高校二級管理體制下教學(xué)秘書角色再定位及發(fā)展對策研究

徐萌

◆摘? 要：在推行學(xué)校二級管理體制的新背景下，教學(xué)秘書是教學(xué)管理的重要基礎(chǔ)，是教學(xué)管理活動良好開展的重要保障，是師生之間交流的紐帶。近些年，隨著高校教學(xué)改革不斷深化，教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度和工作壓力加大，對教學(xué)秘書角色再定位，從而更加有力的保障教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量，對教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展具有積極的意義。文章從教學(xué)秘書的具體崗位定位角度出發(fā)，對目前高校教學(xué)秘書角色存在的問題進(jìn)行了探討，并提出了有針對性的發(fā)展策略，以提高高校管理質(zhì)量。

◆關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)秘書;角色定位;發(fā)展對策

一、高校二級管理體制下高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及存在的問題

在高校的教學(xué)工作當(dāng)中，教學(xué)秘書是一個不可或缺的角色，教學(xué)秘書的服務(wù)和管理水平直接關(guān)系到高校的教學(xué)質(zhì)量，因此，教學(xué)秘書的現(xiàn)狀應(yīng)當(dāng)引起高度的重視及討論。

（一）工作任務(wù)繁重，教學(xué)秘書管理崗位得不到重視

在高校兩級管理體制下，部分高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)分工不明確，其實(shí)際服務(wù)和管理模式不能滿足教學(xué)需求。教學(xué)秘書的工作既瑣碎又復(fù)雜，日常的教學(xué)管理、課程安排、教學(xué)計劃的制定和實(shí)施、學(xué)生成績管理、教學(xué)檔案、教學(xué)質(zhì)量評估、教學(xué)監(jiān)督等工作都需要教學(xué)秘書來完成。教學(xué)秘書“內(nèi)部”負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各學(xué)科之間的關(guān)系，需要與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)主任、教師和學(xué)生進(jìn)行溝通;“對外”也接受學(xué)校教務(wù)處和各機(jī)關(guān)處室的任務(wù)。隨著工作強(qiáng)度和工作壓力的增加，教學(xué)秘書很少對自己的工作進(jìn)行思考、學(xué)習(xí)、梳理和總結(jié)。

（二）教學(xué)秘書考核機(jī)制不夠健全

高校教學(xué)秘書的主要工作是教學(xué)管理服務(wù)，其工作內(nèi)容比較廣泛。在一定程度上，難以進(jìn)行定量分析，不能及時、客觀、公正地評價教學(xué)秘書工作的結(jié)果。教學(xué)秘書的教學(xué)管理和服務(wù)質(zhì)量與他們的實(shí)際工資沒有直接的聯(lián)系。高校往往簡單地把工作中的失職行為作為考核標(biāo)準(zhǔn)，缺乏健全完善的考核規(guī)章制度。在這種情況下，教學(xué)秘書即使有出色的工作表現(xiàn)也不能調(diào)動其積極性，甚至造成嚴(yán)重的工作倦怠，影響了他們的工作效率和個人職業(yè)發(fā)展。

（三）培訓(xùn)機(jī)會少，發(fā)展空間有限

教學(xué)秘書是高校最基層的教學(xué)管理者，由于工作內(nèi)容比較繁雜，加上沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，很容易處于無規(guī)劃的狀態(tài)，成為高?！叭鮿萑后w”。教學(xué)秘書很難走出日常辦公領(lǐng)域，幾乎沒有機(jī)會去參加講座或者進(jìn)修培訓(xùn)，這在一定程度上導(dǎo)致教學(xué)秘書的服務(wù)管理理念很難跟隨時代發(fā)展，這不僅影響教學(xué)秘書本人的成長，也影響教學(xué)秘書隊伍水平的提高，進(jìn)而直接影響教學(xué)管理的水平和質(zhì)量。

（四）缺乏科研和創(chuàng)新能力，參與教學(xué)管理研究課題的機(jī)會少

高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容瑣碎而復(fù)雜。日常的咨詢和大量的日常工作使教學(xué)秘書沒有足夠的時間和精力進(jìn)行創(chuàng)新和科學(xué)研究。教學(xué)管理科研項目申報困難，科研項目數(shù)量極少，使得教學(xué)秘書缺乏參與科研的機(jī)會。即使有機(jī)會，由于日常工作內(nèi)容繁重，科研課題的創(chuàng)新性也相對較低。教學(xué)秘書一般只進(jìn)行學(xué)術(shù)論文研究，不能從根本上提高教學(xué)秘書的科研創(chuàng)新能力。

二、高校二級管理體制下教學(xué)秘書參與教學(xué)管理崗位的角色再定位

高校教學(xué)秘書不僅是學(xué)校教務(wù)管理的執(zhí)行者，又是二級學(xué)院教學(xué)活動的專職管理人員，所以教學(xué)秘書必須要樹立恰當(dāng)?shù)慕巧庾R，才能更好地開展工作。

（一）教學(xué)管理者

在二級管理體制下，教學(xué)秘書是系管理團(tuán)隊的一員，主要從事教學(xué)管理和教育事務(wù)的實(shí)施。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)高校各項教學(xué)任務(wù)的實(shí)施，是部門管理中的基層管理人員。教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中的職責(zé)主要包括兩個方面：一是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理，包括教學(xué)計劃、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)協(xié)調(diào)、教學(xué)監(jiān)督等;另一方面是處理與教學(xué)活動有關(guān)的教學(xué)事務(wù)，包括教務(wù)處、科研處、人事部等部門下達(dá)的工作任務(wù)，教學(xué)秘書要進(jìn)行接收、整理、傳遞、收集、匯總、反饋一系列工作。

（二）關(guān)系協(xié)調(diào)者

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和內(nèi)容決定了其關(guān)系協(xié)調(diào)者的角色地位。首先，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)教務(wù)處和其他部門分配的工作任務(wù)，還需要及時了解教學(xué)管理的規(guī)章制度，并將教學(xué)管理的理念和制度傳達(dá)給教師和學(xué)生，最后將部門的教學(xué)管理情況、問題、意見和建議及時反饋給教務(wù)部門;其次，教學(xué)秘書是教師與學(xué)生之間的橋梁和紐帶，幫助教師順利完成教學(xué)任務(wù)，耐心聽取學(xué)生的意見和建議，并將內(nèi)容反饋給教育管理部門;最后，在工作中，教學(xué)秘書充分發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)作用，出現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)，切實(shí)保障學(xué)校正常教學(xué)秩序。

（三）師生服務(wù)者

教學(xué)秘書是為師生服務(wù)的基層工作者。在教學(xué)管理的實(shí)際過程中，教學(xué)秘書應(yīng)認(rèn)真履行為教學(xué)工作服務(wù)、為師生服務(wù)的職責(zé)，致力于教學(xué)管理工作。從教學(xué)秘書服務(wù)的對象來看，教學(xué)秘書對內(nèi)應(yīng)服務(wù)于部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)師生，對外應(yīng)服務(wù)于教務(wù)處、科研處、人事部、財務(wù)部等部門。從教學(xué)管理服務(wù)的角度來看，教學(xué)秘書應(yīng)積極配合部門負(fù)責(zé)人開展各項教學(xué)工作，統(tǒng)籌安排各項工作;配合老師完成課堂教學(xué)，總結(jié)整理與老師密切相關(guān)的科研成果;學(xué)生方面，還要幫助學(xué)生完成課程安排、學(xué)籍異動、考試、評教工作、畢業(yè)管理等。

三、高校二級管理體制下高校教學(xué)秘書的發(fā)展對策

如何保障教學(xué)質(zhì)量，使教學(xué)管理工作高效有序地進(jìn)行，是作為一名高校教學(xué)秘書值得思考和探究的。筆者結(jié)合自身實(shí)際工作內(nèi)容，提出以下幾點(diǎn)對策。

（一）建設(shè)高素質(zhì)教學(xué)秘書隊伍，提升整體專業(yè)素養(yǎng)

在高校教學(xué)中，首先要改變原有的觀念，充分認(rèn)識到教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的重要地位，激發(fā)教學(xué)秘書人員的主動性和積極性。首先，高校應(yīng)注重教學(xué)秘書的選拔，確保招聘的教學(xué)秘書具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)或管理知識。他們應(yīng)該在就職前接受培訓(xùn)，以便將來有效地開展工作;其次，高校要依照學(xué)生人數(shù)、根據(jù)不同的工作內(nèi)容，合理配置教學(xué)秘書;再次，高校教學(xué)秘書應(yīng)明確自己的工作職責(zé)，要有提高自身能力的意識，注重工作與其他教學(xué)秘書之間的相互配合和討論，共同提高業(yè)務(wù)水平;高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對教學(xué)秘書的管理，樹立濃厚的服務(wù)意識。

（二）完善考核制度，制定合理的評價體系

高校應(yīng)加強(qiáng)和完善對教學(xué)秘書的考核制度，嚴(yán)格按照具體要求對教學(xué)秘書的工作成果進(jìn)行考核。首先，在對教學(xué)秘書進(jìn)行評價時，應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的科學(xué)的評價體系，以保證評價的全面性和有效性;其次，加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作的監(jiān)督，要求各高校教學(xué)秘書按時完成自己的任務(wù)，對工作懈怠的教學(xué)秘書予以批評教育;再次，可以采取積極鼓勵的方式來緩解教學(xué)秘書的工作倦怠感，不要以是否失職為考核標(biāo)準(zhǔn)，要以實(shí)際工作情況為主要依據(jù)。

（三）建立健全獎勵機(jī)制，激發(fā)工作積極性

為了提高教學(xué)秘書在管理服務(wù)中的積極性，有必要建立明確的獎懲機(jī)制和科學(xué)的評價體系。一是高校所建立的激勵制度內(nèi)容要全面，要賞罰分明。教學(xué)秘書的綜合評價過程中，教學(xué)秘書的實(shí)際表現(xiàn)不僅應(yīng)體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的形式，還要將實(shí)際考核的成果與教學(xué)秘書崗位晉升聯(lián)系在一起，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人給予適當(dāng)?shù)某姓J(rèn)和獎勵，對于不合格的教學(xué)秘書，也應(yīng)采取相應(yīng)的懲罰措施;二是幫助教學(xué)秘書制定合理的職業(yè)規(guī)劃，拓展其職業(yè)發(fā)展空間，規(guī)范教學(xué)秘書的職責(zé)，在條件同等的人員中選出優(yōu)秀人員進(jìn)行獎勵，比如待遇的提升、晉升渠道的拓展、職稱評定的機(jī)會等，調(diào)動教學(xué)秘書工作積極性和工作單位的歸屬感。

（四）提供培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會

高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到教學(xué)秘書工作的重要性，為教學(xué)秘書創(chuàng)造更多的機(jī)會，建立起完善的培訓(xùn)制度，加大對教學(xué)秘書的培養(yǎng)，采取業(yè)務(wù)進(jìn)修、參加講座、專職培訓(xùn)等多種方法，將教學(xué)秘書工作人員專業(yè)技能培養(yǎng)工作落實(shí)到實(shí)踐工作中，為教學(xué)秘書崗位人員提供更多的進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會，提升理論水平及管理水平，為提高教學(xué)質(zhì)量打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。在培訓(xùn)的過程中，教學(xué)秘書能夠在不斷的學(xué)習(xí)中了解如何與其他的教職員工進(jìn)行溝通，從而提升其教學(xué)管理水平。此外，可以讓經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書帶缺乏經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書進(jìn)行工作，可以促進(jìn)教學(xué)秘書之間的溝通交流，從而為新從事該工作的人員分享經(jīng)驗(yàn)，通過學(xué)習(xí)取長補(bǔ)短，提升業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)教學(xué)管理水平不斷提升。

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