高校住房檔案管理信息化

蔣曉紅 張占武

摘 要：如今信息化時代的來臨，為高校住房檔案管理方式也提出了更高的要求，于是住房檔案管理信息化建設成為當前眾多高校住房檔案管理工作的努力方向。 部分高校依據住房檔案的特點，實現了住房檔案的信息化建設目標，為學校人員提供了便捷化服務。然而如今仍然存在管理信息化建設的現實困境，如紙質檔案形式仍為主流、與各部門間的信息互通不暢、管理人員素質不高、管理制度不夠完善等問題，極大制約了當前高校住房檔案管理的信息化建設進程，對此高校需從這些問題出發(fā)，進一步探索優(yōu)化路徑，從而提高高校住房檔案服務與管理效率。

關鍵詞：高校;住房檔案;管理信息化

當前高校的已購公房、集資房、教工周轉房、公寓等多種住房的出現，使得學校住房管理更加復雜化，住房檔案管理成為當前教職工關注的焦點問題。住房檔案作為一種特殊介質憑證，對高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，傳統紙質檔案管理方式在如今復雜住房形勢下不僅不利于提高住房工作的管理服務水平，對長久的保存和管理住房信息也具有阻礙作用。因此高校要想解決住房管理問題，需對住房檔案管理工作進行有效改革。

一、高校住房檔案管理信息化的意義

1.有利于實現檔案有序管理

高校在長期工作實踐中發(fā)現，校內各種檔案管理工作中暴露出諸多問題，極大影響了校內檔案管理工作的有序開展。為此只有進行全面調整和革新才能助力檔案管理更加完善，于是便在住房檔案管理工作中引進了信息化管理模式。該模式的滲透與推廣，不僅可有效節(jié)省檔案工作中的人力、物力資源，提高住房檔案管理工作效率，同時校內各相關管理人員運用智能化設備，在閑暇時間學習并更新住房檔案管理技術，在提升校內住房檔案管理信息化工作的基礎上還能提升自身素質，有利于實現檔案有序管理。

2.有利于發(fā)揮模范帶頭作用

當前新《檔案法》修訂中增加了檔案信息化建設內容，要求各企事業(yè)單位根據自身情況，積極改革調整自身檔案管理信息化建設內容，為當前社會信息化和時代化建設起好帶頭作用。因此高校作為教育領域的中堅力量，在住房檔案管理信息化建設中，積極引進了檔案信息化設備和信息系統，將檔案管理工作內容與信息化深入結合，極大帶動了其他各企事業(yè)單位的信息化改革決心，為社會范圍內的檔案管理信息化改革提供了有效借鑒與帶頭作用。

3.有利于為學校人員提供便捷

根據相關規(guī)定，高校住房檔案信息一般情況下都會放到檔案館統一保存，而檔案館內儲存的檔案資源隨著住房信息的增多也會相應增加，給檔案查找造成了極大不便。對于查閱者而言，面對館內海量的檔案資料庫，要想立即找出自身所需資料十分不便，費時又費力，如果將信息技術引進住房檔案管理建設中，系統會自動根據查閱者的需求篩選出相關檔案信息，既能節(jié)省時間又能保證資料的準確與完善。

二、高校住房檔案管理信息化特征

1.海量的住房檔案信息

由于住房檔案信息中涉及了合同、數據、財務、人員信息、工作證號等基本信息，內容十分龐雜且細碎，仍舊采用以往人力管理方式不僅會造成檔案數量堆積，不易保存的問題，而且還會占用校內較多公共場地和資源，不利于高校檔案管理工作的優(yōu)化整合。如今住房檔案管理工作中采用的信息系統，不僅內存大，能夠保存管理近10年乃至20年的住房檔案信息，便于查閱者進行查找和使用。而且還能在網上搜索其他學校的檔案信息，將其借鑒到本校檔案管理中，最大程度實現檔案資源共享。

2.檔案存取十分便捷

信息技術發(fā)展背景下，高校開展信息化住房檔案管理模式具有信息實時共享的特征。在校內搭建的智能檔案管理服務平臺中，包括一站式服務與自行選擇的服務模塊，對于管理人員而言，只需將住房檔案信息錄入各個系統模塊中，系統便會自動按照人員類型、住房類型、年限等進行劃分，管理人員存取檔案資料時按照提示步驟操作即可，流程十分便捷簡單，而且信息一體化使得校內其他人員在查找資料時也實現了自由化。即便身處外地，也可登錄校內系統完成電子檔案的存取流程或者辦理其他檔案處理業(yè)務，有效發(fā)揮了信息化的服務功能。

3.節(jié)省人力、物力資源

信息化時代，如果仍舊采用以往人力管理方式不僅容易出現數據錯漏，而且還會造成人力、物力等資源的浪費現象。如今高校開始引進信息化管理方式，實行“一房一檔”“一人一檔”管理模式，一個人便可管理一門檔案信息，在人力資源上便率先實現了資源整合。同時，一臺信息化設備中可以存儲不同種類的檔案信息，如可將住房檔案信息并入A類系統，教育檔案并入B類系統，人事檔案并入C類系統，統一由一臺設備完成管理保存工作，能夠在物力上實現資源整合。

三、高校住房檔案管理內容

1.住房建設檔案

住房建設檔案主要記載高校教師住房的取得過程和取得方式，包括教職工住房的自建、代建、合建、轉讓、承租等所有方式。若住房屬于教職工自建，需由學校主管下達準予建設指標，并做好建設檔案記錄和歸類;如果屬于教職工購買的住房，需有學校主管部門下達的建房計劃、購房協議與撥款清單等內容，同時做好購買檔案記錄;屬于轉讓、承租、抵押等獲得的住房，除了上述這些基本條件外，還需有相應的合同協議和經過公證且具有法律效力的文書，并由學校住房管理人做好檔案記錄。

2.住房產權檔案

住房產權檔案是記載房屋所有權權屬關系和組成形式的一種檔案類型。其包括房屋所有權的申請、確認、土地使用權的申報、核定、房屋產權變更、分割等內容，高校教職工在確認房屋所有權時，需在取得住房使用權之后按照法律程序履行所有權確認手續(xù)。從法定意義上分析，如果無法明確該房屋使用者就是房屋所有權人，即便使用者承擔了部分房屋建設資金，也仍然無法成為房屋的主人。因此，高校管理者應對教職工住房產權檔案進行明確清晰的管理，做好房屋權屬信息登記。

3.分房集資檔案

分房和集資檔案通常記載的是高校不同時期、不同階段住房分配情況，通過檔案情況可清楚了解學校教職工住房建設成效和住房改善狀況，從而掌握教職工對住房需求的剛需程度。集資分房是指房屋政策改革后由國家、集體、個人共同投資的住房分配制度，這種分配制度是將高校教職工的福利住房轉變?yōu)樯唐坊⑹袌龌》康囊环N過渡形式，如今已被多數高校普遍使用。但是由于部分高校是初次使用這一制度，在實際住房管理過程中還不夠統一和規(guī)范，給當下的高校分房集資檔案管理工作造成了實際困擾。

四、高校住房檔案管理信息化建設困境

1.紙質檔案仍然占據主要形式

當前部分高校還未引進信息化管理方式，住房檔案日常工作仍然由新老員工線下管理，對于一些規(guī)模較小的高校而言如此做法自然可行，但對于規(guī)模較大的高校而言，住房信息十分龐雜，仍舊開展線下管理方式不利于校內正常檔案管理工作的開展。主要是由于部分高校受經濟條件和外在因素所困，信息設備引進、保障資金、技術人員等都未準備充足，致使住房檔案信息化平臺無法正常運轉，而且高校線下檔案管理方式由來已久，一下轉為信息化管理轉變較大，需經過一段適應期才可恢復正常。

2.住房檔案與人事信息交流不暢

部分高校住房檔案管理工作中，與其他部門信息交流不暢成為阻礙該工作有效開展的重要因素之一。其一，住房檔案信息中需要錄入教職工的人員信息、配偶信息、薪資待遇信息、住房需求信息等內容，與人事部門具有密切聯系，而高校這些部門往往都是各自為政，管理人員經常需要向教職工本人確認信息才能完成信息核對工作，增加了流程的煩瑣程度;其二，住房檔案信息中還需錄入教職工的財務信息、家庭負債情況等內容，與財務部門也有聯系，而高校通常都是直接將教職工的財務表及相關表格發(fā)給檔案管理人員便算完成交接任務，其他數據信息交換共享頻次較少，導致各部門間信息資源交流不暢。

3.缺乏住房檔案管理人才團隊

在住房檔案管理工作中，部分工作人員信息素質不強，致使住房檔案管理效率不高，檔案數據化程度不深。一方面是由于高校檔案部門的相關工作人員缺乏專業(yè)信息化知識，對新引進的信息設備操作不夠熟練，容易疏忽檔案編目的各類內容，而且部分檔案管理人員由于文化水平不高，早已習慣于采用傳統住房檔案管理方式開展日常工作，對系統中的住房檔案信息數據變化未能及時核對和查驗，對館藏住房檔案副本分類難以用系統自動歸類，常常需要請教校內其他管理人員，極大影響了檔案管理質量。另一方面部分高校雖已引進信息技術開展住房檔案管理工作，但還缺乏相應技術人員加以指導，校內現有人才流動性又較大，尚未形成一支專業(yè)性技術團隊，致使現有住房檔案管理工作缺乏人才團隊支撐。

4.住房檔案管理制度不夠完善

當前部分高校在引進信息技術開展檔案信息化管理工作時，存在管理方式滯后的問題，導致校內住房檔案管理工作的開展受到了一定阻礙。究其根因，主要是由于部分高校內部檔案管理制度不夠完善。一些涉及智能監(jiān)管、信息傳輸、資源共享等信息管理內容，高校并未完善相應的政策文件，也未安排專業(yè)技術人員定期查驗與檢修，使得住房檔案信息化管理中偶爾會出現數據差較大、財務信息與人員住房信息錯位等問題，極大影響了校內日常檔案管理業(yè)務流程的正常開展。而且部分高校在引進信息技術時，尚未細化信息檔案管理流程、線上住房信息申報體系等內容，使得管理人員無據可依，也容易導致住房信息錯漏的問題發(fā)生，加大了檔案信息化管理工作難度。

五、高校住房檔案管理信息化建設優(yōu)化路徑

1.電子檔案與紙質檔案相結合

如今CIP技術作為有效信息化工具，已被廣泛應用于高校教育管理領域，其他高校也可借助CIP技術完成校內住房檔案管理工作。在今后住房檔案信息化建設中，高校管理人員可深入發(fā)掘該數據的自動存儲、智能分類編目等功能，構建完善的智能檔案系統。首先，高校可成立電子檔案管理小組，根據校內實際情況創(chuàng)建網上檔案管理平臺，在平臺中錄入當前電子住房檔案信息，由各小組成員在系統中定期對檔案數據編目進行審查核對，確保管理工作有序進行;其次，校內管理人員還可與線下老員工合作，對卷內目錄實行電子化管理，如可利用相關計算機軟件中的復雜程序，對校內教職工住房信息按照人員檔案、住房檔案以及樓宇檔案進行劃分，如此能夠便于信息管理，同時也能為查閱者提供便利。

2.電子檔案與人事信息相融通

高校的住房檔案管理工作屬于眾多檔案管理中的一部分內容，要想實現對住房檔案工作的有效管理，需要相關管理人員在工作中融入其他信息，做到多主體共同監(jiān)督管理，從而更好地開展工作。首先，住房檔案管理可并入校內住房管理信息系統中，將教職工的基本住房信息與使用情況分門別類安排到相對應的系統管理模塊中，由其他負責人進行統一管理，如此能夠極大節(jié)省人力、物力，優(yōu)化校內管理資源。其次，住房檔案管理信息系統還能與校內其他人事系統、財務系統進行互聯互通，管理人員在錄入住房檔案信息時，離不開人事系統提供的信息和財務系統提供的成本估算。因此，單獨創(chuàng)建信息平臺能夠實現這些內容的資源共享，大大提升工作效率。

3.組建檔案信息化管理型團隊

高校住房檔案管理信息化建設中，由于涉及細小繁雜的工作流程無法全部由信息化代替，需要住房檔案管理工作人員輔助管理。因此，高校需注重提升此類信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能水平，組建檔案信息化管理的專業(yè)型人才團隊。一方面可引進人員激勵措施，定期對在職管理人員的綜合素質與專業(yè)技能進行考評和檢測，挑選出進步較大的管理人員勝任住房信息化管理工作，同時對表現積極、進步迅速的管理人員予以物質獎勵或精神獎勵，對平時管理懈怠、浮于形式等現象，需完善懲罰機制，做好校內管理約束，以激發(fā)管理人員的工作積極性。另一方面高校還需定期開展信息技術培訓及專業(yè)技能培訓活動，針對管理人員自身特點，進行統一培訓、分別賦職，實現人盡其才。

4.加強住房檔案管理制度

住房檔案信息化建設還需有明確的制度支撐，才能順利開展今后的管理工作。對此，需要高校針對自身住房檔案管理實際情況，針對工作中出現的問題及時制訂相應解決對策，對可能在信息化管理中出現的問題要做好應急制度與方案的準備。一方面高校可將政策制訂的權限下放到檔案管理部門，部門管理人員對住房檔案信息化管理中的評價、監(jiān)督、獎懲等制度進行細化完善之后再上報院系領導，審批通過之后再具體實施，如此能夠落實各項制度政策，促進檔案管理信息化的有序開展。另一方面檔案管理部門可組建專門巡查小組，定期對住房檔案及其他檔案信息化管理工作進行監(jiān)督，指出其中不合理之處，實現開放式檔案管理。

六、結語

近年來隨著社會保障制度的不斷完善，大眾對住房等條件的需求也逐漸嚴格化，相應地對住房檔案信息也增加了較多關注。現階段高校住房檔案管理工作面臨發(fā)展瓶頸，傳統單一住房檔案管理形式已經難以滿足當下管理形勢需求。只有積極引進信息技術完善住房檔案管理方式、落實檔案管理信息化建設制度，才能擴大服務范圍，提高服務效率，進一步彰顯高校檔案管理工作的時代性特征。

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（作者單位：寧夏醫(yī)科大學）