新形勢下航天企業檔案工作的轉型與創新

田紅

摘要：隨著航天事業的高速發展，航天檔案在服務科研生產、經營管理等中心工作中發揮了強有力的支撐保障作用。面對航天科研生產模式向數字化、網絡化、智能化轉型的新形勢，檔案工作也將發生巨大變革。本文在分析航天企業檔案工作現狀及問題的基礎上，從發展思路、制度體系、管理模式、信息化管理等方面具體闡述了檔案工作轉型與創新的對策和建議。

關鍵詞：航天企業 檔案工作 轉型 創新

隨著網絡和信息技術的飛速發展，大數據、云計算、人工智能的研究應用越來越深入，無紙化辦公、數字化研制、信息化管理越來越普遍，這些都對檔案工作產生了極其深刻的影響，帶來了巨大的挑戰。檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管理檔案實體到管理檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到深度共享的變革過程。在全面推動數字航天建設大背景下，如何認清形勢、把握重點、精準發力、規范管理，通過轉型創新實現檔案工作高質量發展，是新時代賦予航天檔案部門的新使命。

一、航天企業檔案工作面臨的問題

（一）信息系統建設規劃不足

隨著信息技術的快速發展，航天企業在數字航天戰略的指引下，大力推動科研生產、經營管理的信息化水平。由于檔案信息化建設前期規劃不足，對各系統產生的電子文件管理問題缺少充分的考慮，電子文件歸檔功能未全面嵌入業務系統流程，加之元數據信息不完整、系統架構差異、檔案部門與信息化部門尚未形成合作意識和治理思維等因素的影響，檔案信息化項目工作長期游離于企業信息化規劃，造成各系統之間數據共享難度大，增量電子文件智能化歸檔困難，電子文件前端控制和電子檔案管控能力凸顯不足。

（二）制度體系建設有待完善

航天企業檔案規章制度體系主要包括檔案管理標準、檔案工作規章制度、檔案工作實施細則。當前，隨著檔案制度體系不斷優化完善，航天企業基礎標準制度、業務技術標準制度基本健全，但覆蓋面有限，與當前檔案工作轉型發展配套的制度編制不及時，如電子文件歸檔與電子檔案管理要求、電子文件采集的元數據標準、數字檔案館建設規范、電子文件鑒定保存的技術規范等，在一定程度上制約了檔案工作的創新發展。同時，隨著數字化研制進程的加快，三維模型、產品電子數據包等數字化載體大量產生且廣泛應用，但此類文件歸檔的技術和方法研究力度尚且不夠，缺少配套制度的指導。

（三）檔案管理模式有待創新

隨著計算機的普及和應用不斷發展，電子文件應運而生，航天企業通過實施產品數據管理（PDM）、OA公文等業務系統，實現了文件的網上生成、編輯、審批和受控，紙質文件和電子文件按照業務流程雙軌制流轉，進行雙套歸檔。近年來，在建設數字航天的背景下，科研生產和經營管理活動相關文件的形成、管理、存儲和使用呈現出數字化、網絡化、智能化的鮮明特點，電子檔案正面臨從雙套制向單套制的轉變，并將成為未來電子檔案管理的新常態。面對數字環境下單套制歸檔的優勢日益突顯，航天企業傳統的紙質載體檔案管理模式顯然已不適應當前及未來檔案管理的需要。

（四）檔案信息化管理水平有待提升

整體來看，航天企業電子檔案管理系統應用相對落后，現有電子檔案管理系統覆蓋度較低，整體應用水平參差不齊，無法有效支撐海量檔案數據的管理要求。目前，大部分單位檔案部門的檔案業務流程還處于信息化的初級階段，與各業務系統的集成率低，沒有建立起一套覆蓋全業務流程的數字檔案綜合管理平臺，尚未實現數據貫通。雖然部分單位已開展數字檔案館建設，實現了核心業務系統的電子文件管理與歸檔，但檔案資源開發利用所發揮的支撐作用不足，與未來發展的智能化、知識化管理存在一定差距。

二、航天企業檔案工作轉型與創新對策

（一）明確檔案信息化建設的發展思路

檔案信息化建設是一項長期、復雜而艱巨的工作，涉及信息網絡、標準規范、安全體系、人才隊伍、資金保障等一系列工作。這些工作的開展需要以明確的指導思想和原則為依據，統籌考慮，納入規劃；統一標準，有序推進；突出重點，分步實施。當前，在數字航天建設的大背景下，航天企業應加強對檔案信息化相關理論的研究與探索，緊跟檔案工作轉型的時代要求，立足長遠，切實將檔案信息化工作規劃納入單位信息化整體規劃統籌考慮。應明確系統建設的總體要求，將電子文件管理和電子檔案管理要求納入業務系統建設的需求分析和方案設計中，從源頭實現業務系統電子文件的自動化管控，為實現檔案工作轉型升級奠定基礎。

（二）建立健全檔案規章制度體系

航天企業應充分借鑒國內外各行業檔案規章制度體系的建設情況，結合航天企業特點和檔案工作發展需求，建立檔案規章制度體系，對制度體系內容進行頂層設計、總體布局，同時做好制度的修訂、完善，主要包括：組織管理制度，如檔案工作管理辦法、檔案機構工作職責等；業務類管理制度，如航天檔案門類相關制度、電子檔案管理制度等；技術類管理制度，如安全保密制度、鑒定銷毀制度等。面向業務的迫切需求，按照急用先行的原則，加強各類專門檔案標準的建設，完善檔案標準門類，如：對于CAD設計文件、三維模型、試驗數據等特殊格式的文件，建立基于模型、數據的電子文件的歸檔與電子檔案管理制度；對于數字檔案館建設需求，建立數字檔案館實施與管理、系統運行、數字化等系列標準規范；面對檔案信息資源開放與共享利用的需求，建立檔案開放鑒定制度。

（三）探索單套制管理模式轉型

當前，航天企業正在積極推進信息化管理體系、數字化科研生產、經營管理體系建設，檔案部門必須抓住機遇，順應檔案工作要實現全門類、全流程、全方位數字化轉型的要求，探索單套制管理模式。在體系建設方面，應根據航天企業的實際情況建立健全有效的安全保障措施，明確清晰的安全責任機制和完備的檔案安全預防控制體系。同時，建立一套電子文件管理的標準和規范，規定電子文件的形成、流轉、利用、歸檔、保存等工作要求，使單套制管理模式有據可依。在技術手段方面，參與信息系統接口規范的編制，加強歸檔電子文件的前端控制，明確檔案管理系統與業務系統的接口方式、元數據要素、電子文件的傳輸要求和規則，實現文檔系統設備和格式的相互兼容，保證電子文件的真實性和安全性。在業務管理方面，加強對電子文件歸檔方式和措施的深入研究，拓展檔案管理系統在文件收集、整理模塊的應用，提升檔案前端控制水平，實現對電子文件應收盡收、應歸盡歸。在優先開展型號產品電子文件單套制管理的基礎上，將電子文件歸檔要求逐漸轉向其他業務系統，逐步擴大范圍和推廣應用。

（四）多途徑提升檔案信息化管理水平

1.信息技術與管理轉型融合發展

航天企業在開展檔案信息化建設過程中，應緊跟技術潮流，以大數據、人工智能等新技術的應用和檔案管理流程優化、模式轉型為支撐進行設計和布局，通過技術與管理的有效融合實現檔案工作的創新與發展。當前，航天企業紛紛開展數字檔案館建設，檔案管理系統作為數字檔案館建設的核心，功能設計非常關鍵。為此，必須從系統整體設計入手，著眼于未來海量檔案數據和數字資源管理利用的需要，采用大數據框架的數據管理機制，實現所有歸檔數據的存儲和管理，為檔案利用、數據服務、挖掘利用等提供良好的數據基礎和技術支撐。同時，充分體現未來利用服務功能拓展和優化的需要，在數據采集、管理、存儲、利用等環節，增加人工智能技術的應用，諸如人臉識別、圖像識別等技術，實現自動歸檔、智能分類、多媒體影像識別等智能化應用，提升檔案數據的處理能力，實現檔案管理模式的轉型。

2.資源優化與服務創新協同促進

大數據時代，數字檔案資源呈爆炸式增長，航天檔案部門的作用不再僅僅局限于傳統的檔案保管、查詢利用，逐漸向檔案全業務流程的信息化管理轉變，通過優化資源與創新服務協同促進，推動檔案工作轉型升級。一方面，要豐富和優化館藏，明確各類檔案的范圍，積極推進各類文件材料歸檔工作，加強對重大活動檔案、聲像檔案、實物檔案、珍貴檔案的征集，建成覆蓋廣泛、門類齊全、結構合理、內容豐富、手段多樣的檔案資源體系；另一方面，要創新服務模式，建立與航天科研生產流程以及質量管理要求等相結合的航天檔案利用體系，針對各類需求，建立跨門類、跨單位的檔案利用機制，同時積極開展檔案信息資源的挖掘、分析、提煉，以檔案編研成果、專題展覽、主題宣傳等多種方式，把檔案用活，讓檔案升值。

3.人才引進與能力提升雙線并舉

檔案工作數字化轉型發展需要知識結構更加合理、多學科知識或多種技能兼具的復合型人才作為支撐。首先，航天企業應轉變檔案管理和用人理念，建立人才引進和管理機制，引進計算機管理、信息技術、大數據管理等專業人才，建立配套的考核、獎勵制度，實現檔案工作者隊伍結構的多元化。其次，要建設健全檔案專業人才的培養機制和能力提升的長效機制，加強培訓教育，通過組織開展不同層次的集中培訓、專題講座、實習培訓、業務研討，使檔案工作者能夠盡快提升履職能力。同時，加強檔案專業領軍人才隊伍的鍛煉和儲備，嘗試建立檔案業務主管、檔案信息化主管、檔案副總師、檔案總師等職業發展通道，形成覆蓋檔案工作規劃和信息化發展、檔案核心業務能力提升的全方位檔案隊伍梯隊，為檔案工作融入業務提供體制機制保障。此外，面對航天企業深化改革和轉型發展對檔案工作提出的新要求，檔案工作中要樹立終身學習的理念，努力學習新知識，掌握新本領，強化檔案專業素養和業務技能，努力掌握一定的數據整理與分析、計算機、網絡等多種專業知識，培養良好的數據管理和知識發現能力，面對龐雜的數字檔案資源，能運用自身的專業知識提取、整合為有用的知識傳遞給用戶，以滿足用戶個性化、多樣化需求。

三、結束語

隨著航天數字檔案資源的快速增長、檔案管理與科研業務流程的不斷融合以及數字檔案館建設的深入開展，航天企業檔案部門必須緊跟技術潮流，認真審視新形勢下檔案工作轉型發展的新契機，從思維模式、制度體系、管理能力等方面進行全方位的提升與變革，進而提升檔案工作對科研生產和經營管理的服務支撐能力，為航天科研管理創新和穩定發展帶來持久的動力和有效的保障。

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作者單位：中國空間技術研究院總體設計部