長文檔編輯在現代信息技術教學中的應用

杜利娥 李子強

摘要：針對目前我國高校大學生缺乏長文檔編輯技能的現狀，提出在現代信息技術課程教學中增加一個長文檔編輯的教學內容，來提高學生長文檔的編輯技巧與能力。該文以畢業論文為例來演示長文檔的編輯操作過程，通過多級列表和樣式來實現文檔內容的格式和次序的一致性、通過分節符的使用實現各個編輯內容的獨立與聯系、通過引用來完成圖、表、腳注、尾注、目錄、表目錄等的插入，最終實現長文檔的編輯操作，通過更新域來同步目錄與文檔內容的一致性變化。學生不僅掌握了長文檔編輯的技能，而且還提高了課程學習的興趣，改善了課堂教學效果。

關鍵詞：多級列表;樣式;題注;目錄

中圖分類號：G642? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）14-0094-02

1 背景

現代信息技術課程是高職院校面向非計算機專業開設的一門公共基礎課，要求學生能夠熟練掌握計算機應用的基本技能和相關辦公自動化軟件。其中Word字處理軟件是辦公軟件中非常重要的一部分，在學習及今后的工作中的應用也非常的廣泛，因此，學生學習并掌握好文檔編輯的操作技巧至關重要。但由于課程教學課時的限制，本章的教學內容學時較少，一般安排8學時，并且要求教師要將Word的窗口組成、頁、節、頁眉頁腳、模板、版式、樣式、邊框、底紋、圖文混排、表格制作等諸多知識點一一介紹講解。知識點多而碎，課時緊張，老師辛苦，學生也累。經過8課時的理論學習與操作，學生雖然掌握了一定的Word基本操作技巧，也可以進行一些短文檔的輸入及編輯操作，但到了畢業之際，需要編輯幾十頁的長文檔、還包含圖片、表格等內容時，很多學生則束手無策。大腦一片空白，如果還是按照短文檔的編輯方法去一個標題、一個段落、一張圖片、一個表格的處理方法去編輯，往往效率低下、顧此失彼，完全達不到理想的編輯效果。因此，教師可以將一些Word的常規知識點以微課的短視頻的形式讓學生在課前進行預習，而教師在課堂上則可以快速介紹常規知識點，將有限的課堂教學時間預留出來增加長文檔編輯的教學內容，來鞏固和提高長文檔編輯技巧，為今后長文檔的編輯，做好準備，打下扎實的基礎。

2 長文檔編輯介紹

WORD長文檔是指字數、段落數及頁面比較多的文檔，一般幾十頁、幾百頁甚至更多，其中還可能包含很多圖片、表格等內容。長文檔不僅章節多，而且要求連續編號，如第1章、第2章[1]……第18章……，1.1、1.2……18.1、18.2……，章號、小節號都應該相對應而且連續;不僅其章節內容的字體、段落格式統一，而且章節名稱、小節名稱格式也要一致;還要求長文檔正文內容的編號要連續，從第一章第一節第1頁直至最后一章的最后一小節的最后一頁的頁碼;長文檔中各個章節可能有的多張圖片、多個表格等則也需要連續的編號;長文檔中各個章節應該還有其對應章節的頁眉，一般用章節名稱作為各章節的頁眉;有些長文檔還有尾注、腳注等標識，也需要連續的編號等。最后，長文檔在按照上述要求編輯完成后，就可以提取各類目錄，比如章節目錄、圖目錄、表目錄等。

長文檔的編輯有一套約定的規范，包括多個樣式、多級編號、節、引用、頁眉頁腳、紙張方向、頁面設置的規范[2]，長文檔編輯的這些規范若采用短文檔的編輯方法是注定無法完成的，長文檔編輯是Word中的高級操作，需要使用到的知識點和操作技能比較多，還有許多需要注意的細節問題。目前高職院校大學生動手操作能力差，不善于長文檔編輯，為此，針對學生在寫畢業論文或畢業設計時無法完成長文檔編輯的現狀，提出在現代信息技術課程中增加長文檔編輯的教學內容的建議，主要通過畢業論文的編輯來講解其相關的理論知識點及其在實際操作過程中的應用方法。

3 長文檔編輯的主要理論知識點

3.1 多級列表

為了使長文檔更加美觀，我們不僅需要對文檔各章節添加編號，并且每個級別的編號標題格式要相同。對文檔要從第一章直至最后一章要進行連續編號，還要對該章下的各二級節進行連續編號，如1.1、1.2……;2.1、2.2……，以此類推，擴展到多級小節中[1]，這樣的要求正好可以通過多級列表來實現。多級列表就是用來設置各個級別的章節編號格式、編號樣式、編號位置及級別鏈接的樣式等。通過多級列表的設置和應用可以從整體上實現長文檔章節格式和次序上的一致性。

3.2 樣式

長文檔中的正文內容除了章節號標題外，具體的內容都是一個個段落，這些段落也需要具有同樣的字體及段落格式，比如字體、字號、段落縮進、段落間距、段前段后距等也需要一樣，這樣的要求可以通過樣式來完成。根據文檔編輯要求設置一個新的樣式，滿足文檔編輯的字體及段落格式，然后應用于文檔中的段落。例如：對于章節的編號格式的設置，可以通過多級列表來完成;對于長文檔各個章節中段落的一致性，可以通過樣式的設置與應用來完成。

3.3 引用

長文檔中會有大量的圖、表、公式等，也需要連續的編號，不可能手動給它們加入編號，這樣格式、序號容易產生錯誤，另外手動加入的編號也不能生成圖表目錄，這個要求正好可以用引用來完成。引用中的插入題注就是給圖片、表格等進行連續的編號。長文檔中可能不同的章節都有圖片、表格等，對其插入題注設置時，在題注對話框中，題注編號設置時應選擇包含章節號，根據圖片、表格所在的章節選擇相應的章節對應的標題級別，則生成的圖表目錄中也包含相應的章節號。引用中還有一個功能叫交叉引用，是對長文檔中其他位置的內容的引用 [3]。畢業論文中如果需要對題注再引用則可以使用交叉引用。

在應用多級列表、樣式之后，應用引用中的插入目錄、表目錄，可以對長文檔中的章節、圖、表、公式等生成相應的目錄。目錄有超鏈接的功能，想要修改哪部分的內容，只要點擊目錄中相應的章節號、圖、表等題注名稱即可跳轉到長文檔中相應的部分;同樣當文檔中的內容修改了之后，可以采用更新域的操作更新其對應的目錄，從而實現目錄與文檔中內容的一致性。

3.4 分節符

節是Word文檔中的一個重要的編輯單位，在一個節中，可以單獨進行頁面、頁眉頁腳等設置。首次創建的Word文檔默認為一節，不適合長文檔不同部分的獨立設置。因此對于長文檔不同部分進行獨立設置時，則可以通過頁面布局→頁面設置→分隔符→分節符→下一頁命令的使用將不同部分劃分為一個獨立的節。比如目錄、圖目錄、表目錄、正文等需要設置不同的頁眉頁碼等格式時，則需要通過分節符在兩部分內容分界點將他們分成獨立的四部分內容來進行設置，四個獨立的部分則需要三個分節符來實現。

4 以畢業論文為例介紹長文檔編輯的實際操作步驟

畢業論文是高校學歷教育畢業前的最后一個環節，要求學生根據選題開展獨立性的思考、實踐后撰寫。內容撰寫完成后在提交之前還需要排版，高校一般都規定了畢業論文的格式要求，包括論文的標題、目錄、正文、圖片、表格等[4]。然而調查發現，為數不少的同學在畢業論文排版技術方面存在很大欠缺。下面將以畢業論文為例介紹長文檔的編輯操作。

4.1 多級列表的設置及應用

光標放置在要應用多級列表的第一個章節所在的段落中，找到開始→段落→多級列表→定義新的多級列表的命令，對于長文檔畢業論文則光標應該在第1章問題的定義所在的段落中。在定義新的多級列表的對話中，主要設置章號的級別為第1級;編號格式為第X章，對應的編號樣式X為阿拉伯數字;編號對齊位置為居中對齊;級別鏈接樣式為標題1。其次設置節號的級別為第2級;格式為X.Y，對應的編號樣式Y為阿拉伯數字;編號對齊方式為左對齊;級別鏈接樣式為標題2。如果小節中還需要分節，則依次設置。

多級列表設置后，則章節進行相應標題樣式的應用。例如：對于所有的章號則全部應用標題1樣式;對于第2級別的節號全部應用標題2的樣式;如果有更多級別的節號則應用相應的標題樣式。對于畢業論文則第1章、第2章、第3章……應用標題1樣式;1.1、1.2……2.1、2.2……。應用標題2樣式。如果小節中還有分節，則依次應用。

4.2 樣式的設置及應用

如果對標題樣式中的字體、段落等格式有要求，則可以在相應的樣式標題名稱上點擊右鍵進行修改，則長文檔中應用過該樣式的內容的字體及段落格式會相應變化。對于長文檔中除了章節號之外的正文內容，可以通過新建樣式，來定義字體、字號以及段落格式并應用其樣式，來實現除章節號的正文內容的格式一致性。

4.3 引用中目錄及圖表目錄應用

多級列表設置好，標題樣式應用之后，則可以通過菜單引用中的插入目錄命令，生成目錄表，應用過標題級別的所有章節號都會出現在目錄中。

對于長文檔中的圖、表等可以通過引用中的插入題注命令：通過題注標簽、題注編號的設置等實現統一規范且連續的編號。然后再聽過插入表目錄命令，則可以對所有的圖片生成一個圖目錄、對所有的表格生成表目錄等。

4.4 分節符的應用

目錄及圖表目錄生成后，各自自成一頁，而且與正文內容的頁碼一般要求不連續，頁眉也與正文內容的頁眉不一樣，可以使用分節符來實現。對于畢業論文，則可以在第1章的第字前面插入一個分節符，前面兩頁目錄與正文內容成為獨立的兩節。在第1章所在的頁眉頁腳處雙擊，找到頁眉頁腳工具→導航→鏈接到前一條頁眉命令并單擊，取消該命令，則兩節的頁眉頁碼可以進行獨立設置。頁眉頁腳設置完成后，則可以在目錄及圖表目錄中單擊右鍵更新域，更新目錄及圖表目錄中的頁碼。

5 總結

近幾年，通過在現代信息技術課程中增加了長文檔編輯的操作實踐后，學生畢業論文或畢業設計的排版、編輯水平得到 了很大提高，文檔排版越來越美觀、整齊。在課堂教學中，增加了實用性強的長文檔編輯操作訓練項目，調動了學生學習的興趣和積極性，保障了學生在學習中的主體地位，教學效果得以提升[5]。在今后的課程教學中，應繼續堅持長文檔編輯的教學。

參考文獻：

[1] 馮康.長文檔編輯在大學計算機基礎教學中的應用[J].電腦知識與技術，2020，16（8）：102-103.

[2] 岳云艷.文檔編輯中提升Word字處理軟件使用水平的策略[J].信息與電腦（理論版），2020，32（21）：98-100.

[3] 黃玲.利用Microsoft Word編輯與保存書評長文檔的方法與技巧[J].現代情報，2004，24（11）：152-153.

[4] 安海寧，孫洪溥，倪志宏.“WORD長文檔排版技術——畢業論文排版”精品實驗項目的設計與實踐[J].電腦知識與技術，2018，14（31）：202-203.

[5] 孟金紅.Word長文檔編排在微課設計中的應用[J].福建電腦，2020，36（6）：156-157.

【通聯編輯：謝媛媛】