淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題及策略

摘要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案管理時(shí)非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，隨著當(dāng)前科技發(fā)展的腳步，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化可以幫助機(jī)關(guān)單位更好的維護(hù)檔案的完整，并且改善傳統(tǒng)人事檔案管理中的復(fù)雜流程，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠穩(wěn)定的發(fā)展。近幾年，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在市場(chǎng)的整體運(yùn)作速度上一直非常快，同時(shí)也引起市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)也非常激烈。而人力資源作為提升競(jìng)爭(zhēng)力的主要核心因素自然也備受重視。所以本文章主要針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題及策略展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案信息化管理;問(wèn)題及策略

引言：

目前在日常生活中，總是有大量的工作人員檔案在不間斷的形成，檔案信息是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人才選取時(shí)的一大重要參考依據(jù)，包括個(gè)人的教育程度、職業(yè)技能、以及個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等都在個(gè)人檔案中有所呈現(xiàn)。所以，這些檔案信息是非常重要的。也正因?yàn)樯鐣?huì)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到了個(gè)人檔案管理的重要性，才會(huì)在檔案管理中引入最新的信息技術(shù)、新式設(shè)備和全新的信息管理方式，讓機(jī)關(guān)單位的人事檔案管理效率更高，同時(shí)可以為機(jī)關(guān)單位的人才選拔上給予更全面的數(shù)據(jù)和材料進(jìn)行支撐分析。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

在目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，因?yàn)楦鲉挝缓透鞑块T的工作職責(zé)有所不同也導(dǎo)致不同的單位對(duì)于人事檔案信息化管理的要求有非常大的差異性。而現(xiàn)在很多的機(jī)關(guān)單位在人事檔案管理的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)上都是承包給社會(huì)上的計(jì)算機(jī)服務(wù)企業(yè)，這種情況則會(huì)導(dǎo)致每個(gè)機(jī)關(guān)單位和部門的人事檔案管理都是獨(dú)立的，沒(méi)有辦法讓部門與部門之間、單位與單位之間實(shí)現(xiàn)人事檔案互享。并且，現(xiàn)在的各機(jī)關(guān)單位在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)大多都只考慮到自己本單位的實(shí)際情況，也沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，只會(huì)讓人事檔案管理在具體的實(shí)施上有非常大的差異，這樣的方式只會(huì)限制機(jī)關(guān)單位的人事檔案信息化管理水平。在當(dāng)前的信息化背景下，想要更好的對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)管理，對(duì)于人事檔案信息管理人員具有超高的職業(yè)能力和信息技術(shù)水平，對(duì)于文件檔案的管理以及一些電子化信息知識(shí)都要了如指掌，并且對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的使用和一些操作技術(shù)都能夠熟練的進(jìn)行運(yùn)用，但是實(shí)際情況則是，各大機(jī)關(guān)單位中這樣技術(shù)水平高超的人才還是很欠缺的[1]。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理加強(qiáng)的有效策略

（一）提高重視程度，完善相應(yīng)管理

想要更好的提升機(jī)關(guān)單位的人事檔案信息化管理，首先各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部分工作人員和所有領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該深刻的認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，提升自身的檔案意識(shí)，將人事檔案的管理工作變?yōu)楦鞑块T的內(nèi)部工作。以各種不同的方式積極宣傳檔案管理的重要意義和工作人員的工作概念，讓所有的機(jī)關(guān)單位員工和社會(huì)人士都能夠了解在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，人士檔案信息化管理都有哪些真正的作用和影響。注意培養(yǎng)人事檔案信息化管理工作人員的崗位職責(zé)和愛(ài)崗敬業(yè)的精神，充分體現(xiàn)該崗位的價(jià)值所在，同時(shí)可以成立專門的項(xiàng)目基金，將現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，在人事檔案信息化管理的日常工作流程中可以提升工作效率，促進(jìn)檔案信息化管理更高效的發(fā)展[2]。

（二）將人事檔案信息化管理制度合理構(gòu)建

為了更高效率的處理人事檔案、更信息化的管理檔案工作、改善人事檔案管理的整個(gè)工作流程，一定要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理制度的建立，將日常的工作流程、管理目標(biāo)、檔案的收集和保存、正常的使用和外借都要規(guī)范出系統(tǒng)的制度建設(shè)，一定要確保有內(nèi)部專人進(jìn)行編制負(fù)責(zé)，讓所有的人事檔案管理人員都能夠做到根據(jù)規(guī)章制度辦事，任何關(guān)于人事檔案的收集、調(diào)度、鑒別都能做到有跡可循，嚴(yán)格監(jiān)督工作人員要依照崗位職責(zé)工作辦事[3]。此外，也要對(duì)于所有的人事檔案定期進(jìn)行檢查和校對(duì)，有問(wèn)題一定要及時(shí)改進(jìn)，不完善的資料要及時(shí)補(bǔ)齊。同時(shí)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部也要有超強(qiáng)的控制系統(tǒng)，能夠充分保證人事檔案管理的可靠和安全。

（三）將檔案信息化管理安全性進(jìn)行提升

在人事檔案信息管理中有很多部分工作組成，例如：文件的生成、信息收集和驗(yàn)證、檔案歸檔和使用，除此以外，也要重視在人事檔案提交結(jié)束后，對(duì)于該文件的歸檔以及維護(hù)的工作，定期的對(duì)存檔文件記性檢查和維護(hù)是管理人員必須要做的事情，以確保文件能夠及時(shí)更新，并且保障文件的真實(shí)有效性。對(duì)于人事檔案管理人員一定要加強(qiáng)相關(guān)的信息安全技術(shù)教育，增加網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，最大程度確保機(jī)關(guān)單位的人事檔案的信息安全。

（四）重視人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案信息化管理一定是以高超的技術(shù)作為具體支撐和發(fā)展前提，現(xiàn)在人事檔案信息化也已經(jīng)在各機(jī)關(guān)單位中進(jìn)行應(yīng)用，大大的改善了傳統(tǒng)人事檔案管理的不足，避免了以前紙質(zhì)版檔案容易丟失損壞的缺陷，讓現(xiàn)如今的人事檔案管理更加簡(jiǎn)單、便捷、高效。所以，為了更好的完善機(jī)關(guān)單位的人事檔案信息化管理，一定要加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，可以專門成立項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，以各單位的實(shí)際情況出發(fā)，設(shè)計(jì)出符合各個(gè)機(jī)關(guān)單位實(shí)際應(yīng)用的軟件，進(jìn)行人事檔案管理。此外，注重對(duì)機(jī)關(guān)單位管理人員提升專業(yè)技能也是非常重要的工作之一，更加專業(yè)的人事檔案管理人才和團(tuán)隊(duì)能夠更好服務(wù)于單位和社會(huì)。所以，機(jī)關(guān)單位一定要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的專業(yè)技能進(jìn)行定期的培訓(xùn)，并且定期的對(duì)管理人員進(jìn)行工作考核，主要針對(duì)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能兩方面。機(jī)關(guān)單位可以邀請(qǐng)高校內(nèi)部的專家到實(shí)際單位為員工講解人事檔案的信息化管理工作，要從根本上做到管理人員的專業(yè)技能提升以及工作上的創(chuàng)新。

結(jié)論：

綜上所述，各機(jī)關(guān)單位的工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)一定要認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，構(gòu)建合理的人事檔案信息化管理制度，提升人事檔案管理的安全性，注重管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全教育，提高人事檔案管理人員的綜合工作素質(zhì)。不斷的人事檔案信息化管理中發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，全方位的提升所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李林波.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].傳播力研究，2019，3（28）：297.

[2]劉艷輝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019（08）：299-300.

[3]周遠(yuǎn)波.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題及策略研究[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2019（10）：190-191.

作者簡(jiǎn)介：孫曉娜（1977.2.5），女，漢，山東，檔案系列現(xiàn)中級(jí)館員，研究方向（人事）

（丹東市城市環(huán)境服務(wù)中心市政監(jiān)理總所 ?遼寧省 ?丹東市 ?118000）