檔案電子信息認證平臺設計方法及其功能實現

棗莊科技職業學院 胡向穎 張峰連

本文首先分析了當下檔案管理工作的發展現狀，隨后分析了檔案電子信息認證平臺的開發背景，最后提出了檔案電子信息認證平臺的設計方法和具體功能。

隨著我國經濟水平的快速進步與升級，我國信息化技術建設工作正在迅猛發展的過程中。在當下，我國各行各業都處于從原本紙質辦公轉向成為電子辦公的時代，而電子檔案系統則是其中認證的關鍵步驟。電子檔案系統具體來說是指使用計算機信息系統結合信息數據庫，采用軟件工程的實際思想，將紙質檔案存儲為電子檔案信息的一個過程。在這一基礎上，電子檔案信息系統的準確性和保密性成為了非常關鍵和非常重要的內容，未來需要針對于這方面來進行加強。

1 目前檔案管理的發展現狀

檔案管理制度依舊不夠完善，對于一些老舊檔案的管理效果不佳，很多老舊檔案丟失或者損毀的情況屢禁不止。造成這類情況的原因就是檔案管理存在漏洞，很多單位人員在管理的過程中并不專業或者缺乏相關的責任心，很多單位領導也沒有重視這方面的工作沒有注意對文書保存系統進行系統化的執行與加強，這導致檔案在實際應用的過程中丟失、錯誤的情況非常常見。

管理人員的素質也需要進行提升，當下檔案管理已經成為了一門專門的技術型工作，工作人員在開展工作的過程中不僅僅需要掌握檔案管理的相關知識，同時也需要掌握現代科技手段，學會如何使用計算機信息系統來進行檔案管理。

2 檔案電子信息認證平臺開發背景

檔案電子信息認證平臺，在實際開發的過程中使用了先進的PHP語言利用模板，在B/S的基礎上進行開發，可以說整個網站的系統結構都可以進行靈活的自由配置以及信息發布，因此具有良好的靈活性和可擴展性。系統在實際設計的過程中，服務器使用了APACHE、數據庫則是使用了MYSQL5.6，整個網站系統使用這種后臺管理系統相對來說更加簡單，也更加容易進行維護。表1所示為檔案電子信息認證平臺的簡單功能模塊。

表1 檔案電子信息認證平臺功能模塊

整個系統都需要使用更加人性化的操作方式進行操作，所有的操作模塊操作方法基本相同，各類操作界面的布局以及各類按鈕的形狀位置也基本固定，用戶在這樣的情況下能夠在較短的時間內掌握各個功能模塊的操作方式以及操作方法。

3 檔案電子信息認證平臺系統應用

3.1 系統登錄

打開瀏覽器，此時瀏覽器并不限制版本，可以在瀏覽器的地址欄當中輸入訪問地址，比如說網絡前綴加上服務器的IP地址，就能夠進入網站的管理系統。如果不了解系統的實際訪問地址，那么可以找到系統管理員來進行咨詢。

第一步驟就是登陸系統，在進入系統登錄界面之后，需要輸入正確的用戶名以及密碼，此時就能夠進入系統當中。系統擁有最初的管理員用戶名和密碼，使用這一用戶名和密碼，才能夠進行系統管理，同時管理員在系統當中擁有最大的使用權限。管理員進入系統之后，可以根據系統的實際使用需求來添加不同的訪問名和訪問密碼，對于不同的用戶需要設置不同的使用權限，登錄成功之后，系統將會顯示當下的登錄用戶名以及登錄信息，這一登錄信息會被記錄在系統日志當中。

3.2 系統主要功能

3.2.1 管理員添加賬號

在管理員登錄成功之后，管理員就可以在系統的后臺添加相關賬號。具體步驟就是選擇賬號的名稱，隨后劃分賬號的所屬部門，并且點擊確定，此時相關部門就可以使用這一賬號。如果賬號的使用人員，也就是用戶出現了忘記密碼等等問題，那么可以通過管理員賬號來將密碼重置到初始密碼。此時用戶進入個人中心，就能夠重新重置個人密碼，管理員在這一過程中可以刪除用戶的賬號，因此管理員具有管理賬號的能力。

3.2.2 普通用戶登錄

除了管理員在后臺添加的賬號之外，還可以通過普通登錄的方式來注冊登錄賬號，用戶可以通過自己的個人信息來建立一個專屬的個人賬號，用于存儲檔案信息。這一賬號主要的建立依據可以是手機號、微信號、qq號等等來注冊賬號，用戶如果使用這一賬號出現了問題，那么就可以后臺申請通過賬號恢復的方式來進行重新設置密碼，找回賬戶。普通用戶登錄之后，可以在首頁查看當下認證的明細列表以及實際情況，從而更好的掌握實際狀態。

3.3 發起申請

普通用戶登錄之后，管理員可以在后臺進行賬號分配，也就是引導用戶登錄具體方式。比如說普通用戶可以通過賬號密碼登錄，也可以通過驗證碼登錄。登錄之后，系統功能菜單分類列出當下登錄用戶所擁有的的功能內容，并且進行詳細的列舉。如果用戶需要使用這一功能，那么就可以點擊這一功能來進行申請，選擇事故原因、當事人姓名、身份證，申請查詢相關信息，之后就可以選擇發送的部門。點擊發送按鈕，就可以將相關檔案發送到相關單位。比如說普通用戶想要結婚，那么就可以向民政局發送申請，民政局同意之后，就可以前往民政局領取結婚證。

3.4 響應申請回復

檔案局在收到用戶的申請之后，就可以看到申請的實際情況，點擊詳情，相關部門就可以查詢實際文件是否齊全，檢查具體的文件內容。如果這一用戶不符合實際情況，那么就可以不予受理，可以進行拒絕。如果當事人符合申請條件，那么就可以根據事實原因這一點來與當事人進行溝通，深入了解實際情況之后，點擊確認即可。

3.4.1 申請列表

普通用戶在點擊申請之后，能夠看到所有申請這一內容的用戶列表，并且用戶還可以點擊用戶的實際情況來查看相關信息。當下用戶能夠看到已經收到認證和沒有收到認證的信息，用戶可以對這兩者進行查看，了解實際情況。

3.4.2 未認證列表

如果普通用戶沒有認證信息，那么就需要根據部門的查詢需求來輸入相關回執信息，點擊確認，發送給申請方。相關附件在上傳的過程中允許多個附件一同上傳，點擊加號就能夠不斷的上傳附件，其中包括文本、圖片、PDF等等格式的內容，點擊附件之后就能夠查詢原圖。

3.5 系統框架功能

3.5.1 個人設定

普通用戶在登錄之后，可以在個人設定功能頁，也就是彈出的個人設定功能頁面，系統中每個用戶具體來說可以根據自己的實際習慣，這能夠對系統的顯示樣式進行設定。個人設定功能具體來說，包括用戶密碼、用戶名、用戶信息等等相關內容。

3.5.2 退出系統

用戶可以使用個人設定功能來隨之退出系統菜單。退出系統菜單之后，用戶可以選擇安全退出的方式來保護賬號的安全水平。

3.5.3 數據維護

用戶在個人端口可以進行文檔數據的備份以及恢復，而不用使用服務器上的數據庫系統，這能夠更好的進行數據導圖以及數據導出，同時對于文檔數據的保存提供了安全性方面的支持與幫助。這一功能可以將系統當中的文檔信息備份成為文件，從而形成相關的內容以及數據。用戶在實際需求的過程中，可以通過備份文件來恢復文檔信息，從而在用戶需求的時候通過備份文件來恢復文檔信息。

結束語：經過分析之后，本文列舉了未來檔案電子信息認證平臺設計過程中的開發背景，提出未來的設計與開發需要針對于個人用戶的實際需求來進行，從而更好的保證開發質量以及開發效果。而在功能方面，其中包括系統登錄、系統主功能、申請功能、框架功能等幾部分。可以說未來的檔案電子信息認證平臺當中，主要的方向就是讓個人用戶的認證更加簡便、安全，保護用戶的電子信息檔案不會被盜取，同時也讓用戶在各個部門輾轉辦事過程中的效率實現了速率的提升與增長，讓辦事更加簡單與輕松。