事業單位檔案數字化管理策略

李祖春

摘要：近年來，我國的信息化技術、數字化技術不斷地發展，其應用范圍也越來越廣，為人們的生活和工作帶來了便捷。在事業單位檔案管理工作中為了能夠適應現代化發展，將計算機技術應用在其中，實現了檔案管理的自動化和現代化，不僅能夠提高事業單位工作人員的工作有效率，還能夠提高事業單位檔案業務工作的服務質量和水平，實現檔案由文本管理向信息研究、數字化管理的轉變。

關鍵詞：檔案;事業單位;數字化管理;信息研究

Digital Management Strategy of Archives in Institutions

LI Zuchun

（Jilin Province Hot Spring Hospital， Fusong， Jilin Province， 134500 China）

Abstract： In recent years， my country's information technology and digital technology have been continuously developed， and their applications have become wider and wider， bringing convenience to people's lives and work. In order to be able to adapt to the modern development in the file management of public institutions， the application of computer technology has realized the automation and modernization of file management， which can not only improve the efficiency of the staff of the public institution， but also improve the efficiency of the file business of the public institution. Service quality and level， to realize the transformation of archives from text management to information research and digital management.

Key Words： Archives; Public institutions; Digital management; Information research

0 引言

數字化檔案管理能夠完善傳統檔案管理中存在的缺陷，能夠實現自動化檔案信息分類、鑒別、修復、統計、整理、保管、查閱等日常工作的數字化管理，并且能夠通過專門的系統網頁實現檔案不受空間限制進行查閱、瀏覽。按照檔案查閱工作準則，通過事業單位檔案管理工作人員的審核、授權，單位內部相關科室和領導能夠隨時查閱檔案信息。不僅能夠提高事業單位工作人員的工作有效率，還能夠提高事業單位檔案業務工作的服務質量和水平，實現檔案由文本管理向信息研究、數字化管理的轉變。

1 事業單位檔案數字化管理的重要性

1.1 檔案數字化管理的概念

檔案是事業單位通過文字、圖片等方式記錄工作人員的工作經歷、單位活動歷史。檔案信息不僅對事業單位的發展有一定的作用，還對工作人員有重要的意義是評級等方面重要的依據，也是一種資料記錄。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也從傳統的紙質檔案管理轉變為了數字化管理^[1]，檔案數字化管理中包括掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術、智能化技術等多方面技術。檔案數字化管理是指使用各種載體（電腦、優盤）將檔案資源從紙質文本記錄轉化為數字化數據管理，通過互聯網的有效關聯，利用計算機系統進行有效管理，形成一個結構化的檔案數據庫，能夠隨時提用，實現檔案資源共享。

在數字化檔案建設工作中檔案數字化是最基礎的環節，傳統的檔案載體通過智能化的技術加工成數據的形式，通過政務網、局域網等多種信息技術進行查閱、檢索，不僅能夠提高事業單位檔案管理水平，還能夠提高工作效率，加強事業單位檔案部門的服務水平。

1.2 檔案數字化管理的作用

（1）長久保存檔案。檔案對于事業單位和工作人員來說是具有價值的一種文獻，傳統的檔案管理是通過紙質文本、光盤等形式的載體進行存儲，其中紙質存儲是主要的存儲管理方式，由于紙質檔案本身的性質決定了保管期限，并且可能會因為受到外界干擾因素導致檔案丟失、損壞等。但是將事業單位的檔案進行數據化管理，通過網絡進行保存能夠避免檔案損壞、丟失的狀況發生，還能夠充分利用數據備份為檔案上雙重保險，將重要的檔案，需要長期或永久保管的檔案能夠在二進制中以數據的形式永遠保存。并且計算機信息技術中的圖像處理技術，能夠將被損壞檔案或由于紙質長時間的氧化而看不清楚的檔案最大程度的修復、復原。

（2）改變繁瑣的取用。在事業單位傳統的檔案管理中，檔案的管理方式非常的復雜、繁瑣，并且其取用的過程也是非常的復雜，導致工作人員的工作量大，有效率低。而檔案數字化，能夠改變工作人員存儲檔案的方式，以及取用檔案的方式。事業單位傳統的檔案取用是在檔案部門進行登記簽字后，工作人員需要在固定年限中尋找檔案，這樣的方式非常的繁瑣，并且檔案只有一份，如果借出丟失就會造成極大的麻煩和影響。傳統的檔案出借因為只有一份所以不能夠滿足同時多人使用的需求。而檔案數字化管理能夠通過數據備份的方式使檔案不再是孤本，并且在不同的地區能夠查閱檔案，縮短了查閱檔案的時間提高了工作人員的有效率。同時還能夠實現檔案數據實時共享，在管理一些常用檔案時，工作人員能夠使用網頁、系統等方式編制檔案，使需要查詢檔案的人員在不受時間、空間的限制，方便、快捷的查詢到檔案。

（3）提高事業單位的經濟效益，在傳統的檔案管理中，需要大量的人工和空間，因為紙質檔案的整理和存儲空間，往往事業單位需要一定的資金投入，每年花費大量的時間去整理檔案，移交檔案館。這種情況下會出現檔案擺放不合理的情況，導致工作人員查詢資料有一定的難度，而檔案數字化管理能夠改善時間、人力的投入，減少紙張耗損。提高了工作人員的辦公效率、服務工作，并且能夠使事業單位檔案管理工作走向科技化。其次檔案自身具有較高的文獻價值，它記錄著事業單位與工作人員的工作歷程和發展狀態，能夠幫助我們更好的發展、規劃未來。

2 事業單位檔案管理的現狀

2.1 缺乏專業管理人才

要做好事業單位檔案數字化管理工作首先要提高工作人員的專業性，有部分工作人員雖然具有較高的檔案管理專業性，但是并不了解數字化管理的概念，以及對計算機技術、信息技術、圖像處理技術等數字管理技術不夠了解，也不能夠有效開展檔案數字化管理工作，時常會出現因為沒有一定的計算機技術導致檔案數據丟失，或掌握不了數字化檔案操作體系和技術。所以應該提高事業單位工作人員的計算機知識和技術，建立檔案數字化管理部門^[2-3]。

2.2 缺乏檔案數字化管理意識

目前，還有部分事業單位沒有使用數字化檔案管理機制，或者因為沒有認識到檔案數字化管理的重要性所檔案管理制度不完善，沒有相關的專業管理人員和先進的檔案數字化管理設備。導致影響了事業單位檔案數字化管理的進程止步不前，不利于提高事業單位檔案管理的綜合性、有效性、合理性、科學性目標。所以事業單位應該重視檔案數字化管理的重要性，明細檔案管理的相關制度。

3 事業單位檔案數字化管理的策略

3.1 健全檔案管理系統

要進行檔案數字化管理，首先事業單位的領導者要認識到檔案數字化管理的重要性，并且學習計算機技術、智能化技術的相關知識。因為事業單位檔案數字化管理工作的特殊性和復雜性，在檔案數字化管理工作中，需要建立健全的管理機制。提高檔案的保密性和升級操作系統。并采取管理人員提出的相關問題完善檔案數字化管理制度。

（1）檔案錄入。檔案錄入分為掃描、上傳、分類收集等，使用數字化管理系統能夠使檔案在系統中自動化完成收文、分類、發文等管理內容，并且通過掃描儀將紙質檔案進行掃描錄入。

（2）檔案歸檔，在進行檔案歸檔審核中，管理人員要對提交系統的檔案進行審核，然后入庫，確保檔案信息無誤。

（3）調整檔案信息，在檔案管理中，因為人們每年都會進行業務活動，所以檔案需要實時更新，比如檔案保管期限、編號、存放位置、名稱等都可能會隨著時間而發生變化，所以檔案管理員需要每年認真仔細的審核檔案，保障檔案能夠及時更新存儲。

（4）在傳統紙質檔案管理中，工作人員需要對檔案進行收集、整理、統計、保管、利用等環節進行檔案管理工作。其檔案收集、整理環節較為繁瑣，為了能夠達到檔案管理標準，需要對檔案進行分類管理，編號記錄等多種環節，最后將檔案入庫，并且在后期檔案查詢使用中也是非常的復雜，工作人員需要對檔案的記錄和時間保管年限進行查詢。檢索和編制無法順利完成。而使用數字化管理能夠通過將檔案原件上傳在管理系統中，隨時進行檢索利用。

（5）檔案移交管理，根據相關規定，事業單位在工作活動中形成具有查考、保存價值的各類文獻需要按照規定及時向檔案管理部門進行移交^[4]。所以工作人員應該及時根據本單位的實際情況，及時、合理的移交檔案。

（6）檔案接收管理，工作人員應該在檔案接收方面嚴格審查檔案的可靠性。全面性、完整性，確保檔案無數據誤差，使用檔案系統程序等多種信息接收方式，保障數據的可靠性，實現大量電子檔案的自動歸檔。

3.2 提高工作人員工作水平

要提高事業單位檔案數字化管理工作，首先要提高工作人員的工作水平、計算機水平，引進專業技術人才，建立健全的工作機制，提升工作晉升空間。其次要加強事業單位檔案管理工作人員的業務能力，事業單位要經常進行崗位培訓與相關知識的講座，更新工作人員數字化、信息化等方面的知識。最后，事業單位的檔案管理是維護歷史文獻的重要工作。檔案管理工作的服務性和政治性決定了檔案管理人員必須具備較好的職業道德和素養，保證檔案的真實性是檔案管理人員必須具有的職責。所以檔案工作人員在工作中必須要遵守國家、單位的相關政策和法律，嚴格遵守工作規章制度和紀律，將黨的政策貫徹落實在工作中，提高自己的計算機技術，進一步加強事業單位檔案數字化管理，改善檔案數字化管理條件，逐步實現檔案現代化管理。

3.3 加強數字化檔案安全管理

在進行檔案數字化管理時要注重檔案的安全管理，數字化雖然帶來了便捷，但是其中也存在著被盜取的安全隱患。所以事業單位要注重檔案的安全管理，開發自己的檔案安全工作系統。首先事業單位要開發科學化檔案資源的系統，建立專業的安全管理系統，全面實現數字化管理系統，并保證檔案有數據備份。升級安全管理系統的軟件和硬件，在檔案管理中設置查閱權限和密碼降低數字化檔案的安全風險，并在軟件中安裝防木馬的軟件防止非法入侵。并且要保障檔案在存取時除檔案管理人員外不能夠進入檔案管理室，避免出現人為破壞的現象出現。其次，嚴格管理檔案系統，在查閱、瀏覽、檢索管理中，要設置權限，有權限的人員能夠直接線上查閱^[5]，沒有權限的人員需要向檔案管理人員發出查閱申請，在工作人員審核信息后，才能夠對檔案進行查閱。在檔案編制方面，工作人員需要對檔案進行匯編、修復、登記入庫、整理、歸類。在檔案數字化管理中，事業單位需要引進先進的管理設備比如掃描儀、智能檔案管理架等多種設備，智能檔案管理架不僅能夠最大程度的保管紙質檔案，還能夠有效形成安全管理系統，在使用智能管理架時，因為管理架能夠將工作人員錄入的檔案信息進行檔案位置標記，在查閱檔案時工作人員僅需要在電腦中輸入檔案的關鍵詞或者年限，智能檔案架就能夠告訴工作人員準確的檔案位置，同時，如果有人非法入侵檔案管理室，智能化檔案架能夠有效保管紙質檔案。最后工作人員要重視檔案室的門禁管理，與門禁管理相結合，在系統中設置人員權限，在關門、開門以及人員出入查詢和記錄中，提供考勤功能。當門禁出現異常時管理人員能夠及時了解和掌握相關信息^[6]。

4 結語

綜上所述，事業單位檔案數字化管理中，要保障檔案有效管理和提高工作效率，首先要提高工作人員的業務水平，引進專業技術人才。其次使用瀏覽器模式構架在檔案系統中實現遠程和本地閱檔、查檔功能。檔案數字化管理系統在安全方面進行了強化管理，按照長期有效或短期有效等多種方式，完成檔案借閱授權;閱讀檔案進行詳細的信息登記;檔案數據使用加密信道傳輸等多種方式，使檔案數字化管理系統運行更加可靠安全。

參考文獻：

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