關于進一步加強縣級行政事業單位檔案管理利用的對策思考

林麗敏

◆摘? 要：檔案管理是每個單位管理工作的重點和難點，但傳統觀念和陳舊模式影響了檔案管理利用的質量和效率。做好檔案管理利用工作應從隊伍建設、信息應用、管理督查等方面持續加強。本文分析了文書檔案的主要特點、存在的問題和原因，提出進一步加強新時期縣級檔案管理利用的對策建議。

◆關鍵詞：縣級單位;檔案管理;對策思考

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，……經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案?！睓n案管理是每個單位管理工作的重點和難點，但有時往往不被重視而忽略，尤其是陳舊的傳統觀念和模式已嚴重制約了檔案管理工作的質量和效率，亟待根據新時代新任務的需要予以創新轉變。做好新時期檔案管理利用工作應從隊伍建設、信息化應用、管理監督等方面持續加強，在提高認識、創新方法中求發展，實現檔案工作水平的提升，以更好的服務于社會。下面就本人長期從事檔案工作的實踐，結合當前縣級行政事業單位檔案工作的調研，對進一步加強檔案管理利用做一些粗淺的探索與思考。

一、主要特點

1.文書檔案的涉密件較多。隨著形勢的發展和保密要求的嚴格，不管是上級來文還是本級發文，涉密件占比較大，這既給文書檔案管理員增加了許多工作量，也由于涉密文件閱辦的特殊性要求給工作落實帶來了一定的難度。如：在黨委的統戰系統，由于工作對象、內容和性質的特殊性，從中央、省、市下發到縣級的除會議通知等一般性日常工作文件（函）之外，其他的大部分為涉密件，并以發至縣委、縣委統戰部、縣民宗局的較多，據統計，中央省市發至寧德市古田縣委統戰部的文件，2018年共71份，其中涉密件17件，占23.9%，此外，涉及掃黑除惡、意識形態等方面內容的文件幾乎都為涉密件。

2.開發利用價值高。檔案是一種具有很高開發利用價值的歷史資料，如：統戰工作涉及民族、宗教、非公經濟、臺港澳、海外華僑、民主黨派、無黨派等方面，很多檔案資料都具有很好的現實意義、歷史意義和考證價值，習近平總書記關于促進民營經濟發展的重要講話、指示、批示精神和上級的相關政策文件等資料，都記載著一個時期黨和國家及其領導人重視、關心、支持民營經濟發展的一個真實體現;對臺文化、宗教交流活動等資料是兩岸一家親的歷史見證;華僑僑眷身份的認定檔案是我們密切聯系海外僑胞乃至今后尋根問祖的重要依據;寧德古田舊城搬遷（1958年因國家決定建設水電站而淹沒整個縣城）的檔案資料是古田人民無私奉獻國家建設的歷史見證，是古田人民子孫后代記得住歷史和鄉愁的寶貴資料。

二、存在問題及原因分析

1.人員場所配備與新時代新要求還有一定差距。以往的重視不夠、投入不足影響了檔案硬件水平的提升。如：據隨機走訪了解5個縣級正科級單位，5名從事檔案管理的工作人員都是由辦公室人員兼任，文化程度在大學本科以上的 4人，占80%，但取得初級以上技術職稱的只有2人，占40%，沒有專門的檔案室，一般是與其他資料室、辦公室等共用，這都與當前檔案的規范管理要求不相適應。主要原因是重視不夠，認識不足。檔案管理工作是每個單位內部管理的一項重要工作，然而許多單位的領導干部，都或多或少的存在對檔案管理的重要性認識不足，沒有與單位的其他業務工作放在同等的位置來抓，錯誤的認為檔案工作做的再好也不能被上級領導直觀的看到而出不了政績，在思想上沒有引起充分的重視，投入的人力、物力、財力不足。

2.歸檔不及時。有的單位未能及時將年度各類工作資料移交檔案工作人員進行歸檔管理，有的在辦公室籠統的堆放，有的分散在內部股（室）或分管領導手上，有的在工作人員變動時沒有做好相關資料的移交，甚至個別存在資料丟失問題，這都給日后的檔案收集整理造成諸多的不便和困難。主要原因是單位檔案管理員和其他工作人員的素質能力不高，對檔案管理的意識淡薄，有的只是充當“保管員”，沒有正確的管理利用意識，個別認為檔案管理可有可無，缺乏主動性，只局限于幾份文件的收集保管，很難發揮檔案應有的價值功能，不能完全體現檔案管理利用的地位與質量，也使得檔案管理員自身的工作價值無法得到充分的展示，工作處于一個尷尬的局面。

3.整理不規范。從調查了解的情況看，有的單位的檔案資料之前雖然有整理裝訂成冊，或聘請有資質的服務中介或業務人員進行整理，但只在本單位存放，按當時的標準和規范本來可以進館卻沒有及時同步的移送檔案館，在后期移館時要按新的要求進館，原先做的檔案基本上都要按新的規范重新整理，造成人力和財力的浪費。主要原因是對檔案管理不重視，認識模糊，或業務不精，檔案管理被簡單理解為歷史資料的收集和保管，片面的認為在本單位存放更便于查閱，沒有做到與時俱進，致使檔案的再造價值體現不出來。

三、對策與建議

1.加強隊伍建設和業務指導。一要加強教育培訓，進一步增強檔案管理人員的思想認識，不斷提高他（她）們的責任意識、崗位榮譽和履職的積極性、主動性、創造性，各級各單位要鼓勵檔案管理人員通過繼續教育、集中培訓、自學函授、現場指導、跟班學習等方式來提升自身的能力和水平，創造條件并鼓勵他（她）們參加職稱評定并設崗聘任，盡可能的提高檔案管理員的合法報酬和工作地位。同時，作為檔案局（館）的具體業務人員，要經常對各單位的檔案管理員進行現場業務指導，以提升實際操作水平。二要規范檔案服務中介機構的管理，隨著檔案工作不斷的被重視和加強，從事檔案服務的中介機構也越來越多，檔案管理部門應適應新形勢的發展，與時俱進的加強監督指導，密切協調配合，做好管理促規范，鼓勵他們積極有效的參與檔案管理工作，使之成為檔案管理服務的一支重要力量。三要不斷提高單位內部各股（科）室的協作意識，及時做好各自相關資料的收集、移送和人員變動時的精準移交不遺漏。

2.因地制宜創新管理模式。根據不同部門、單位的性質特點，創新工作方法，采取不同的模式進行管理服務。如：根據組織人事檔案數量多、要求嚴、利用率高的特點，在縣檔案館設立專門的干部人事檔案儲藏室，由組織人事部門派駐專人進行管理服務，這既有利于干部人事檔案的管理，又極大便利了干部信息的高效查詢;古田縣自然資源局在縣檔案館的指導幫助下，在局辦公大樓按標準建設兩個規范的土地證檔案儲藏室，并安排3名干部（其中有任職資格證的1名，有接受崗前培訓的1名）專門從事土地證檔案的管理服務，這既可減輕縣級檔案館人員、場所緊張的壓力，又可為干部群眾及自然資源管理部門提供更加專業、便捷的服務，受到社會的廣泛好評。

3.不斷探索信息化技術的應用。隨著當前社會不斷發展進步和大數據時代的到來，檔案工作必須順應新形勢發展，走信息化、數據化的發展之路，應用信息技術為社會提供更加方便、快捷、高效的檔案管理服務，使檔案資源得到更好的利用，檔案信息發揮更大的作用。一要建設完備的軟硬件設施和技術支撐，如：建設一套完備的檔案數據系統、檔案管理系統、檔案服務系統、檔案保密系統等，并配備與之相適應的技術人員。二要進一步加強電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案信息系統安全保護等工作的探索實踐，借助信息系統，收集需要錄入的資料，同時將收集到的數據進行整理、編號和有序化處理，制作目錄，層層銜接，緊密相扣，形成電子檔案信息庫。三要建立檔案館與相關單位之間高效快捷的信息共享機制，以方便查閱與利用。四要建立嚴格的檔案安全保密系統，采取科學有效的措施，全面做好安全保密工作，一方面是個人隱私和工作秘密保護的需要，另一方面也是防止黑客攻擊特別是防止境外敵對勢力利用檔案信息進行破壞和顛覆活動的需要。

4.加強績效管理和執法檢查。檔案工作不僅需要檔案管理人員自身有一定的事業心和責任感，也需要單位內部各科（股）室的協作配合，更需要單位領導的重視、認可、關心和支持，這樣才能提高對檔案工作的重視程度和工作效能，確保檔案管理服務工的作順利開展，真正發揮檔案為社會、經濟等領域以及各項工作服務的的作用。因此，領導重視、密切協作是推進檔案管理服務的關鍵所在。而為了能夠引起單位領導及內部科室的重視，提高對檔案工作重要性的思想認識和行動自覺，一套行之有效的工作措施和激勵考核辦法就顯得至關重要，只有這樣，才能提升檔案管理在單位各項工作中的地位，才能提高各單位按要求收集、整理、移館的自覺性和積極性，才能促進檔案管理工作上一個新的臺階。一要組織檔案資源開發利用和檔案工作管理創新優秀案例評選活動，強化示范引領和經驗交流，激發檔案工作的內在活力。二要加強宣傳，通過廣泛宣傳《檔案法》和利用某個具有特殊紀念意義日子或重大歷史事件適時組織檔案文獻資料圖片展，提高檔案工作的社會參與度和認知度。如：組織古田舊城記憶歷史圖片展，宣傳普及檔案價值和知識，擴大檔案工作影響，提高全社會重視檔案的思想共識;三要適時組織開展檔案行政執法監督檢查，督促存在問題的整改，確保檔案法規制度落到實處，提升檔案工作的規范化水平。四要以績效考核促檔案事業的發展。如：近年來，寧德市古田縣委縣政府十分重視檔案工作，將檔案工作納入年度績效考評的內容，由縣檔案館采取10分制、按管理體制、硬件設施、業務建設等方面對各鄉鎮（街道）、縣直單位進行單獨考評，按2%的分值計入相應鄉鎮（街道）、縣直機關單位的年度績效考評總分，這一辦法的實施使檔案管理水平明顯提升。據統計，截止2020年9月底為止，全縣已移館或達到要求申請移館的單位達11個，比列入考評的前一年增56%。