大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題與推進策略探討

摘 要：大數據時代環境下，積極推動地方高校檔案信息化管理不但可以進一步提高地方高校管理水平，同時還可以加快促進學校管理工作趨向于智能化、現代化。現階段，社會信息化技術廣泛應用，高校檔案信息化管理工作也由此步入新的發展時期，迎來了重大挑戰以及機遇，如果能夠實現檔案管理信息化目標，則可以使檔案管理工作效率顯著提升，為地方高校的各項工作打下堅實基礎。但是由于目前國內地方高校信息化檔案管理工作存在諸多問題，必須要通過科學化的方式進行妥善處理，從而進一步提高地方高校檔案信息化管理水平。基于此，本文圍繞大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題與推進策略展開深入探析。

關鍵詞：大數據時代;地方高校;檔案;信息化管理

信息化檔案管理是檔案管理工作深化改革過程中一個發展方向，信息化檔案管理工作涉及的信息規模非常龐大，可以為檔案使用者提供非常全面、詳細的檔案信息量。現階段，高校信息化檔案管理建設仍處于探索階段，運用合理化的方式對該方面問題進行妥善處理是地方高校推進檔案管理建設工作過程中的重要途徑。由于各方面因素的影響，國內地方高校檔案信息化建設工作的發展時間相對較短、起步較晚，并且在檔案信息化管理方面存在諸多問題，如信息化基礎設施比較落后、人才信息化管理意識淡薄等。在大數據時代深化變革的環境之下，地方高校檔案管理必須要切實滿足數據時代轉型發展需求，扭轉傳統檔案管理工作理念，加快推動檔案信息化基礎設施建設工作，對各項資源進行整合，優化創新檔案信息化管理機制。近幾年，隨著高等教育體制改革逐步深化，地方高校學生的人數占比越來越高，無論是檔案數量，還是檔案種類、來源、內容均越來越多，并且檔案形式逐漸趨向于多元化、復雜化，檔案工作在學校管理工作過程中變的愈發重要，檔案信息化建設已經成為地方高校發展過程中亟待解決的一個問題。

一、大數據時代地方高校檔案信息化管理的內涵以及重要性

1.地方高校檔案信息化管理的內涵

高校檔案主要是指高等學校在開展教學、科研、管理以及其他活動過程中所形成的信息數據，包括聲像、圖片、文字等一系列內容，是高校中的重要信息資源，其不但可以充分、全面的展現高等院校的教育教學水平，同時還是切實維護高校面貌的一項重要工作。加快推動檔案管理信息化是檔案管理工作開展過程中的核心，其中檔案管理信息化主要是指通過現代化數字技術、計算機技術、網絡技術等，對檔案信息資料進行整理分析，從而實現對檔案資料的科學化、合理化應用，實現檔案信息共用共享的目的。高校檔案信息化建設主要是為了提高檔案資源的利用率，結合學校實際發展需求，大規模建設計算機網絡，對照片、紙質檔案、音頻資料等進行數字化建設。高校檔案管理信息化建設是中國高校推動數字化校園建設過程中的核心內容，同時也是實現檔案資源向數字化、信息化轉變的一條重要途徑，可以有效提升中國高校檔案資源的利用率，其最終目的是加快推動中國高校館藏信息資源數字化，對傳統檔案管理工作進行轉變，為學校、社會等各方提供高質量服務，推動高校檔案工作逐步趨向于規范化、數字化。

2.地方高校檔案信息化管理的重要性

其一，提高檔案管理工作的實際效率，嚴格控制各項管理成本。對于國內諸多高校來講，檔案管理是非常重要的一項工作，檔案管理工作水平將會對檔案資源的價值產生直接影響，同時還極有可能會阻礙高校管理現代化發展進程。地方高校檔案資源相對比較豐富，但受到管理模式、存儲空間等一系列外部因素的嚴重影響，導致檔案資源未得到充分利用，資源存在分散，并且管理成本也非常高，利用率較低等。開展檔案信息化管理工作時，借助信息技術可以優化創新檔案管理模式，把分散的檔案信息資源進行整合，實現統一化管理。一方面能夠有效提升檔案信息管理效率，防止出現檔案由于長期管理而產生丟失、錯亂等問題，保證檔案信息資源的完整性，使檔案資源的價值得到進一步提升;另一方面實現檔案信息數字化的目的，還能夠對檔案管理過程中的成本進行嚴格管控，提高檔案資源利用效率。

其二，提升檔案信息質量以及各項決策的合理性。地方高校制訂管理決策時，為了保證所制訂決策的完整性以及合理性，實現資源的有效配置，提高資源利用率，那么首先要進一步完善與豐富各類信息資源。檔案信息資源具備諸多突出優勢，如來源廣泛、可靠性相對較高、種類豐富等，而地方高校在制訂決策的過程之中，也會將這些檔案信息資源作為一項重要參考。積極推動檔案信息管理還能夠提高高校所制訂決策的合理性以及科學性，同時還可以利用現代化數據對相關分析技術進行深度挖掘，提高各項信息技術的價值，為高校各個部門的決策制訂提供重要參考。

其三，增強檔案社會服務能力，滿足檔案信息發展時日益多元化的需求。檔案信息化服務實質上是檔案管理工作在發展過程中的一個主流方向，可以有效滿足檔案管理方面的實際需求。在傳統模式下，檔案管理工作服務范圍非常有限，并且各類檔案資源的價值沒有充分展現。而實現檔案信息化管理之后能夠從本質上處理檔案查詢、利用等諸多層面所存在的約束，為高校各個部門提供高質量服務，進一步拉近高校、用戶間的交流，發揮相應的功能。

二、大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題

1.檔案管理思想落后，管理意識淡薄

在大數據時代環境下，地方高校若想實現高校信息資源現代化，那么必須要高度重視檔案管理工作，但是由于各方面因素影響，中國諸多高校并不重視檔案管理工作，高校領導階層缺乏對檔案管理的正確認知，未從宏觀層面對檔案管理在學校工作過程中的重要地位進行分析。同時，高校一些檔案工作者也存在墨守成規、不思進取等一系列問題，這些人受到傳統思維觀念影響，在檔案管理工作方面不求創新，只求安于現狀。高校的領導人員、檔案管理工作人員并未深刻認識到檔案管理工作的重要性以及必要性，管理意識相對比較薄弱，對高校檔案管理信息化產生了不利影響。另外，國內諸多高校的檔案管理工作人員并非專業人士，甚至一些人員并不是通過嚴格招聘而來，絕大多數檔案管理人員均沒有經過專業化、系統化教育或者培訓，沒有掌握檔案管理方面的理論知識，而且實際操作技能相對較低。在一些二級學院中，甚至沒有配備專門的檔案管理人員，而是由教學管理人員兼任，并且變動十分頻繁，正是由于兼職，導致檔案管理工作水平相對較低，影響了檔案管理工作的發展。所以，必須要根據檔案管理工作的實際狀況，根據目前中國經濟社會發展狀況，制訂合理、完善的檔案管理工作方針，強化相關管理人員的意識。

2.數字化向數據化轉化不夠，檔案信息化管理系統兼容性不強

高校在推進檔案數據建設工作的過程之中，檔案數字化檔案是一項重要工作，如果沒有數字化工作作為重要支撐，那么檔案數據化建設更是無從談起。對于大部分高校檔案管理工作來講，其檔案資源均以紙質檔案、磁盤、照片、音頻資料等為主，雖然近些年隨著科學技術的發展，國內各大高校也在積極推動無紙化辦公，電子化檔案逐步增多，但是數據收集、收據管理工作仍不夠規范合理。檔案數據化實質上就是檔案數字化的一種拓展，若檔案數字化是指通過計算機對檔案進行處理，則檔案數據化則是指充分應用檔案信息資源，但是國內諸多高校的檔案管理部門在開展各項工作的過程之中，僅僅注重檔案數字化工作的發展規模，并不會對其價值進行分析，進而導致檔案數據化成果質量、作用等受到嚴重影響。所以，在推進檔案數字化建設的過程之中，必須要樹立堅定、正確的檔案數據化理念，數字化資源均應當向數據化進行轉變，確保檔案成為具備較高價值的數據。在具體實踐操作的過程之中，國內諸多高校均結合自身實際發展狀況建構了一套檔案信息管理系統，但是由于該系統一般是由檔案館或者有關部門自行構建，并沒有實現與學校其他部門有效對接，存在兼容性較差的問題，并且檔案信息資源無法在學校各個部門之間實現共用共享，造成檔案信息資源的利用率較低，檔案資源的收集、整理成本顯著提高，對檔案信息化管理效率造成不良影響。

三、大數據時代地方高校檔案信息化管理的推進策略

1.轉變觀念，樹立現代檔案管理意識，加強信息化人才隊伍建設

從嚴格意義上來講，檔案實質上是一種具備較高價值的資源，而開展檔案管理工作的核心便是使檔案資源的價值、服務質量得到進一步提升。大數據時代下，地方高校應當根據自身的實際發展狀況以及需求，積極應用現代化管理模式，消除傳統檔案管理模式的弊端，認識到檔案管理工作的重要性，把檔案作為一項具有較高價值的財富，對檔案信息化管理工作給予密切關注。與此同時，還必須深入貫徹堅持新型發展理念，將大數據思維引入到檔案管理工作過程之中，促進檔案數字化建設，對現有檔案資源進行整理，對檔案資源的價值進行挖掘，拓寬檔案服務功能，推動檔案管理工作趨向于現代化、專業化。同時，還要高度重視信息化人才隊伍建設工作，對于檔案信息化管理工作來講，其具備較強的專業性，組建一支綜合素質高、專業技術能力強的管理團隊是地方高校推動檔案信息化管理工作過程中的一項重要內容，同時也是國內諸多高校在開展檔案信息化管理工作過程中的重點工作以及難點工作。地方高校在組建專業化人才隊伍的過程之中，需要把檔案信息化人才歸類至人才建設規劃領域，積極引進檔案信息化人才，并通過多元化的方式進一步提升檔案管理者、工作人員的信息素養，從而為進一步推動檔案信息化管理工作提供重要保障。

2.加快整合檔案信息資源，提高檔案信息管理效能

從本質意義上來講，檔案信息資源整合就是從多個維度、多個層面挖掘檔案信息資源的價值，從而妥善處理檔案管理部門與其他部門之間在溝通交流過程中所存在的復雜化問題，在推動檔案信息資源共用共享方面發揮著重要作用。在對檔案信息資源進行整合的過程之中，主要可以從兩個方面入手，一是必須要做好頂層設計工作，結合學校實際發展狀況，制訂檔案信息資源整合規劃，并通過合理化的方式推動信息共享機制的建構，確保學校每一個系統與學校其他系統進行對接，如人事系統、教務系統等，真正意義上實現信息資源的共用共享，確保檔案信息資源可以為各個部門的決策制訂提供重要參考。在業務方面也必須要實現協同對接的目的，從而是為檔案信息資源的整合奠定良好基礎;二是高校在開展檔案管理工作中，還必須要引入大數據技術，結合實際需求整合檔案資源，并挖掘其中所蘊含的價值，找出不同資源之間所存在的關聯性，然后從多個維度對資源進行剖析，挖掘資源中所蘊藏的實際價值。同時，為了進一步提高檔案資源的價值，地方高校還應當充分考慮用戶的實際需求，對服務方式進行優化創新，通過微信、微博等各種網絡服務平臺開展多元化的檔案服務，擴大檔案資源的應用范圍，充分發揮檔案資源的價值，逐步提升檔案管理水平。

四、結束語

總而言之，隨著中國科技水平的提升，社會上的各個行業均在發生著重大變化，而地方高校檔案管理工作也因此而產生了重大變革，即逐步趨向于信息化、智能化，工作效率大大提升，并且檔案資源的價值得到充分展現，但是也要正視檔案信息化管理工作過程中所存在的問題，妥善處理、積極完善各項規章制度，進而提高我國高校的檔案信息化管理水平。

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（作者單位：昭通市檔案館）

作者簡介：張仁芬（1973—），女，漢族，云南昭通人，副研究館員，本科，研究方向：檔案信息化