文書電子檔案四性自動檢測試探

陳世雄

（中國電建集團福建省電力勘測設計院有限公司，福建 福州 350003）

1 前言

在我國電子檔案施行中，為保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，便于電子文件歸檔以及電子檔案移交、接收和長期保存過程中的檢測，國家檔案局在2018年發布并實施了文書類電子檔案檢測行業標準。目前，中國電建集團福建省電力勘測設計院有限公司（以下簡稱福建院）數字檔案館進行的四性標識，只是手工檢測，工作量巨大，完全沒有利用信息技術實現自動檢測，不能保證檢測的完全正確，應該按照電子檔案四性檢測國家檔案局標準，盡量減少手工檢測，才能保證檢測的有效正確。因此，現四性檢測功能離標準要求還差很遠，需逐步改進完善。福建院數字檔案館文書檔案模塊，前端軟件是中電建辦公自動化 OA系統，文書電子文件由該OA系統提交歸檔。福建院在數字檔案館升級建設前期，依據國家檔案局提出的文書類電子檔案檢測一般要求，以文書類電子檔案為對象，研討電子檔案四性自動檢測規則和方法，為開發實現相應功能的軟件先行試探工作。

2 文書電子檔案四性自動檢測規則及方法

基于國家檔案局文書類電子檔案四性檢測的一般要求，列出如下附表1所示的文書電子檔案歸檔環節檢測項目內容及方法。

表1

3 文書電子檔案實現四性自動檢測功能試探

1）前端軟件元數據采集要求。福建院數字檔案館文書檔案模塊，前端軟件主要是中電建辦公自動化OA系統。該系統生成的原始電子文件為doc、xls等格式，掃描或轉換后數字化文件為pdf、tif等格式。該OA系統提交文書電子文檔歸檔到數字檔案館時，要采集元數據信息。 元數據項項目內容如下附表2所示。2）四性自動檢測功能采用采集的前端元數據信息，自動執行檢測。3）四性自動檢測功能設置有檢測狀態、真實性、完整性、可用性、安全性5個標志位，記錄最新的檢測結果。5個標志位狀態值設置分為未檢測、通過、不通過三種狀態，默認為未檢測。當真實性、完整性、可用性、安全性四項檢測全部通過，檢測狀態則為通過，有一位為未通過則檢測狀態為不通過。4）四性自動檢測時間點定于檔案人員確認接收文書電子檔案從數字檔案館預歸檔庫移到正式歸檔庫時。文書電子檔案在長期保管過程中，檔案人員也可不定期進行的四性檢測。5）系統每次四性檢測自動記錄形成日志。

編號 檢測項目 檢測目的 檢測方法 具體規則1-3 元型數、據格項式數檢據測類檢測格元式數是據否項符數合據要類求型 、檢測對象：電子文-4 設項定值值域域符的合元度數檢據查檢的測數設據定是值否域符的合元值數域據要項求 檢測對象：電子文-5 元數據理項性數檢據測值合檢測元在數合據理項范數圍據內值 是否檢測對象：電子文-6 元含數特據殊項字數符據檢包測包檢測元數據殊項字是符否 包含特檢測對象：電子文-7 檔號規范性檢測 歸檢檔測號歸/檔檔電號子是文否件符編合制規的范檢測對象：卷號冊檢1-8 元數據數檢據測重復性避免業務部子門文重件1-10 內容性數一據致的性電檢子測屬保證電子子屬文性件的內一1-11 元數容據數是據否檢關測聯內保證電容子數文據件的元1-12 說明文件和目錄文復歸檔電檢測對象：電子文件元數據電子文件元數據項進行數據類型和格式檢測：年度：字符型，X位阿拉伯數文件題名：字符型文件日期：字符型，X位阿拉伯數責任者：字符型1件元數據電子文件元數據項進行值域范圍檢測：保管期限：永久、長期、短期密級：秘密、機密、絕密1件元數據電子文件元數據項進行數值是否在合理范圍的檢測：頁數：大于0 1件元數據 電子文件元數據項進行數據值是否包含特殊字符的檢測：1索號/檔卷冊檢索號/檔號格式進行檢測 件元數據 對檔號、文件題名是否重復的檢測。容數據電致性檢測對象：電子文件內容數據捕獲電子文件內容數據的電子屬性信息（計算機文件名、文件大小、文件格式、創建時間等），與電子屬性信息中的記錄的數據進行對比，是否一致。數據與內關聯檢測對象：元數據關聯的電子文件內容數據 依據元數據中記錄的文件存儲路徑檢測電子文件的內容數據是否存在。件規范性檢測 保證歸檔信息包信息組織1-13 信息包范目性錄檢結測構規 結構和內容符1-14 信息包一致性檢測 保證信息包全在一歸致檔 前后完檢測對象：歸檔信合歸檔要求檢測對象：說明文件、目錄文件 檢測備考表、卷內文件目錄是否符合。檢測對象：電子文件文件夾名稱、歸檔信息包目錄結構 檢測文件夾結構是否符合規范等息包采用數字摘要對比方法對歸檔信息包一致性檢測檢測。歸檔前計算歸檔信息包的數字摘要，接收時重新計算數字摘要并和歸檔前的數字摘要進行對比。完整性檢測2-1 總件數相符性檢測 保證實歸際檔接電收子數文量件相數符量 和檢測對象：電子文件總件數 統計電子文件總件數，并與歸檔登記表中登記的數據對比。2-2 總字節數相符合性檢測保證電子文件字節數和實際接收字節數相符檢測對象：電子文件總字節數統計電子文件字節數，并與歸檔登記表中的字節總數對比。2-3 元數據項完整性檢測完整性 2-4 元數據必檢填測著錄項保證電子項文的件完元整數性據 必填檢測對象：電子保證電子文件元數據項的檢測對象：電子文件元數據 判斷電子文件元數據項是否存在缺項情況文件元數據 檢測元數據必填項是否為空可用性檢測3-1 信息可包讀中性元檢數測據的 保證電子文常件讀元取數據可正 檢測對象：歸數檔據3-2 目數標據數可據訪庫問中性的檢元測保證電子文常件訪元問數據可正 檢測對象：數據據信息包中元檢測歸檔信息包中存放元數據的XML文件是否可以正常解析、讀取數據。庫中的元數檢測是否可以正常連接數據庫，是否可以正常訪問元數據表中的記錄。安全性檢測4-1 系統環境中是否安裝殺毒軟件檢測檢測系統環境是否安裝殺毒軟件 檢測對象：系統環境 檢測前先人工查看服務器的殺毒軟件是否正常，可配置默認檢測通過。4-2 病毒感染檢測 保證電子檔案數據沒有感染病毒 檢測對象：電子檔案信息包 檢測前先人工執行殺毒軟件，檢測是否病毒感染，可配置默認檢測通過。4-8 軟件系統安全漏洞檢測檢測軟件系統是否存在安全漏洞，杜絕安全隱患 檢測對象：系統環境 檢測前先人工查看軟件系統是否存在安全漏洞，可配置默認檢測通過。

表2

4 結語

在福建院數字檔案館一期中，基于當時員工迫切要求，開發了工程檔案完整性自動檢測軟件模塊。該模塊檢測標識直觀明了，對福建院員工的查詢使用帶來極大的方便。福建院擬在數字檔案館后期升級建設中，依據國家檔案局提出的文書類電子檔案一般檢測要求，從文書類電子檔案開始，啟動開發電子檔案四性自動檢測軟件，以后逐步向其他類別電子檔案開展，以確保數字檔案館電子檔案真實、完整、可用和安全。