大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析

叢迪陽

摘? 要：檔案管理工作是企業各項管理工作的重要組成部分，往往包括著大量有價值的信息，通過對信息進行有效的挖掘處理，能夠為企業的生產進行提供支撐。近年來，隨著以大數據、物聯網、云計算等信息技術在各個領域的成熟應用，我們逐漸步入到大數據時代。大數據背景之下，對檔案管理工作提出了全新要求，需要我們轉變創新管理模式，適應大數據環境下對企業各項管理方面提出的新要求。本文主要結合實際工作經驗，首先探討了大數據對企業檔案管理產生的影響，然后論述了企業檔案管理工作面臨的問題，最后提出了大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式，希望通過研究對廣大同行有所幫助。

關鍵詞：大數據技術? 企業檔案管理? 工作模式? 創新

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（c）-0167-03

Analyzing the Innovative Mode of Enterprise Archives Management under the Background of Big Data

CONG? Diyang

（Mudanjiang Normal University，? Mudanjiang，? Heilongjiang? Province， 157011 China）

Abstract： Archives management is an important part of the enterprise's various management work， often including a lot of valuable information， through the effective mining and processing of information， can provide support for the production of enterprises. In recent years， with the mature application of big data， Internet of Things， cloud computing and other information technologies in various fields， we have gradually stepped into the era of big data.Under the background of big data， archives management has put forward new requirements， which requires us to change the new management mode and adapt to the new requirements of enterprise management under the environment of big data. Based on practical work experience， this paper firstly discusses the impact of big data on enterprise archives management， then discusses the problems faced by enterprise archives management， and finally puts forward the innovative mode of enterprise archives management under the background of big data， hoping to help the majority of peers through the research.

Key Words： Big data technology; Enterprise archives management; Work pattern; Innovation

時代在發展，科技在進步，以互聯網為代表的信息技術，轉變了我們傳統的生產生活模式，我們逐漸步入到大數據時代。在時代發展進程中，任何事物循規蹈矩，不思進取都可能被時代所淘汰，檔案管理工作也是如此。近年來，隨著我國經濟不斷向前發展，改革開放不斷加快，一方面為企業發展拓展天地的同時也面臨著較大的競爭壓力，如何在競爭激烈的市場環境當中贏得一席之地，就成為很多企業需要重點攻克的難題。企業檔案資源包含了豐富有價值的信息，通過對各種有價值的信息進行深度的挖掘和處理，能夠更好地滿足企業的生產發展所需。大數據技術能夠妥善地解決對海量檔案資源進行深度挖掘處理的要求，從而為企業的各項管理工作提供信息支撐[1]。作為檔案管理人員，應該從本質角度入手，緊跟時代發展進程，在觀念體制和服務機制、服務手段等方面大膽創新，真正做到與時俱進，把握時代脈搏，使檔案管理更好地推動企業的健康發展，使企業在市場競爭當中永立不敗之地。

1? 大數據技術對企業檔案管理工作產生的深刻影響

1.1 各種數據信息的非結構化特征

大數據背景下所涉及到的各種信息數據包括了結構性數據、非結構性數據和半結構化數據，其中非結構性數據和半結構性數據是海量信息當中十分常見的數據顯示，占據到各種數據信息的很大一部分，數據內容繁雜，處理難度較大。大數據背景之下做好非結構數據的處理工作，就成為檔案管理人員需要重點解決的問題。作為企業的檔案管理部門，可以利用大數據技術對海量數據當中的非結構化信息數據進行有效的處理，并對非結構化數據進行有效的整合和輸出，方便企業查詢，提高非結構化數據的利用效率。

1.2 用戶對檔案服務質量提出了更高的要求

大數據時代是信息爆發的時代，是科學技術快速發展快速進步的時代，各種數據表現形式、處理模式都在無時無刻地發生著變化。并且在網絡世界當中每天會產生數量龐大的信息資源，這些信息資源超過了過去幾千年的總和，并且不斷處于增加的過程。針對數量龐大的數據信息，如何在海量數據當中尋找到客戶最需要的有價值數據信息，就成為現階段檔案管理人員需要重點解決的難題，也成為制約檔案管理人員提供優質檔案服務的關鍵。傳統檔案服務工作開展過程中還存在著認知方面的誤區，有些檔案管理人員只是將檔案管理工作作為一些數據信息的獲取收集和整理，認為任何人都可以做該項工作。而有些人認為檔案管理工作是一個機密性較強的工作，各種數據信息不能夠向外提供，也不能夠被利用。實際上檔案管理工作是一個技術性和專業性要求很高的工作，加上各種數據信息的融入，對檔案管理人員的綜合要求越來越高。除了要具備檔案管理方面的專業知識之外，還應該具備計算機操作網絡技術知識。當今世界是一個共享開放的世界，大眾對信息的共享程度越來越高[2]，連我國的政府機關也開展了政務公開和政府信息公開。這就要求企業的檔案管理部門做到與時俱進，要充分處理好保密檔案和檔案利用公開之間的關系，保障用戶能夠隨時隨地地獲取自己想要的有價值的檔案信息。

2? 大數據背景下檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理意識有待進一步加強

近年來，隨著我國市場經濟不斷向前發展，開放程度不斷加大，一些企業檔案管理人員對檔案管理的意識沒有緊跟時代發展進程。企業內部的很多檔案管理部門在達到年度的檔案管理目標之后，出現滑坡現象，工作中不積極、不主動、不求進取，對檔案管理工作監督力度不足，檔案管理放任自流。由于企業內部的檔案管理工作并不能夠直接產生較高的經濟效益，所以很多檔案的管理部門就連企業的領導人員都認為檔案管理工作是一個可有可無的工作，往往只是嘴上說重要，不能夠做到認真細致地執行，并不能夠立足企業的實際情況加強對檔案信息的高效收集、高效整理，也不能夠從企業的長遠發展角度入手，在檔案管理方面投入資金和人力不足。由于企業領導人員對檔案管理工作的認知不足，各項檔案管理的議程排不上，檔案管理工作得不到有效的重視，沒有明確相應的工作地位，檔案管理機構的職能被大大削弱，檔案工作隊伍專業素質普遍較差[3]，很多企業內部的檔案管理工作制度形同虛設，一旦出現問題將面臨較大損失。

2.2 檔案管理手段落后

現階段很多企業內部的檔案管理部門，一直沿用紙質和人工操作模式，投入了大量的人力、物力，管理效率普遍較差，不僅占用了空間，而且紙質檔案的保存要求較高，一旦保存不當就會造成檔案存在發霉變質，有價值的檔案信息無法得到恢復，企業面臨較大經濟損失。另外傳統的檔案管理模式之下，不利于對信息的高效收集整理和有效檢索，在檔案利用和檔案獲取過程中增加了檔案管理人員查找的任務。對這種情況就需要依托大數據技術，加快檔案管理的信息化和網絡化建設進程，將紙質檔案轉變成數字檔案或者電子檔案[4]，減少紙質資源的使用，減少檔案儲存空間，提高檔案的查閱效率。

2.3 檔案管理專業知識有待進一步提升

當前在很多企業內部檔案管理人員的職能作用主要包括了檔案的收發、整理、保管三個方面。即使在檔案管理部門內部構建了現代化的技術體系，加強對信息數據的有效收集整理，但是很多檔案人員的操作熟練程度不足。這種情況主要是企業管理部門對檔案管理工作的重視程度不高，傳統的思想認識造成自上而下對檔案管理人員的專業要求不高，使得現有的工作隊伍老齡化嚴重，專業素質普遍較差。而且在很多企業內部的檔案管理人員都是兼職行為，并非是檔案專業出身。很多工作人員認為只要完成了數據的收集整理和保存工作就可以。缺乏后續培訓，嚴重阻礙了檔案管理工作的發展。

3? 大數據背景下，企業檔案管理工作創新模式分析

3.1 加快推進企業檔案管理信息化建設

大數據時代，企業管理層是應該認識到數據收集整理深度挖掘的重要作用，要重視檔案的各項基礎業務，通過各種途徑加快構建信息化的操作體系，推進檔案信息化建設的廣度和深度，提升檔案管理的工作質量和管理效率，并在短時間內構建一套真正意義上的檔案信息數據庫[5]。一方面應該加強對檔案信息資源的高效收集整理，在信息化建設過程中，檔案數量會直接制約企業檔案信息化的建設成效。因此就要求檔案管理部門注重加強企業生產經營等各個方面的數據信息收集，為企業實現檔案管理信息化奠定堅實基礎。另一方面應該加快構建統一化的數據庫。企業檔案管理信息化建設過程中，就需要明確具體的建設標準，規范數據格式，構建有效且豐富的檔案信息資源共享系統。另外，還應該做好文字檔案電子化儲存工作，及時將企業的各種紙質檔案信息轉變成電子化，并上傳到共享平臺系統當中，實現高效共享、高效利用。最后一個方面應該加強軟件和硬件支持。企業領導應該提高重視程度，在檔案信息化建設過程中配置充足的資金，最大限度地滿足信息化建設的硬件需求。此外，在具體的信息化體系建設過程中，還應該加強與OA系統的緊密聯系[6]，嚴格遵循檔案管理行業標準和法律法規，實現檔案管理的信息化。

3.2 注重提升檔案管理服務質量

大數據背景之下，為了切實提高檔案管理的工作水平和服務質量，需要對檔案管理模式作出有效的優化。綜合運用信息技術和企業內部的數據，建立數據化的檔案管理服務平臺。另外在整個平臺構建過程中，還應該將安全性、規范性納入其中，加強對檔案信息的高效管理、規范化管理。企業內部通過構建檔案管理服務平臺，可以借助平臺的拓展性，將檔案管理工作和企業的自動化辦公系統有效集成應用，提高電子檔案的處置效率，真正實現自動歸檔。另外企業內部還應該積極推廣應用數字化、數據化的檔案管理模式[7]，加快構建檔案信息管理系統，該系統用于詳細記錄各項數據信息，并根據數據信息的來源和利用方式作出有效的分類。

3.3 注重提升檔案管理人員專業素質

企業的管理層應該認識到大數據背景下檔案管理工作的重要性并給予充足的重視，另外還應該加大高素質人才的培養力度，通過定期、不定期地組織專業技能培訓，不斷提升檔案管理人員的信息化操作意識和操作能力。另外檔案管理人員在日常工作當中也需要發揮自身的主觀能動性，改變認知，配合大數據信息技術在檔案管理中的應用[8]。管理人員也需要充分認識的傳統檔案管理模式的弊端，日常工作中要不斷轉變傳統的管理模式，提升自身的專業素質[9-10]。

4? 結語

綜上所述，科學技術的迅猛發展，信息技術的更新換代，讓我們逐漸認識到企業生產經營創新的重要性。尤其是在大數據背景下，我們也充分感受到先進信息技術的重要作用以及數據時代的偉大性。大數據背景下，企業檔案管理工作面臨著較大工作壓力和工作挑戰，對此就要求檔案管理部門從自身工作角度入手，不斷加強工作經驗總結，勇于面對問題解決問題，確保檔案管理工作能夠與時代同發展共命運。

參考文獻

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[2] 羅清戀.大數據背景下高校期刊檔案管理工作的創新模式解析[J].大眾標準化，2020（4）：195-196.

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