網絡平臺下的高校檔案信息資源共享機制探討

曹倩

摘 要：社會信息化水平持續增高，社會公眾信息知情權呼聲日益高漲，對于高校檔案信息快速獲取的需求愈加強烈。同時，由于現代化校園建設偏重于科學、高效教學理念，這也為規劃開發檔案信息資源管理機制提供基本理論支撐。因此，根據實際高校檔案信息資源建設需求，對網絡平臺中共享機制建設瓶頸進行處理，全力完善優化高校檔案信息資源共享機制，實現便捷、安全、有效地信息資源管理。文章首先闡述基于網絡平臺高校檔案信息資源共享核心含義及作用，然后對建設現狀與建設方向進行逐條說明，最后提出高校檔案信息資源共享機制。

關鍵詞：網絡平臺;高校檔案;資源共享;開發機制

當前，高校現代化網絡建設不斷深入，網絡平臺及相關信息技術在各項管理工作中都發揮出重要作用，是當前開展創新教學的重要組成部分。各類信息資源管理系統徹底改變了傳統高校教學管理模式，如“教務網絡管理系統”“教學質量監控管理系統”“科學技術成果信息檢索系統”“教師發展信息管理系統”“學生發展信息管理系統”等。多元化、多層次的系統類型為高校信息資源建設提供重要內在支持。但是，由于以往主要采用“由上而下”建設方式，使建設成效較為分散，導致信息資源管理水平高、應用實效低的狀況。此類信息資源管理模式也被稱為信息孤島，嚴重影響高校信息資源共享的實效性，制約了相關管理系統的標準化、統一化發展。因此，高校檔案信息資源建設管理應充分融合創新型信息技術，向建立健全信息資源共享機制提供技術支持，最終提升各部門之間信息數據交互共享的高效性，克服高校檔案信息資源共享障礙。

一、網絡平臺下高校檔案信息資源共享核心及意義概述

1.高校檔案信息資源共享核心含義

基于網絡平臺進行信息資源管理共享機制建設的核心意義就在將分布于不同位置的計算機網絡進行連接，在協議的規范下展開通信，以實現軟件、硬件、網絡數據、信息資源等元素的互聯共享，整體上而言，能夠將其劃分為軟環境與硬環境。網絡平臺架構下的高校檔案信息資源管理可以理解為高校的數字化信息庫，利用數字化技術將高校檔案整合至網絡平臺中，以便對信息資源展開處理與使用。同樣，只有通過特定的檔案管理程序才能將信息資源錄入到相應系統中。從本質上分析網絡平臺下的檔案共享，可以提高人們對于參與系統應用的效率與體驗，充分使用能夠獲取的信息。需要注意信息資源與物質資源之間存在較大差異，物質資源共享保有量會由于參與人數的增多而降低，但是信息資源本身的價值不會由于資源共享、整合、復制而減少。

2.高校檔案信息資源共享功能作用

（1）完善檔案信息，擴充館藏結構

高校檔案信息資源本身具備豐富的內涵和寬廣的外延，能夠將現存資源進行科學整合，建成系統化的信息資源庫，以此發揮共享及傳播作用。同時，利用網絡平臺將高校檔案信息資源征集規模擴大，并將進一步完善信息資料內容，保證信息資料結構多元化。高校檔案信息資源共享功能還能進一步擴大檔案館藏容量。

（2）滿足高校對檔案信息的利用需求

在信息化技術與網絡平臺建設不斷提高的背景下，高校信息數據量出現大幅增長，以往信息采集模式逐漸難以滿足快速增加的信息需求。因此，基于現代化網絡技術的高校檔案信息資源應開始對管理機制與開發模式進行轉變，進一步推進高校檔案信息資源共享化建設水平，為使用者創造更加完善、優質的信息資源服務。

（3）適應高等教育發展

當前信息發展進程仍在不斷加速，需要共享機制建設者明確信息技術在當前社會發展的重要資源作用，并向教育教學、科學研究、管理規劃提供相應服務，輔助領導層做出正確決策指引，從而建立切實有效的信息資源服務體系。因此，將高校檔案信息資源進行整合與共享管理，能夠滿足高等教育發展的需求。

二、高校檔案信息資源管理現狀及發展方向

1.高校檔案信息資源管理建設現狀

首先，大部分高校中的各個部門盡管已經創辦了獨立的信息資源管理系統，且為高校的教學、科研等活動提供資源支持。但是，由于高校中各個部門的工作特征、職能、內容都存在一定的差異，導致檔案信息資源不具備標準統一性。高校內部工作網絡化、共享化、自動化程度較低，缺少相對統一規范的管理。

其次，當前高校檔案信息資源在網絡平臺中的建設有所提升，通過設計開發自動化水平較大的管理系統，生成了海量電子文檔，這些文檔都需要盡快被相關檔案管理系統收納。但是，諸多高校的檔案管理系統與自動化管理系統沒有進行有效連接，使海量電子文檔分布較散，難以進行有效收納與查詢。

再次，當前高校在檔案資源信息數字化建設方面相對欠缺，多數檔案信息資料沒有整理為電子或數字的形式，能夠參與網絡平臺共享機制的信息量非常匱缺，導致其本身或加工出來的利用價值較低。

最后，高校檔案資源管理隊伍建設專業化水平較低。根據相關統計數據得出，教育部直屬的高校檔案館（室）現有72個，專職檔案管理人員為750名，其中僅有450人畢業于檔案學相關專業，剩余300人僅參與過檔案上崗培訓和繼續教育。同時，檔案管理人員對于網絡技術與信息處理的掌握程度普遍較低。

2.高校檔案信息資源共享發展方向

（1）運行保障層面

高校想要實現檔案信息資源管理機制的有效運行，必須提前做好運行保障工作。只有確保運行保證層面能夠提供有效支持，才可以使高校檔案信息資源在多種網絡平臺中長期、有效進行共享傳輸。需要注意的是，高校在建立檔案信息運行保障方案過程中，需要參考標準規范機制、法律法規機制以及利益平衡機制的內容與含義。

（2）協同發展與激勵層面

強化高校檔案信息資源共享機制是建立在學校各部門的共同建設上，不僅需要利用合作機制約束作用，還需要對激勵策略進行強化。考慮到高校檔案信息資源不屬于公共物品，也不能由任何人進行隨意獲取。因此，有必要通過制訂相應協議與規則來強化約束力。通過建立健全各高校的協同發展策略，明確各部門的權利與義務。同時，在激勵方面進行強化，提高交流頻率，對檔案信息資源進行經驗分享，充分調動各個部門參與共享機制的主動性，從而實現共享服務質量的提高。

（3）平臺管理層面

高校檔案信息資源共享機制是建立在網絡平臺的基礎上，基于經濟方面的考量，有必要對高校檔案信息資源系統進行集中改進與優化，保證機制具有較高的共享性，以便擴大系統的經濟效益。創辦高校檔案信息服務中心、構建高校檔案信息共享系統是高校檔案信息資源共建共享的具象化體現。可以在一定程度上對管理流程進行簡化，以提高共享機制與系統的自動化水平。

三、網絡平臺下高校檔案信息資源共享機制構建研究

1.高校檔案信息資源共享流程簡述

網絡平臺下，規劃高校檔案信息資源共享機制開展流程，需要將各個高校的檔案管理部門、歸檔單位及用戶進行有效連接，并以此為主體，建設信息共享網絡平臺。基于高校檔案信息資源共享機制構建因素的特征，充分結合對此機制的使用特點，網絡化技術支撐下的共享機制可以進行以下流程的規劃：一方面根據對象的差異化特征，明確相對應的檔案信息共享范圍;另一方面選取并確定高校檔案信息資源共享的環節，進行逐一處理，從而擴大高校檔案信息資源共享應用范圍。

2.高校檔案信息資源共享數字化管理機制

基于網絡平臺的數字化檔案信息資源共享建設，需要參照以下三方面。

第一，基本目錄數據庫。結合各高校校內檔案管理狀況，將檔案卷宗目錄內的類型號、館代號、檔案號、提名、生成時間、關鍵詞、數目、綱要等相關內容展開著錄標引，在初始化高校檔案保留狀態下，確定編目單位，完善基礎目錄數據庫，保證能夠通過計算機檢索系統進行信息查找，并提供相應檔案原件。

第二，數字化檔案信息資源專題數據庫。通常情況下，各級高校都具備創建數字化檔案信息資源專題數據庫的條件。但是，在實際應用過程中，受到諸多因素的限制，其中包括時間限制、規范條件、應用范圍等，這些均需要結合當前高校具體的管理內容與方向，準確考量高校檔案信息資源共享的關鍵部分與軟、硬條件。專題數據庫可以分為教學檔案、科研檔案、人事檔案以及設備檔案。其中，教學檔案包含學生學籍檔案數據信息、成績檔案信息、電子課件數據信息、學位論文數據信息;科研檔案包括科研項目檔案信息、教師論文檔案信息、專利專題數據信息、學術活動數據信息;人事檔案主要基于檔案信息資源反饋出的情況，創建人事信息數據檔案;設備檔案主要基于設備的差異化特征，創建設備檔案信息數據檔案。

3.高校檔案信息資源共享機制需求范圍

首先，網絡平臺下高校檔案信息資源共享機制的運行，需要將整體資源進行有效整合，并確保廣大師生能夠充分利用這一應用，以此實現檔案信息資源的互聯互通。以往高校檔案信息開發主體為檔案的構成者、歸檔者以及與檔案信息相關的參與者，但是在網絡平臺中參與檔案信息資源共享的主體形式較為多樣，不僅可以是組織機構，還可以是個人或企業，且多個參與共享的主體都能對同一信息進行同時訪問。

以高校中學生的檔案信息為例，可能在同一階段，教務部門需要結合學生信息展開學籍管理，財務部門需要結合學生信息展開收費管理，畢業管理部門需要結合學生信息展開分配管理，用人單位或企業需要結合學生信息進行用人考核。對于此情況，在網絡平臺的共享機制下，即可實現對學生信息的快速獲取。

其次，高校檔案信息資源共享程度與范圍的限制因素。檔案信息資源的差異化特征決定共享主體也不相同，而不同的共享主體又決定其具備不同的共享資源。高校中部分檔案信息資源并不適宜開放性參考，因此將檔案進行密級劃分。檔案的秘密程度決定了其參與共享的程度與范圍。檔案信息絕密度越高，參與共享的程度越少、范圍越小。同樣，檔案的初始化源頭也決定了檔案的秘密程度。

最后，劃分共享需求。各個學校的相關信息資源共同構成了高校檔案信息共享資源，基于共享規模的限制因素，將共享資源進行劃分，共分為三個層次。第一層，學校內部共享。參與共享的信息內容是本校的檔案信息資源，由該校檔案管理部門進行信息資源整合與提交，能夠參與并使用的主體是該校內的教職人員，以校園內部網站為依托，進行內部信息資源共享;第二層，校與校之間的共享。在校園網的基礎上，將參與信息共享的檔案部門進行連接，利用教育網完成信息資源的交互傳達。在此階段，高校中的檔案管理部門不僅是參與共享的主體，也是提供信息資源的客體;第三層，全社會共享。以公用信息網絡為依托，將各個學校檔案管理部門進行連接，打破限制因素，給不同層次、不同方向的檔案共享機制應用者提供活動支持。社會層面的共享也是最高層的檔案信息共享，參與主體眾多，包括政府、檔案管理部門、社會公眾等。

4.檔案信息資源共享機制控制模式選定

（1）集中式控制模式

在傳統的控制模式當中，有一種方式是以檔案信息的內容為主體，從而對共享檔案資源進行統一控制，這種控制模式叫作集中控制模式。因所有檔案信息資源整體存放在高性能的網絡服務器中，共享者只能通過網絡訪問服務器來瀏覽檔案信息資源，除此之外別無他法。此方法具備檔案信息資源集中、查詢方便、使用效率高等優點，但也存在不足之處，如過于依賴服務器、成本太高等。

（2）分布式控制模式

分布式控制方案采取的是P2P模式，在此模式下，能夠在系統的互聯互通中進行資源信息的共享。將用戶作為檔案信息資源節點，并設定為對等體展開數據交互，任何網絡平臺或計算機都能獲得相應的信息資源。同時，又能夠向信息資源共享平臺提供數據。在跨部門處理過程中，不再需要對信息資源進行統一處理與篩查，只需要將取得相關信息資源，通過原有的檔案管理系統進行數據分析。此模式的不足在于，用戶需要主動將信息資源進行共享，其他人才具備參與共享的資格，對高校檔案信息資源管理帶來一定約束。

（3）集中分布式控制模式

基于上述資源信息共享控制方案研究，集中模式與分布模式都具有一定的缺陷與不足。因此，將上述兩種模式進行融合，則會形成集中分布式共享控制模式。在此模式的作用下，網絡平臺中的用戶為子單元，主要任務是將個人信息資源進行自主整理，通過網絡管理服務器的輔助功能，使子系統完成管理。在這種情況下，無須展開專門的P2P軟件設計與開發。通過服務器技術，將高校檔案信息資源查詢與檔案傳輸一并歸檔于服務器中，利用各個節點所具備的計算與儲備功能，進一步發揮上述兩種模式的優勢特征，相互補足對方缺漏，確保檔案信息共享服務能夠高效、穩定、良好的運行。高校檔案信息機制也就是對模式的選定，共享程度的差異化特征決定共享模式的選擇。第一層，校園內部共享，可以選定集中式控制模式;第二層，校與校之間的共享、館藏目錄信息，可以選定集中式控制模式，專題內容檔案信息可以選定分布式控制模式;第三層，全社會層面的信息資源共享，可以選定集中分布式控制模式。

四、結語

新時期，高校實行檔案信息化建設的發展潮流是將高校中的檔案信息進行資源整合，從而促進高校檔案創新化與共享化的發展。在實際運行中，各高校的檔案存儲處應不斷提高自身能力來滿足校園以及社會對檔案信息不斷提升的需求，充分利用網絡大環境的背景，全力發揮檔案信息的作用，加速檔案信息的資源融合與共享，為高校的檔案工作持續推進打下堅實的基礎。

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（作者單位：西安鐵路職業技術學院）