工程圖紙檔案歸檔整理的問題、方法及建議

張莉霞

摘 要：工程圖紙檔案屬科技檔案，專業性較強，在歸檔整理中會遇到諸多問題，其處理方法也各有不同，而相關的檔案整理規范中又沒有十分明確的規定。本文從檔案工作實際出發，結合長期從事工程圖紙檔案歸檔整理工作的經驗，梳理工程圖紙檔案歸檔整理中的問題，并提出解決的方法和建議。

關鍵詞：工程圖紙;檔案歸檔;整理方法;問題建議

圖紙是用標明尺寸的圖形和文字來說明工程建筑、機械、設備等的結構、形狀、尺寸及其他要求的一種技術文件。圖紙檔案作為一種重要的檔案門類，在立檔單位檔案管理工作中占有十分重要的地位，對建設工程的設計、施工、使用、管理和維護等都發揮著極其重要的作用。圖紙除紙質圖紙外，還有電子圖紙，本文著重闡述紙質圖紙的歸檔整理問題。

1 工程圖紙歸檔保存問題

工程圖紙的歸檔保存，在設計、施工、建設單位的日常檔案管理工作中都是十分重要的內容。工程圖紙歸檔保存問題，大致有以下幾種。

1.1 重復圖紙的歸檔問題。多數單位在圖紙設計出來后，會給檔案室歸檔好幾套重復的圖紙。如果對所有重復的圖紙都按檔案整理的要求來整理，要用人工，還要買檔案整理用品和檔案裝具等，會浪費大量的人力、物力和財力。建議檔案室按檔案整理要求整理出一套完整的存檔，如果需要向城建檔案館移交的按城建檔案館的要求增加整理套數，其余的分發各業務部門使用或按資料簡單整理保存備查。

1.2 施工圖的保存問題。好多建設單位認為施工圖只是設計圖，不是竣工圖，工程完工后還會有竣工圖歸檔，施工圖不能反映建設工程的真實情況，沒什么查閱利用價值，因此不想歸檔施工圖。施工圖的保管期限是30年，比竣工圖保管期限是永久要短些而已，況且大多時候也需要在干凈施工圖上加蓋竣工圖章來制作竣工圖，因此施工圖還是需要保存好。[1]

1.3 圖紙修改的保存問題

1.3.1 修改內容少，附有圖紙更改通知單。這種情況，原圖紙上沒有改動，會有圖紙更改通知單歸檔，整理時把圖紙更改通知單與相關圖紙放一起。一般來說，圖紙更改通知單在前，圖紙在后。

1.3.2 修改內容多，另外出圖或成套改動，甚至有幾個版次的修改。這種情況，一般也附有設計變更通知單。整理時另外出圖的把設計變更通知單、新出圖放在原來對應圖紙的前面;如果是成套改動，甚至有幾個版次的，每個版次的修改都要保存。

2 工程圖紙檔案的分類

圖紙檔案的分類建議采用按單位工程分類法，盡量不要按水、電、氣、暖等專業分類法。因為工程圖紙檔案屬于基本建設類檔案，基本建設類檔案的二級類目一般是按單位工程的性質或直接按單位工程來設置的，將來工程完工后進行工程質量認證時也是按單位工程來認證的，這樣分類，屬于一個單位工程的圖紙（包括其他檔案資料）都集中在一起，使用起來也方便。如果按水、電、氣、暖等專業來分，就把相同單位工程的圖紙人為地割裂開了，不利于圖紙的查閱利用。

3 工程圖紙檔案整理方法及建議

圖紙整理，包括圖紙的折疊、組卷、裝盒、編號、編目等。根據《技術制圖復制圖的折疊方法》（ G B /T10609.3??-2009），圖紙折疊有裝訂、不裝訂兩種方式。歸檔的圖紙，多是不裝訂折疊方式，極個別情況是裝訂成冊的圖紙，本文主要闡述不裝訂折疊方式圖紙的整理方法。

3.1 圖紙折疊。檔案人員需要檢查圖紙折疊是否符合標準要求。主要檢查三個要點：圖紙應折疊成幅面為A4、標題欄外露的手風琴式，手風琴式折疊主要是方便大幅面圖紙的展開，使圖紙展開時不容易被撕裂。沒按標準折疊的圖紙再折疊，應盡量保持原有的折痕、最大限度地保護圖紙。

3.1.1 幅面達標或略大略小，能裝入標準檔案盒。圖紙已按A4（或略大、略小于A4）幅面進行折疊，只是沒按手風琴式來折疊或標題欄沒有露出。這種情況，可在原來折痕基礎上進行適當處理，使折疊變為手風琴式，并使標題欄外露。[2]

3.1.2 幅面稍大，不能裝入標準檔案盒。圖紙已按標題欄外露的手風琴式折疊，只是幅面稍大，裝不進標準檔案盒。這種情況，如果大的部分只是多出的圖邊，可以剪掉圖邊;如果多出的不只是圖邊，也不必再重新按A4幅面折疊，可定制稍大的檔案盒來裝。

3.2 圖紙組卷、裝盒、編號、編目。圖紙組卷、裝盒，是指把圖紙按一定的聯系和順序組成案卷，裝入檔案盒，使之有序化的過程。圖紙編號包括編頁號、編序號、編卷號、編檔號，圖紙編目包括編制卷內目錄、編制案卷目錄。

3.2.1 圖紙一盒一卷。此時圖樣目錄可作為卷內目錄使用，圖樣目錄不蓋檔號章、不編序號和頁號，每張圖紙上蓋檔號章、編序號和頁號。檔案信息化條件下，由于要實現對每件檔案的檔案管理軟件系統檢索，[3]就需要錄入每件檔案的信息，因此有適合檔案信息化需要的整理方法：一種是保持原來的整理方法，只把圖紙信息錄入檔案管理軟件系統，供檔案檢索使用;另一種是把圖樣目錄和圖紙都作為檔案來蓋檔號章、編序號和頁號，錄入檔案管理軟件系統，從檔案管理軟件系統中再打印出自動生成的卷內目錄，放入檔案盒。

3.2.2 避免“多盒一卷”。有時一套圖紙比較厚，一個檔案盒裝不下，這時可按圖樣目錄的分頁情況來分卷、裝盒。由于科技檔案每卷（即每盒）內的序號都是要求從“1”開始編的，可把第1盒之后的每盒圖樣目錄里的圖紙序號改為重新都從“1”編即可。如果采取這種方式，還是出現一頁圖樣目錄上的圖紙太厚，不能裝入一個盒子的情況。這時可以再次分裝，同時復印圖樣目錄，在圖樣目錄上劃掉本盒多余的圖紙條目，這樣做圖樣目錄會稍顯雜亂，最好能重新編制卷內目錄。

3.2.3 避免“一盒多卷”。在實際工作中，有些成套圖紙一張或兩張即為一套，每套圖紙都很薄，也沒有薄檔案盒，此時如果每套圖紙都裝一個檔案盒，盒內會顯得很空，也占用有限的檔案柜架和庫房空間。對此，可把幾套互有聯系的圖紙組成一卷，把各套圖紙按圖樣目錄、圖紙的順序依次按套排列好。

4 小結

工程圖紙檔案歸檔原則是保存全建設工程的原始記錄，整理時盡量減少對檔案的損傷，保持檔案的原貌和完整性、系統性、成套性，方便檔案的查找和利用，按這個大原則去進行歸檔和整理，才能保管好工程圖紙檔案。編制科技檔案案卷號時要注意必須是“一盒一卷”，即一盒檔案只能有一個案卷號，任何時候都不能出現“多盒一卷”和“一盒多卷”的情況。