準(zhǔn)備周全 才能萬(wàn)無(wú)一失

耿春芳

甘肅“馬拉松事件”確實(shí)讓人痛心不已，也再次向人們敲響警鐘，在組織活動(dòng)中安全永遠(yuǎn)都是第一位的，沈陽(yáng)匯恒會(huì)議展覽有限公司總經(jīng)理張新宇認(rèn)為，隨著時(shí)代的發(fā)展，尤其后疫情時(shí)代的到來(lái)，作為會(huì)議組織方除了要面對(duì)會(huì)議活動(dòng)中常規(guī)的安全挑戰(zhàn)，更要轉(zhuǎn)變思路，做好周全的準(zhǔn)備工作，迎接新環(huán)境下會(huì)議活動(dòng)中新的安全挑戰(zhàn)，確保會(huì)議活動(dòng)萬(wàn)無(wú)一失。

應(yīng)對(duì)會(huì)議活動(dòng)中九大常規(guī)隱患

張新宇總經(jīng)理從沈陽(yáng)匯恒會(huì)議展覽有限公司多年來(lái)的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)中，總結(jié)了當(dāng)今會(huì)議活動(dòng)面臨的九大安全隱患，分別為會(huì)議場(chǎng)所安全、人身安全、財(cái)產(chǎn)安全、交通安全、參會(huì)人員個(gè)人信息安全、會(huì)議內(nèi)容安全、食品安全、防疫安全、天氣情況安全。這九大隱患普遍存在于會(huì)議相關(guān)活動(dòng)中，為此沈陽(yáng)匯恒會(huì)議展覽有限公司在組織會(huì)議前期都會(huì)成立專門負(fù)責(zé)的會(huì)議小組，安排專人分別負(fù)責(zé)以上安全事宜。

比如針對(duì)會(huì)議場(chǎng)所安全，在會(huì)議場(chǎng)所的選擇上要選擇符合會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)的酒店以及場(chǎng)地，場(chǎng)要符合國(guó)家工商局和消防局等各方面要求，并要提前做好考察工作。

在交通方面，如果需要統(tǒng)一接機(jī)或者接站需要提前和有資質(zhì)的旅游車輛運(yùn)輸公司預(yù)定車輛，并核實(shí)車輛安全情況，如參會(huì)人員自行前往酒店，提前要做好交通攻略，注明從機(jī)場(chǎng)、火車站汽車站抵達(dá)會(huì)場(chǎng)的路線和車次。

針對(duì)人身安全方面，會(huì)議組織方要多做提醒，尤其注意特殊人群，比如老人、孕婦、小孩等特殊群體都應(yīng)該受到更多的照顧。

在提供食品餐食方面，要注意夏季食品容易變質(zhì)，在餐食的選擇上一定要干凈衛(wèi)生新鮮，防止出現(xiàn)食物中毒現(xiàn)象。

要特別關(guān)注天氣情況，會(huì)議期間是否有極端天氣，要積極與當(dāng)?shù)貧庀缶秩〉寐?lián)系，及時(shí)做出調(diào)整和警示。

還有就是老生常談的防疫安全，一定要配備消毒液、溫度計(jì)、口罩等防護(hù)用品，提前要報(bào)備行程綠碼和統(tǒng)計(jì)疫苗注射情況，做到疫情心中有數(shù)。

會(huì)議活動(dòng)相關(guān)組織單位在組織相關(guān)活動(dòng)中會(huì)搜集到很多參會(huì)人員的信息，比如入住需辦理需要登記的身份證號(hào)，以及客人單位職務(wù)電話等，這些信息都需要有專人保管使用，在會(huì)議結(jié)束后，部分信息妥善歸檔或者銷毀，集中化的統(tǒng)計(jì)信息一旦泄露會(huì)對(duì)參會(huì)人以及單位造成隱患，這也是會(huì)議組織單位需要特別注意的。

面對(duì)線上會(huì)議新挑戰(zhàn)

張新宇總經(jīng)理表示上述的九大安全隱患都是常規(guī)角度出發(fā)的，隨著疫情防控的常態(tài)化，視頻會(huì)議、線上會(huì)議與線下會(huì)議相結(jié)合的方式正在成為會(huì)議活動(dòng)的主流，視頻會(huì)議以及線上會(huì)議的逐漸增多擴(kuò)大了會(huì)議影響力的同時(shí)，對(duì)相關(guān)活動(dòng)的組織方來(lái)說(shuō)也帶來(lái)了新的安全挑戰(zhàn)，而當(dāng)前，視頻會(huì)議行業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)狀況不容樂(lè)觀，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)依舊嚴(yán)峻，例如知名視頻會(huì)議應(yīng)用程序Zoom網(wǎng)絡(luò)會(huì)議遭大量黑客攻擊和挾持，美國(guó)FBI因此發(fā)出了警告。如何做到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)議安全是一個(gè)新的話題。這需要企業(yè)自始至終堅(jiān)持安全防范意識(shí)，逐步采取全面、可行的安全防護(hù)措施，把安全風(fēng)險(xiǎn)降低到最低程度。為此她認(rèn)為要從以下幾方面進(jìn)行預(yù)防。

首先，要在驗(yàn)證登陸環(huán)節(jié)把牢入場(chǎng)關(guān)，張新宇建議在線上主持人宣布會(huì)議召開(kāi)后，需要參會(huì)者通過(guò)手機(jī)驗(yàn)證才可以參加會(huì)議，盡量避免直接點(diǎn)擊鏈接就能直接進(jìn)入會(huì)議室參會(huì)，這樣可以從源頭上杜絕其他無(wú)關(guān)人員混入會(huì)場(chǎng)。

其次，要在會(huì)前會(huì)中開(kāi)啟等候室或相關(guān)功能，身份不明的人進(jìn)入等候室等待確認(rèn)身份后方可進(jìn)入。

第三，會(huì)議中即時(shí)鎖定會(huì)議同時(shí)開(kāi)啟會(huì)議水印，避免會(huì)議中的一些文件和鏈接泄露而引起的風(fēng)險(xiǎn)。

第四，線上的視頻會(huì)議能夠被全程錄制下來(lái)，以供以后查看或轉(zhuǎn)錄。這些記錄的存儲(chǔ)位置和保護(hù)方式以及保護(hù)方法非常重要，因?yàn)樵L問(wèn)不當(dāng)或缺乏加密可能意味著敏感信息落入了不法分子之手。會(huì)議中只有主持人授權(quán)參會(huì)者才可以進(jìn)行視頻錄制，最大限度控制會(huì)議信息傳播范圍。

最后，需要注意的是要在會(huì)后及時(shí)刪除會(huì)議中的共享文件，以避免泄露風(fēng)險(xiǎn)。

在策劃中規(guī)避和降低活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

張新宇總經(jīng)理還特別強(qiáng)調(diào)了MICE活動(dòng)中如野外登山、探險(xiǎn)、游泳、漂流、滑雪、極限運(yùn)動(dòng)等高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)問(wèn)題。

首先，在組織活動(dòng)前需要確認(rèn)參加活動(dòng)人員的身體健康情況，部分極限活動(dòng)需要參與者出示相關(guān)資質(zhì)證明方可參加，一般風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)若有年紀(jì)55 周歲以上參與者，應(yīng)提供身體健康證明和體檢報(bào)告。

其次，應(yīng)該為所有相關(guān)人員購(gòu)買相應(yīng)保險(xiǎn)，并提前對(duì)參與者進(jìn)行說(shuō)明，使參與者充分意識(shí)到活動(dòng)的危險(xiǎn)系數(shù)，從而考量自己是否可以參加。

最后，在組織相關(guān)活動(dòng)的時(shí)候一定要配備醫(yī)護(hù)人員，以及專門的安全工作小組人員，在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)后要第一時(shí)間救助傷員，并通知安撫家屬，并及時(shí)通報(bào)相關(guān)情況。

作為會(huì)展行業(yè)的“全專業(yè)”能手，張新宇總經(jīng)理參與過(guò)的會(huì)議安全工作不勝枚舉，她深知只有不放過(guò)任何一個(gè)隱患，才能“萬(wàn)無(wú)一失”。這是MICE人的責(zé)任，更是使命。

編后語(yǔ)

MICE產(chǎn)業(yè)所具有的特殊性決定了安全必然是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，對(duì)于MICE從業(yè)者來(lái)說(shuō)，安全工作是重中之重，不把安全兩個(gè)字放在心上必然要栽跟頭，一場(chǎng)會(huì)議或者活動(dòng)即使策劃得再精心，內(nèi)容再精彩，離開(kāi)了安全一切都是零，為此，MICE產(chǎn)業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化安全管理，提高風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)急處理能力，保障每一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)的安全。