行政事業單位檔案管理信息化的策略分析

謝寧

摘要：當前時代的發展，也是信息化不斷發展的時代。智能化的出現也給事業單位檔案管理工作提出了更高的要求。因此在事業單位檔案管理工作中，必須要加強信息化建設，與時俱進，使得單位檔案信息管理工作能夠更加高效有序。但是，在各企事業單位中，檔案管理專業信息化體系建設仍然是長期的基礎工程，并且也并不是一蹴而就的，需要不斷發展和規劃。本文簡要分析了在推進事業單位財務檔案管理業務信息化體系建設工作方面仍然存在的一些問題，并就此提出了有效的具體解決措施對策，希望為社會相關科學研究人員提供實用參考，促進單位檔案管理信息工作的有效健康開展。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理信息化;策略

引言：

隨著計算機信息技術、網絡以及信息處理技術的高速同步發展，必將掀起我國信息化產業發展的新浪潮。作為連接組成我國信息網絡資源重要組成部分的電子檔案也被逐步推到這一浪潮前沿。檔案真實地記錄著我國行政檔案事業單位日常開展各項業務活動的檔案信息管理資源，是寶貴的社會無形資產，現代檔案管理的不斷創新與檔案信息處理技術的不斷變革在成為提高我國行政檔案事業管理單位行政檔案綜合利用管理效能的關鍵同時也對行政檔案管理企業提出了新挑戰，加強行政檔案管理企業信息化體系建設勢在必行。

一、行政事業單位檔案管理規范化的重要性

行政執法事業管理單位主要履行的職能是行政執法監督和管理社會的一些基本管理服務職能，以為民提供各種基本社會管理服務為直接經濟目的的社會組織。而開展行政機關事業管理單位機關檔案管理內部工作服務是行政事業單位檔案內部管理服務工作的重要組成內容，是直接決定一個行政機關事業單位檔案工作服務質量的一個關鍵因素。由此可見其對行政機關事業管理單位業務檔案管理的特殊重要性。其次，檔案管理不僅不但可以為國家行政機關事業單位的管理決策和發展規劃工作提供有力的科學理論依據，而且對逐步加強檔案管理制度化的規范性建設有重要促進作用。此外，提升各級行政機構事業機關單位業務檔案管理工作規范性等也是確保行政機關事業單位檔案工作正常順利進行的重要有力保證。[1]

二、行政事業單位檔案管理信息化策略的建議

1、提高計算機系統安全系數

在國家行政主管事業機關單位業務檔案管理的專業信息化發展進程中，提高單位計算機檔案系統安全防護等級性能是最重要的一個關鍵環節，能有效保護事業單位的所有檔案管理信息不被惡意損壞，提高單位檔案管理員的工作效率。1.確保企業計算機管理系統的網絡安全性。當一個單位的檔案計算機管理系統與國際網絡連接之后，極易被網絡木馬病毒或網絡黑客攻擊，導致系統異常癱瘓，或可能引發嚴重的單位檔案機密信息數據泄露安全問題。所以請各單位人員有必要定期安裝單位計算機操作系統安全防火墻與安全殺毒防護軟件，并定期更新升級安全病毒庫，促使單位計算機安全系統正常運行操作、安全正常運行。2.行政區各事業機關單位部門要高度重視組織落實做好計算機信息系統內部保密工作，由內部保密技術人員專門負責檢查維修處理計算機系統故障，盡可能多地預防人員隨意外出招聘技術人員，給事業單位的人事檔案保密信息安全造成嚴重泄露安全隱患。

2、進一步優化單位檔案服務

存儲大量檔案的有效空間在信息網絡化和信息時代仍然是完全虛擬的，和我們傳統上的檔案庫不同，它仍然會隨著信息技術的發展進步不斷優化拓展有效存儲空間。隨著國家行政機關事業管理單位開始建立大型檔案資源數據庫，檔案數據資源的信息數量急劇擴大增多，提供的可利用的信息方式簡潔、方便，且信息內容涉及形式多樣，利用可將檔案資源信息的主要內容轉變成可以利用檔案數據庫里的大量檔案信息數據。此外，行政機關事業單位的公共檔案服務信息管理服務將逐步走上企業知識產權服務化的道路，也就是說現在檔案信息服務中的內容不僅僅局限于一個檔案信息實體，而是它們的承載的知識。這就必然需要各級行政機關事業管理單位進一步通過優化提供檔案管理服務，從改變過去的提供批發檔案服務模式轉向提供專業化檔案服務、個性化檔案服務，全程管理跟蹤根據用戶實際需求可以提供優質化的檔案管理服務。

3、建立科學化檔案人才結構

行政機關事業管理單位部門應高度正視自己在檔案人才資源儲備與信息硬件基礎設備等各個方面的自身優勢，認識當前檔案管理的不足，結合行業發展實際形勢與現代檔案管理技術特征優先培養一批檔案管理技術信息化專業人才，打造一支具備信息技術素質高、掌握新專業知識與新管理技術、新業務能力的復合型專業檔案管理人才隊伍。行政機關事業管理單位必須要特別注意不斷加強機關檔案管理人員信息化專業培訓，促使機關檔案管理人員快速學習掌握最新的檔案信息化工作理念與信息技術，不管他們是到高校專業繼續學習深造還是到相關上級事業單位繼續接受專業培訓，或是直接進入國家相關法律咨詢所或培訓服務機構繼續接受專業培訓，行政機關事業單位都必須要在針對檔案管理人員的近期工作發展計劃中對其做出明確規定或具體安排。當然，合理的專業檔案工作人才培養結構中也應當應該是相對專業化的、多樣化的，行政機關事業單位的管理檔案工作人員不僅僅只是一般檔案或專業文書、歷史資料類檔案工作人員，還必該應不斷放寬專業視野，成長發展為專業計算機、自動化、管理等相關專業人才。[2]

結語：

綜上所述，在當前的背景下，我國現代信息技術不斷發展，檔案管理信息化工作也是當前的重要任務，同時也是社會發展的趨勢和要求。因此，必須要采取合理的措施，解決在檔案管理工作中存在的問題，從而促進事業單位工作的開展。

參考文獻

[1]李云雪. 淺談信息時代下的行政事業單位檔案科學化管理策略[J]. 名城繪， 2020， 000（002）：P.1-1.

[2]王媛媛. 機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J]. 企業文化（中旬刊）， 2020， 000（002）：204.

（河北省定州市安全生產執法監察大隊）