信息時代檔案管理創新策略

閆曉宇

◆摘? 要：隨著信息化時代的來臨，社會經濟得到快速的發展，人們的生活和工作也發生天翻地覆的變化，傳統信息閉塞的情況被打破。在這樣的時代背景下，檔案管理工作的信息化建設應運而生，構建高效、快速的信息化管理系統是必然趨勢。因此，在信息時代背景下，檔案管理工作需要革新檔案管理觀念，促進管理方式創新，實現檔案管理的信息化建設。文章中分析信息時代背景下檔案管理工作存在的問題，提出幾點有效的檔案管理創新措施。

◆關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;創新策略

科學技術的發展和進步，人類進入到信息化時代，各種信息資源不斷增加，需要構建完善的、系統的、科學的檔案管理系統。檔案在不同的領域有著重要的作用，通過對檔案的管理和利用，充分發揮其價值。在社會競爭越來越激烈的情況下，工作效率的提高能夠有效提高其競爭力。檔案管理是企業管理中的必要環境，企業需要創新管理理念，革新管理方式和技術，提高檔案管理的效率和質量。

一、信息時代背景下檔案管理的發展趨勢

1.無紙化。在以往對檔案進行管理時，采取紙質方式，從檔案的建檔、存儲和使用的過程中，紙質檔案需要大量人力、物力和財力，并且檔案的存儲需要非常大的空間。隨著檔案信息的不斷增加，檔案存儲空間已經無法滿足，需要更多的檔案儲存室。在這樣的檔案管理工作中，檔案管理的成本比較大。在信息時代背景下，檔案以數據形式存在，不需要占據實際空間，也不需要太多的人進行管理。無紙化是檔案管理工作的趨勢之一。

2.精細化。在檔案管理的過程中，其種類復雜繁多，在企事業單位的部門、個人等都有檔案，這些檔案整理時，依靠人力很容易混亂，雖然在檔案庫中進行分類，隨著檔案數量的增加，檔案的查詢和調動消耗更長的時間，影響檔案管理的效率。在信息時代檔案管理中，根據其內部體系的不同設置相應的分支，逐層設置子分子，讓檔案信息更加容易查找和管理。

3.實時化。在新的社會發展背景下，提高工作效率能夠增強競爭力，因此，檔案管理工作需要注重檔案管理效率的提高，符合時代發展的要求。在紙質檔案管理中，具有局限性，檔案的構建、存儲以及使用難以實時完成，需要比較長的時間，影響到檔案管理的效率。在信息化時代趨勢中，借助網絡管理平臺，實現信息的實時化傳輸，打破距離的限制，實現檔案管理的高效性。

二、信息化時代背景下檔案管理工作的創新策略

1.第一，加強各個部門的聯系，構建檔案資源共享平臺。檔案管理中，加強各個部門之間的聯系，應當從縱向和橫向兩個層面開展。信息化時代背景下，社會資源和信息資源不斷增加，單一的部門難以完成檔案資源的管理，需要保證不同部門之間的聯系，促進不同部門之間檔案信息的共享，促進檔案管理體系的完善，搭建信息共享平臺，實現信息資源的共享。同時檔案管理人員需要對信息資源進行分類，對信息內容進行篩選，幫助使用人員找到使用的資料。其次，構建自動化電子檔案。在檔案管理工作中，注重信息化技術的利用，實現電子檔案的自動化管理，實現檔案信息的自動上傳和管理，提高電子檔案的利用效率。因此，在檔案管理的過程中，需要加強電子檔案的自動化管理措施，更好的實現檔案資源的上傳和收集，提高電子檔案的價值。第三，完善信息化網絡平臺。傳統的檔案管理工作中，在檔案的查詢和搜索中采取人工方式，需要大量的時間，給檔案管理工作帶來影響，難以滿足檔案管理工作的需求。因此，在檔案信息管理中，需要構建相應的信息化平臺，提高檔案管理服務質量。

2.創新檔案管理模式。信息化時代下，想要創新檔案管理工作，需要注重檔案管理模式的創新。在實際的管理工作中，應當革新檔案管理理念，創新檔案管理模式。檔案信息內容非常多，要求檔案管理人員具備歸納、分類以及整理能力，實現檔案管理的信息化轉換，做好檔案信息的備份，避免由于工作失誤造成檔案信息的丟失，造成不可挽回的損失。檔案管理部門應當采用先進的計算機軟件系統，保證檔案資料的安全性。計算機應當做好不定期的檢測和殺毒操作，避免對信息資源造成損壞。在檔案信息應用的過程中，禁止和外網連接，避免黑客入侵和木馬攻擊，造成檔案資源的丟失。加強檔案室的管理，無關人員禁止入內，避免檔案資源的人為破壞。檔案管理工作中，需要配備專業的、現代化檔案管理設備，采取科學合理的檔案管理措施，提高檔案的可靠性和安全性。

3.革新檔案管理理念。以往的檔案管理中，偏重于檔案的采集和存儲，忽視檔案的管理以及利用，檔案信息的價值得不到開發和利用。因此，應當轉變檔案管理的理念，在檔案資源收集和整理時，注重檔案資源價值的開發和利用。檔案管理人員應當強化檔案應用意識，綜合開展檔案管理工作。作為檔案管理人員需要端正工作態度和心態，有效開發和利用檔案信息價值，保證檔案信息的使用率。同時管理人員需要具備創新意識，提高檔案管理工作有效性。信息時代背景下，檔案管理工作應當順應時代發展，革新檔案管理理念，不斷的探索和創新，為檔案信息管理做好準備工作。4.加強檔案信息數據庫建設。在檔案管理工作中，思想觀念的創新是基礎，管理模式是檔案管理的核心，檔案信息數據庫則是檔案管理工作開展的條件。信息時代下，借助數據庫對龐大的檔案信息進行儲存，提高檔案管理工作效率，實現信息化建設。在數據庫建設的過程中，應當從細節方面入手，促進信息技術和檔案管理有效的結合，打造檔案管理工作新格局，發揮數據庫的核心作用，更加高效快捷的開展管理工作，保證檔案信息更加高效的應用。注重規章制度的完善，原有的檔案管理制度已經無法滿足檔案管理需求，需要根據信息化趨勢不斷完善規章制度，做好管理權責分配，規范網絡管理平臺等。

三、結語

在信息化時代背景下，給檔案管理工作帶來機遇的同時，也給檔案管理工作帶來挑戰。借助信息化技術開展檔案管理工作，可以保證檔案管理工作效率和質量，解決檔案管理中的安全問題。因此，隨著信息化技術的發展，應當深入了解檔案管理工作中的問題，采取針對性的管理措施，促進檔案管理工作模式的創新，實現檔案管理工作的信息化建設。通過管理模式、服務方式等內容的創新，完善檔案管理模式，加強檔案信息數據庫建設，促進檔案管理工作的創新。

參考文獻

[1]李霜，何偉.信息時代下檔案管理工作的創新[J].智庫時代，2018（35）：182-183.