我國檔案服務創新的總結和思考

葉青

自1980年5月中共中央書記處作出“開放歷史檔案”的決定起，閱覽、展覽和咨詢就是我國檔案服務的重要形式。隨著計算機的普及和互聯網技術的應用，20世紀90年代中期我國開始檔案網站建設，同時在檔案服務理念、方式等方面進行了跨度較大的創新。2016年，全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要中指出“加強理念創新、手段創新，充分運用新技術，利用檔案報刊等媒體，特別是新興媒體，有效傳播優秀檔案文化，擴大檔案工作的社會影響力”[1]。檔案服務創新是檔案機構跟隨時代發展和技術進步做出的必然選擇。

一、我國檔案服務創新的具體表現

20世紀90年代，我國檔案服務由傳統向互聯網方向發展，網絡即線上服務出現并日益推廣，成為檔案機構為公眾提供服務的重要方式。

1.檔案資源平臺助力閱覽服務創新

信息時代下，檔案機構普遍推進數字化建設，將館藏檔案轉化為圖片或文字形式，并將保密期滿的可以開放的數字化形式的檔案收錄在各檔案資源平臺上，若公眾所需檔案經數字化并已開放，那就無需親自前往檔案機構，經檔案資源平臺就可查詢檔案的數字化形式，不經任何手續就可自行閱覽。如國家檔案局主管的中國開放檔案共享平臺，該平臺為公眾提供國家級檔案館與各省、市、自治區和主要城市檔案館已開放的檔案[2]，無需注冊且可將檔案掃描件下載到本地。

2.線下展覽服務的創新和線上展覽服務的開展

傳統檔案展覽多被限制在檔案機構內部，近些年來檔案機構逐漸突破固有思維，展覽舉辦地不再限制在檔案機構內，而是主動將展“開”在公民日常生活中。2018年6月，全國首個檔案主題專列“蘭臺號”在合肥地鐵1號線上線[3]，同年12月，《不忘初心 紅色傳承——檔案文獻系列展》在長沙地鐵2號線迎賓路口站開展[4]。同時，網絡時代給檔案展覽提供了更多的可能性，檔案機構可利用網絡平臺開展線上展覽，其中最具代表性的是利用檔案網站開展專題展覽。國家檔案局官網“專題熱點”欄目下設有“檔案展覽”欄目，其下有一系列專題展覽，一些地方檔案網站如安徽省檔案信息網也發布過專題展覽。

3.線上咨詢服務的出現

網絡時代下利用者可通過檔案資源平臺自行檢索所需檔案，經自身閱覽和整合后得出相關信息。對于一些利用者難以解決的問題，可選擇檔案網站、微信公眾號、微博實時互動或留言等形式先行咨詢，經咨詢員指導和幫助使自身需求得以滿足。多數檔案網站設有“咨詢”欄目，利用者可將相關問題以留言形式咨詢。有些網站會列出公眾普遍遇到或咨詢過的問題，利用者可在此自行尋找答案。網絡時代下，僅少數難以解決或需要利用檔案實體的問題需利用者前往檔案機構進行現場咨詢，大部分問題在線上就可解決。

4.檔案服務創新的其他嘗試

除上文所述外，一些檔案機構將大數據分析技術與檔案服務相結合，利用移動終端為利用者提供個性化服務，如“浦東檔案”APP，它向不同的檔案利用群體提供針對性服務，還為利用者提供個性化服務[5]。還有一些檔案機構運用人工智能結合物聯網技術，為利用者提供智能化服務，如在物聯網環境下，公眾可利用嵌入的傳感器節點去圖形化導航索取檔案實體的物理位置以快速準確地借閱檔案[6]。雖然檔案機構結合新技術創新檔案服務尚處探索階段，但諸如此類嘗試檔案學界和檔案工作者們從未中斷。

二、我國檔案服務創新的主要特征

隨著線上服務的推廣和普遍應用，我國的檔案服務工作在服務理念、服務方式等方面呈現出了新的特征，這是我國檔案服務創新取得成果的表現。

1.服務理念先進化

檔案服務由被動向主動轉變是檔案服務創新顯著的一點，20世紀90年代中期檔案網站的建設表明檔案機構開始有意識地為公眾提供信息，對檔案服務理念的變革具有推動作用的《中華人民共和國政府信息公開條例》也于2008年頒布實施，檔案信息是政府信息的一部分，也屬于政府信息公開的范圍。檔案機構紛紛轉變等待利用者上門利用的傳統理念，主動整合現有資源以便提供利用。

2.服務方式多元化

傳統檔案服務的場所被限制在檔案機構內部，大多是窗口服務，服務方式單一。新形勢下技術的進步和檔案工作的發展使檔案服務的時空界限被打破，服務方式逐漸多元化。各級各類檔案機構依托檔案網站為用戶提供閱覽、展覽和咨詢等服務，一些檔案機構還以微信公眾號、檔案APP等方式為用戶提供服務，線下服務方式也不斷創新。

3.服務內容多樣化

傳統檔案服務受理念、資金、技術等影響，機構內保存的多是未經加工的“一次文獻”，檔案服務被限制在提供檔案實體或復制品的借閱或展覽上，服務內容多為單份的文字檔案或圖片檔案。新時期公眾日益增長的檔案信息需求難以用單份的、一般性的檔案信息來滿足，檔案機構逐漸重視編研工作，對館藏檔案進行二次加工和深度開發，形成編研材料以便提供利用。此外，檔案機構愈發重視數字化工作，將館藏檔案轉化為數字化形式，通過多種媒介如網站、APP等以多樣化的形式如音頻、視頻等向公眾推送檔案信息。

4.服務對象擴大化

傳統檔案服務中利用者利用檔案多出于學習或工作目的，服務對象多為科研人員或企事業單位工作人員。新形勢下檔案工作不斷發展進步，社會公眾也更加注重精神上的需求，利用檔案的目的由單純的學習、工作需要向文化休閑需要轉變，檔案服務對象隨之擴大。

三、我國檔案服務創新存在的不足

20世紀90年代中期以來我國的檔案服務創新工作取得了長足的進步，但任何事物的發展都不是一蹴而就的，我國的檔案服務創新工作還存在諸多不足。

1.檔案服務政策法規和行業標準有待完善

一方面國家層面的關于檔案服務創新的戰略指導較為缺乏，有關方針政策的支持稀缺。另一方面，檔案服務不斷與各種新技術相結合，但檔案機構還未能對此進行系統地思考和規劃，相關的行業標準也未制定。各檔案機構基礎的檔案管理制度也存在一些問題。如檔案機構制定的制度內容與單位實際不符;或雖制定了相應的制度，卻沒有相關配套設施予以施行;或制度沒有及時更新，已與實際情況脫節等[7]。

2.檔案信息資源開發力度不夠

檔案服務歸根結底是為社會公眾提供檔案信息，豐富詳實的檔案資源是檔案機構開展高質量檔案服務的前提。然而受傳統檔案工作機制和檔案人員素質等影響，檔案機構對檔案資源的把控能力有限、深度開發能力較弱[8]，檔案機構內還存有大量未經開發的“一次文獻”。

3.檔案服務平臺建設不完善

檔案網站是檔案機構普遍采取的為公眾提供檔案服務的平臺，能夠突破時空界限，大都可進行關鍵詞檢索，有的還設有高級檢索，但其設置多數忽視了利用者的實際情況，未能提供有效的幫助和引導服務，往往費時費力卻無法獲得滿意的結果，各平臺的利用率也不高。近些年來，檔案機構也開始研發檔案APP為利用者提供個性化服務，相應的它對檔案部門的資源整合能力、資金投入力度、技術水平等方面要求較高，目前檔案機構開發的APP數量少，質量有待提高，用戶量不多，我國檔案部門自主研發APP尚在起步階段[9]，如何優化檔案APP、提高檔案APP的服務質量是檔案部門需要長期探索的問題。

4.檔案人員素質有待提高

國家檔案局2020年9月發布的《2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要（一）》中顯示，2019年檔案專職人員中僅7153人年齡在34歲及以下，占總數的17.2%，僅7170人具有中專及職業高中以上檔案學歷，占總數的17.23%[10]。新時期數據與信息呈指數型增長，各種新技術出現并應用于檔案工作中，這些都要求檔案服務人員不僅要具備扎實的專業知識，還要有較強的學習能力，目前我國檔案機構還缺少一支有充足專業知識、相關計算機技術、一定檔案資源開發水平的高素質的檔案服務隊伍。

四、我國檔案服務創新優化的建議

近些年來檔案工作愈發受到國家重視，檔案機構自身也不斷發展進步，公眾檔案信息需求持續增加，這些都對檔案服務提出了新的要求，檔案服務必須尋求進一步的創新。

1.完善相關的政策法規和行業標準

國家檔案局等有關部門要盡快對檔案服務進行整體規劃和頂層設計，提出檔案服務創新宏觀方面的方向與要求，監督、檢查各級各類檔案機構采取措施創新檔案服務。地方檔案機構要嚴格貫徹相關政策法規的理念和精神，根據實際情況做出相應調整，制定檔案服務在微觀上的“創新什么”和“怎么創新”。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已于2021年1月1日起施行，各有關部門要按其要求，貫徹其理念和精神，切實做好檔案資源平臺建設、檔案數字化和服務創新等工作。

網絡技術與檔案服務的結合將是一段時期內檔案機構創新檔案服務的主要途徑，檔案網站、檔案APP、微信小程序等會成為檔案機構為公眾提供檔案服務的重要方式，檔案數字化仍是檔案機構一段時期內的重要工作。有關部門必須對數字化、網絡接口、平臺建設、數據采集和安全等問題制定一套與國家標準相統一的行業標準，以避免檔案機構各行其是帶來的一系列問題。

2.深度開發檔案資源

檔案機構要密切關注公眾需求，利用計算機、數據挖掘和分析等技術對檔案資源進行深度開發，整合原本分散零亂的檔案信息，形成具有連貫性、綜合性的編研材料，為公眾提供優質高效的檔案服務[11]。此外，檔案機構可與電視臺或其它媒體合作制作創意節目，如北京衛視的《檔案》、央視的《國家寶藏》等，也可在檔案網站、檔案APP等平臺上投放檔案機構創作的視頻，或結合VR技術開辦檔案展。

近些年故宮博物院推出的各色文創產品受到了廣大公眾的喜愛，以一些有趣幽默的文物內容為靈感制成文創產品，滿足了人們的休閑娛樂需要，同時也讓人們有興趣了解文物背后的故事。實際上故宮博物院收藏的一些文物也屬于檔案的范疇，檔案機構完全可以也有條件借鑒故宮博物院的這一做法，將檔案館中收藏的經典的、有意義的檔案以文創產品的形式推廣到公眾的文化休閑生活中去。

3.構建完善的檔案資源利用平臺

云計算等技術的運用擴展了檔案的存儲空間，為檔案資源的備份帶來了更大的可能性，檔案機構應利用互聯網、云計算等技術，構建一個互聯互通的平臺，推進各檔案館之間的合作。數字檔案館建設是檔案館之間加強合作的一個方面，檔案機構要繼續推進檔案數字化工作，并將保密期滿和可以開放的檔案以數字化的形式予以開放和共享。檔案行政部門要制定相關標準規范，推進館際合作，主持和監督數字檔案館建設，各方面合作為公眾創建一個有豐富檔案資源的平臺。

在推進館際合作和數字檔案館建設的基礎上，檔案機構要構建起便于用戶利用的檢索平臺。首先是要完善檔案網站、檔案APP等平臺上的檢索功能，提供便于理解和實用性強的幫助和引導，便于用戶快速準確地獲取所需檔案信息。針對用戶所需檔案資源分散在多個檔案機構或用戶不明確檔案資源保存在哪一機構的情況，各相關部門應通力合作，在數字檔案館建設的基礎上，構建起一體化的檢索平臺。此外，互聯網時代下公眾對檔案服務的要求不斷提高，個性化檔案服務應運而生，“互聯網+檔案”視域下個性化服務的核心是服務內容的個性化，故檔案數據個性化推薦系統是必不可少的基石[12]。檔案個性化服務的實現主要依靠檔案APP，檔案機構需主動開發和完善檔案APP的各項功能，借助大數據分析等技術，依據用戶的身份信息、查找記錄等判斷用戶的喜好，為用戶推送其可能需要或感興趣的檔案信息，提高用戶使用檔案APP的滿意度，吸引公眾主動下載使用檔案APP[13]。

4.提高檔案人員的素質

新時期下信息、知識、技術發展迅速，檔案服務人員作為直接面對利用者需求的這一群體，代表著檔案機構的形象與能力，需要自覺關注檔案界的新問題與新理論，不斷提高專業素養。檔案機構要根據實際情況適時組織檔案人員學習相關理論知識，同時由于各種新技術相繼應用于檔案服務，檔案機構還需組織檔案人員學習計算機、互聯網、人工智能等方面的知識與技能，使檔案人員能夠跟上知識、技術發展的速度，更好地開展檔案服務工作。

新形勢下，國家對檔案工作的重視、公眾對檔案需求的增加、新技術產生并應用于檔案工作都為創新檔案服務提供了良好的契機，檔案服務要用新理念引導，以新方式推進，在新平臺開展，融合新技術，跟隨時代潮流，不斷進行創新。

參考文獻：

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[4]“不忘初心 紅色傳承——檔案文獻系列展”在長沙揭幕[EB/OL].

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[5]上海浦東“浦東檔案”APP打造“一站式”服務平臺[EB/OL].

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https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202009/5ce902bafc3f490d99596d55c8c33954.shtml.

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