基于RPA技術的會計憑證歸檔流程優化研究

唐玉 張光輝

【關鍵詞】 財務共享; 電子會計憑證歸檔; 流程優化; RPA

【中圖分類號】 F232? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2021）16-0137-06

一、引言

財務共享的未來是數據的自動化、數字化和智能化的集成。大數據[1]、人工智能、移動互聯網、云計算和物聯網等新技術的快速發展，正在促使未來成為一個萬物互聯、開放共享、智能計算的新時代。在財務共享服務時代，企業內外部對信息的質量以及時效性有了更高的要求。隨著信息技術的不斷提升，流程自動化技術進一步提升了財務處理的自動化水平，而被越來越廣泛地應用到了企業的財務流程中。基于RPA[2]的自動化技術使RPA在財務業務場景中得到了廣泛應用，涵蓋了全業務領域需要高頻人工操作的流程，在提升效率的同時提高信息可信度，且已在很多大型企業中得到良好應用。RPA的普及把業務和財務聯系了起來，大大提升了工作效率和財務信息的質量。

隨著企業規模化發展，財務檔案管理是企業財務管理過程中重要的資料管理，對于財務資料的規范整合，不僅能夠將企業經濟脈絡清晰管理，也能夠促進企業的經濟發展。會計憑證是企業進行會計核算的重要依據，及時規范電子會計憑證[3]（即單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證）的報銷入賬歸檔是會計檔案工作適應電子政務發展的需要。基于財會〔2020〕6號文件的要求，規范各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔，對實現會計憑證報銷入賬歸檔全流程電子化等具有重要意義。

本文以中交廣州航道局有限公司為例，以財會〔2020〕6號文件要求為依據，落實電子會計憑證管理，引入RPA技術研究會計憑證歸檔流程優化。對財務共享服務中心會計憑證歸檔管理模式的主要職能和建設構想提出總體思路，認為提升自動化會計憑證歸檔管理水平，需要財務工作與企業當前的管理要求相匹配，財會人員工作職能轉型，從而提升企業工作效率。以會計憑證歸檔為例，探討了企業財務共享服務中心運營問題，總結了傳統會計憑證歸檔管理的問題，著重展開對會計憑證歸檔檢查自動化、會計憑證匹配自動化、會計憑證打印及補掃自動化、分析報告自動化的研究。對會計憑證歸檔存在的問題做了探討和分析，通過改進流程、引入RPA，以達到會計憑證歸檔自動化和提高財務管理效率的目的[4-8]。

二、會計憑證歸檔流程現狀

中交廣州航道局有限公司（以下簡稱“中交廣航局”）由創建于1954年的廣州區疏浚隊發展而來，為中國交通建設集團有限公司子公司。中交廣航局集投資、勘察咨詢、設計、科研、施工、運營于一體，具有國家港口與航道施工總承包特級、市政公用工程施工總承包一級、地基與基礎工程專業承包一級、環保工程專業承包一級、工程設計水運行業甲級、勘察設計和測繪甲級等資質。

然而，伴隨著公司規模的迅猛擴張，中交廣航局財務管理逐漸面臨挑戰，防范財務風險的壓力顯著提升。為實現業務處理效率和財務信息的無縫共享，中交廣航局于2014年建立了財務共享服務中心。通過建立和運行財務共享平臺，使財務組織得以優化，財務流程得以再造，使一些簡單的、易于流程化和標準化的財務工作，包括會計核算、費用報銷、往來核算、資金結算、核算歸檔等，集中到統一的信息化平臺上來，實現集中化管理。但隨著企業規模的逐漸擴張以及賬套的不斷增加，中交廣航局內部會計憑證管理的業務量也呈現上升趨勢，特別是每月月初，賬套關閉后，需要對已完成記賬的憑證、報賬單、銀行電子回單及結算單進行匹配和打印，需要投入專人進行會計憑證歸檔工作，由于系統多、賬套多、數據量大，容易匹配出錯，給會計憑證歸檔帶來了巨大的壓力。財政部等部門發布的《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）要求規范各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔，這對企業現有會計憑證歸檔管理提出了更高的要求。

中交廣航局財務會計憑證歸檔流程業務包含各類會計憑證匹配整理、影像補掃，以及電子會計憑證打印、分冊、入庫等;在會計憑證歸檔流程中存在大量的低效且重復性高的手工環節，諸如會計憑證歸檔狀態檢查、銀行電子回單匹配等;會計憑證歸檔業務存在的痛點問題，正是財務共享服務下需要利用RPA技術優化的關鍵所在。會計憑證歸檔現狀業務流程如圖1所示。

（一） 會計憑證歸檔檢查

在進行會計憑證歸檔打印前，首先需要檢查各賬套會計憑證的狀態是否符合歸檔條件，然后核對會計憑證對應的報賬單、影像附件張數、是否有銀行電子回單和結算單等信息。

由于銀行電子回單和結算單在目前無法直接關聯報賬單，從而導致出納需要逐條核對銀行電子回單和結算單金額與企業賬務數據，并粘貼對應的二維碼，耗時較長，易出錯。同時由于銀行支付數據與企業賬務數據在時間周期、支付模式等方式上的不同，也會造成一定差異，這就給銀行電子回單和結算單匹配會計憑證的工作帶來了很多困難，需要出納與會計以及業務人員進行溝通，增加了業務的溝通成本。另外，會計憑證打印完成后還需要按憑證號順序進行分揀，裝訂成冊，雖然工作內容簡單，但非常耗時，操作煩瑣且易出錯。

隨著報銷業務量的增加，會計憑證歸檔需要不斷增加人力投入和工作時間，給財務管理工作帶來了極大的壓力，這不僅抬高了運營成本，還對業務處理時效帶來了負面影響。根據財會〔2020〕6號文件要求，各類電子憑證作為報銷憑證入賬歸檔，如何提高財務共享服務中心會計憑證歸檔的管理水平，規范各類電子憑證報銷入賬歸檔，現有會計憑證歸檔工作如何改進，迫切需要優化現有工作流程，引入新技術提升工作效率，RPA技術的植入可以較好地提升會計憑證歸檔的工作效率。

（二）系統相關操作

財務共享服務中心建立后，財務域建立了多個平臺及系統，如核算系統、電子報賬、電子影像、銀企互聯、結算系統等。

其中，會計憑證打印歸檔涉及多個系統間的切換操作，特別是在財務共享的服務模式下，會計崗位同時兼管多個賬套業務，會計憑證打印就需要在不同賬套之間頻繁切換、重復操作。

另外，會計憑證歸檔不僅需要實物文件歸檔，同時也需要電子會計憑證歸檔。由于銀行電子回單和結算單是事后單據，所以在業務流程結束后，打印的銀行電子回單和結算單需要進行影像掃描上傳，在這個過程中掃描員需要找出對應的報賬單并在影像系統輸入單據號獲取補掃任務，掃描上傳銀行電子回單和結算單影像，掃描員需要不斷輸入單據號，重復操作多且工作量較大。

在目前的會計憑證歸檔工作中，現有的工作方式造成工作效率沒有保證、操作失誤引起的問題無法避免、人力資源效益無法高質量匹配。對于企業來講，大量簡單重復的工作，其附加值往往較低，此類工作崗位或工作節點占用的人員多，產生的效益低;對于財務人員來講，重復、枯燥的工作不利于個人能力的發揮，崗位吸引力不足導致流動性較高，這類業務為RPA的應用提供了必要性[9]。

三、基于RPA技術的會計憑證歸檔流程優化

（一） RPA在會計憑證歸檔流程中的價值體現

中交廣航局構建財務共享服務中心旨在優化流程，提高工作效率從而實現更大的財務價值。每月財務會計憑證記賬完后，由財務共享服務中心的核算會計對所有的賬套進行歸檔檢查，并對憑證和報賬單分別進行打印，針對付款類憑證，需要出納通過網銀密鑰登錄網上銀行，進行銀行電子回單下載并打印，打印完成后與會計一起進行憑證分類匹配，匹配完成后，由掃描員對銀行電子回單進行影像補掃操作。結算單與銀行電子回單操作類似，也是需要下載、打印、匹配和影像補掃操作;賬套、會計期間也需要核對一致。

會計憑證歸檔業務流程中，跨系統間重復操作多，效率低，易出錯，極大地違背了財務共享服務中心構建的真正意義[10]。因此，需要通過三個方面提升財務共享服務中心效益：一是降低憑證、報賬單、回單/結算單匹配的人力成本;二是提升信息質量，在匹配核對環節，降低錯誤率，提升工作質量;三是優化流程，應當從繁雜的匹配核對環節、大量人工操作、匹配核對缺乏監督等現狀，逐步向解放人力、精簡匹配工作以及提高工作效率的方向進行優化，而RPA技術的引入，恰好為上述問題提供了非常契合的解決方案。

機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）基于預設的編碼及規則，模擬人工操作，通過執行預設的邏輯和規則完成任務，成為高強度工作的勞力補充，是流程自動化的一種信息處理技術，被稱作“數字化勞動力”。它具有非侵入性和靈活配置性，對企業現有業務有較強的貼合度;它是基于明確邏輯及規則進行機器處理的，從而可以用自動化代替人工進行不間斷任務處理;它可以模擬人工操作及交互模擬，從而釋放了大量人力。這幾點能夠很好地彌補會計憑證歸檔流程過程中大量需要人工核對、匹配等工作。會計憑證歸檔流程中有大量重復性的、煩瑣的、規則性環節，RPA技術的引入可以較好地提升整個會計憑證歸檔流程的效率。

（二） 會計憑證歸檔流程優化設計

針對中交廣航局財務共享模式下會計憑證歸檔存在的問題及優化目標，結合RPA技術對中交廣航局財務共享服務中心可能帶來的價值提升，本文在財務共享原有流程的基礎上，設計了會計憑證歸檔自動化流程解決方案。通過對憑證、報賬單、回單/結算單打印流程優化及改進，將RPA技術嵌入到中交廣州航道局會計憑證歸檔流程中，形成會計憑證歸檔全程自動化流程。

1.總體流程優化設計

首先，通過對憑證、報賬單、影像狀態檢查流程進行優化及改進，將使得RPA技術嵌入到狀態檢查核對流程中，形成各賬套憑證打印狀態檢查全程自動化管控;其次，對滿足歸檔狀態的憑證、報賬單、銀行電子回單、結算單進行自動化編排下載及加工處理（如匹配銀行電子回單對應的報賬單二維碼）;最后，按憑證號順序進行憑證、報賬單、銀行電子回單、結算單自動匹配進入打印隊列打印。打印結束后有銀行電子回單或結算單的自動進行影像補掃上傳。如圖2所示。

2.詳細流程優化設計

通過會計憑證歸檔業務詳細流程，可以了解到每個環節涉及的系統和操作。利用RPA財務機器人[10-11]自動化技術，可以模擬財務人員操作，通過對憑證歸檔打印業務的優化及改進，形成了全程的自動化管控。

RPA客戶端，登錄RPA客戶端進行相應的參數配置后，直接運行程序，后面所有的環節全自動化模擬人工操作運行，無需人工干預，直至結束。

首先，RPA運行后通過憑證查詢及報賬單查詢接口檢查是否符合歸檔條件，生成具體的分析報告，報告包括憑證號、憑證狀態、報賬單號、報賬單狀態、影像附件張數、是否有銀行電子回單或結算單等信息。根據分析報告內容，若滿足歸檔條件則自動進入結算系統進行結算單下載并粘貼對應的報賬單二維碼，再進入銀行系統下載銀行電子回單并粘貼二維碼，再進入核算系統進行憑證批量下載，并對憑證進行分割，再進入報賬系統進行報賬單批量下載，并對報賬單進行分割。

然后，通過以上所有的下載及加工處理后，RPA自動對憑證、報賬單、銀行電子回單、結算單進行匹配按順序自動進入打印隊列打印，打印輸出后無需手工分揀。

最后，打印任務結束后，通過影像接口自動上傳補掃銀行電子回單及結算單，并輸出最終的分析報告，根據分析報告可獲取是否打印成功及影像是否上傳成功結果。

（三）解決方案

1.會計憑證歸檔檢查自動化

目前雖建立了財務共享中心，但組織機構復雜、子公司分布國內和國外，各個賬套的憑證量也不相同，財務共享中心無法在月末第一時間獲取各賬套憑證打印歸檔的狀態、報賬單的狀態、影像的狀態，而是通過人工不斷地檢查核對，然后等憑證、報賬單、影像狀態符合歸檔要求時，再進行憑證的打印。

RPA可直接通過各系統接口，獲取憑證數、憑證狀態、報賬單數、報賬單狀態、影像附件數、是否有銀行電子回單和結算單等信息，生成全公司所有賬套下當月的會計憑證歸檔檢查結論分析報告，根據該報告可直接判斷符合歸檔條件的公司和賬套，為后續運行歸檔流程提供了參考依據。通過該結論分析報告，省去了財務人員進入各系統檢查會計憑證歸檔的工作，提高了工作效率。

2.會計憑證匹配自動化

（1）會計憑證打印編排自動化流程

財務人員針對憑證和報賬單進行匹配的操作，是為了按照會計憑證歸檔的要求，對會計憑證的附件進行有效的管理，通過人工的方式匹配，消耗了大量的人力和時間。

通過RPA對憑證、報賬單打印編排，主要是建立一套匹配的對應關系，依據記賬憑證的憑證編號對會計憑證和報賬單進行關聯匹配，生成編排表。然后針對需要打印的憑證和報賬單生成PDF格式文件，同時保存到計算機本地指定路徑。待后續銀行電子回單及結算單關聯匹配完成后，再通過編排表將文件地址推送至打印機程序進行打印，有效地節省人工匹配時間，提高了工作效率。

在會計憑證打印前，建立關聯關系，自動匹配并批量生成PDF文件，存放在指定目錄下。RPA通過模擬財務會計打印操作，登錄核算系統、電子報賬系統進入打印頁面，確認選擇相應的賬套和會計期間，對憑證和報賬單進行批量下載并生成PDF文件。

利用OCR技術，對批量生成的PDF文件進行分割拆分，且拆分后的文件按照已設計好的規則進行命名;再通過RPA，將分割拆分好的會計憑證和報賬單PDF文件地址，存入打印編排表中，便于后續執行打印及財務人員抽檢驗證。

（2）銀行電子回單和結算單下載及打印自動化流程描述

在RPA技術引入前，出納通過登錄網上銀行系統，下載銀行電子回單（結算單的操作與銀行電子回單類似，登錄中交廣航局結算系統進行結算單下載），打印并手工分割銀行電子回單，將銀行電子回單與憑證和付款類報賬單進行打印匹配;通過人工方式下載打印，再到分割處理，手工匹配憑證和報賬單，消耗了人力和時間，同時人工操作難免會出現匹配錯誤的情況。

引入RPA技術后，模擬出納人員下載打印操作，登錄網上銀行，確認并選擇對應的銀行賬號和時間，對銀行電子回單進行批量下載操作，生成PDF格式文件保存到本地計算機。

利用OCR技術，對下載生成的PDF文件進行分割拆分。同時通過RPA調用電子影像條碼的服務接口，獲取報賬單對應的電子影像條碼，將條碼圖片嵌入到銀行電子回單的PDF文件中，導出并生成圖片文件，文件的命名按照已設計好的規則進行命名;將生成好的銀行電子回單圖片文件地址存入打印編排表中，便于后續執行打印及財務人員抽檢驗證。

3.會計憑證打印及補掃自動化

（1）打印隊列推送及異常情況處理自動化流程描述

通過打印編排表，會計憑證、報賬單、銀行電子回單和結算單已經進行關聯匹配，并且需要打印的PDF和JPG格式文件的地址已經存放在編排表中，通過RPA自動化技術，調用計算機的打印程序，將需要打印的PDF和JPG格式文件的地址推送到打印機任務隊列中，打印機會依據推送的信息對文件進行打印，打印的順序準確無誤，避免了人工操作不當引起的返工問題。

在RPA執行打印操作的過程中，需要針對打印過程中出現的各類異常情況（如打印機無墨、缺紙、斷電）及其他異常情況進行判斷及處理。若發生異常，程序意外中斷，則需標記具體哪些任務為已完成，重新啟動打印任務，檢查上次任務是否完成，已完成任務跳過，若任務未完成，則從任務斷點處繼續執行。通過RPA記錄的日志，可以進行異常情況追溯，確保任務的完整性。

（2）銀行電子回單和結算單影像補掃自動化流程描述

針對已經完成打印處理的銀行電子回單和結算單，需要對其影像文件上傳到電子影像系統，人工操作，需要先打印出紙質的文件，再通過掃描員將紙質文件進行掃描，上傳到指定的影像任務單中。

引入RPA技術后，通過RPA模擬掃描員的操作步驟，先核查到影像條碼編號，確認掃描員，并通過掃描員的賬號登錄影像客戶端;通過補掃功能，對銀行電子回單和結算單進行影像補錄上傳。

上傳的文件為前文描述的銀行電子回單和結算單的圖片文件。無需人工通過打印的紙質文件在掃描儀上上傳掃描。這樣既省去了人工操作，提高了準確性，全程操作都有日志記錄，可隨時復查。

4.分析報告自動化

憑證、報賬單、銀行電子回單、結算單打印完畢后，對歸檔過程中的數據收集并輸出明細分析報告，通過對憑證、報賬單、銀行電子回單和結算單的打印過程進行記錄，并更新到結論報告中。通過郵件的方式將完成的結論報告，推送到指定財務人員的郵箱中，便于財務人員進行核查分析。

四、結語

會計憑證歸檔管理是企業財務管理過程中重要的財務核算資料管理，是對財務報銷業務的規范管理。隨著大數據時代的到來，其流程自動化是大勢所趨，RPA等信息技術在企業財務管理中的深入運用，使得財務共享服務中心管理在技術嵌入式改革中也邁向了新的臺階。以“中興RPA”為代表的RPA流程自動化技術，為現階段因系統集成不足，存在大量手工作業的財務共享服務中心提供了自動化解決方案。本文通過分析中交廣航局會計憑證歸檔存在的問題及發展現狀，闡述了會計憑證歸檔流程中的自動化技術應用，著重從流程中涉及到的會計憑證歸檔檢查自動化、會計憑證匹配自動化、會計憑證打印及補掃自動化、分析報告自動化四個環節進行詳細闡述，以期為企業財務共享服務中心會計憑證歸檔自動化提供借鑒與參考，達到企業電子會計憑證管理規范的要求，推動企業向流程管理精細化、靈活化、信息化方向轉型[12]。

【參考文獻】

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