企業檔案管理體系數字化與信息化建設研究

為保障企業檔案管理工作順利運行，需要加強企業檔案管理系統與體系的建設。在信息化時代企業單位檔案管理系統的數字化建設、運行與維護等工作越來越重要，利用現代化管理方式對企業檔案管理進行電子文檔整理，可以大幅度提升企業檔案管理的效率。隨著世界經濟與科技的快速發展，企業面臨著激烈的市場競爭，為增強我國企業競爭力必須對企業管理進行科技創新，通過創新管理思路不斷優化企業檔案管理工作，有效幫助企業通過轉型升級以提高企業核心競爭力。通過建立可追溯的企業檔案管理體系，明確企業產權和規范企業管理，大力促進企業經營能力的形成;通過企業檔案的有效利用和規范化管理，維護企業正當權益和濃郁的企業文化建設，才能更好地適應市場經濟的需要。在這個信息化管理時代，現代企業檔案信息的收集、儲存、保密和檔案使用等，都是通過電子計算機和網絡來完成的。因此，加強我國企業檔案管理工作的數字化和信息化體系建設是形勢所迫，也為現代化企業發展決策提供更加方便快捷的信息支持，以防止企業文件管理過程中的商業信息泄密。企業作為檔案信息管理者的主體應該進一步加大企業檔案管理體系建設力度，以促進檔案管理的發展。

為此，由宮曉東撰寫的《企業檔案管理體系的建設與運行》一書，對企業檔案管理體系數字化與信息化建設研究，具有重要的參考價值和意義。作者認為構建企業檔案管理體系具有重要的意義和作用，企業檔案管理有自身的運行規律和影響因素，企業檔案管理在數據信息上應與企業各項工作進行關聯和銜接。作者為構建具有全員性和全過程性的管理體系，對企業檔案管理的理論和實踐進行了深入細致的研究，并充分利用實際案例，詳盡描述了企業檔案管理體系的建設與運行工作。還對企業檔案管理的體制、制度、標準、工作流程和檔案信息管理系統，以及檔案人員的培養和企業檔案工作考核等問題進行了闡述。該書適宜于企業檔案工作人員參考閱讀，也可以作為他們教育培訓教材使用，能夠引導讀者解讀國家相關標準。作者認為在大數據環境驅使下企業檔案管理工作要轉變傳統思想觀念，要與時俱進地拓展企業檔案工作新模式。在日益激烈的市場競爭中企業為了保持持續健康的發展，要把企業的無形資產企業檔案，作為一種重要信息資源提供給企業管理者，作為各項決策的依據。企業檔案管理與時俱進的創新，就是實現信息資源的全面數字化和網絡化，創建一套適合現代企業管理的檔案管理體系，提升檔案管理人員的綜合素質，以實現企業檔案管理質的飛躍。

在書中，作者首先論述了關于檔案現象的認知誤區、全員性與全過程性、管理體系建設意義等問題;并在此基礎上論述了檔案管理體系建設的環境、社會改革對企業檔案管理產生的影響等問題，并分析了檔案管理體系的構成要素和評價了檔案管理體系成熟度。還進一步論述了文件運行過程的控制與歸檔范圍表的細化問題，具體闡述了文件登記與積累管理制度的建立、文件材料清理的流程與方法、文件材料歸檔范圍表的細化等問題。其次，重點論述了檔案分類方案的設計、分類表的制作和歸檔文件材料歸檔工作。具體闡述了檔案分類的方法及其原理、檔案分類方案的制定、檔案分類表的制定、歸檔工作的內容要求、管理類文件材料歸檔工作、業務文件材料歸檔工作、聲像材料歸檔工作、實物材料歸檔工作、會計業務文件與人力資源文件歸檔工作等。第三，論述了檔案保管期限的確定、保管期限到期后的再鑒定工作、檔案庫位規劃與管理、檔案庫房日常管理工作和檔案管理應急預案等檔案庫房管理工作。最后，論述了檔案利用工作與檔案工作考核問題。具體闡述了建立健全檔案檢索功能、檔案日常利用流程與安全控制、檔案編研工作、檔案工作考核的意義與要求、檔案工作考核的內容與分值設置、檔案工作考核實務等問題。

筆者認為加強信息技術在檔案管理系統運行中的應用，需要加強庫房管理中計算機的應用，建立企業檔案管理相應的網絡，并做好企業檔案管理系統運行與維護的技術型人才定期培訓工作。我國企業檔案管理的數字化和信息化建設，大大促進了檔案管理的發展，進一步提升了檔案管理系統的體系建設。依法治檔，建立與完善檔案管理組織與制度體系;為避免制度流于形式，還需要創建信息時代檔案流程管理體系;為打破制度的條條框框，要定期下達《歸檔任務書》，以解決檔案收集難的問題;全面整合檔案資源以構建檔案信息網絡化。探討企業檔案知識管理體系建設，提高構建企業檔案知識管理人員的認識與管理水平，建立完善的檔案知識管理規范與運行機制。做好企業檔案管理體系的頂層設計，探究企業檔案管理體系的設計思路，搭建企業檔案管理體系的建設框架。企業檔案管理體系各要素之間的關系，是互相影響和層層遞進的，這些要素共同構成企業檔案工作的有機整體。落實創新驅動戰略以構建企業檔案管理新體系;建章立制以完善企業檔案管理制度建設;立足長遠抓好企業檔案人才隊伍建設;創新思路發展企業檔案信息網絡建設。探究新形勢下的企業檔案管理措施與策略，還要要強化工作責任，建立健全一套與之相應的科學檔案管理體系，將檔案統一管理以促進檔案管理與企業的同步發展;提高企業檔案管理的認識，實現企業檔案管理現代化，加大企業對檔案管理工作的資金投入，以完善企業內檔案管理工作的基礎設施。

書評人簡介：張愛娥，女，館員，碩士，研究方向為醫院檔案管理。