嚴格履行管檔職責切實做好疫情防控檔案管理

蓋鳳

摘 要：在新冠疫情的嚴峻形勢下，除了需要切實做好疫情防控工作，同時還需思考如何做好相應的疫情防控檔案管理工作。疫情防控檔案在內容上包含了極具保存價值的文字、圖片、聲像及相關標志性物件等，是對整個疫情防控過程的重要歷史記錄。因此，切實做好疫情防控檔案，對于后續突發公共衛生事件的應對及促進社會進一步發展起到了重要的作用。最主要的是通過疫情防控檔案所記錄的防疫全過程，可以為民眾了解疫情防控狀況、相關責任追究等提供重要的憑證，同時還可以用于后續科研、歷史研究，具有極為重要的現實意義。為此，就必須明確疫情防控檔案管理工作的特點，突顯疫情防控檔案管理的重要價值，審視疫情防控檔案管理的困難，在此基礎上嚴格履行管檔職責，切實做好疫情防控檔案管理工作。

關鍵詞：疫情防控檔案;新冠疫情;管檔職責;困難

2020年伊始，新冠疫情席卷全國，成為中國有史以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的突發公共衛生事件。針對新冠疫情，在黨中央領導下，全國各地積極開展防疫工作，各地各部門將疫情防控工作作為首要大事全面貫徹落實，為抗疫成功積極做出貢獻。由此產生大量的、具備重要館藏價值的檔案內容，涵蓋了各級領導的指示、批示及講話精神、國家會議精神、相關政策文件、科研攻關歷程和成果、督導監察報告、輿論宣傳記錄、社會治理方案等等。而如何將疫情防控檔案進行全面、真實、客觀地進行保存管理，成為各級各類不同檔案管理部門所共同肩負的職責。

一、疫情防控檔案管理的特點

疫情防控檔案不同其他類型檔案，具備更為明顯的特點，具體表現為以下方面：

1.多樣性特點

疫情防控是面向全國進行系統化的工作，在此形勢下全國各省市縣相關部門均設立疫情防控工作小組，工作內容涵蓋廣泛，形成的領域多元化。就其中的疫情防控檔案管理工作來說，緊隨組織領導、工作小組及疫情發展變化的改變，相應的領導體系、行動方案及物資保障等均隨之產生顯著變化，多種不同類型的檔案也隨之不斷產生。

2.政治性特點

疫情暴發后迅速演變為世界范圍內新聞媒體報道焦點內容，所產生的社會性影響非常明顯。而抗疫阻擊戰正式開啟后，瞬間成為黨和國家工作開展的中心和重點。相應的疫情防控檔案和整個事情一起成為工作的重點內容，因此具備的政治性特點明顯。

3.整體性特點

疫情防控工作要求兼顧整體性原則，因其是全國范圍內共同推進的工作類型。在抗疫過程中，全國上下形成了一個統一的網絡系統，該系統的檔案管理工作也是協同共生與發展，因此整體性特點明顯。

二、疫情防控檔案管理的意義和價值

1.疫情防控檔案是不同檔案部門的職責與使命

做好疫情防控檔案是不同檔案部門的重要職責及使命。疫情暴發以來，社會各級、各層人員共同響應、積極主動投身抗疫，給疫情防控工作的全面勝利做出了不可忽視的貢獻。在整個防控過程當中所產生的各種圖片、文字及聲影類檔案材料，是黨和政府領導下全體人民群眾共同努力的真實見證和記錄。因此，做好疫情防控檔案管理工作，對后續政府制定公共衛生政策、工作情況考察及醫學科研發展具有重要意義。因此，要求各檔案部門、檔案管理人員應當主動承擔職責、肩負使命，切實做好疫情防控檔案的收整歸工作，在檔案資料內容上要求必須真實、客觀及完整，重復展現出疫情防控的真實狀況，而這也是檔案管理規范化、標準化的要求。

2.疫情防控檔案是進行疫情分析的重要依據

在疫情防控當中，借助對疫情報告及相關數據統計材料進行分析是開展疫情防控工作的必要工作內容，通過對疫情防控檔案內容的分析，能夠更加直觀了解疫情動向、反饋疫情所造成的危害程度、范圍等，由此來制訂防控舉措。在具體疫情分析上，集中于疫情發生的時間、地點、傳染特性、傳染患者基本資料等等。通過此類檔案資料的研究分析，可以更加全面、準確對疫情規律和特點進行分析，從而促使疫情防控工作更加有效，也為醫學科研工作開展提供重要資料參考。

3.疫情防控檔案成為黨和政府領導抗擊疫情的真實記錄

疫情暴發后，全國各族人民在中央領導下，開展了一系列防控工作。因此疫情檔案收集、整理也是對整個抗疫過程變化的真實記錄，如國家相關部門頒發緊急預案、診療方式、各級政府部門所采取應對舉措等，也有一些地方人民群眾在參與抗疫過程中，涌現出一批批先進人物及先進事跡等。為此就必須做好疫情檔案管理工作，這些檔案不僅真實記錄了抗疫過程，更是對全國人民強大凝聚力、眾志成城抗疫精神的展現，此類檔案最終將利于弘揚和培育我們民眾的民族精神和愛國情懷。

4.疫情防控檔案對往后重大疫情防控工作開展具有重要借鑒和參考價值

疫情防控勝利后，疫情防控檔案也隨之成為重大疫情防控的重要經驗和參考，促使在后續產生重大疫情時，能夠起到高度重視、迅速應對、全民聯防、快速控制的效果。而此次防疫的勝利，也有很大一部分原因在于本次參與抗疫的多數公共衛生專家、疾控中心機構、醫療工作人員等都具備了以往“非典”“埃博拉”“流感”等多種傳染性疾病的防控經驗，在新冠疫情防控當中，發揮出了重要的作用。因此，做好新冠疫情防控檔案管理，不但能夠豐富疫情防控經驗，同時還將對日后出現的重大疫情防控工作開展提供重要借鑒與參考價值。

三、管檔職責履行中疫情防控檔案管理的困難

1.檔案管理缺乏適用程序

疫情本身具備一定突發性，涉及面廣泛，在此形勢下即便有部分檔案管理部門意識到檔案管理工作的重要性，也制訂了應急預案，但也難以對疫情發展動態及規模進行預判。因此，相關檔案管理人員無法及時做好相應準備工作，從而致使常規采用的檔案管理流程難以適用，直接套用在新冠疫情防控檔案管理工作中，出現明顯不適應性。再加上疫情防控形勢緊迫，多數人員都是從不同地區和部門臨時抽調的工作人員，缺乏有效的組織牽頭人員，導致多數疫情防控檔案管理的時機缺失。因此，為了切實保障新冠疫情防控檔案管理工作正常開展，就必須重新設定真正適用疫情新形勢的檔案管理體制、方法及流程等內容。

2.檔案內容來源廣泛，管理復雜

疫情防控工作開展所涉及領域、部門及機構數量繁多，因此生成的檔案資料也非常龐大，來源廣泛，管理散亂。這其中不但有大量官方發布抗疫材料，同時也具備大量非官方的抗疫記錄。這些檔案生成之初就廣泛分布于社會各個行業當中，因此在實際檔案收集和管理上面臨一定困難。并且，此類抗疫檔案的出現也存在一定偶然特性，也就是說檔案工作是緊隨疫情發展變化而實時調整變化。整個疫情防控過程，所產生的檔案材料均具備一定突發性和偶然性，很容易錯過保存時機。

3.檔案材料收集困難

疫情防控期間，各地區防控需要開展的工作有很多，包括流行病學調查、接觸者管理、信息統計和登記、檢驗采樣、消毒殺菌等等。主要目的是盡可能預防感染，控制感染源，因此在疫情防控當中制訂非常嚴格的防控操作程序。在此形勢下，每一位工作人員幾乎都處于高度緊張和忙碌狀態，從而導致檔案材料難以獲得及時有效的歸檔整理，很容易錯過最佳管理時機，乃至出現檔案材料丟失和遺漏情況，最終導致疫情防控檔案難以收集齊全。再就是疫情防控工作處于抗疫前線，一般人員難以進入一線，也就無法觸及一手檔案材料，因此相應的檔案材料收集面臨一定困難。

四、嚴格履行管檔職責，切實做好疫情防控檔案管理的思路

1.嚴守管檔標準，保障疫情防控檔案能夠及時安全歸檔

疫情防控形勢嚴峻，疫情防控檔案管理刻不容緩，應當嚴控標準開展檔案管理工作，具體表現為以下內容：（1）切實保障檔案管理的規范性。要求疫情防控檔案整理需要嚴格依照歸檔文件規則來實施分類整理，將其中的照片、圖像、磁性載體及病歷檔案等嚴格依照規范標準來展開檔案管理工作。整個過程中一些防控機構承擔了大量疫情防控工作，并形成數量龐大的檔案文件，因此可由此設立一個專門的檔案文件管理機構，并在此基礎上嚴格依照日常文件分類整理方式來實施疫情防控檔案管理。（2）需針對檔案的流向及歸屬情況加以明確。在疫情結束后，要收集完善的、規范化的疫情防控檔案，要求充分結合各地重大活動檔案管理辦法及規定來做好歸檔保存，并嚴格依照歸檔向上級部門移交相應的檔案材料。如果單位及部門本身檔案管理條件及能力偏弱，則需依照檔案管理要求來增強對疫情防控檔案的科學、安全管理。

2.履行管檔職責，強化疫情防控檔案指導、監督及征集

收集并管理疫情防控檔案是各級檔案管理部門及檔案管理者的主要職責，因此要求其不但要做好檔案管理工作，還需進行統一組織、分級負責，搭建專業疫情防控檔案監督指導小組，強化對疫情防控檔案的指導、監督和征集。在整個過程中，需要做好以下方面：（1）明確管檔標準。檔案管理部門要根據防疫檔案管理特點和規律，制訂明確的防控檔案提交范圍、保管期限、內容方向和電子文件格式等要求。同時，需基于國家檔案規范管理標準，盡可能促使各級檔案管理部門更容易理解，最終確保歸檔文件的質量。（2）深化業務指導。對于防疫和管理檔案的收集和分類，有特定的專業要求。檔案管理員需要提前進行干預，對整個過程進行跟進，并加強指導。檔案保管員需要帶頭了解防疫管理各部門的有關情況，了解工作過程和內容，并盡可能掌握相關的文件和材料。需要靈活采用業務指導方法，以提高在流行病預防和管理的不同階段的業務指導的有效性。新冠抗疫結束后，檔案管理人員需要仔細監控重點，全面指導所有部門，并以在線和離線方式組織和規范流行病預防和控制文件的傳輸。（3）全面開展檔案文件收集。疫情防控的最終勝利是國家和全民協調合作的結果，已經有不同機構和各個級別的個人創建了不同形式、內容豐富和不同載體的大量防疫文件，但這些文件并未實施統一管理，因此這就需要開展收集和歸檔工作，尤其是由非政府組織、志愿者、基層單位和公眾所產生的具有代表性和典型性的檔案，都是對整個疫情防控工作內容的重要補充，要求檔案管理人員必須做好廣泛征集工作。具體需要從多個渠道，依托多個視角來開展征集工作，如新聞媒體采訪的記錄材料、白衣戰士和其他相關者的工作日記、捐贈記錄、抗疫英雄事跡、城市社區出示的疫情防控物品及反映抗疫的文學和藝術作品等等。

3.界定管檔范圍，保證疫情防控檔案應收盡收

盡管疫情形勢非常嚴峻，但在黨和政府領導下，各單位部門火速行動，嚴密部署，由此成立了一個個疫情防控工作小組，并采取和實施了多種有效的疫情防控措施。整個過程中，產生的檔案文件數量龐大、種類繁多，且都具備較高的價值，因此必須做好對此類檔案文件的應收盡收工作。具體來說，需要執行以下方面內容：（1）主動介入其中，并做好檔案來源控制。由于新冠疫情的突發性，相應的疫情防控工作開展涉及廣泛的領域，因此參與者人數眾多、工作開展的時間非常緊迫。其中絕大多數單位部分所產生的文件、數據、圖表和照片、音頻和視頻記錄等檔案管理操作不規范，署名缺失，檔案內容的載體不滿足歸檔要求，因此無法及時準確地記錄大量音頻和視頻資料。這時，檔案工作者尤其要發揮帶頭作用，幫助有關部門取得檔案文件。同時需嚴格把關，并進行內容完善，促使疫情防控檔案管理工作的標準化轉變。（2）組織工作流程，明確文件備案范圍和文件保管期限。由于各級機構和單位的職責不同，防疫工作中產生的文件和材料的內容也不相同。每個部門應結合自身職責、任務和工作內容，明確工作重點、工作程序，并整合國家和地方檔案。根據管理部門的要求，與單位一起制訂防疫和管理文件的范圍，嚴格執行應收盡收的原則理念。

4.以價值為導向，重視疫情防控檔案開發利用

需從以下方面內容展開：（1）為應對公共衛生事件提供信息咨詢及決策依據。公共衛生事件因其本身的特性，在發生和發展規律方面具備一定的相似性。因此，疫情防控檔案可為后續公共衛生事件的發生和發展提供重要的信息咨詢與決策參考。就本次新冠疫情防控工作的開展，最終取得抗疫的勝利，或多或少也有之前各種流感、非典等疾病防控處理經驗的影響。因此，針對新型冠狀病毒肺炎的防控檔案，要求相關部門及人員也需積極展開編研工作，給后續可能出現的疫情防控工作提供重要的信息咨詢與制訂決策參考服務。（2）給相關科研單位提供重要的資料及研究樣本服務。針對疫情防控的科研攻關難度很高，且非常復雜，需要各個領域的投入及參與。在檔案管理上，要求檔案管理部門應當將歸檔范圍擴大至醫學、公共衛生、應急管理、新聞領域、信息技術、心理、社會、經濟及歷史等諸多學科領域，由此所整理的檔案才能更好的服務于科研工作人員。（3）給社會公眾普及衛生健康知識。防疫檔案全面記錄了疫情防控全程及具體注意點等內容，充分展現出全國人民眾志成城的民族精神，更是揭示出疫情防控當中的各種經驗與教訓。因此，疫情防控檔案可面向公眾進行公共衛生健康知識普及教育，不但能夠切實滿足公眾對疫情防控及突發公共衛生事件的應對知識需求，還可極大緩解人們的焦慮和恐懼心理。重點是能夠面向公眾提供專業化的知識服務，借助大數據技術將疫情信息進行數據化轉變，從而供人們實時查看、分析疫情發展規律及規避辦法。

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（作者單位：廣饒縣檔案館）