信息化時代高校檔案管理存在的危機及對策探討

吳巖

摘 要：高校檔案涉及多方面內容，如學生個人信息、教師個人信息、教學科研信息、教學資料、學習資料等。高校開展規范有效的檔案管理工作，不僅能夠為高校各部門管理及各項工作的開展提供有力依據和幫助，還能進一步推動高校教育的發展與提升。在信息化時代背景下，傳統人工開展的檔案管理工作存在一定的滯后性，雖然近年來高校已針對檔案管理做出改進，但整體信息化建設水平較低，難以符合新時代發展要求。基于此類情況，還需要高校管理人員能夠全面分析和明確現階段檔案管理存在的危機和相關問題，結合信息化時代要求，制訂合理的解決對策，有效應用信息技術的情況下提高檔案管理效果。本文就高校檔案管理做出分析，提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：信息時代;高校檔案管理;危機;對策

高校教育工作開展過程中檔案管理屬于較為重要的工作內容之一，但目前很多高校管理人員對檔案管理缺乏正確認知，通常會將更多的注意力、資金和重心放在教學工作、師資隊伍建設、教學研討工作等相關項目工作的開展上，對檔案管理缺少重視。對于檔案管理來說，其不僅收集、存儲大量的重要檔案和文件信息，如學生檔案、教學科研成果等，還能夠對存儲的檔案資料進行合理開發和利用，更好地為高校教育事業的發展提供有力幫助。而在信息化時代背景下，借助信息技術，開展檔案管理信息化建設工作，能夠極大程度提升檔案管理的實效性，為高校教育信息化發展與應用打下堅實基礎。但現階段高校檔案管理還存在諸多影響因素和危機，需要高校加強重視，積極進行問題查找、原因分析，充分利用信息技術，結合檔案管理實際要求采取針對性對策。

一、高校檔案管理信息化建設特點及有效性分析

檔案管理轉變以往的傳統人工管理方法，創新應用信息化管理模式，主要指利用互聯網、大數據技術、云計算等信息技術手段，借助智能設備，將紙質檔案轉化為電子檔案，發展為數字資源，以更好地對檔案進行收集、處理、管理和開發利用。該管理模式具有高效性、自動化、信息化等特點。而開展信息化建設，對于高校檔案管理來說，主要具有以下兩方面優勢。

1.改善提升檔案管理質量

在互聯網、信息技術未廣泛應用時，高校檔案管理工作的開展一般由人工進行，主要涉及人工書寫、人工編輯、人工整理歸檔、人工調取管理等。這種管理工作的開展模式，存在滯后性和誤差性，很多檔案資料從收集至歸檔需要耗費較長時間，且人員在進行管理時也容易因工作量大、工作能力等因素產生工作失誤，導致檔案缺失、檔案歸檔錯誤等。而應用信息技術，可借助互聯網、大數據、智能設備，對檔案資料進行高效處理和管理，在一定程度上提高檔案資料的安全性、保密性、完整性和真實性。同時，信息技術的應用可提高檔案管理的共享性和自動化，達到減少工作量、降低管理失誤、提高管理質量的效果。

2.促進高校資源與社會資源有效連接

高校檔案管理工作職能涉及服務社會、傳承文化等方面，高校內所包含的相關教育資源都會以不同形式的檔案資料存放于相應的檔案室中。借助信息技術，能夠以互聯網搭建資源共享平臺和信息交流平臺，各個高校的教育資源都可以呈開放共享狀態。這種管理方式也能夠更好地為社會發展服務，滿足社會文化傳播需求。

二、信息化時代高校檔案管理工作開展中存在的危機問題

1.缺少正確的檔案管理意識

檔案管理在高校管理工作開展中屬于基礎且較為重要的內容，但現階段很多高校管理者對檔案管理的重要性意識不足，在日常管理中會將更多的關注度投放在課程改革、教學科研、教育活動等相關工作中，對檔案管理不予重視。這種情況下缺乏檔案管理意識，自然不會針對高校檔案管理制訂相應的制度、管理方法和保障措施，難以促進檔案管理得到發展和滿足新時代要求，甚至還會因管理落后而引發危機。

2.缺少充足的檔案管理資金支持

檔案管理的開展需要基礎的設施和完善的設備技術，但很多檔案管理在開展中基礎設施建設不足，信息化設備技術投入程度也相對較低，這主要因為高校教育發展中對檔案管理缺少資金支持。首先，信息化時代下，很多高校管理者對檔案管理模式等方面雖然做出了相應的改進和完善，但改進完善力度不足，使得檔案管理信息化水平得不到提升。其次，目前部分高校并沒有將檔案管理納入整體評價體系，缺乏對檔案管理現狀及需求的了解。這種情況下資金投入不足，會導致信息化建設進度滯后，無法對檔案資料進行有效的保密保護工作。

3.檔案管理基層人員能力不足

對于檔案管理來說，不僅需要由基礎設施和智能設備技術為其工作的開展提供技術保障，還需要由專業能力較強的檔案管理人員為其工作的開展提供基礎條件。但目前檔案管理人員能力不足，難以推動檔案管理信息化建設。對于檔案管理基層工作人員來說，其多年來都依靠人工管理的方式開展各項工作，在信息化建設初期很難立刻轉變管理方式。同時，很多高校缺少對基層工作人員的技術培訓，使得多數人員對智能設備和信息技術的操作能力較低。這種情況下即使開展信息化管理，也難以突顯該管理方式的有效性。

4.高校檔案信息化管理缺少保障體系

首先，很多高校在對檔案管理時，并沒有針對檔案管理工作內容、信息化建設需求和相關要求，制訂相對應的管理制度，如考核體系、激勵機制等，這種情況下導致檔案管理基層人員缺少工作熱情，當基礎工作需求無法滿足后自然會降低檔案管理工作效率。其次，建設資金缺位、信息化建設缺少管理中心，導致檔案管理在信息化建設過程中整體進度滯后，缺少可依托的核心力量，整體信息化建設工作開展效果較差。

5.檔案管理存在諸多安全隱患危機

對于檔案管理安全方面，現階段很多高校在管理中還存在以下兩方面危機。（1）實體檔案資料管理危機。即使開展檔案管理信息化建設，很多較為重要的檔案資料還是需要以紙質的形式進行保存管理，這種情況下除了要求檔案管理人員專業能力滿足要求外，還需要確保檔案室的安全性。在信息化建設過程中，檔案室內會引進很多智能設備，以及基礎的電氣設備，這些設備若未進行定期檢查和維護，極易引發超負荷運行、設備故障等問題，導致安全事故的發生。同時檔案室內的通風、潮濕度也會對紙質檔案產生影響，且若未配備監控報警系統，容易發生檔案失竊事件。（2）電子檔案管理危機。電子檔案與紙質檔案在管理方式上存在一定差異，其主要借助計算機等相關設備開展一系列管理工作。所以對于電子檔案來說，若計算機及相關設備軟件的性能不滿足管理條件，容易發生檔案文件格式轉換錯誤、無法生成等問題。另外，網絡具有虛擬性，電子檔案與紙質檔案相比缺少真實性，在管理過程中若沒有在網上對電子檔案的管理過程進行監控管理，極易發生檔案被隨意更改的問題。這些不加以重視和有效解決，不僅會影響檔案資料的開發利用，滯后高校檔案信息化建設，還會降低高校整體發展水平。

三、信息化時代下高校檔案管理工作有效開展的對策

1.加強檔案管理重視度，加大資金投入力度

一方面高校管理人員應意識到檔案管理工作應與課程改革、教育科研等相關工作同等重要，充分了解到檔案管理信息化建設工作的有效開展能夠為高校其他工作的進行提供有利條件，也能夠為高校整體教育發展提供保障和支持。所以增強檔案管理意識，樹立正確檔案管理觀念，加強管理重視度，是推行檔案管理信息化建設的基礎條件。另一方面高校管理人員還需要明確資金支持是檔案管理轉變傳統管理模式，向信息化管理發展的重要因素，并將檔案管理納入高校評價體系中。首先，重新劃分高校資金配置，增加檔案管理資金投入比例;其次，能夠借助社會、政府部門引入更多的資金，共同為檔案管理信息化建設提供幫助。

2.做好檔案管理基層人員的思想教育及技能培訓

長期受傳統人工管理模式的影響，很多檔案管理基層人員已形成固定管理思維，即使推行信息化建設，在實際工作開展中也難以很好地將先進理念融入檔案管理中。對于很多高校來說，大部分檔案管理基層人員不是檔案管理專業畢業的，其所掌握的檔案管理理論知識和方法并不全面，且專業性不高。針對這種情況，高校管理者應對檔案管理基層人員開展思想教育，通過交流會、講座等方式，讓工作人員意識到信息化建設的有效性、必要性，逐步改進觀念，形成正確的思想態度。同時，對管理不同工作內容的基層工作人員實施相應的技能培訓工作，幫助其對檔案管理有系統性的了解，掌握全面有效的知識和方法，并培養人員對信息技術的操作能力，以合理使用信息技術進行檔案信息化管理。

3.完善檔案管理保障體系，提高落實效果

高校管理者應對現有的檔案管理進行分析，結合信息化建設要求，對檔案管理保障體系進行完善優化，從多方面為檔案信息化管理的實施與發展提供保障。（1）應建立配套的檔案管理制度，對檔案管理內容、管理細節、管理要求等方面進行明確規定。（2）根據信息化建設要求和檔案管理實際開展情況，針對存在的危機問題制訂對應的危機處理方案和應急對策，這樣才能更好地跟進信息化時代發展步伐。（3）完善激勵機制與考核體制，按照檔案管理工作開展內容和工作量，定期對檔案管理基層人員進行考核評分，對不合理之處要求人員及時進行整改，并保證考核工作的開展具有可信度和公平性。激勵機制主要包括物質與精神兩方面，既要通過獎金、績效等方式滿足人員物質需求，也要借助獎章、晉升機會等方式滿足人員精神需求。這樣才能推動檔案管理基層人員更積極認真地投入工作，不斷為檔案信息化管理提供創新想法。

4.加強對檔案管理的安全管控，做好保護措施

針對實體檔案來說，需要確保檔案室內各項電氣設備、智能設備的運行安全，并安裝配備相應的監控報警系統和安全消防系統，如滅火器、高清監控器、電子門禁等。對檔案室做好定期通風工作，確保室內溫度和濕度符合安全要求。同時還需要定期對檔案室進行安全檢查工作，保證各個線路安全、設備無破損無質量問題，這樣才能進一步保護實體檔案的存儲安全。另外，作為檔案管理基層工作人員，也需要按照規定要求完成每日安全檢查工作，達到降低安全風險、消除實體檔案管理危機的目的。針對電子檔案來說，其主要依托于計算機和相關軟件設備。首先，高校應建立校園局域網，將重要的電子檔案放置于局域網中，建立專項管理系統進行相應的存儲和管理，可通過設置防火墻、安全密鑰等方式提高安全和保密強度。其次，對于一些可共享、可交流的電子檔案，可放置于廣域網中。但還需要根據查閱者的身份、查閱檔案資料的類型等條件設置相應的訪問權限。同時在電子檔案進行審核、編輯、處理等過程中也需要設置相應的要求和權限，并對每一項過程進行實時監控，以保證電子檔案的真實性與安全性。

5.建立數字化檔案信息庫，推動檔案信息化建設

對于高校來說應根據其自身發展情況，結合檔案管理要求，對高校內部的檔案信息庫加強建設。高校應對檔案管理內容進行全面了解，明確檔案資料的服務對象，以及服務對象所產生的相關需求，以準確得出檔案信息源端口，這樣才能有效進行信息采集工作。同時高校在功能拓展階段，還需要對用戶端口的實際需求加以了解，這樣才能對檔案信息的采集內容進行合理調整，以確保數字化檔案信息庫的構建更具全面性、特色性和完整性。檔案信息庫的建立可為學生學習、教師教學、學校教育發展等方面提供服務，而這種長期服務也會留存大量的重要信息和數據資料，成為高校文化建設中的重要部分。所以現階段借助信息技術，能夠為高校檔案信息庫帶來更多的資源信息，推動檔案信息庫建立更具數字化，同時互聯網的應用，也會縮短信息更新周期，以及加快檔案資料的檢索速度，有助于提高檔案資料的實效性和多樣性，提升檔案資料整體使用效率。

6.加大引進先進信息技術，提升檔案信息化管理水平

高校檔案管理想要在未來獲得更長遠穩定的發展，還需要與時俱進，多引進先進的信息技術手段。比如，在新生入學后，會進行較大工作量的檔案資料記錄工作，這種情況下可借助互聯網及技術軟件建立電子檔案庫，在此階段內將電子檔案庫權限打開，學生能夠登錄到相應的網站平臺對自己的信息資料進行填寫和了解，再由相應的管理人員進行統一審核和檢查，這可快速完成檔案記錄工作，減輕檔案管理基層人員的工作量。在相關企業單位或學校需要查詢學生的信息資料時，高校可將學生的信息資料制作成二維碼或條形碼，只要通過網絡掃描即可查詢，無須像以往進行大量的紙質資料翻閱工作。若想要更好地保護學生個人信息，還可以在二維碼或條形碼掃描后，在查看窗口設置相應的訪問密碼。除此，為切實提高信息化管理水平，還應加強軟硬件設施的建設配備力度，應用性能好的計算機、打印機等基礎智能設備，引入大數據、云計算等軟件技術。

四、結語

綜上所述，高校檔案管理信息化建設，對提高檔案管理水平、拓寬檔案管理服務項目及范圍、推進高校教育發展等方面均有積極意義。現階段需要高校能夠明確其信息化建設的優勢性，找出現存的危機問題，通過加強管理意識、加大資金投入、做好人員培訓、落實保障體系、建立檔案信息庫、引進先進技術手段等方式完善和改進傳統檔案管理模式，為檔案信息化管理的發展與應用提供有效推力。

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（作者單位：寧夏大學）