信息化條件下地質檔案管理的應用分析

楊青

（重慶一三六地質隊，重慶 400000）

0 引言

在大數據背景下，信息技術逐步滲透到各行各業，并已經起到舉足輕重的作用，在地質檔案管理中，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化社會發展需求，且在地質檔案信息化管理中仍存在諸多問題，所以需要不斷創新管理模式，推進地質檔案管理的可持續健康發展。

1 地質檔案管理信息化的重要意義

由于地質勘探工作較為復雜，所以相關地質檔案涉及范圍較廣，內容種類較多，同時還包括各種評估及治理等相關資料。而傳統的地質檔案管理工作大多數都是人工干預，極易出現檔案丟失、記錄錯誤等不良情況，大多數情況下使用的是紙質和光盤兩種存放形式，為地質檔案安全管理預留較大隱患。而將信息技術與地質檔案管理進行有機結合，不僅能夠提高管理質量和效率，還能實時調控和共享數據信息，確保檔案信息具有較強安全性，同時還能儲存海量檔案信息為未來地質工作提供大力支持，促使地質檔案管理向規范化、標準化方向積極發展，滿足現代化、信息化管理的實際需求[1]。

2 信息化條件下地質檔案管理中存在的問題

首先，相關人員沒有充分認識到地質檔案管理信息化建設的重要性，所以沒有將檔案信息化建設納入到整體建設規劃中，同時其中存在的建設性問題也沒有及時解決，建設力度和資源較為匱乏，導致相關硬件與軟件設施實用性較低，從而導致信息化檔案管理難以充分發揮其實際效能；其次，地質檔案管理標準不統一，由于檔案管理等級的不同，相應的發展方向、服務要求等都具有差異性特點，在此基礎上難以實現文件信息共享，以至于無法得到持續更新的信息資源，阻礙地質檔案信息化管理發展；再次，部分檔案管理人員管理觀念落后，認為信息化技術存在數據丟失、信息泄露等風險，且需要大量的人力、物力和財力投入，但是實際收益不夠明顯，在此基礎上，部分地質檔案管理人員專業水平和綜合素質較低，難以充分發揮自身主觀能動性，積極主動地探索和創新管理理念和模式，學習信息化管理技能，難以提高整體服務業務水平[2]；最后，檔案管理信息化設備較為落后，不能滿足現階段檔案管理的實際需求，由于地質勘探業務領域不斷拓寬，導致檔案資料也迅速增加，由于信息設備的落后難以存儲大量資料，并應用信息和紙質兩種管理模式相結合的方法，極易造成數據資料丟失、損壞等不良情況。

3 信息化條件下地質檔案管理應用的優化策略

3.1 加強檔案信息資源建設

想要提高地質檔案管理信息化建設質量和水平：首先就要加強檔案信息資源建設，切實做好檔案信息化管理工作，加大收集歸檔管理力度，與實際檔案管理工作進行有機結合，制定相應的管理標準和機制，詳細梳理和劃分其具體內容，保證地質檔案資料具有全面性特點，為實現完整歸檔提供了制度依據，同時還要嚴格審查資料質量，保障地質資料的真實性和準確性；其次，加大電子文件歸檔管理。根據實際情況促使紙質檔案向電子檔案方向轉化，同時還要保證電子檔案的完整性，才能為實現地質檔案信息化建設提供發展契機，有利于推動其信息化建設發展進程；最后，提升對地質檔案信息化建設的重視程度，對地質檔案資源內容進行詳細劃分，并構建出相應的檔案信息資源管理系統，為地質工作開展提供可靠依據。除此之外，還要在加強檔案信息資源建設過程中，要不斷利用信息技術優化信息資源，明確管理模式和方法，不斷提高檔案管理設備設施的實用性，才能進一步提高地質檔案管理工作質量和效率，保證地質檔案信息的安全性，推進地質檔案工作信息化發展進程，如圖1所示。

圖1 物聯網技術在地質檔案管理中的網絡構建

3.2 構建檔案管理系統平臺

構建檔案管理平臺能夠實現信息資源的有效整合和系統管理，為地質檔案信息化管理打下堅實基礎，不僅能夠加強業務系統與檔案管理系統的有效集成，同時還能提高信息運作效率，進一步實現檔案信息資源的實時共享，對資源信息安全起到一定保障作用，從而提高檔案利用率和使用價值，為地質資料信息收集、利用和共享等多項服務提供技術支持。在構建檔案管理平臺過程中，需要嚴格按照相關要求建立地質檔案資源目錄數據庫，確保其具有較強的完整性和準確性，才能有效實現系統的目錄檢索功能，利用檔案管理平臺對信息安全起到一定保障作用，能夠減少相關人員工作量，進一步提高檔案信息管理和調配質量和效率；地質檔案管理平臺促使實體管理工作趨于統一。對于地質檔案管理工作來說，主要是通過將實體處理涉及的各種模板固定化到系統中，對實際工作流程起到良好的規范作用，促使管理標準和內容具有統一性特點，有利于提升地質檔案管理工作水平和效果；系統平臺還加大了對信息資源的管理，能夠充分發揮地質檔案信息資源的實際價值，通過不斷優化軟件設施，能夠保證電子文件長時間安全儲存，以及提升電子文件借閱的安全性和可靠性[3]。

3.3 轉變地質檔案管理模式

實現地質檔案信息化管理，是轉變地質檔案管理模式的重要表現形式，對于傳統的檔案管理來說，主要是以紙質、照片、錄音等載體作為檔案管理實體，以手工操作為主完成檔案管理工作，具有工作量多、流程煩瑣等特點，同時還極易出現資源浪費、檔案信息錯誤等情況。而利用信息技術能夠將實體管理轉變為信息管理，以各項數據信息為管理對象，對形成的各種載體的檔案進行數字化加工，并對其進行資源管理，同時還能實現地質檔案資源的多平臺重復利用以及信息資源實時共享，滿足地質工作的發展需求，為檔案現代化管理提供良好的客觀環境，充分發揮地質檔案信息資源的實際利用價值，幫助企業獲取更多的經濟效益，推進企業走可持續發展之路。除此之外，在地質檔案信息化建設過程中，必須要根據實際情況重新思考相應的管理原則與方法，才能積極應對由于新技術、新理念中存在的問題，保證地質檔案信息化管理具有較強的科學性，如圖2所示。

圖2 地質檔案管理模式及流程

3.4 提高管理人員專業素質

想要實現地質檔案工作信息化建設，需要通過不斷提高管理人員專業素質加以實現，促使地質檔案管理工作具有較強的科學性、穩定性特點，滿足現代化社會發展實際需求，同時還能對管理人員自身發展起到一定積極作用。首先需要保證地質檔案管理人員具備多元化知識結構，充分利用現有資源積極探索新的管理技術和模式，同時還要促使其不斷學習新的理論知識，通過經驗積累提高地質檔案管理服務質量和水平，對實現現代化、信息化檔案管理具有直接作用。除此之外，還要保證管理人員知識掌握程度具有全面性，比如信息技術手段、自動化管理、檢索復制等基本技能，同時還要確保其具備檔案信息分析、現代化管理和高層次檔案信息服務與咨詢等三項技術能力，可通過技術培訓、互幫互助、學習深造等多樣化形式，實現對復合型人才的積極培養，進一步提升檔案工作者信息安全素質，拓寬地質檔案保護范圍，保證地質檔案管理具有安全特性，推動地質檔案管理事業的可持續健康發展，從而提高地質檔案信息管理和服務水平，為我國地質戰略資源發展打下堅實基礎。

4 結論

綜上所述，在信息化條件下，對地質檔案管理應用模式不斷優化，是滿足現代化檔案管理工作發展需求，同時也是提高檔案管理質量和水平的重要保障。因此，需要不斷提高管理人員信息技術水平，積極構建檔案管理系統，有利于為地質工作提供高質量、高水平服務。