高校檔案管理工作質量保障體系的構建

莊小雪

（黃河水利職業技術學院，河南 開封 475003）

隨著我國改革開放的不斷深化，高校教育、教學和管理工作都步入了新的發展階段，呈現出良好的發展態勢。作為高校管理工作的重要組成部分，檔案管理工作至關重要，只有大力加強檔案管理工作，才能使高校各項工作取得實實在在的成效，而加強質量保障體系建設則更具有支撐作用。盡管當前高校檔案管理工作基本上能夠滿足高校發展的需要，但仍然存在質量不高的問題。深入分析其原因，最根本的就是要檔案管理工作質量保障體系建設方面還沒有引起高度重視，在組織實施的過程中還存在諸多制約因素。對此，應當深刻認識到構建檔案管理工作質量保障體系的重要性，并堅持問題導向，著眼于解決高校檔案管理工作質量保障體系建設的制約因素，采取科學的方法和措施，推動高校檔案管理工作質量保障體系建設取得更大突破。

1.高校檔案管理工作質量保障體系建設的重要性

高校檔案管理工作涉及到方方面面，既需要檔案部門加大工作力度，也需要各個方面的支持與根本。在組織實施的過程中，需要深刻認識到加強質量保障體系建設的重要性，特別是要樹立創新發展理念，不斷強化質量保障體系建設的系統性和效能性，努力使檔案管理工作取得更大突破。

加強質量保障體系建設的重要性突出表現為：只有大力加強質量保障體系建設，才能使檔案管理工作得到提升，如在確定檔案工作目標之后，緊緊圍繞這一目標組織實施，并發揮方方面面的力量和作用進行優化與完善；只有大力加強質量保障體系建設，才能使高校檔案管理工作更具有的系統性更強，如有的高校建立了調查分析機制，通過對檔案管理工作效能和質量進行分析，了解和掌握檔案管理工作存在的問題，并制定有針對性的整改方案，能夠改革和創新管理機制，最終促進檔案管理工作向縱深開展并發揮多元化功能與作用；只有大力加強質量保障體系建設，才能形成更具有綜合性的管理體制，如通過對管理范圍、發展路徑、發展目標以及職能定位進行明確，特別是根據新形勢下高校檔案館的發展趨勢以及未來發展需要組織實施，更能夠發揮高校檔案館的功能與作用。總之，通過大力加強高校檔案管理工作質量保障體系建設，特別是運用科學的方法和措施，大力推動高校檔案管理保障體系改革和創新，才能使其更好的服務于高校改革、創新、發展以及教育、教學、管理、科研等工作。高校對此應當有清醒的認識，既要進一步提高質量保障體系建設重要性的認識，也要在組織實施的過程中不斷進行優化，促進檔案管理工作向縱深發展。

2.高校檔案管理工作質量保障體系建設的制約因素

通過對高校檔案管理工作質量保障體系建設情況進行調查與分析，盡管從總體上來看，很多高校在組織實施的過程中也進行了優化和完善，但仍然存在一些制約因素，直接導致質量保障體系建設的科學化水平不高，需要引起視，特別是要堅持問題導向，既要對自身存在的問題進行分析，也要采取有效措施認真加以改進，唯有如此，才能使檔案管理質量保障體系建設實現更大突破。

從高校檔案管理工作質量保障體系建設的制約因素來看，主要包括：檔案管理工作思路缺乏創新，還沒有將檔案管理工作納入到高校整體發展戰略當中，在組織實施方面缺乏針對性和實效性，而且在構建檔案管理工作目標責任機制方面也沒有進行科學設計和安排，直接導致一些管理人員責任意識不強，在管理工作不注重質量意識，甚至出現了很多疏忽與漏洞，質量無法得到保障；檔案管理工作方法缺乏創新，至關重要的就是個別高校在開展檔案管理工作的過程中還沒有進行專業化設計，而且也沒有將“質量管理”引入到管理體系當中，PDCA循環的應用也相對較少，必然會制約檔案管理工作向縱深開展；檔案管理工作模式缺乏創新，不注重構建“大檔案”管理體系，檔案管理工作還沒有形成強有力的合作機制，各個方面、各個領域參與檔案管理工作的意識不強，而且在運行機制建設方面也沒有形成有效的措施，此外信息技術在檔案管理工作中的應有也相對比較有限，更多的是保存資料，還沒有從“管理”與“服務”相結合的角度開展檔案管理工作平臺建設，同時也不注重強化檔案管理工作對其他方面的支撐作用，高校在這方面應當引起重視并不斷優化和完善檔案管理工作模式。總之，盡管很多高校在開展檔案管理工作的過程中普遍都重視質量管理工作，而且在組織實施的過程中也進行了優化和完善，但仍然存在諸多問題和不足，特別是由于個別高校對高校檔案管理工作質量保障體系建設的重視不到位，在組織實施的過程中仍然面臨諸多困境，需要采取切實有效措施認真加以改進。

3.高校檔案管理工作質量保障體系建設的優化策略

3.1 創新檔案管理工作思路

思路決定出路，只有科學的思路，才能促進工作的有效開展，而且也能夠在保障質量方面取得突破。因而，高校在開展檔案管理工作的過程中，要想使質量保障體系建設取得更好的成效，首先要在創新檔案管理工作思路方面狠下功夫，努力適應新時代檔案管理工作的發展需要。在具體的實施過程中，應當更加重視檔案管理工作的綜合性和融合性，特別是要將檔案管理工作與其他工作進行結合，如強化檔案管理工作與教學工作的結合，為教師開展教學創新提供檔案支撐，進而才能使質量得到保證。要進一步強化規范意識，特別是要在流程體系建設方面進行優化和創新，努力使檔案管理工作能夠按照規范化的流程組織實施。創新檔案管理工作思路，也需要落實“以人為本”理念，更加重視“人”這個因素，不斷強化“人才保障”，既要切實加大對檔案管理人員的教育和培訓，提高他們的綜合素質；也要引進1－2名具有較強綜合素質的復合型、創新型檔案管理人才，并發揮他們的作用，成為推動檔案管理創新的引領者和實踐者。創新檔案管理思路，也需要不斷優化和完善檔案管理載體和平臺，進一步加強相關投入，配備專業化的檔案管理設施和設備，為有效開展檔案管理工作創造條件。

3.2 創新檔案管理工作方法

對于提高檔案管理工作質量、構建科學化質量保障體系來說，還要在創新檔案管理工作方法方面加大力度，通過健全和完善檔案管理工作方法體系，努力提升檔案管理工作的效能化水平。在具體的實施過程中，要大力加強質量管理體系建設，切實加強對檔案管理工作開展情況的調查與分析，了解和掌握真實情況，并不斷進行優化。要強化目標責任機制建設，明確檔案部門、部門領導、管理人員以及其他各個領域和各個方面的工作責任，并以制度的形式確定下來，在此基礎上進一步健全和完善激勵約束機制，對于確保檔案管理工作質量的人員給予一定的獎勵，反之則需要給予一定的懲處，這對于強化管理人員責任意識至關重要，而且也能夠促進管理人員不斷創新管理方法，提升工作質量，以更好的服務高校各項工作。創新檔案管理工作方法，也需要在持續提升檔案管理工作質量方面進行深入研究與探索，如將PDCA循環應用于檔案管理工作質量保障體系建設當中，如下圖所示：

PDCA循環緊緊圍繞高校檔案管理目標，做好計劃、實施、改進、對比“四個階段”的工作，努力形成“閉環”系統，并且要對相關管理工作進行梳理和總結，對于好的經驗應當融入到檔案管理工作制度當中，形成長效完善機制， 只有這樣，才能使高校檔案管理工作能夠形成長效質量保障機制，進而促進高校檔案管理工作質量的持續提升，高校在這方面應當加大研究力度，努力使PDCA循環在高校檔案管理工作中的應用實現更大突破。

3.3 創新檔案管理工作模式

要在創新檔案管理工作模式方面加大力度，特別是要正確處理好管理與服務之間的關系，更加重視服務導向，努力使檔案管理工作能夠在促進高校改革、創新方面提供支撐和保障。在具體的實施過程中，應當不斷拓展服務領域，建立健全涵蓋收集、整理、歸檔、統一管理、提供利用、安全保密綜合服務機制，努力使檔案管理工作的覆蓋面更高，形成管理與服務相結合的運行模式。在創新檔案管理工作模式的過程中，還要將信息技術廣泛應用于檔案管理工作當中，配備專業化的硬件設備和軟件系統，同時還要在推廣“互聯網+檔案管理工作”模式方面加大工作力度，推動信息化、數字化乃至智能化建設。例如：在構建“數字檔案館”的過程中，應當進一步加大大數據技術的投入力度，既要對檔案資料進行數字化轉換，也要在依托相應的平臺強化檔案管理與服務工作的便捷性和特色化。要將檔案管理工作與校園文化建設進行有效結合，加大對校園文化的宣傳力度，同時還要為高校科研提供有針對性的服務，這對于提高工作質量至關重要，檔案管理部門和人員應當在這方面加大研究力度，努力實現工作模式創新。

4.結語

在開展高校檔案管理工作的過程中，要想使其取得更好的成效，應當大力加強質量保障體系建設，只有這樣，才能使檔案管理工作的全面性、綜合性和系統性更強。對此，高校應當進一步深化構建檔案管理工作質量保障體系的重要性，堅持問題導向，運用創新思維，采取有效措施，積極探索檔案管理工作質量保障體系建設的有效路徑。在具體的實施過程中，重點要在創新檔案管理工作思路、創新檔案管理工作方法、創新檔案管理工作模式等諸多方面加大力度，推動高校檔案管理工作質量保障體系建設取得更好成效，不斷提升檔案管理工作水平，以更好的服務高校改革、創新和發展，為高校教育、教學、管理、科研等工作創造良好的條件。