新時期檔案管理數字化研究

摘要：信息時代的推進，互聯網技術在社會中各個領域獲取了大范圍應用，為人們的實際生產、生活等提供了較多便捷，對于檔案管理工作也同樣如此。下文將對引入信息技術的數字化檔案管理工作重要性進行說明，并提出相應的數字化管理方式，旨在為相關工作人員提供些許建議與思路。

關鍵詞：檔案管理;數字化;探索

引言

通過信息科學技術的引入，檔案管理工作方式出現了較為顯著的改變，經由人工管理轉變為數字化管理，這一管理方式的轉變與優化對于提高檔案管理工作成效具備重要作用，推進了我國檔案事業的穩定高效發展。下文環繞檔案數字化管理的相應問題展開分析，希望可以為我國檔案管理事業做出貢獻。

1、數字化檔案管理重要性

1.1提升經濟收益

現階段，社會經濟持續發展，在此前提下，信息量大幅增加，對于檔案管理工作的標準也持續提升。但是過去的檔案管理工作一直應用粗放式管理法，如增加工作人員數量與辦公經費。這只能提升企業資金費用的投入。但是應用數字化管理方式，工作質量將會獲取有效提高，因為相應信息都是應用電子數據的形式儲存，其不需要安排單獨庫房進行資料保存，這將對于企業經濟收益的提升發揮重要作用。

1.2提升檔案應用效率

在過去的檔案管理工作進程中，所有檔案都是經由紙質形式保存在庫房中。同時大部分都是經由紙張、軟盤等物理媒介作為信息載體。用戶必須向相應部門提出申請才可以展開檔案的查詢閱覽，這一進程十分繁雜。但是應用數字化管理方式，用戶可以在相應平臺中達成對于檔案的查詢閱覽，不需要進入到庫房中進行資料查找。數字化方式十分便捷高效，提升檔案應用效率，這對于檔案管理工作而言具備十分關鍵的作用。

2、檔案管理數字化發展措施

2.1文書處理與歸檔數字化管理

在檔案管理工作進程中，檔案文書工作具備十分關鍵的地位，只有做好檔案文書管理工作，才可以提升檔案管理質量。為了順應檔案管理數字化標準，在展開文書處理與歸檔進程中應該將每天收到的文件，都應用計算機設備以及相對應的互聯網系統展開登記處理。與此同時，經由局域網將事件的緊急程度展開劃分，將需要完成的時間通過互聯網傳遞送達給相對應負責人員，同時高效提醒相應負責人員在規定時間中完成工作。除此以外，對于處理完成的文件應該及時展開預立卷整理，從而避免檔案管理工作者年末整理檔案時工作量巨大難以完成。

2.2創設專業化網絡檔案管理平臺

現階段數字化檔案管理依舊需要創設專業性的互聯網檔案管理平臺，數字化檔案管理的內在就是應該將檔案轉變為數字化內容進行管理，但是如若單單將檔案內容轉變為數字化內容，而不通過互聯網進行信息共享，也就僅僅是將紙質檔案中的內容傳遞輸送到物理媒介中，只不過是換了一個保存形式，不具備實際意義。因此，必須應該創設起專業性互聯網檔案管理平臺，經由這一平臺，檔案管理者可以及時對相應檔案進行管理，用戶也可以達成檔案的及時有效查詢閱覽。這就實現檔案管理的方便快捷性持續提升。檔案互聯網管理平臺的創設是一個相對繁雜的進程，在這一進程中相應部門應該依據企業的特性，對管理平臺進行設計，同時最大程度應用現代化信息技術，提升平臺運轉成效，提升檔案管理質量。

2.3提高工作人員素質

檔案管理人員作為數字化檔案管理工作的重要實施者，其專業能力與職業素養直接關聯著檔案管理工作的成效。因此，十分有必要提升對檔案管理人員的培訓學習強度，提升其計算機操作能力，促使其可以在檔案管理工作中熟練使用檔案數字化技能。除此以外，在高速發展的社會背景下，作為檔案管理人員應該持續提升自身素養，學習各種技能，做好檔案信息保密工作，為穩定開展數字化檔案管理工作貢獻自己力量。安全是檔案管理工作最關鍵的標準，因此檔案管理人員應該提升自身安全意識，做好檔案保管存放工作，從而為檔案的安全性提供保障。

2.4加大設備更新

設備是檔案數字化管理工作中無法缺少的重要組成，也是影響著檔案管理工作成效的關鍵因素。因此，應該提升設備投放與引進強度，積極引入現代化科學設備，及時更新設備系統，更新陳舊硬件設施，并加大保養工作力度，加長設備應用時長，為檔案管理工作奠定牢固基礎。

3、結束語

綜上所述，隨著信息科學技術的持續發展進步，過去的檔案管理工作已經無法適應時代的發展進步。因此，必須應該在檔案管理工作進程中大力實行數字化管理。數字化管理具備先進信息技術性質，可以有效提升檔案管理工作的質量，同時還可以提升檔案管理工作信息化層次，切實滿足新時代之下檔案管理工作的標準，推進檔案管理事業不斷前進。

參考文獻

[1]柳晶. 檔案數字化管理[A]. 中國教育發展戰略學會教育教學創新專業委員會.2019全國教育教學創新與發展高端論壇論文集（卷八）[C].中國教育發展戰略學會教育教學創新專業委員會：，2019：2.

作者簡介：趙常勇（1987年5月——），男，漢族，山東莒縣人，大學本科學歷，初級職稱（助理館員），研究方向：檔案管理

（莒縣政務服務中心 ?山東 ?日照 ?276500）