信息數字化在高校學籍檔案中的應用研究

榮響逸　米媛　郄昊乾　佘明君　田偉東

摘要：高校學籍檔案數字化管理是高校學籍檔案管理順應信息社會發展的必然趨勢，也是實現教育改革與發展的關鍵性措施，對于提升高校管理水平有著非常好的作用。基于此，高校學籍檔案數字化管理勢在必行。本文重點分析了高校學籍檔案數字化管理的優勢和檔案數字化管理系統創建，總結出創建對策與建議，為促進高校檔案數字化建設提供基礎條件。

關鍵詞：學籍檔案;數字化;建設

高校學籍檔案數字化管理的優勢分析

傳統的紙質檔案方式有著一定的缺陷，需要在庫房內調取使用，工作效率低，查找或使用中極易造成丟失或遺漏。經數據統計分析，我國高校檔案管理中應用頻率最高的就是學籍檔案，占比超過90%。這種高頻率的使用導致紙質檔案損壞嚴重。且隨時間的延長，原始紙質檔案受到溫度、環境、保存方式等不利影響，會有字跡淡化、紙張發黃、結塊等問題存在，信息準確性較差，難以達到使用要求。而進行數字化技術管理，紙質學籍檔案資料屬于電子版形式，可以直接通過網絡查詢，使用、操作非常的方便，不僅可以減少紙質檔案調閱使用的次數，還可以減緩紙質檔案的老化速度，且更安全。傳統紙質模式不管是管理，還是使用、記錄，都是在辦公室或者資料室內進行的。而學籍檔案數字化管理完全不會受時間、空間的限制，可以隨時隨地獲取信息，使傳統的面對面服務方式被淘汰。學籍檔案管理人員也不必整天在庫房內周旋，可直接利用計算機完成檔案的編輯、查詢與管理等工作，快速檢索出需要處理和使用的檔案，工作效率和服務質量都明顯提高，讓學籍檔案管理效率高效。

系統設計

2.1 功能需求。在對原有檔案信息管理系統的研究調研和Web的學生檔案信息管理功能進行分析時，首先要對系統的用戶進行劃分，根據擁有的使用權限將用戶分為管理員和學生兩種角色。根據用戶角色的不同，將系統的功能分為管理員系統功能模塊和學生子系統功能模塊。學生子系統功能模塊主要是實現學生的一些查詢功能，比如考試成績、檔案信息、校園新聞信息等查詢以及個人基本信息的編輯。管理子系統功能主要是對管理員的管理操作功能的設計，比如學生成績、檔案信息、學院班級信息等基本操作功能。

以下是根據用戶角色不同，對于檔案信息管理系統使用功能的介紹。

管理員系統模塊主要是對系統操作和系統維護功能進行設計。管理員能夠對學生的個人信息進行查看，刪除;對于學院的增加、刪除、編輯等管理;對于所屬院系的班級的增加、刪除、修改管理操作;學生檔案信息的添加、修改、刪除操作。管理員主要就是實現對系統的管理操作和系統功能的維護。

學生子系統功能模塊主要是對學生查詢功能進行設計，學生用戶能夠對個人的基本信息進行編輯，修改;能夠對自己的考試成績進行查詢操作;可以查詢自己在校期間的獎懲記錄等。

2.2 性能需求和運行環境。該檔案信息管理系統應當操作簡單，界面友好，維護方便。它需要穩定的數據庫和操作的快速執行，極高的數據安全性，因而必須采用較高的硬件和軟件配置，客戶端的配置要求只要是常用的設備即可。學生檔案信息管理系統不僅可以在Internet上廣泛使用，而且可以在企業內部運行。

2.3 系統設計。應該充分利用現有資源，減少系統開發的時間、降低對人員和物力資源的浪費，提高系統的穩定性和系統應用的效果;設計的系統應該盡可能地滿足學校對檔案管理系統需求。

高校學籍檔案信息數字化科學管理措施

3.1 研發完善的學籍檔案數字化管理系統。需要管理者和學籍檔案管理人員充分遵守《檔案法》等法律文件，了解其中的管理原則和標準，嚴格落實教育部發布的相關精神、文件，嚴格做好學籍檔案管理工作，保證學籍檔案管理科學、合理，促進管理效果的提升;綜合分析社會、學校對于學籍檔案的使用需求，設置完善的數字化檔案管理框架和功能布局，配置符合要求的硬件、軟件;發布符合高校管理需要的學籍檔案數字化系統，保持各項工作順利進行。

3.2 建設一支精干的數字化管理隊伍。高校不僅應鼓勵專業檔案管理技術人員進行學籍檔案管理，還要重視現有檔案管理人員的培訓，讓其掌握足夠的管理技術，完成數據采集與處理工作。同時，學校也要重視高級人才的引進，盡力掌握前沿的檔案管理技術，實現高校檔案管理水平的全面提升。

3.3 應用多種數據安全與系統防護方式。數字化學籍檔案信息管理應嚴格執行一套封存、一套利用的基本原則，使用符合要求的載體開展定期數據備份。若存在數據異常，要及時做出回復處理;還要做好數字化學籍檔案信息載體更新分析，將舊載體數據轉移到新載體中。對查詢與利用，對不同崗位、不同層級的人員查詢檔案的范圍是不同的，要設置修改權限，發布相關的賬號與密碼，并且加密保護;還要設置必要的安全防護設置，避免存在網絡攻擊危害，提高數字化管理系統運行安全性。

3.4 采取電子載體和原始紙質學籍檔案材料雙套制并存保管。要想全面保證信息檔案的完整性與可靠性，不出現泄露、損失等問題，需要加強信息技術安全性防護。根據需要保存備份的數據信息，同時還要保留紙質檔案，以防備數字信息損壞后可以及時查詢。學籍檔案管理工作的重點是提供真實性的原始材料，雙套制就是這一處理措施。

結語

綜上所述，我國高校學籍檔案數字化管理還在起步的階段，應用計算機、網絡技術、數據庫技術等進行學籍檔案的管理，促進管理效率的提升，對于促進高校管理水平的提升，促進高等教育事業發展有著重要作用。

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