關于做好企業檔案管理保密工作的幾點思考

謝杰銀

摘要：在企業檔案管理中如何把握保密的尺度，使檔案在安全范疇內最大限度地利用，是值得深思的問題。筆者主要從檔案保管過程和利用過程二個方面對企業檔案的保密工作進行了分析和闡述。

關鍵詞：保管;利用;保密

企業在項目建設、生產運營和改擴建等工作中形成的大量檔案資料，記錄著企業發展壯大的經歷與歷程，對于企業經營管理、領導決策研究、技術改革創新等起著極其重要的參考作用。因此，完整、準確、安全的檔案資源關系到企業的長遠利益，檔案管理中的保密工作也就成為檔案管理工作的重中之重。本文結合自己的工作體會，就檔案在保管和利用時如何做好保密工作淺談幾點看法。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

在做好檔案保管的同時做好保密工作，就需要在日常管理中建立健全檔案管理制度、不斷提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案庫房管理，做好涉密檔案的安全保管。

（一）加強日常管理

檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格履行審批手續，任何人無權擅自調閱。檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失泄密，應及時查明原因并及時補救。

（二）強化檔案人員管理

檔案管理工作崗位的首要職責就是確保檔案資料的完整性與安全性。作為檔案管理工作人員，首先要具備較強的工作責任心和較高的政治素質，能自覺抵制各種利益的誘惑，嚴格遵守檔案保密制度的要求，嚴守黨、國家以及單位的秘密。其次，檔案專業人員還應具有過硬的專業素質，熟悉檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉檔案管理各個環節的操作流程，具有把檔案專業法規、政策和檔案專業知識以及其他專業知識靈活運用于工作實際的專業能力。

（三）強化檔案庫房管理

檔案庫房是保管檔案的重要基地，為檔案保護提供了最基本的物質條件。所以，檔案庫房管理是檔案保密的重點，庫房保密管理的重點則是防止檔案盜竊。為做好檔案庫房的管理，必須建立健全庫房管理制度，指定專人負責管理，無關人員未經允許不得入內。檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（四）涉密檔案的安全管理

涉密檔案是為公司帶來經濟利益的經營信息和技術信息，它關系到公司的經營活動、生產安全和建設進程。因此，為確保涉密檔案的安全，必須加強涉密技術的管理，對保密范圍、密級、涉密資料、涉密區域、涉密崗位、人員作出明確規定。

1、涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。

2、提高涉密檔案管理人員的素質。涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，他們肩負著保守公司經營信息和技術秘密的重大責任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，要有嚴謹的工作作風，經手的文件件件有頭有尾，手續完備。

二、做好檔案利用中的保密工作

檔案在利用過程中存在較大信息泄露風險，所以做好檔案利用過程中的保密工作就顯得尤為重要。

（一）建立監督管理制度。檔案利用制度，一般有查閱、借閱和復制等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密。

（二）提高檔案人員素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質，包括政治素質、業務素質和文化素質。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

（三）處理好檔案保密與利用的關系。保守公司涉密技術是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給公司生產安全和經濟利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、做好電子檔案的科學管理

隨著計算機技術及信息化的發展，檔案形式已不再只是傳統的紙質文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是計算機工具的運用。電子計算機的使用在給檔案管理工作帶來快捷、方便的同時也帶來了安全的隱患。目前對電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲在磁盤、光盤上的電子檔案沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導致不能正常的使用;存有電子檔案的計算機沒有做到內外網的分離，沒有對內外網服務器部署好防火墻，導致電子檔案信息在網上的泄露;沒有對電子檔案的使用權限做好控制，導致內部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強電子檔案的科學管理，根據電子檔案的秘密等級進行有效管理，明確借閱制度，使用權限，規范借閱手續，同時對存有涉密檔案信息的計算機，存儲載體與互聯網物理隔離，這樣才能保證對電子檔案的安全管理與正常使用。

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