事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化論析

董華（遼寧公安司法管理干部學(xué)院）

■引言

目前正處于21 世紀(jì)的第四次科技革命時(shí)期，在這個時(shí)期，以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。在我國，現(xiàn)在的事業(yè)單位同樣也正處于信息時(shí)代改革的浪潮中，信息化技術(shù)手段逐步使事業(yè)單位的管理工作越來越規(guī)范和高效。絕大部分事業(yè)單位的固定資產(chǎn)價(jià)值在單位總資產(chǎn)價(jià)值中占有相當(dāng)大的比重，傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式不再適應(yīng)現(xiàn)在快速發(fā)展的步伐。于是，對固定資產(chǎn)管理使用信息化手段并進(jìn)行不斷優(yōu)化，就成為了事業(yè)單位信息化管理中必不可少的內(nèi)容。

■事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化的重要性

（一）固定資產(chǎn)管理信息化能夠使賬務(wù)管理更加智能

賬務(wù)管理信息化能夠使固定資產(chǎn)管理的工作流程更加完善，過程管理和處置管理更加智能和高效。在管理過程中，去除了固定資產(chǎn)相關(guān)審批過程中的重復(fù)環(huán)節(jié)，通過系統(tǒng)的自動判斷、數(shù)據(jù)的自動傳送，減少人為操控的節(jié)點(diǎn)，同時(shí)入庫和報(bào)銷相互分離、相互支持，化繁為簡，各項(xiàng)工作獨(dú)立開展，提高了工作效率。

系統(tǒng)的管理優(yōu)化使管理工作中信息傳遞從管理部門到科研人員暢通無阻，管理工作直達(dá)神經(jīng)末梢。各個環(huán)節(jié)有記錄，審批工作不重復(fù)，既實(shí)現(xiàn)了便捷高效的管理工作，又能完善固定資產(chǎn)相關(guān)信息，滿足各類報(bào)表要求。不斷完善數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)維度，能夠在單位面臨各種審查、審計(jì)工作中提供規(guī)范、透明的審批過程中成為強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。

（二）固定資產(chǎn)管理信息化能夠使實(shí)物管理更加便捷

信息化系統(tǒng)的管理優(yōu)化，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段與信息化管理平臺相結(jié)合的方式，讓固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)了高效便捷的實(shí)物管理。以固定資產(chǎn)的采購為管理起點(diǎn)，運(yùn)用信息化技術(shù)手段和優(yōu)化的實(shí)物管理流程，使管理模型、管理系統(tǒng)、人員、技術(shù)手段等多方面有機(jī)結(jié)合，不斷規(guī)范固定資產(chǎn)的實(shí)物管理，降低事業(yè)單位管理人員的管理負(fù)擔(dān)，提高管理質(zhì)量。

許多事業(yè)單位在管理工作中大膽嘗試了RFID 技術(shù)在固定資產(chǎn)實(shí)物管理工作中的應(yīng)用，在行業(yè)的固定資產(chǎn)管理工作中起到了排頭兵的作用，率先試點(diǎn)，總結(jié)RFID 標(biāo)簽在應(yīng)用過程中的優(yōu)缺點(diǎn)，為該技術(shù)在固定資產(chǎn)管理上的應(yīng)用和發(fā)展奠定了實(shí)踐基礎(chǔ)。同時(shí)，事業(yè)單位也在不斷優(yōu)化的過程中達(dá)到了發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。

（三）信息化的管理優(yōu)化能夠?yàn)橘Y產(chǎn)管理工作做好風(fēng)險(xiǎn)防控

通過信息化的管理優(yōu)化，能夠?qū)崿F(xiàn)固定資產(chǎn)管理中的各環(huán)節(jié)透明和流程可追溯，使管理工作無死角。把風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)嵌入到信息化系統(tǒng)中，既減輕了相關(guān)人員的工作量，也避免了數(shù)據(jù)的錯誤概率，同時(shí)把可能發(fā)生管理漏洞和廉潔風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵點(diǎn)轉(zhuǎn)移到信息化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)失誤零風(fēng)險(xiǎn)、貪腐零機(jī)會的管理目標(biāo)。

■事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化存在的問題及產(chǎn)生原因

（一）固定資產(chǎn)賬務(wù)流程管理有待提升智能化水平

在固定資產(chǎn)報(bào)銷流程中，其問題之一是存在入庫明細(xì)與實(shí)際不相符的情況；問題之二是資產(chǎn)部門與財(cái)務(wù)部門月末對賬結(jié)賬時(shí)有發(fā)生失誤的可能。發(fā)生入庫明細(xì)與實(shí)際不相符的問題，其原因之一是由于報(bào)銷人員為各部門兼職人員，經(jīng)常發(fā)生變動，遇到有些經(jīng)辦人為了省事而填寫不認(rèn)真時(shí)，會將有些必填信息胡亂填寫，不按實(shí)際情況選擇資產(chǎn)責(zé)任人，不按照合同中簽訂的數(shù)量和金額進(jìn)行拆分，就會出現(xiàn)審批風(fēng)險(xiǎn)；其二，許多事業(yè)單位的會計(jì)人員有輪崗的制度，每隔一段時(shí)間會計(jì)人員會進(jìn)行一次輪崗，財(cái)務(wù)處與資產(chǎn)處對賬的人員就會發(fā)生變化，雖然固定資產(chǎn)賬務(wù)核對工作看上去是個簡單的業(yè)務(wù)，但由于個人對ARP 系統(tǒng)和ERP 系統(tǒng)了解的深淺不同，會提高發(fā)生對賬失誤的概率；其三，由于事業(yè)單位將預(yù)算執(zhí)行率作為考核指標(biāo)，每年年末，為了提高預(yù)算的執(zhí)行率，財(cái)務(wù)部門會催促各部門將借款核銷，這種管理模式會為固定資產(chǎn)的賬務(wù)管理埋下隱患，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）固定資產(chǎn)實(shí)物處置過程管理信息化不足

在固定資產(chǎn)的實(shí)物處置環(huán)節(jié)中，由于沒有管理信息化手段的接駁，實(shí)物處置過程處于人工識別模式。資產(chǎn)責(zé)任人填寫“固定資產(chǎn)報(bào)廢處置申請表”，經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)和主管部門簽批完成后，再到物資與條件處辦理資產(chǎn)報(bào)廢退庫手續(xù)。此時(shí)，需要將固定資產(chǎn)實(shí)物搬運(yùn)到指定待報(bào)廢庫房，與固定資產(chǎn)管理員接洽。一個管理人員無法同時(shí)完成固定資產(chǎn)的審批入庫、大型設(shè)備的驗(yàn)收、多個單位的報(bào)廢核實(shí)和退庫等。一旦管理員無法細(xì)致周到地做好資產(chǎn)管理時(shí)，就又會避重就輕的問題，資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)放任各部門自行完成，自己完成報(bào)廢設(shè)備信息的維護(hù)而忽略實(shí)物退庫的環(huán)節(jié)。這種問題的產(chǎn)生根源是信息化不足。各模塊之間相互獨(dú)立，沒有聯(lián)通，給資產(chǎn)責(zé)任人、部門兼職固定資產(chǎn)管理員和物資處固定資產(chǎn)管理員直接的工作銜接帶來了阻力。

（三）賬務(wù)管理信息化與實(shí)物管理信息化銜接不暢

固定資產(chǎn)信息在賬務(wù)管理系統(tǒng)和實(shí)物管理系統(tǒng)之間不斷切換，需要各個信息系統(tǒng)相互配合才能完成固定資產(chǎn)的管理工作。賬務(wù)管理與實(shí)物管理信息化系統(tǒng)不兼容的問題會導(dǎo)致數(shù)據(jù)在頻繁的導(dǎo)出和導(dǎo)入過程中存在數(shù)據(jù)傳輸失誤的風(fēng)險(xiǎn)。

另外，存在著軟件是否安全的風(fēng)險(xiǎn)。首先，由于RFID 標(biāo)簽種類繁多，具體使用的是哪種安全等級的標(biāo)簽并不能非常明確地了解，所以不能保證其安全性。此外，作為第三方公司，若在程序開發(fā)時(shí)設(shè)置漏洞，即可以通過此漏洞獲得詳細(xì)的單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬，包括大型、關(guān)鍵、科研、生產(chǎn)設(shè)備的名稱，型號和技術(shù)指標(biāo)、金額、責(zé)任人和使用部門等信息。同時(shí)，固定資產(chǎn)明細(xì)賬也是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一部分，對一個單位來說，固定資產(chǎn)在總資產(chǎn)中的占比存在一個合理的范圍，這就可以輕易地推算出整個單位的資產(chǎn)總量，從而獲得更多財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。

■事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理信息化的優(yōu)化路徑

（一）固定資產(chǎn)賬務(wù)處置信息化的優(yōu)化

應(yīng)以“企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控體系框架的構(gòu)建”為理論基礎(chǔ)，在進(jìn)行管理模型的總體優(yōu)化的前提下，進(jìn)行固定資產(chǎn)賬務(wù)處置流程信息化的優(yōu)化工作。與過程管理優(yōu)化思路相近，處置過程賬務(wù)管理信息化的優(yōu)化也是將原有集中到物資處固定資產(chǎn)管理員的大量數(shù)據(jù)維護(hù)工作和單據(jù)轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中，并由資產(chǎn)責(zé)任人發(fā)起，由部門兼職管理員進(jìn)行把關(guān)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，將申請傳遞到物資處。

首先應(yīng)增加資產(chǎn)責(zé)任人資產(chǎn)處置上報(bào)功能，當(dāng)責(zé)任人需要對本人名下的固定資產(chǎn)進(jìn)行退庫時(shí)，在系統(tǒng)中填寫退庫單，對資產(chǎn)進(jìn)行處置前狀態(tài)的描述，判斷設(shè)備是否還能繼續(xù)使用。同時(shí)系統(tǒng)可將處置資產(chǎn)分為兩大類：完好和損壞。然后由資產(chǎn)責(zé)任人將實(shí)物交到固定資產(chǎn)管理部門，由固定資產(chǎn)管理員對資產(chǎn)實(shí)物和系統(tǒng)中的退庫申請進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，審批退庫。審批通過后，系統(tǒng)自動將該條固定資產(chǎn)變更為待報(bào)廢狀態(tài)，實(shí)時(shí)更新設(shè)備臺賬。

（二）固定資產(chǎn)的實(shí)物處置信息化的優(yōu)化

重點(diǎn)要抓實(shí)物退庫環(huán)節(jié)，保證退庫的實(shí)物與處置申請相一致。通過信息化技術(shù)手段，在退庫環(huán)節(jié)，對退庫資產(chǎn)進(jìn)行掃描識別，在手持終端系統(tǒng)中變更設(shè)備狀態(tài)，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到信息化系統(tǒng)內(nèi)，完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的信息維護(hù)。這樣的優(yōu)化加上各部門兼職資產(chǎn)管理員以及物資部門資產(chǎn)管理員的多重監(jiān)督下，大大降低了國有資產(chǎn)流失情況的發(fā)生。

實(shí)物退庫完成后，根據(jù)庫房待報(bào)廢資產(chǎn)存量情況，物資處會進(jìn)行實(shí)物的處置工作。當(dāng)一批待報(bào)廢固定資產(chǎn)的處置工作完成后，將處置結(jié)果導(dǎo)入到信息系統(tǒng)，系統(tǒng)能夠?qū)⑻幹媒Y(jié)果直接上傳到上級單位信息化系統(tǒng)中來進(jìn)行處置備案工作，將風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)嵌入到信息化系統(tǒng)中，進(jìn)行有效規(guī)避。值得注意的是，在資產(chǎn)實(shí)物處置過程中，涉密資產(chǎn)需按規(guī)定交由保密部門銷毀，這時(shí)要及時(shí)將原有的信息標(biāo)簽摘下，防止別有用心之人對處置資產(chǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)窺探。這些細(xì)節(jié)工作在實(shí)物處置信息化系統(tǒng)中要能夠做出相應(yīng)的備注和記錄，從而實(shí)現(xiàn)對處置資產(chǎn)的快速分類和處置狀態(tài)查詢。

（三）賬務(wù)管理信息化與實(shí)務(wù)管理信息化的銜接優(yōu)化

實(shí)物管理與賬務(wù)管理之間的銜接，以企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)核算共享服務(wù)模式為理論基礎(chǔ)，在符合事業(yè)單位各項(xiàng)規(guī)定的前提下，建立賬務(wù)與實(shí)物管理的傳輸通道。

首先，推動信息化系統(tǒng)相互兼容。一是通過開放數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動傳輸；二是合并信息化系統(tǒng)，將賬務(wù)管理系統(tǒng)和實(shí)物管理系統(tǒng)合二為一。其次，系統(tǒng)切換之間優(yōu)化。近些年，軟件漏洞和系統(tǒng)后門等信息安全問題時(shí)有發(fā)生，采購第三方公司的資產(chǎn)管理軟件在一定程度上存在信息安全的隱患。對于這個風(fēng)險(xiǎn)，可以在進(jìn)行系統(tǒng)切換的過程中采取將資產(chǎn)管理系統(tǒng)與ARP 系統(tǒng)相融合的優(yōu)化方法，使ARP 系統(tǒng)擁有更強(qiáng)大的功能，不僅實(shí)現(xiàn)從采購到報(bào)銷的管理，還能實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理和運(yùn)行維護(hù)的管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽機(jī)的驅(qū)動功能，可以通過對硬件的驅(qū)動直接進(jìn)行RFID標(biāo)簽的打印。這樣不再需要通過第三方公司的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，可以最大程度上解決系統(tǒng)之間的切換帶來的信息失誤和泄密的風(fēng)險(xiǎn)。