管理信息化的實現路徑

1.加強事業單位人事檔案信息化管理意識

有效保障事業單位人事檔案信息化建設發展的目標實現，事業單位的領導必須高度重視人事檔案的信息化發展與建設，積極加強多方面的資源支持力度與投入力度，充分完善事業單位的綜合管理機制，落實人事檔案管理工作的科學發展規劃。第一，要不斷強化人事檔案日?；囊幏豆芾怼Ｊ聵I單位應當安排專門的工作人員負責人事檔案的日常管理工作，發揮個人自身的潛在能力，積極創新，充分保障事業單位人事檔案日益朝向信息化管理方式發展轉變。第二，事業單位要高度重視對于專業人事檔案管理人才的引進和培育。領導層必須重視加強人事檔案管理工作者的日常專業能力培訓學習以及考評管理，積極培育人事檔案管理人員主動革新檔案管理的思想和理念，通過運用科學高效的人事檔案管理手段和方式，積極促進管理人員不斷提升崗位專業技能與理論基礎，提升其職業道德素養，加強事業單位人事檔案管理的有效性提升。事業單位人事檔案管理信息化建設與發展進程的有效推進離不開領導層對該項工作的充分關注，必須高度重視具體工作人員的專業度提升和培養，以充分保障日常工作的順利有序推進。加強業務能力提升培訓，不斷提升人事檔案管理工作者的專業技能和職業素養，積極落實工作考核管理制度，促進其不斷優化個人工作的方法和技能，促進內部人員良性競爭，不斷提升個人工作的責任心和自覺性，主動學習掌握先進的計算機應用技術，有效發揮個人的能力優勢，促進事業單位人事檔案管理工作不斷朝著信息化的發展方向有序推進，提升事業單位整體的信息化管理認知和意識。

2.完善人事檔案管理信息化基礎設施配置

事業單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現代信息化的基礎配套設施，想要充分促進檔案管理的創新、優化與完善，積極打造全新模式的人事檔案管理規范，不斷豐富人事檔案館的內部資源，必須積極完善健全其信息化基礎配套設施，加強事業單位在人事檔案管理方面的電子化發展，促進軟硬件基礎配套設施的及時配備和完善，不斷加強其檔案管理的基礎信息化建設，有序構建事業單位人事檔案信息化的網絡管理平臺，不斷提升其管理工作的現代化可操作性，完善其系統建設與發展，積極落實事業單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數據信息處理方式有助于改善因為傳統人工錄入整理方式的效率問題，節省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學化與規范化，電子化檔案管理的平臺系統和傳統紙質檔案管理的方式有效融合，為事業單位人事檔案管理加上了雙保險，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。

3.搭建事業單位人事檔案管理系統

為了充分促進事業單位高效落實人事檔案管理的信息化發展與建設，事業單位內部必須積極打造專門的人事檔案管理系統，充分利用大數據技術手段的優勢，對于非常重要的檔案資料應當利用先進的電子掃描技術以及計算機技術等，加強有關人事檔案資料信息的及時更新完善，充分落實檔案動態化信息管理舉措。事業單位人事檔案管理系統平臺的建設和完善，能夠充分保障對于人事檔案的日常使用管理，如檔案借閱及時有效的記錄，快速進行人事檔案信息的查詢和檢索，充分加強事業單位人事檔案管理的智能化應用，提升其自動化管理效率，有效增強事業單位人事檔案管理的效率和效果。

4.提升信息化檔案管理系統水平

事業單位人事檔案管理要實現高效有序的信息化管理目標，必須要落實有效完善的信息化管理的平臺系統。通過科學有效地加強事業單位信息化管理系統的建設與完善，有效提升人事檔案管理工作者高效收集、整理、查詢、檢索檔案資料信息的效率，保障高效有序的信息整合效率。人事檔案信息化管理平臺搭建完成之后，人事檔案管理部門必須要積極學習規范化操作技術和方法，快速實現對于電子化、信息化系統的熟練應用，最大化的實現工作模式的變革與創新，有效改善人事檔案管理人員工作的有效性，提升工作質量，保障最大化的工作成效。充分提升人事檔案信息化管理系統的利用能力，針對紙質檔案資料信息，必須及時轉變為電子信息錄入系統進行有效存儲。信息化管理系統能夠充分實現對于人事檔案信息的錄入整理、保管、查閱檢索等基本功能，大數據全面普及應用的當下，必須積極提升信息化數據信息系統利用的效率，及時錄入更新檔案資料，提升信息管理利用的綜合效率。針對人事檔案信息中有關個人隱私的資料信息，必須落實權限加密的設置措施，充分保證不傷害他人的合法權益，提升人事檔案信息使用的科學性和安全性。

5.加強人事檔案信息管理的安全性

事業單位人事檔案管理的信息化建設與發展目標的實現，必須重視其信息管理的安全性，要制訂落實科學合理的管理制度，做好基本的安全管理標準和規范，結合我國有關法律法規，努力完善其信息安全保障機制。檔案信息的查閱管理必須遵循制度管理規范，做好數據信息存儲備份管理，完善檔案數據信息的恢復系統，有效提升事業單位人事檔案信息安全存儲和使用。對于事業單位人事檔案管理工作者必須積極落實有效的信息安全培訓學習，提升管理人員的保密意識，充分重視對于檔案信息的安全管理和應用。

6.提升事業單位人事檔案管理人員素質

事業單位人事檔案管理的信息化發展建設離不開專業的管理人員，因此必須高度重視對于專業人才素養的培育和提升，人事檔案管理人員除了要具備檔案管理方面的專業基礎能力，還要積極學習提升自身對于信息化技術的應用實踐能力，同時根據檔案管理信息化發展建設的實際需要，重視專業數據管理人才的引進和聘用，加強對于大數據信息的應用和分析，不斷提升事業單位人事檔案管理信息化發展建設的速度和效率。

四、結束語

總而言之，事業單位人事檔案管理必須適應當下社會經濟發展進步的趨勢，與時俱進，通過利用大數據技術的優勢，借助互聯網信息技術手段，促進其信息化管理系統和平臺的有序搭建，充分提升事業單位人事檔案信息化管理的效率，促進我國事業單位人事檔案的管理更加科學高效。

參考文獻：

[1]張艷菊.大數據時代事業單位人事檔案管理信息化建設探討[J].辦公室業務，2018

[2]劉倞源，姚育章，劉禮勇.事業單位人事檔案管理信息化對策研究[J].數字技術與應用，2013

[3]褚麗娜.現代人事檔案管理信息化建設探索與實踐[J].蘭臺世界，2019

（作者單位：青州市社會保險事業中心）

作者簡介：鐘衛國（1972—），男，漢族，山東青州人，本科，副研究員，研究方向：檔案管理