淺議如何加強文化宮的檔案數字化管理

李明

摘要：文化宮作為中央對新疆采取文化潤疆發展的重要組織部門，傳統檔案管理不能適應新形勢管理，將文化宮檔案管理數字化成為文化宮檔案數字化建設的重要內容

關鍵詞：文化宮檔案;檔案管理; 數字化管理

前言

在建設中國特色社會主義社會的過程中，文化工作是非常重要的組成部分，對于提升人民群眾的精神文明素質有著非常積極的影響。同時，工人文化宮作為一種公益性的文化事業單位，在精神文明建設的過程中發揮舉足輕重的地位，是構建社會主義精神文明的重要組織部門，加強對工人文化宮的檔案管理是非常必要的。檔案本身具有的這種客觀性、真實性、歷史性，使得檔案具有長遠的多方面的作用。文化宮的檔案，記錄了文化宮的方針、政策和規章制度，記錄了開展文藝、體育、電影、宣傳、圖書、培訓、協會、游藝、團隊等各項職工文化生活的實踐情況。由于檔案的真實性，它為文化宮的領導和工作人員熟悉情況、總結經驗、決策方針、制定計劃、處理問題等提供了依據。由于檔案客觀地記載了各種活動的情況、成果、經驗和教訓，對今后的工作、活動具有直接的參考和指導作用。因此，我們切不能忽視文化宮的檔案工作，必須加強和提高文化宮檔案的管理，為文化宮事業的發展、繁榮發揮作用。文化宮的檔案是機關、企業、事業單位和某些個人，在社會活動中形成并作為原始記錄保存起來以備查考的文件材料（包括技術圖紙、影片、照片、錄音帶等）。檔案內容包括五個方面：即文書檔案、活動檔案、聲像檔案、人事檔案和會計檔案。作為一名在文化宮工作多年工作人員，在利用檔案資料，總會遇到這樣那樣問題，其中最突出就是文化宮檔案完整性欠缺，查詢時費時費力，想用的檔案找不到，文化宮檔案保管隨意性大。究其原因，傳統的檔案信息一般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時。而數字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網絡化特點從而更為便利地為全單位、區域、全國甚至全世界所利用。因此，筆者就文化宮的檔案如何加強數字化管理談談自己的觀點。

一、文化宮檔案數字化管理的重要性

隨著大數據時代的來臨，文化宮檔案數量的逐年遞增，在數以萬計的傳統檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學與新技術更替日新月異的時期，檔案數字化的建設也亟待更為廣泛地推廣。傳統檔案包含有紙質、聲像、實物等各種介質的檔案，而數字化檔案則通過利用新技術——如計算機、掃描技術和多媒體等技術手段，把最初的那些檔案資源轉化為計算機網絡中可以存儲的、數字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數字化服務。它的整個操作流程主要在計算機網絡上進行，最終可儲備形成一個系統的檔案信息庫，以便能為人們及時提供信息，實現資源共享，成本低，利用方便，保管期限長。（一）提高了經濟效益。文化宮檔案數字化管理通過新形式，將傳統的主要以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節省了占地空間，查閱起來也節約了大量時間，從而也避免了因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。（二）提高辦公效率。文化宮檔案數字化能夠提供詳細、即時的數據信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調用中心。（三）提供全面的服務工作。文化宮檔案數字化通過互聯網、局域網、政務網進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業務部門的服務水平，為檔案面向社會服務大眾及其自身內部管理提供了更為全面的服務工作。（四）實現更高的社會價值。文化宮檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕對是社會歷史發展進程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現在所利用，更能夠使我們更好地規劃未來。文化宮檔案數字化的建設，涉及不同的領域和行業，傳承著人類文明，為社會主義政治經濟建設服務，有力地推動了我國各項事業的建設發展。

二、文化宮檔案管理目前存在的問題：

1、目前新疆各地文化宮檔案管理，大部分配備有電腦和普通掃描儀，但是對于引進數字化檔案管理軟件這方面，沒有得到應有的重視，還沿用傳統的管理模式，檔案利用不方便，安全性差。

2、由于文化宮人員編制及經費的問題，導致僅有幾名工作人員身兼數職，且年齡偏大，缺乏數字化管理能力，沒有經過系統性培訓，筆者單位僅有4名工作人員，大多改行調入的，有一部分人連電腦都不會操作。

3、文化宮檔案員大多都是兼職的，只能沿用傳統的檔案管理模式，沒有主動采集的意識，導致文化宮的檔案資料全面性和完整新差。

三、加強文化宮檔案的數字化管理措施：

1、根據文化宮業務開展特點和要求，制定出一整套檔案管理制度如《文化宮檔案管理標準》《文化宮檔案保管保密制度》、《文化宮檔案查閱利用制度》等等相關制度，落實人員，配備專職檔案員，負責對自己單位搞過的活動資料按照檔案管理的數據格式形式完整的資料，以備后期開展數字化管理做準備。

2、提高專職檔案員的業務水平，不僅在工作理念上，還要從職業技能上培訓，使其熟練掌握運用先進的設備進行檔案管理，提高工作效率。

3、根據文化宮開展的業務的特殊性，結合檔案管理如匯演、培訓、講座、展覽等活動形成相應的完整檔案資料，開發或引進一套適合本單位檔案管理特點的軟件系統，集數據錄入上傳、搜索查詢、導入導出打印、備份一體，專業數據存儲服務器，專職檔案員管理。

4、文化宮檔案管理，需要配置相應硬件設備，電腦、高掃、數據存儲服務器，軟件操作系統。

四、文化宮檔案數字化管理要求：

文化宮檔案管理需要對長期保管的紙質檔案分類、核對、注明案卷號、文化名，將文字檔案、照片檔案、視頻檔案分門別類掃描傳輸到數據庫里，利用時可按照相應的規章制度檢索使用。

文化宮檔案資料的數字化管理是一個必然的趨勢，也是適應當前信息化時代發展的需要，檔案管理的數字化會影響文化事業的大發展，從而推動群眾文化事業上一個新的臺階。

（奎屯市工人文化宮 ?新疆 ?奎屯市 ?833200）