降低人為性風險 積極應對突發事件

姜南

李琰表示，對于會議活動中的安全隱患，主辦機構需要做風險控制，風險控制主要分為三大類：系統性的風險、人為性的風險和策略性的風險。其中，人為性風險比較能夠直觀反映安全隱患問題，可以歸納為兩個維度：物的安全和人的安全。

保障設施與設備的安全

物的安全包括設施與設備的安全。在設施方面，主要指非主承辦機構搭建的設施。比如周邊的建筑物、配套環境、場館自身設計等方面的設施是否能夠充分滿足會議活動的安全性條件。在設備方面，主要指作為承辦機構需要配置的設備。在會議活動舉辦之前，工作人員要心中牢記安全意識，進行消防安全檢查時，需要對線路進行多次排查和檢查，不放過每一處細節。據李琰介紹，在曾經舉辦的一次會議中，工作人員已經在彩排時進行多次安全檢查，但根據公司要求，在開會前約半小時最后做一次全面檢查，檢查時發現一處電線發熱溫度略高，從慎重角度考慮，這根電線必須要換掉，這是一種預案，更是一種安全防范意識的體現。

在戶外活動中，天氣狀況是影響會議活動安全的重要因素。當風力達到一定等級，需要對展板進行加固或者拆掉，待大風過后再重新搭建。這類操作對于主承辦機構影響很大，增加了很多額外成本，但從安全角度考慮，必須這樣處理才能保障活動的安全。

保障施工人員、工作人員和參會人員的安全

人的安全包括施工人員、工作人員和參會人員三大類。施工人員在進行搭建時存在一定的安全隱患。搭建團隊人員的水平和資質是否合格，國家目前在這一方面還沒有一個明確的標準與規定，面對實力參差不齊的搭建團隊，專業性是有待考量的。而公司所聘用的各類工作人員，包括招募的志愿者，在大會現場執行項目時也面臨很多安全隱患，在前期要進行一些安全方面的培訓，比如在場館進行消防疏散通道的安全演練。對于參會人員，主辦機構在參會手冊里會提前做好參會注意事項，包括交通、食宿安排和安全提示的詳細內容。每場大型的會議活動都會面臨人員聚集，主辦機構在做預案的時候，會根據人流的動向做出動線圖，反復推敲，考慮車流和人流的分流問題，盡可能保證現場快速疏散人流，同時可以提升效率和參會人員的體驗度。

做好信息統計，降低活動風險

李琰介紹，判斷一個活動風險的等級通常包括環境條件的可控性、活動規模、人員密度等方面。因此，在組織相關會議活動時，盡量選擇環境條件好、配套設施良好的標準化場地。李琰同時提醒，很多活動中出現的問題其實是前期的數據統計工作沒有做到位，由于信息收集的不確定性導致了判斷的失誤，因此在前期一定要做好信息收集工作，特別是對人員數據進行統計和預測。除了掌握信息的數據之外，還要做好應急預案和組織安全教育和演練，盡量去降低和規避活動的風險。

處理危機公關，遵循五大基本原則

李琰還談到了對于會展行業如何從公關角度應對會議活動中出現的突發事件。她表示，會議活動出現問題時選擇掩蓋事件真實情況，這種處理方式反而會讓事件發展逐漸惡化，這也是被公眾所詬病的。她認為，正確的危機公關處理方式應遵循五大基本原則：積極、主動、冷靜、守信，靈活。首先是及時性。事故發生了要有積極的態度去去搶救或彌補，爭取把損失程度降到最低，避免由于時間延誤造成更多不利后果的衍生；其次是主動處理。相關單位應該主動將信息披露，不及時主動地將信息發布出來，往往會產生不利的輿論聲音，因此，在公關方面應具有主動性；第三是要保持冷靜。在處理危機公關的時候，必須要有一個冷靜的態度，采用合適的方式去處理，選擇經驗成熟的公關團隊，因為有時候第一責任人或當事人往往處于慌張狀態，難免不能很好的應對，處理不當，可能會對企業造成惡劣的連鎖反應。第四，要信守承諾。只有信守承諾，輿論才會認為企業有擔當、有責任感，從而維護企業自身的形象。第五是要靈活。任何一個危機公關都很難去總結，只能把握一些原則，把能預判到的隱患提前做好預案，靈活處理突發事件，所以，危機公關處理是一個高難度的技術活。