探析新《檔案法》實施背景下高校檔案工作發展方向

周曉蕓

自2021年1月1日起新修訂的《中華人民共和國檔案法》開始實施（下文簡稱新《檔案法》），它是我國檔案立法史上的一個里程碑，標志著我國依法治檔進入了全新的歷史時期。新《檔案法》的實施既為我國檔案資源的開發、利用和保護提供了法律依據，同時也為各級各類檔案管理部門的工作指明了發展方向。高校檔案館是重要的檔案管理機構，新《檔案法》的實施必將對高校檔案工作的各方面產生重要影響，為今后的檔案工作指明方向，高校檔案館應認真貫徹執行，依法管檔，全面推進高校檔案事業的發展。

一、新《檔案法》的修訂對高校檔案工作的影響

1. 縮短檔案開放利用時限

新《檔案法》第二十七條指出“縣級以上各檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會開放”。這一條款明確了檔案控制年限縮短，提前向社會公眾開放，充分發揮檔案價值，讓檔案利用者早日享受檔案資源。同時還提出了“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”，因此高校應加強檔案資源的開放和利用。

2. 強化檔案利用服務功能

新《檔案法》第二十八條規定“創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供便利”，依照這一條款，高校應強化檔案館的服務功能，以滿足、便捷檔案利用需求為新的工作目標。

3. 增強檔案宣傳教育功能

新《檔案法》第三十四條明確“國家鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀”。這對高校檔案館發揮文化教育功能作出了明確指引。

4. 推進檔案信息化建設步伐

新《檔案法》特別增訂了檔案信息化建設章節，要求“將檔案信息化納入發展規劃中、電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力、推進檔案信息資源共享服務平臺建設、有條件的檔案館應當建設數字檔案館”，這幾點法條推進了高校檔案工作加快信息化發展步伐，對高校檔案館建設具有重要意義。

二、高校檔案工作的特點

1. 檔案類別多樣化

高校檔案館在各級各類檔案機構中保管的檔案類別較為豐富多樣。高校檔案分為綜合檔案和人事檔案兩部分，其中綜合檔案包括黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、會計類等，人事檔案包括教職工人事檔案類和學生（學籍）檔案類。因此高校檔案館在具體的檔案管理業務中需要針對不同的檔案類別采用不同的檔案分類整理方法，檔案類別的多樣化也決定了高校檔案工作的多樣化。

2. 服務對象社會化

隨著近年來社會機關單位對人事檔案審核及升學求職材料要求的規范化，人們對高校檔案信息的需求亦日益增長，高校檔案館的服務對象更加社會化。檔案館的服務重心由對內服務為主向內外服務并重轉變，檔案服務對象也由原來的對校內各單位部門及在校師生的單一服務向為校內部門師生、畢業校友、用人單位、公檢法部門等多樣服務轉變。提供服務的內容包括提供到館查閱利用、開具成績單等各種學籍證明、學歷學位資格認證、教職工人事檔案材料復印及學生個人檔案政審等，社會單位和個人到高校檔案館的利用量逐年增加，成為高校檔案館的主要服務對象。服務對象的社會化也促使高校檔案館轉變工作方式，增加線上利用服務模式，對利用率較高的檔案內容進行數字化、專題化，不斷拓展服務功能，提升社會服務效果，使高校檔案工作主動適應時代發展的需求。

3. 檔案職能明確化

近年來國家和各級檔案部門更加注重檔案的文化教育功能，高校本身的教育性質和檔案豐富性的優勢是其他檔案部門無法比擬的。隨著檔案事業的發展和人們對檔案認識的提高，檔案的育人職能更加突出明確。“以檔育人”是高校開展檔案工作的重要職能，檔案館利用豐富的館藏資源，挖掘名人軼事和紅色檔案，開展特色檔案展覽育人，為師生樹立榜樣典型，進行愛國主義教育，實現檔案育人目地。同時高校檔案館也可以為學校的思想政治教育提供素材，推動檔案資源的深度開發，有效發揮高校檔案的育人功能。

4. 檔案管理現代化

高校檔案管理現代化的基礎是檔案管理的信息化。相對于傳統的檔案管理方式，檔案現代化管理表現在充分利用計算機網絡技術和人工智能技術，整合、重組、優化檔案資源，充分運用信息技術實現檔案資源的現代化管理，這是高校檔案工作日后發展的必然趨勢。加強檔案資源信息化建設，建立檔案智能化管理系統，將大大提高查檔利用效率和服務效果，推進高校檔案事業發展和數字化校園建設。

三、新《檔案法》實施背景下高校檔案工作發展方向

1. 健全檔案管理規章制度，建設法治型高校檔案館

積極貫徹落實國家檔案法律法規，進一步完善高校檔案管理規章制度。以新《檔案法》為綱要，引導規范高校檔案工作依法依規建檔、歸檔、用檔。同時修訂制訂學校《檔案管理辦法》《收集立卷歸檔指南》《檔案開放利用制度》《檔案鑒定銷毀制度》等規章辦法，進一步做好高校檔案規章制度的宣傳和解讀，做到做好“依法管檔”，為建設法治型高校檔案館提供保障。

2. 推進檔案工作數據化轉型，建設數據型高校檔案館

檔案信息化、數據化是新《檔案法》的重要章節。高校檔案館需進一步夯實數字化成果，在傳統載體綜合檔案數字化基礎上，建立檔案目錄數據庫和全文數據庫，優化檔案館網站，運營檔案館多媒體平臺，同時采用人事檔案管理信息系統輔助管理教職工人事檔案。積極探索電子檔案單套制和多媒體檔案的歸檔管理方法，全面推進高校檔案工作由數字化向數據化轉型，實現數據型高校檔案館的建設目標。

3. 深入挖掘檔案文化資源，建設文化型高校檔案館

高校豐富的檔案資源之中不乏珍貴的校史資料，蘊含著深厚的校史文化，它是大學文化中最具特色的重要組成部分，是大學文化內涵和底蘊的源泉，積淀了學校的辦學理念和精神價值，承載著學校的辦學初心和使命，從檔案資源中深入挖掘校史文化，開展檔案編研、校史展覽、校史文化講堂是高校檔案文化育人價值的重要表現。此外，高校檔案館還可推出精良的檔案文化產品，為打造文化型檔案館和校園文化建設奠定基礎。

4. 完善檔案開放鑒定流程，建設開放型高校檔案館

隨著高校檔案信息公開以及校內校外對檔案信息需求的日益增長，要求高校擴大檔案開放。檔案開放鑒定是檔案開放的前提，也是檔案開放的核心內容。高校檔案開放有助于充分實現檔案價值，深化檔案信息服務，更好的滿足廣大師生校友和社會用戶的檔案信息需求。高校檔案館如何科學、有效地開展檔案開放鑒定工作，提升檔案開放質量，需要檔案館進一步完善檔案開放鑒定流程，在嚴格遵守檔案開放鑒定制度前提下簡化開放步驟和審批程序。此外高校檔案館應積極開展數字檔案信息內容的鑒定開放工作，最大限度滿足檔案利用需求。

5. 積極創新利用服務方式，建設服務型高校檔案館

創新檔案利用服務方式，是檔案利用者的需求，更是高校檔案工作適應時代發展的必然趨勢。一方面，高校檔案館應積極開展線上、線下相結合的服務方式，真正做到讓數據“多跑路”，利用者“少跑腿”，滿足師生校友求職就業、學歷認證、升學留學、房產繼承等多樣化檔案利用需求;另一方面，高校檔案館應加強與校內外相關部門單位的緊密協作，加強檔案宣傳，增強檔案資源的挖掘與開發利用，開辦專題檔案展覽，亦或通過多媒體方式開展檔案服務，讓檔案服務更加便捷化、專業化。

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