事業單位檔案信息化建設管理的探析

摘要：當今，信息技術以超除人們預料的速度迅猛發展，各個事業單位基本都形成了局域網、廣域網、有的已與大數據中心網相聯。事業單位為了提高工作質量和工作效率，先后開展了檔案信息化建設和管理的新思路，逐步完善和提高優化集中管理，從而達到實現事業單位檔案信息化管理。由于事業單位檔案管理所涉及的內容和領域廣泛，并且是多學科和多領域，加之各單位人事檔案和業務檔案等不同內容的因素，就對檔案管理人員提出了非常高的業務素質要求。因而，建立信息檔案，做好檔案開發利用，維護和保護好本單位和個人合法權益，特別是維護好事業單位歷史真實面貌具有非常重大和深遠的意義。

2021年是實施“十四五”規劃，開啟全面建設社會主義現代化國家新征程的第一年，也是我們黨成立100周年，中國特色社會主義事業進入了歷史發展的新時代，在這個特殊的歷史時期，我們黨的光輝歷程和優良傳統文化以及新時期的發展規劃中，需要大力發展檔案事業，也為檔案發展開啟了新紀元。在這偉大歷史發展契機中，如何保護、開發、利用好檔案，做好檔案信息化建設和科學化管理，是應該值得我們認真思考的課題。我通過實際工作，分析略述。

一、要建立健全事業單位檔案信息化管理的相關法律法規

1 、充分發揮體制優勢。

檔案管理是機關事業單位工作的重要組成部分，充分發揮好黨管檔案的體制優勢。建立檔案管理領導小組，使檔案工作的領導體制具體化，“一把手”親自抓，是對檔案管理工作的重視。新修訂的《檔案法》旗幟鮮明把堅持中國共產黨對檔案工作的領導寫入法律，把黨的領導落實到檔案工作全過程和各方面，明確了政治屬性，確保了發展方向。

2、依法治檔，積極開展法制宣貫活動。

雖然國家檔案局頒布了相應的法律來對事業單位檔案進行管理和制約，但是在實際的管理過程中，仍然會出現許多的問題。需要積極開展依法治檔的宣傳教育活動，邀請檔案專家或檔案員對單位全體職工培訓、講解檔案法律法規，提高依法治檔的理念。

3、科學管理，要根據不同的行業領域的工作屬性，建立檔案信息管理標準規范，進行有效的管理。

每個事業單位對檔案信息化管理所呈現的態度和實施標準都不同。并且事業單位檔案管理所涵蓋的內容都是與本單位內部建設和發展，以及員工個人信息等內容，它們具有保密性。因此，在實際的事業單位檔案信息化管理的過程中，應建立健全事業單位檔案信息化管理的相關法律法規和標準，對檔案管理工作進行制約，同時能夠實現檔案規范化管理，從而進行有效的管理。

二、完善事業單位檔案信息化管理責任制

首先要建立事業單位檔案信息化管理的相關法律法規和檔案管理標準及管理責任制，其次要按規定設立綜合性檔案室，有專門的庫房、工作間和辦公室。建立和健全六項防護措施和五項管理責任制度。檔案室專職人員不僅專門收繳各部門的文件資料和檔案，還要接受和維護網絡信息管理資料及檔案，按照檔案信息化管理責任制做好各項工作。要不斷完善檔案信息化管理責任制，因人員變動時，要做好相關資料的交接手續，還要交接系統操作和各種軟件操作的使用方法等，從而能夠持續穩定地進行下去。在實際的建設過程中，不僅要依照國家的發展趨勢和事業單位內部的實際需求加以推進，還要明確各個管理人員的工作崗位和基本職責。檔案室專職人員對各部門兼職檔案人員的工作要進行檢查，并賦予監督檢查指導的權利，從而對其起到有效的監督和制約。

三、加強基礎業務建設，提高信息化管理水平

做好檔案的基礎業務建設是做好信息化管理的前提和保障。要從幾個方面下工夫。1、豐富館藏。加大征集和宣傳力度，增強培訓和教育輻射面，主動收集和接收檔案資料。2、從結構上、內容上、名人上、歷史事件上、周年上、專題上、業務科研上、重大會議上等等，豐富檔案室資料。3、不僅接受文書檔案，還有接受會計檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案、設備檔案、業務檔案、案件檔案、實物檔案等，征集名人、實物檔案同時也要征集光盤、影像視頻檔案等，優化結構，豐厚內容。4、在質量上夯實業務水準。 檔案案卷質量是一切的基礎，打好基礎才能實現開發利用和信息化資源的共享。5、實現全部的檔案計算機檢索目錄，做好系統的規劃和分階段實施，最終全部實現目標信息化管理。

四、最終實現紙質與無紙化信息檔案融合

隨著信息技術的開發利用和“兩網兩化”的發展，許多事業單位已經開始利用各種辦公軟件和音視頻技術進行制作和記錄，這就能夠從檔案繁重的體力勞動中解放出來，提高了工作效率和工作質量。能夠將各項工作內容及時高效地進行傳遞，實現集約化和平臺共享，實時能夠減少各項工作信息偏差問題，提高時效性和提升工作的精確度和準確度，并將實現最終的融合。

五、加大事業單位檔案信息化管理力度

首先，要從穩妥有效地對電子文件進行歸檔和歸檔后的管理，就要從電子文件的特征上、管理上加以研究。

一、電子文件的特征主要有八個方面：

1、電子文件數字化信息形態。2、電子文件對設備和標準的依賴性。3、電子文件載體的非直讀性。4、電子文件的物理結構與邏輯結構關系的復雜性及對元數據的依賴性。5電子文件的學習與主題相分離性。6、電子文件的信息共享性及不安全性。7、電子文件的易改性。8、電子文件非實體歸檔的可能性。雖然能夠實現非實體歸檔，但從檔案的規定考慮，也必須要有實體歸檔，這是必不可缺的工作。

二、電子檔案的管理主要有六個方面：

1、制定檔案歸檔制度。建立紙質檔案管理和信息檔案管理并加以保護。2、保管環境：按照光盤、磁盤等管理的規定加以妥善管理。3、檢測與維護：即使拷貝也按3-5年進行有效性和安全性檢查。4、服務和利用：歸檔的光盤不能外借，只能以拷貝、文件復印等形式提供利用。5、統計：檔案部門應及時并按規定時間如季度、年度加以歸檔后情況進行統計，并納入檔案統計項目。6、鑒定與銷毀：對已到保管期限的檔案進行鑒定檢測和做銷毀登記，申請上報方能組織鑒定和銷毀。

其次，業務檔案管理是事業單位檔案管理的重要組成部分，它的管理好與壞，很大程度反映了單位專業技術人員的管理水平高低，也是衡量單位科學化管理水平的標準，搞好事業單位各項工作的保障。

再其次，檔案信息化管理的過程中要加強宣教和編研。使全體員工意識到檔案信息化管理的重要性，建立部門信息檔案檢查系統，積極配合檔案部門做好收集、移交和監督工作，充分利用現代化手段，保護和支持檔案的開發，也是檔案信息開發利用的關鍵所在并能夠起到促進全局工作的作用。同時還有加強檔案材料編研，不斷提高檔案編制的業務水平，按標準形成，按標準編制，要有歷史觀，給后人留下寶貴財富。

五、不斷提升檔案管理人員的專業素質

要高度重視，檔案工作管理人員的專業性。事業單位檔案涉及領域愈來愈寬、專業性越來越強和分科越來越精細及信息化程度更加高，導致無論從經驗上、能力和結構上，在檔案信息的管理工作中都會出現這樣那樣的問題。我們了解到，許多事業單位檔案管理人員專業素養高低不同，并且對檔案信息化管理沒有達到高度統一的認識，從而影響了工作效率和工作質量的提升。因此，建設一支政治素質過硬，業務素質強的高素質檔案隊伍，就顯得尤為迫切和重要。檔案工作是一項專業性非常強的工作，不僅精通檔案專業還要掌握事業單位所屬行業性的檔案，而且還要具備扎實的語文功底和歷史知識，以及與檔案相關的科學知識，并能熟練掌握計算機和相關信息網絡操作維護工作能力，需要復合性人才。實時學習、更新、提高專業知識，以適應崗位工作要求，使其能夠積極、高效地參與到檔案信息化管理工作中去。

綜上所述，事業單位逐步實現檔案信息化管理，是符合時代發展的趨勢，同時也能夠滿足事業單位發展的需求。各級領導和部門要給予其大力的支持和幫助，加強檔案人員培訓交流和自身建設，努力提高知識素養和業務能力。要將信息化管理過程中所存在的問題加以解決和優化，加強網絡安全的管理，從而能夠持續穩定健康地發展下去。為實現事業單位檔案信息化管理打下堅實的基礎。

實時學習、更新、提高專業知識，以適應崗位工作要求。

參考文獻

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[2]楊金明.事業單位人事檔案管理信息化建設現狀及提升策略[J].辦公室業務，2020，（01）：150+152.

作者簡介：王英俊、女、1964.11、蒙古族、哲盟、本科、副高、研究方向：檔案管理。

（內蒙古自治區藥品檢驗研究院 ?內蒙古 ?呼和浩特 ?010050）