淺談對學校檔案工作的認識

楊亞娥

自2017年從事檔案管理工作以來，我從最初對檔案的“無知”，到現在逐步熟悉和熟練，在慢慢地摸索、思考、總結中逐步成長進步，其中經歷了很多，也學到了很多。我從以下幾方面談談對學校檔案工作的認識：

一、學校檔案工作的重要性方面

檔案工作是學校工作的重要組成部分，是提高學校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作，肩負著“存憑、留史、資政、育人”的工作使命，學校的每個部門、每名教職工都會直接或間接地與之發生密切的關系。只有具備齊全完整、準確的檔案，才能使學校領導了解過去，認識現在，預知未來，從中尋求出學校發展的歷史過程和基本規律，更便于做出有利于學校未來發展的切實可行的決策，促使學校整體工作的提升。

這就要求學校必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負責組織、協調、管理學校檔案工作，配備專職檔案人員，負責綜合檔案室的日常工作和各項具體的檔案工作事項。學校各部門應確定專職檔案人員，負責該部門文件材料的積累、整理，并按時向檔案室移交。

學校在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、財會、教育教學等工作中形成的文件材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時間和要求按歸檔制度的規定執行。根據學校檔案的種類、數量，制定歸檔制度，明確歸檔范圍、時間和要求。文件材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計劃和有關人員的職責范圍。

二、檔案管理人員應具備的能力方面

1. 檔案工作是一項業務性很強的工作，作為一名檔案管理人員，不但應該具備必要的政治思想素質外，還要具備較扎實的檔案管理理論基礎知識和系統的檔案專業知識。既要懂得檔案學的自身規律，又要掌握一定的、和本專業有關的相關學科知識，做到勤于學習、一專多能，才能滿足檔案工作發展的需要。檔案工作人員首先要具備對檔案事業的熱愛之情，同時檔案工作也是一項服務性的工作，它在教育事業中的發展作用，常常有它的潛在性，使人們不能立刻了解，由于檔案內容的廣泛性，要想全面地了解，也絕非易事。因此，想要在檔案事業上取得一定的成績，就必須要熱愛檔案事業，努力學習，加倍工作，用辛勤勞動實現自己的提高。

2.檔案管理人員還需具有一定的科學研究能力。學校檔案工作是一種帶有研究性質的工作，它主要是為教學和教研服務的。學校的檔案管理部門在接受一些新知識、新理論和新教研成果歸檔時，往往會發現檔案工作的某些方面已不能適應目前存檔內容的需要。這就要求檔案管理人員要不斷進行研究，提出問題并不斷解決問題，充分發揮教學和教研成果檔案內容信息的社會作用。

3.檔案工作人員還要具有一定的文化水平和駕馭文字的能力。檔案人員是用文書與學校各個部門打交道，這就要求檔案工作人員能讀通檔案，能夠正確地對檔案進行整理、編目。

三、學校檔案管理方面

（一）檔案的分類。學校檔案分為文書檔案，教學檔案，人事檔案，財務檔案四大類。

（二）檔案編目。學校檔案室應編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內文件目錄。

（三）檔案鑒定。檔案保管期限分為永久、30年、10年三種，會計檔案保管期限為永久和定期兩種。

檔案鑒定工作分兩次進行：歸檔前對文件材料價值進行鑒定;歸檔后對保管期滿的檔案進行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。

（四）檔案統計。建立檔案統計工作，編制檔案基本情況統計表，對檔案數量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進行統計。統計數據以原始記錄為依據，做到準確無誤。

（五）檔案室管理。配備專門庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護工作。

1.檔案存放應有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。

2.對照片、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特制的設備進行管理。

3.定期對檔案保管狀況進行檢查、清理、核對，做到帳物相符;對破損檔案及時進行修補和復制。

4.建立全宗卷，以積累存儲學校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。

5.檔案管理現代化應納入學校辦公自動化系統，同步發展，以提高科學管理水平和服務效率。

四、學校檔案歸檔方面

（一）、文件材料的歸檔范圍

1.凡是反映學校工作活動、具有參考價值的文件材料，聲像材料均屬歸檔范圍（具體歸檔范圍按學校制定的《文件材料歸檔范圍》執行）。

2. 代管和學校有關的撤銷學校的全部檔案。

3. 與學校業務工作有關的資料。

（二）、文件材料的歸檔要求

1.應歸檔的文件材料必須齊全完整。

2.應歸檔的文件材料必須字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。

3.歸檔的文件材料必須是原件。

4.歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯系，區分不同價值，并進行科學的分類、立卷、編目。

5.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

6.文件材料歸檔必須辦理移交手續。

（三）、文件材料的歸檔時間

1.文書檔案在第二年一月底前歸檔。

2.會計檔案在會計年度終了后，由財會部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。

3.教學檔案在每年七月初完成歸檔。

4.人事檔案在第二年一月底前完成歸檔。

（四）、文件材料的歸檔份數

各類文件材料均要求原件，一般歸檔一式一份。特殊文件，可以根據需要備份存檔。

五、學校檔案保管方面

1.接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續。

2.存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應按照性質及類別，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號順序排列在專用柜內。

4.定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質量，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案進行修復，發現問題及時處理。

5.檔案庫房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門鐵窗鐵柜等防護設施。

6.檔案庫房應配置調控溫、濕度的設施和設備，使庫房溫濕度基本保持在溫度14-24攝氏度，相對濕度45-60%之間。

7.檔案庫房不應靠近易燃易爆物體和散發有污染腐蝕氣體的場所。

8.檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈。

9.庫房內要配備消防滅火器材，嚴禁吸煙和使用明火。

10.應保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前必須嚴格檢查、消毒，檔案柜內應放置防霉、防蟲藥物。

11.檔案對接收、移出、外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時間內歸還。

學校檔案記載了教職工、學生各個不同層次的活動過程，內容涵蓋了學校發展過程中教學、育人、科研、服務社會等諸多方面的工作，是學校工作不可缺少的重要組成部分，也是基礎性建設工作之一。作為一名檔案工作者，平時一定要注意收集檔案，管理好檔案，從檔案的收集、分類、整理、歸檔，每一個步驟和環節，都是體現檔案管理員對這項工作的耐心與細心，保證檔案管理的質量和效果，不斷的充實自己，提高自己的專業水平，真正做到檔案服務于學校、服務于教職工！

（西安第二外國語學校 ?陜西 ?西安 ?710061）