事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作應(yīng)用

許海燕

摘? 要：隨著國家經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，社會形態(tài)在積極轉(zhuǎn)型中，也帶動事業(yè)單位不斷提升自身的工作水平，改善工作模式，做出針對性改革與創(chuàng)新。事業(yè)單位香瓜工作中，干部人事檔案管理工作，一直是其中的重中之重，檔案不僅是每一名干部工作履歷的體現(xiàn)，記錄了他們在工作中的成長，也能夠使單位對干部工作情況等相關(guān)信息有所掌握，為干部后續(xù)的錄用、調(diào)任，提供了更多參考價值，因此，重視事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作，可以使事業(yè)單位人事工作科學(xué)化發(fā)展。本文將立足于事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的重要性，結(jié)合當(dāng)前存在的一些困境，提出強化干部人事檔案管理工作的策略，希望可以拋磚引玉，促進(jìn)相關(guān)管理工作向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 干部人事檔案? 管理困境? 管理策略

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（b）-0140-03

The Management and Application of Personnel Files of Cadres in Public Institutions

XU Haiyan

（Yitong Manchu Autonomous County Investment Promotion Service Center， Siping， Jilin Province， 130700 China）

Abstract： With the continuous improvement of the national economic level，the social form in the positive transformation also drives the institutions to continuously improve their work level，improve the working mode，and make targeted reform and innovation. In the muskmelon work of public institutions，the management of cadres' personnel files has always been the top priority. Archives are not only the embodiment of every cadre's work experience，but also record their growth in the work. It can also make the units have a clear understanding of the relevant information such as the work situation of cadres，and provide more reference value for the subsequent recruitment and transfer of cadres. Therefore，attention should be paid to public institutions. The management of cadre personnel files can make the personnel work of institutions develop scientifically. This paper will be based on the importance of public institutions cadre personnel file management，combined with some of the current difficulties，put forward strategies to strengthen the management of cadre personnel files， hoping to attract jade，promote the relevant management work to professional transformation.

Key Words： Institutions; Cadre personnel files; Management dilemma; Management strategy

1? 事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位干部人事檔案管理社會屬性較強，涉及干部生活、工作的各個方面，無論使干部身份信息、還是工作經(jīng)歷及其具體表現(xiàn)，都會集中在檔案資料中體現(xiàn)。干部的工作潛能，以及適合崗位，也可以從檔案材料中窺見一二，這也是加強事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)實意義。

除此之外，事業(yè)單位干部人事檔案管理工作性質(zhì)較為特殊，社會屬性較為豐富，因此相關(guān)工作的開展，一定要依照有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行。人事檔案與干部生活不同方面息息相關(guān)，鑒于當(dāng)前事業(yè)單位干部認(rèn)識檔案管理工作相對落后，一些干部對檔案管理重要性，沒有具備足夠認(rèn)識程度，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)在人事檔案管理，沒有較高積極性，相應(yīng)的現(xiàn)代化管理手段也不足。基于此，強化干部人事檔案管理，可以提升管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位人力資源管理的改善[1]。

2? 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的困境

2.1 檔案管理制度有待完善，管理模式相對落后

干部認(rèn)識檔案關(guān)系著干部自身升遷調(diào)任等各種工作相關(guān)活動，因此需要事業(yè)單位格外引起注意，若相關(guān)管理制度完善程度不高，就會導(dǎo)致管理措施未能有效落實，連帶出現(xiàn)各種嚴(yán)重問題。當(dāng)前社會背景下，很多事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作上，都存在一定不合理現(xiàn)象，工作流程相對混亂，也沒有專人對管理工作負(fù)責(zé)。其次，干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，檔案管理工作重心不明顯，很多人事檔案信息在歸檔環(huán)節(jié)上并不及時，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不夠完整。即使歸檔，也會顯得雜亂無章，不成體系[2]。

除此之外，一部分干部并不具備較強的檔案管理意識，未能根據(jù)新時期事業(yè)單位工作管理要求，在管理模式上推陳出新，管理手段落后于時代的特征較為明顯。很多事業(yè)單位的干部仍然沿用人工管理的方式，對信息進(jìn)行手工填寫，不僅無法有效降低工作量，而且工作效率更低，無法適應(yīng)當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展的速度。最后，有一些事業(yè)單位對傳統(tǒng)管理模式依賴程度較高，在人員變動方面也相對頻繁，未能對檔案管理重要性，產(chǎn)生足夠認(rèn)識，在檔案管理工作在操作方面過于隨意。

2.2 檔案管理人員自身素質(zhì)不高，未能正確認(rèn)識檔案管理重要性

當(dāng)前社會背景下，一部分事業(yè)單位工作人員未能正確認(rèn)識到檔案對干部的重要性，對其工作態(tài)度，在日常進(jìn)行的檔案管理工作中，將檔案管理和材料裝訂工作等量齊觀，認(rèn)為不丟失材料就算萬事大吉，這無疑會不利于檔案管理工作的落實，使工作人員的工作積極性受到打擊。其次，很多事業(yè)單位職工都忙于日常工作，未能對自身檔案引起足夠重視，歸檔工作未能第一時間落實到位。舉例來說，事業(yè)單位在評定職稱之后，沒將手邊材料向檔案管理部門及時移交，或干部向部門提交的資料信息不夠全面，使部門和員工出現(xiàn)信息不對稱的現(xiàn)象。此外，一些干部未對自身前途明確規(guī)劃，也不看重檔案對自己產(chǎn)生的較大價值。還存在一些干部不明確檔案中包含哪些資料的問題，導(dǎo)致填寫相關(guān)信息時過于隨意，常會出現(xiàn)填寫錯誤的問題[3]。

2.3 檔案信息化程度不高

當(dāng)前我國一部分事業(yè)單位的干部人事檔案管理，在工作方法上，依舊沒有取得較大突破，在儲存檔案的問題上，用紙質(zhì)材料存儲形式較多，工作效率難以取得明顯提升。此外，干部人事檔案管理信息化建設(shè)問題，相關(guān)人士并沒有較強意識和危機(jī)感，也沒有采取行之有效的手段，使干部人事檔案管理電子化與信息化落于實處，導(dǎo)致干部人事檔案管理信息化發(fā)展停滯不前，無法發(fā)揮人事檔案信息化優(yōu)勢，服務(wù)質(zhì)量無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 干部人事檔案材料不夠完整和真實

干部人事檔案收集工作，容易受社會變化和人員流動等方面的影響，對于事業(yè)單位亦是如此。部分事業(yè)單位在檔案收集，以及歸檔工作等方面，明顯做得不夠，難以適應(yīng)時代要求。舉例來說，反應(yīng)干部個人信息的檔案材料中，很多都聚焦于學(xué)歷、職稱、工作調(diào)動等信息，但是涉及工作業(yè)務(wù)能力、培訓(xùn)經(jīng)歷、健康情況、技術(shù)特長等不足，評價材料也充斥各種套話，無法啊適應(yīng)人才選拔的多元化需求[4]。

2.5 干部人事檔案審核力度不夠

事業(yè)單位在干部人事檔案的審核工作上，未能保證足夠力度，問題的嚴(yán)重性，同樣值得引起重視。一部分事業(yè)單位沒有組建相關(guān)部門，對檔案審核工作進(jìn)行專門負(fù)責(zé)，在具體工作的落實上，都是由人事檔案管理人員，負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的審核。也有一些事業(yè)單位，盡管在審核工作上配備了專業(yè)人員，但是未能保證嚴(yán)格的審核力度，材料的不完整、虛假、填寫規(guī)范程度存在問題，依然為檔案真實程度帶來了較大困擾[5]。

3? 強化事業(yè)單位干部人事檔案管理的相關(guān)策略

3.1 立足于事業(yè)單位實際情況，構(gòu)建并完善干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

不同事業(yè)單位在檔案管理工作上，都有自身審核流程。如果想提升干部人事檔案管理信息化水平，就需要明確不同管理流程，圍繞各個環(huán)節(jié)進(jìn)行理順，統(tǒng)一規(guī)劃各類流程，將其納入干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，信息化管理體系下，不同崗位之間的職務(wù)雖然存在差異，但是都是較為明確的，從而保證干部人事檔案管理工作不同環(huán)節(jié)有條不紊。工作人員在科學(xué)制度的指導(dǎo)下，不斷積累工作經(jīng)驗，工作經(jīng)驗還能反過來，促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)的完善，使干部人事檔案管理信息化發(fā)展更加規(guī)范[6]。

3.2 全面提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

欲使干部人事檔案管理業(yè)務(wù)能力得以提升，首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)樹立人才觀念，強化檔案管理人員工作團(tuán)隊的建設(shè)。具體而言，應(yīng)當(dāng)每隔一段時間，對基層檔案管理人員進(jìn)行工作內(nèi)容的培訓(xùn)，使工作人員認(rèn)識到學(xué)習(xí)計算機(jī)知識的重要性，實現(xiàn)自身知識結(jié)構(gòu)的更新，進(jìn)而強化自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，在工作中能夠充分達(dá)到人盡其才的效果。除此之外，應(yīng)當(dāng)令日常工作要求更加嚴(yán)格，重視事業(yè)單位干部人事檔案管理人員的知識積累情況，并制造更多機(jī)會，使單位內(nèi)部和檔案管理相關(guān)的專業(yè)工作人員相互交流，相互取長補短，檢視自身在工作中的短板，在實際工作中，融入來自他人的先進(jìn)管理經(jīng)驗，令交流主體的工作能力，得到全方位提高，使干部人事檔案管理團(tuán)隊工作能力全面提升[7]。

3.3 強化干部人事檔案管理信息化建設(shè)

現(xiàn)階段對于干部人事檔案管理最重要的，就是建立工作人員對人事檔案信息化管理的意識。在事業(yè)單位內(nèi)部，上至領(lǐng)導(dǎo)，下至普通管理人員，都應(yīng)當(dāng)感到緊迫，將意識轉(zhuǎn)化為實際工作。具體而言，應(yīng)當(dāng)借助計算機(jī)使檔案電子化，建立干部電子檔案，在工作和管理方式方法上有所創(chuàng)新，貫徹信息化管理理念，從而在信息化管理機(jī)制的要求下，節(jié)省人力物力方面的投入，有效提升管理效率，以及檔案資源利用率與共享率。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使信息化建設(shè)意識深入人心，使管理人員明確信息化管理的優(yōu)勢所在，逐步擺脫對傳統(tǒng)管理模式的依賴，提升自身學(xué)習(xí)動力。通過對檔案管理新知識、新理念的學(xué)習(xí)，使工作人員知識結(jié)構(gòu)不斷改善和更新，促進(jìn)自身文化水平的提升，在日常工作中得以體現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范和高效[8]。

3.4 強化檔案收集制度的完善

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在自身機(jī)構(gòu)情況基礎(chǔ)上，促進(jìn)干部人事檔案收集歸檔制度的健全。部門之間應(yīng)當(dāng)相互配合，加快檔案材料轉(zhuǎn)交速度，基于過往工作經(jīng)驗，細(xì)化歸檔規(guī)定時間，以及各項需要辦的手續(xù)[9]。

3.5 強化對干部人事檔案的審核

事業(yè)單位應(yīng)強化對干部人事檔案的審核，提高干部檔案資料的完整程度。如果審核發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)缺漏問題，則應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間通知到干部本人，對相關(guān)信息的完整性進(jìn)行補充。記錄干部資料環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真仔細(xì)，履行檢查與核對的義務(wù)，進(jìn)而保證干部資料信息的準(zhǔn)確性。除此之外，在正式向系統(tǒng)中錄入之前，也需要重新進(jìn)行審核[10]。

4? 結(jié)語

事業(yè)單位干部人事檔案管理極為重要，應(yīng)當(dāng)從制度上入手，改善工作模式，加強人員培訓(xùn)，提高檔案管理信息化水平，從而促進(jìn)干部認(rèn)識到檔案管理的革新的必要性。

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